Con l'estensione dell'obbligo di fatturazione elettronica alla maggior parte dei titolari di partita Iva nel 2024, sono sempre di più le aziende e i liberi professionisti che si sono dovuti adeguare al nuovo standard di fatturazione in Italia, ricorrendo a strumenti per la gestione delle fatture elettroniche per garantire la conformità alle nuove normative.
Ma che cosa sono esattamente gli strumenti per la gestione delle fatture elettroniche? Ne esistono di diversi tipi, sotto forma di software da scaricare sul PC o basati su cloud, di app per desktop o per dispositivi mobili, gratuiti o a pagamento. In questo articolo approfondiremo l'argomento della gestione delle fatture elettroniche e le caratteristiche da ricercare per un'efficace gestione e conservazione delle fatture elettroniche.
Contenuto dell'articolo
- Caratteristiche principali di un software per la gestione delle fatture elettroniche
- Come scegliere il migliore strumento per la gestione delle fatture elettroniche
- Strumenti per la gestione delle fatture elettroniche gratis e a pagamento: un confronto
- Requisiti per la conservazione delle fatture elettroniche
- Integrazione dei software di gestione delle fatture elettroniche con altri sistemi aziendali
Caratteristiche principali di un software per la gestione delle fatture elettroniche
Un software per la gestione delle fatture elettroniche è in grado di automatizzare l'intero ciclo di vita di una fattura, dalla sua creazione alla sua trasmissione al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, fino alla riconciliazione delle fatture e alla conservazione a norma di legge. Permette di personalizzare le fatture a seconda delle esigenze della tua attività, di inserire i dati necessari, la descrizione dei prodotti o servizi e le tasse applicabili e, in alcuni casi, offre anche funzionalità aggiuntive, come lo scadenziario o l'analisi dei dati aziendali.
Per quanto riguarda la gestione delle fatture elettroniche passive, il software ne esegue l'importazione automatica, ne facilita la riconciliazione e le archivia digitalmente in conformità con le normative di conservazione.
Le caratteristiche principali che dovrebbe avere una soluzione per la gestione delle fatture elettroniche sono:
- Facilità d'uso grazie a un'interfaccia intuitiva
- Garanzia di conformità con le normative
- Sicurezza dei dati
- Possibilità di integrazione con altri sistemi aziendali
- Flessibilità e scalabilità
- Servizio di supporto clienti dedicato
Come scegliere il migliore strumento per la gestione delle fatture elettroniche
Scegliere un programma per la gestione delle fatture elettroniche può sembrare un compito arduo, soprattutto se sei alle prese con la fatturazione elettronica per la prima volta. Vediamo insieme quali sono le migliori funzionalità da ricercare in un software per la gestione delle fatture elettroniche:
- Soluzione su cloud: ti consente di avere sempre accesso alle fatture ovunque ti trovi
- Accessibilità da dispositivo mobile, per avere sempre a portata di mano le tue fatture, anche mentre sei in viaggio
- Gestione completa del ciclo attivo e passivo della fatturazione elettronica
- Possibilità di gestire anche altri tipi di documenti, come preventivi, fatture proforma o documenti di trasporto
- Gestione dell'anagrafica di clienti e fornitori
- Riconciliazione automatica
- Possibilità di collegamento con il tuo commercialista, così può accedere direttamente alle tue fatture per un facile monitoraggio
- Possibilità di effettuare l'analisi dei dati per avere una visione d'insieme su costi, fatturato e utili
- Possibilità di integrazione con altri software gestionali aziendali
- Funzionalità di scadenziario per tenere sempre sotto controllo la scadenza delle fatture
- Possibilità di inviare solleciti di pagamento
Strumenti per la gestione delle fatture elettroniche gratis e a pagamento: un confronto
Esistono diversi software per la gestione delle fatture elettroniche, gratis e a pagamento. Una soluzione gratuita può essere la scelta migliore per piccole imprese e liberi professionisti? O è meglio investire in uno strumento a pagamento? Vediamo insieme quali sono le principali differenze.
