Ab 2024 ist die elektronische Rechnungsstellung für die meisten Umsatzsteuerzahler/innen in Italien obligatorisch. Unternehmen und Freiberufler mussten sich an die neuen Rechnungsvorschriften anpassen, indem sie Tools für die Verwaltung elektronischer Rechnungen einsetzten, die die Compliance sicherstellen.

Aber was genau sind Tools für die Verwaltung elektronischer Rechnungen? Es gibt verschiedene Arten, darunter herunterladbare Software für PCs (PCs), Cloud-basierte Lösungen, Desktop- oder mobile Anwendungen sowie sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Optionen. Dieser Artikel befasst sich mit der Verwaltung elektronischer Rechnungen, einschließlich der wichtigsten Softwarefunktionen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie elektronische Rechnungen effizient verarbeiten und speichern möchten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Hauptmerkmale einer Software für die Verwaltung elektronischer Rechnungen
  
• Auswahl des besten Tools für die Verwaltung elektronischer Rechnungen
  
• Kostenlose und kostenpflichtige Tools für die Verwaltung elektronischer Rechnungen
  
• Anforderungen an die Speicherung elektronischer Rechnungen
  
• Integration von Software für die Verwaltung elektronischer Rechnungen in andere Geschäftssysteme
  

Hauptmerkmale einer Software für die Verwaltung elektronischer Rechnungen

Mit einer Software für die Verwaltung elektronischer Rechnungen kann der gesamte Lebenszyklus einer Rechnung automatisiert werden: von der Erstellung und Übermittlung über das Austauschsystem der Agenzia delle Entrate bis hin zum Rechnungsabgleich und der rechtmäßigen Aufbewahrung. Mit Ihrer Software können Sie Ihre Rechnungen an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen und wichtige Details, Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibungen sowie geltende Steuern eingeben. In einigen Fällen kann es auch zusätzliche Funktionen bereitstellen, wie z. B. Planung oder Geschäftsdatenanalyse.

In der Regel importiert eine Software zur elektronischen Rechnungsverwaltung eingehende elektronische Rechnungen automatisch, vereinfacht ihren Abgleich und archiviert sie gemäß Aufbewahrungsrichtlinien digital.

Die wichtigsten Funktionen, die eine Lösung für die elektronische Rechnungsverwaltung haben sollte, sind:

• Eine intuitive, nutzerfreundliche Oberfläche
  
• Garantierte Compliance
  
• Datensicherheit
  
• Integrierung in andere Unternehmenssysteme
  
• Flexibilität und die Fähigkeit, mit einem Unternehmen zu wachsen
  
• Engagierter Kundensupport
  

Auswahl des besten Tools für die Verwaltung elektronischer Rechnungen

Die Auswahl einer Software für die Verwaltung elektronischer Rechnungen kann überwältigend sein, insbesondere wenn Sie neu in diesem Bereich sind. Schauen wir uns die wichtigsten Funktionen an, die bei der Auswahl einer Software für die Verwaltung von elektronischer Rechnungen zu berücksichtigen sind:

• On-Demand-Zugriff auf Rechnungen, wo immer Sie sind (d. h. eine Cloud-basierte Lösung)
  
• Zugänglichkeit auf Mobilgeräten
  
• Umfassende Verwaltung von aktiven und passiver elektronischer Rechnungszyklen
  
• Die Fähigkeit, andere Dokumenttypen zu verarbeiten, z. B. Kostenvoranschläge, Proforma-Rechnungen und Versanddokumente
  
• Stammdatenverwaltung für Kundinnen/Kunden und Lieferanten
  
• Automatischer Abgleich
  
• Die Möglichkeit, Ihrer Buchhalterin/Ihrem Buchhalter direkten Zugriff auf Ihre Rechnungen zu gewähren, um die Nachverfolgung zu erleichtern
  
• Die Möglichkeit, Datenanalysen durchzuführen, um einen Überblick über Kosten, Umsatz und Gewinn zu erhalten
  
• Integration in andere Unternehmensverwaltungssoftware
  
• Planungsfunktion, um jederzeit den Überblick über die Fälligkeitstermine der Rechnung zu behalten
  
• Die Möglichkeit, Zahlungserinnerungen zu versenden
  

Kostenlose und kostenpflichtige Tools für die Verwaltung elektronischer Rechnungen

Es gibt eine große Auswahl an Software für die Verwaltung elektronischer Rechnungen, darunter sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Optionen. Sie fragen sich, ob eine kostenlose Lösung die beste Wahl ist oder ob es besser ist, in ein kostenpflichtiges Tool zu investieren? Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden.

