À partir de 2024, la facturation électronique est obligatoire pour la plupart des assujettis à la TVA en Italie. Les entreprises et les travailleurs indépendants ont dû s’adapter aux nouvelles réglementations en matière de facturation en utilisant des outils de gestion des factures électroniques qui garantissent la conformité.

Mais qu’est-ce qu’un outil de gestion des factures électroniques ? Il en existe plusieurs types, notamment des logiciels téléchargeables pour ordinateurs personnels (PC), des solutions basées sur le cloud, des applications de bureau ou mobiles, ainsi que des options gratuites et payantes. Cet article explore la gestion des factures électroniques, y compris les principales fonctionnalités logicielles à prendre en compte si vous souhaitez traiter et stocker efficacement les factures électroniques.

Sommaire

• Principales caractéristiques d’un logiciel de gestion des factures électroniques
  
• Comment choisir le meilleur outil de gestion des factures électroniques
  
• Outils de gestion des factures électroniques gratuits ou payants
  
• Exigences en matière de stockage des factures électroniques
  
• Intégration d’un logiciel de gestion des factures électroniques à d’autres systèmes d’entreprise
  

Principales caractéristiques d’un logiciel de gestion des factures électroniques

Un logiciel de gestion des factures électroniques permet d’automatiser l’ensemble du cycle de vie d’une facture, depuis sa création et sa transmission au système d’échange de l’Agenzia delle Entrate, jusqu’au rapprochement des factures et à leur archivage légal. Le logiciel peut vous aider à personnaliser les factures en fonction des besoins de votre entreprise, en saisissant les détails essentiels, les descriptions des produits ou des services et les taxes applicables. Dans certains cas, il peut également offrir des fonctionnalités supplémentaires, telles que la planification ou l’analyse des données commerciales.

En règle générale, les logiciels de gestion des factures électroniques importent automatiquement les factures électroniques entrantes, simplifient leur rapprochement et les archivent numériquement conformément aux politiques de conservation.

Les principales caractéristiques d’une solution de gestion des factures électroniques sont les suivantes :

• Une interface intuitive et conviviale
  
• Conformité garantie
  
• Sécurité des données
  
• Intégration avec d’autres systèmes d’entreprise
  
• Flexibilité et capacité à évoluer avec l’entreprise
  
• Un service client dédié
  

Comment choisir le meilleur outil de gestion des factures électroniques

Le choix d’un logiciel de gestion des factures électroniques peut sembler insurmontable, surtout si vous êtes novice en la matière. Examinons les caractéristiques les plus importantes à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion de factures électroniques :

• Accès aux factures à la demande où que vous soyez (solution basée sur le cloud)
  
• Accessibilité aux appareils mobiles
  
• Gestion complète des cycles de facturation électronique actifs et passifs
  
• Possibilité de gérer d’autres types de documents, tels que les devis, les factures pro forma et les documents d’expédition
  
• Gestion des données de base des clients et des fournisseurs
  
• Rapprochement automatique
  
• Possibilité de donner à votre comptable un accès direct à vos factures pour en faciliter le suivi
  
• Possibilité d’effectuer des analyses de données pour obtenir une vue d’ensemble des coûts, des ventes et des bénéfices
  
• Intégration avec d’autres logiciels de gestion d’entreprise
  
• Fonctionnalité de planification permettant de suivre à tout moment les dates d’échéance des factures
  
• Possibilité d’envoyer des rappels de paiement
  

Outils de gestion des factures électroniques gratuits ou payants

Il existe une large gamme de logiciels de gestion des factures électroniques, tant gratuits que payants. Vous vous demandez si une solution gratuite est le meilleur choix, ou s’il est préférable d’investir dans un outil payant ? Examinons les principales différences entre les deux.

La plupart des outils gratuits n’offrent que des fonctionnalités de base, telles que la possibilité d’émettre et de recevoir des factures, de les envoyer au système d’échange et de les stocker conformément à la réglementation en matière de facturation ; certains peuvent également proposer la gestion des données de base des clients. De nombreux outils de facturation électronique gratuits limitent également le nombre de factures pouvant être gérées. Ces outils peuvent donc être utiles au début de votre activité, lorsque les transactions sont limitées. Toutefois, si vous avez besoin de fonctionnalités avancées, vous devrez généralement utiliser un outil de facturation électronique payant. En effet, les outils gratuits sont souvent dépourvus de fonctionnalités telles que l’intégration à d’autres systèmes d’entreprise et la possibilité de gérer les paiements, les devis et les dates d’échéance. Les logiciels gratuits peuvent également nécessiter une saisie manuelle des données, ce qui augmente le risque d’erreurs, et ils n’offrent généralement pas à votre comptable un accès direct à vos factures.

Voici plus d’informations sur les différences de fonctionnalités entre les outils de gestion des factures électroniques gratuits et payants.

Exigences en matière de stockage des factures électroniques

Les factures électroniques doivent répondre à des exigences spécifiques en matière de conservation, tant pour les émetteurs que pour les destinataires. Le respect de ces exigences va au-delà du simple stockage des factures sur votre ordinateur, par exemple au format PDF. La conservation des données est un processus régi par le Code d’administration numérique (CAD) et qui doit être maintenu pendant au moins 10 ans. Cela permet de s’assurer que les factures ne sont jamais perdues, qu’elles restent lisibles et qu’elles sont accessibles à tout moment.

Un logiciel de gestion des factures électroniques doté d’une fonctionnalité de stockage légal peut être utilisé pour stocker toutes les factures électroniques émises et reçues. Le stockage conforme est également fourni gratuitement par l’Agenzia delle Entrate et est accessible via la section « Factures et reçus » du portail dédié de l’agence.

Intégration d’un logiciel de gestion des factures électroniques à d’autres systèmes d’entreprise

Un logiciel de gestion de factures électroniques idéal s’intègre de manière transparente à d’autres applications métier, telles que les plateformes de commerce électronique, les systèmes de gestion de la relation client (CRM), les outils marketing et les systèmes de gestion financière. Cette intégration est réalisée grâce à des interfaces de programmation d’applications (API), qui servent de passerelle entre le système de facturation électronique et les autres logiciels utilisés par l’entreprise, permettant une communication et un échange de données sécurisés entre les outils.

L’intégration d’un logiciel de gestion des factures électroniques à d’autres systèmes d’entreprise présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns à garder à l’esprit :

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle : une gestion centralisée des données, la réduction des tâches manuelles et une vue d’ensemble des données de l’entreprise permettent d’atteindre cet objectif.
  
• Automatisation des tâches répétitives : cela permet de réduire le risque d’erreurs humaines.
  
• Amélioration de la trésorerie : cela est dû à une meilleure gestion des factures.
  
• Gain de temps : cela est dû à la simplification des procédures métier.
  

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la gestion de la facturation peut devenir de plus en plus complexe. Certains outils peuvent vous aider à automatiser ce processus. Stripe Invoicing, par exemple, est une plateforme de facturation complète qui peut évoluer avec votre entreprise. Cet outil vous permet de créer et d’envoyer des factures pour des paiements ponctuels ou récurrents sans avoir à écrire de code. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez gagner du temps et être payé plus rapidement, puisque 87 % des factures Stripe sont encaissées dans les 24 heures. De plus, vous pouvez utiliser Stripe Invoicing pour gérer vos factures électroniques en vous associant à un tiers.