Desde 2024, o faturamento eletrônico é obrigatório para a maioria dos pagadores de IVA na Itália. Empresas e autônomos tiveram que se adaptar às novas regulamentações de faturamento usando ferramentas de gerenciamento de faturas eletrônicas que garantem a conformidade.

Mas o que são exatamente ferramentas de gestão de faturas eletrônicas? Existem vários tipos, incluindo software para download em computadores pessoais (PCs), soluções baseadas em nuvem, aplicativos de desktop ou móveis, tanto com opções gratuitas quanto pagas. Este artigo explora o gerenciamento de faturas eletrônicas, incluindo os principais recursos de software a serem considerados se você quiser processar e armazenar faturas eletrônicas com eficiência.

Neste artigo:

• Principais características do software de gestão de faturas eletrônicas
  
• Como escolher a melhor ferramenta de gestão de faturas eletrônicas
  
• Ferramentas de gerenciamento de faturas eletrônicas gratuitas versus pagas
  
• Requisitos para armazenamento de faturas eletrônicas
  
• Integração do software de gestão de faturas eletrônicas com outros sistemas de negócios
  

Principais recursos do software de gerenciamento de faturas eletrônicas

O software de gerenciamento de faturas eletrônicas pode automatizar todo o ciclo de vida de uma fatura, desde sua criação e transmissão para o sistema de câmbio da Agenzia delle Entrate, até a reconciliação de faturas e armazenamento jurídico. O software pode ajudar a personalizar faturas de acordo com as necessidades da sua empresa, inserindo detalhes essenciais, descrições de produtos ou serviços e impostos aplicáveis. Em alguns casos, ele também pode fornecer recursos adicionais, como agendamento ou análise de dados corporativos.

Normalmente, o software de gerenciamento de faturas eletrônicas importa automaticamente as faturas eletrônicas recebidas, simplifica sua reconciliação e as arquiva digitalmente de acordo com as políticas de retenção.

Os principais recursos que uma solução de gerenciamento de fatura eletrônica deve ter são:

• Uma interface intuitiva e amigável
  
• Conformidade garantida
  
• Segurança de dados
  
• Integração com outros sistemas de negócios
  
• Flexibilidade e capacidade de crescer com a empresa
  
• Suporte ao cliente dedicado
  

Como escolher a melhor ferramenta de gestão de faturas eletrônicas

Escolher um software de gerenciamento de faturas eletrônicas pode parecer difícil, especialmente se você é iniciante no faturamento eletrônico. Vejamos os recursos mais importantes a serem considerados ao escolher o software de gerenciamento de faturas eletrônicas:

• Acesso sob demanda a faturas onde quer que você esteja (ou seja, uma solução baseada em nuvem)
  
• Acessibilidade para dispositivos móveis
  
• Gestão abrangente dos ciclos de faturamento eletrônico ativo e passivo
  
• Capacidade de lidar com outros tipos de documentos, como estimativas, faturas pró-forma e documentos de remessa
  
• Gestão de dados mestres de clientes e fornecedores
  
• Reconciliação automática
  
• A capacidade de dar ao seu contador acesso direto às suas faturas para facilitar o rastreamento
  
• A opção de realizar análise de dados para obter uma visão geral de custos, vendas e lucros
  
• Integração com outros softwares de gestão empresarial
  
• Funcionalidade de agendamento para acompanhar as datas de vencimento das faturas em todos os momentos
  
• A capacidade de enviar lembretes de pagamento
  

Ferramentas gratuitas e pagas de gerenciamento de faturas eletrônicas

Há uma ampla gama de softwares de gerenciamento de faturas eletrônicas disponíveis, incluindo opções gratuitas e pagas. Quer saber se uma solução gratuita é a melhor escolha ou se é melhor investir em uma ferramenta paga? Vamos dar uma olhada nas principais diferenças entre os dois.

A maioria das ferramentas gratuitas oferece apenas funcionalidades básicas, como a capacidade de emitir e receber faturas, enviá-las para o sistema de câmbio e armazená-las em conformidade com os regulamentos de faturamento. Algumas também podem oferecer gerenciamento de dados mestre do cliente. Muitas ferramentas gratuitas de faturamento eletrônico também limitam o número de faturas que podem ser gerenciadas. Portanto, essas ferramentas podem ser úteis nos estágios iniciais do seu negócio, quando as transações são limitadas. No entanto, se precisar de recursos avançados, normalmente você precisará de uma ferramenta de faturamento eletrônico paga. Isso ocorre porque as ferramentas gratuitas normalmente não têm recursos como integração com outros sistemas empresariais e a opção de gerenciar pagamentos, estimativas e datas de vencimento. O software livre também pode exigir a inserção manual de dados, aumentando o risco de erros, e geralmente não oferece ao seu contador acesso direto às suas faturas.

Veja a seguir algumas das diferenças típicas de funcionalidade entre ferramentas gratuitas e pagas de gerenciamento de faturas eletrônicas.

Requisitos para armazenamento de faturas eletrônicas

As faturas eletrônicas precisam cumprir requisitos específicos de retenção para emissores e beneficiários. A conformidade com esses requisitos vai além do simples armazenamento de faturas no computador, como em formato PDF. A retenção é um processo regido pelo Código de Administração Digital (CAD) e deve ser mantida por um período mínimo de 10 anos. Isso garante que as faturas nunca sejam perdidas, que permaneçam legíveis e possam ser acessadas a qualquer momento.

O software de gerenciamento de faturas eletrônicas com funcionalidade de armazenamento jurídico pode ser usado para armazenar todas as faturas eletrônicas emitidas e recebidas. O armazenamento em conformidade também é fornecido gratuitamente pela Agenzia delle Entrate e pode ser acessado na seção "Faturas e recibos" do portal dedicado da agência.

Integração do software de gestão de faturas eletrônicas com outros sistemas de negócios

Um software ideal de gerenciamento de faturas eletrônicas se integrará perfeitamente a outros aplicativos de negócios, como plataformas de comércio eletrônico, sistemas de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM), ferramentas de marketing e sistemas de gerenciamento financeiro. Essa integração é feita por meio de Interfaces de Programação de Aplicações (APIs), que funcionam como uma ponte entre o sistema de faturamento eletrônico e outros softwares utilizados pela empresa, possibilitando a comunicação segura e a troca de dados entre as ferramentas.

São muitos os benefícios da integração do software de gestão de faturas eletrônicas com outros sistemas empresariais. Aqui estão alguns benefícios importantes para ter em mente.:

• Maior eficiência operacional: Isso é alcançado por meio do gerenciamento centralizado de dados, minimização de tarefas manuais e uma visão abrangente dos dados da empresa.
  
• Automação de tarefas repetitivas: Isso pode reduzir a probabilidade de erros humanos.
  
• Melhoria do fluxo de caixa: Isso se deve ao gerenciamento aprimorado de faturas.
  
• Economia de tempo: Isso se deve à simplificação dos procedimentos empresariais.
  

Conforme sua empresa cresce, o gerenciamento de faturas pode se tornar cada vez mais complexo. Algumas ferramentas podem ajudar a automatizar esse processo. O Stripe Invoicing, por exemplo, é uma plataforma de faturamento abrangente que pode crescer com a sua empresa. Essa ferramenta permite criar e enviar faturas para pagamentos avulsos e recorrentes sem qualquer programação. Com o Stripe Invoicing, você economiza tempo e recebe mais rápido, já que 87% das faturas da Stripe são coletadas em até 24 horas. Além disso, você pode usar o Stripe Invoicing para gerenciar faturas eletrônicas fazendo parceria com um terceiro.