Die meisten kostenlosen Tools bieten nur grundlegende Funktionen, wie z. B. die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen und zu empfangen, sie an das Abrechnungssystem zu senden und sie gemäß den Rechnungsvorschriften zu speichern; einige bieten möglicherweise auch die Verwaltung von Kundenstammdaten an. Viele kostenlose Tools für die elektronische Rechnungsstellung begrenzen auch die Anzahl der Rechnungen, die verwaltet werden können. Diese Tools können daher in der Anfangsphase Ihres Unternehmens hilfreich sein, wenn die Transaktionen begrenzt sind. Wenn Sie jedoch erweiterte Funktionen benötigen, benötigen Sie in der Regel ein kostenpflichtiges Tools für die elektronische Rechnungsstellung. Dies liegt daran, dass kostenlosen Tools oft Funktionen wie die Integration in andere Geschäftssysteme und die Möglichkeit, Zahlungen, Kostenvoranschläge und Fälligkeitstermine zu verwalten, fehlen. Kostenlose Software kann auch eine manuelle Dateneingabe erfordern, was das Fehlerrisiko erhöht, und bietet Ihrer Buchhaltung in der Regel keinen direkten Zugriff auf Ihre Rechnungen.

Im Folgenden werden einige der typischen Unterschiede in der Funktionalität zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Tools für die Verwaltung elektronischer Rechnungen näher betrachtet.

Anforderungen an die Speicherung elektronischer Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen sowohl für Aussteller/innen als auch für Empfänger/innen bestimmte Aufbewahrungsanforderungen erfüllen. Die Compliance mit diesen Anforderungen geht über das bloße Speichern von Rechnungen auf Ihrem Computer, z. B. im PDF-Format, hinaus. Die Aufbewahrung ist ein Prozess, der durch den Digital Administration Code(CAD) geregelt wird und mindestens 10 Jahre lang aufrechterhalten werden muss. So wird sichergestellt, dass Rechnungen nie verloren gehen und dass sie lesbar bleiben und jederzeit abgerufen werden können.

Eine Software für die Verwaltung elektronischer Rechnungen mit gesetzeskonformer Speicherfunktion kann zur Speicherung aller ausgestellten und empfangenen elektronischen Rechnungen verwendet werden. Die Agenzia delle Entrate stellt außerdem kostenlos eine gesetzeskonforme Speicherlösung zur Verfügung, die über den Abschnitt „Rechnungen und Belege“ auf dem entsprechenden Portal der Behörde zugänglich ist.

Integration einer Software für die Verwaltung elektronischer Rechnungen in andere Geschäftssysteme

Eine ideale Software für die Verwaltung elektronischer Rechnungen lässt sich nahtlos in andere Geschäftsanwendungen integrieren, wie z. B. E-Commerce-Plattformen, Customer Relationship Management (CRM)-Systeme, Marketing-Tools und Finanzverwaltungssysteme. Diese Integration wird durch Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) erreicht, die als Brücke zwischen dem System für die elektronische Rechnungsstellung und anderer vom Unternehmen verwendeter Software fungieren und eine sichere Kommunikation und einen sicheren Datenaustausch zwischen den Tools ermöglichen.

Die Integration einer Software für die Verwaltung elektronischer Rechnungen in andere Geschäftssysteme bietet viele Vorteile. Hier sind einige wichtige Vorteile, die Sie beachten sollten:

• Verbesserte betriebliche Effizienz: Dies wird durch eine zentralisierte Datenverwaltung, die Minimierung manueller Aufgaben und eine umfassende Einsicht in die Unternehmensdaten erreicht.
  
• Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben: Dies kann die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringern.
  
• Verbesserung des Cashflows: Dies ist auf eine verbesserte Rechnungsführung zurückzuführen.
  
• Zeitersparnis: Dies ist auf vereinfachte Geschäftsabläufe zurückzuführen.
  

Mit zunehmendem Unternehmenswachstum wird auch die Verwaltung der Rechnungsstellung immer komplexer. Bestimmte Tools können helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Stripe Invoicing ist beispielsweise eine umfassende Rechnungsstellungsplattform, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Mit diesem Tool können Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden, ohne Code schreiben zu müssen. Mit Stripe Invoicing sparen Sie Zeit und werden schneller bezahlt, da 87 % der Stripe-Rechnungen innerhalb von 24 Stunden eingezogen werden. Darüber hinaus können Sie mit Stripe Invoicing elektronische Rechnungen verwalten, indem Sie mit einem Drittanbieter zusammenarbeiten.