La maggior parte degli strumenti gratuiti offre solo alcune funzionalità principali, come l'emissione e la ricezione delle fatture, la trasmissione al Sistema di Interscambio, la conservazione a norma, in alcuni casi la gestione dell'anagrafica del cliente, e in molti casi la possibilità di gestire solo un numero limitato di fatture. Tali strumenti potrebbero essere utili all'avvio dell'attività, quando ancora le transazioni sono limitate, ma se si cerca uno strumento con funzionalità avanzate, nella maggior parte dei casi queste non saranno presenti in un strumento per la gestione delle fatture elettroniche gratis. Ad esempio, gli strumenti gratuiti non offrono l'integrazione con altri sistemi aziendali o la gestione di pagamenti, preventivi e scadenze; a volte richiedono l'inserimento manuale delle informazioni con la conseguente possibilità di errori e non presentano la funzionalità di collegamento diretto con il commercialista.
Ma riassumiamo le principali differenze tra le funzionalità offerte dagli strumenti per la gestione delle fatture elettroniche gratis e a pagamento. Precisiamo che la seguente è solo una panoramica delle principali differenze tra le funzionalità, che variano a seconda degli specifici strumenti utilizzati.
Requisiti per la conservazione delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche sono soggette a criteri specifici di conservazione, sia per chi le emette che per chi le riceve. Conservare le fatture a norma non significa semplicemente salvare le fatture sul PC, ad esempio in formato PDF. La conservazione è un processo regolamentato dal CAD - Codice dell'Amministrazione Digitale e deve avvenire per un minimo di dieci anni. In tal modo si ha la garanzia di non perdere mai le fatture, di mantenerle sempre leggibili e di poterle recuperare in qualsiasi momento.
Anche per la conservazione è possibile ricorrere a software per la gestione delle fatture elettroniche che includono la funzionalità necessaria per la conservazione a norma di legge per tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute. Questa funzionalità è offerta anche dal servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, accessibile nella propria area riservata del portale "Fatture e Corrispettivi".
Integrazione dei software di gestione delle fatture elettroniche con altri sistemi aziendali
L'opzione migliore è quella di scegliere un software per la gestione delle fatture elettroniche che si possa integrare con altri applicativi di uso aziendale, come le piattaforme di e-commerce, i CRM, i software per il marketing e i programmi per la gestione finanziaria. Tale processo avviene tramite API, che funzionano come collegamento tra il sistema di fatturazione e gli altri software utilizzati in azienda e che permettono a tali strumenti di comunicare tra loro e di scambiare dati in modo sicuro.
L'integrazione tra software di gestione delle fatture elettroniche e gli altri sistemi aziendali porta a una serie di vantaggi. Vediamo quali sono:
- Miglioramento dell'efficienza operativa grazie alla gestione centralizzata dei dati, che riduce la necessità di operazioni manuali e consente di avere una visione di insieme dei dati dell'azienda
- Automazione dei processi ripetitivi con conseguente diminuzione degli errori umani
- Ottimizzazione del flusso di cassa grazie a una migliore gestione delle fatture
- Risparmio di tempo grazie allo snellimento delle procedure aziendali
Gestire la fatturazione per le aziende può diventare complesso, soprattutto man mano che la tua attività cresce. Alcuni strumenti ti aiutano ad automatizzare questo processo come, ad esempio, Stripe Invoicing, una piattaforma di fatturazione globale e scalabile con cui puoi creare e inviare sia le fatture per i pagamenti una tantum che ricorrenti, senza scrivere una sola riga di codice. Con Stripe Invoicing puoi risparmiare tempo e ricevere pagamenti più velocemente (l'87% delle fatture Stripe viene incassato entro 24 ore). E, grazie alla collaborazione con partner terzi, puoi utilizzare Stripe Invoicing anche per la gestione delle fatture elettroniche.
I contenuti di questo articolo hanno uno scopo puramente informativo e formativo e non devono essere intesi come consulenza legale o fiscale. Stripe non garantisce l'accuratezza, la completezza, l'adeguatezza o l'attualità delle informazioni contenute nell'articolo. Per assistenza sulla tua situazione specifica, rivolgiti a un avvocato o a un commercialista competente e abilitato all'esercizio della professione nella tua giurisdizione.