¿Cómo puedes convertir un presupuesto en una factura?

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Stripe Invoicing es una plataforma de software de facturación internacional pensada para que ahorres tiempo y recibas pagos con mayor rapidez. Crea una factura y envíala a tus clientes en minutos, sin necesidad de programación.

Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una factura?
  3. ¿Cuándo se debe convertir un presupuesto en una factura?
  4. Cómo convertir un presupuesto en una factura
  5. Cómo utilizar el software de facturación para automatizar la conversión de presupuestos
  6. Qué incluir en la factura creada a partir de un presupuesto
  7. Cómo gestionar los cambios de precios entre el presupuesto y la factura
  8. Errores comunes que se deben evitar al convertir presupuestos en facturas

Cuando diriges un negocio, convertir un presupuesto en una factura es una tarea cotidiana que puede determinar el éxito o el fracaso de tu flujo de caja. Detallaste los costos y ganaste la aceptación de tu cliente. Es hora de convertir ese presupuesto en una factura para que puedas recibir el pago.

La mayoría de los procesos para crear presupuestos y facturas se están trasladando a Internet, y se espera que la tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del mercado de facturación digital supere el 22 % de 2023 a 2031. A continuación, te explicamos cómo convertir presupuestos en facturas oficiales, tanto si lo haces por tu cuenta como si utilizas un software de facturación como Stripe Invoicing.

¿Qué contiene este artículo?

  • ¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una factura?
  • ¿Cuándo se debe convertir un presupuesto en una factura?
  • Cómo convertir un presupuesto en una factura
  • Cómo utilizar el software de facturación para automatizar la conversión de presupuestos
  • Qué incluir en la factura creada a partir de un presupuesto
  • Cómo gestionar los cambios de precios entre el presupuesto y la factura
  • Errores comunes que se deben evitar al convertir presupuestos en facturas

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una factura?

Un presupuesto es una vista previa de los gastos potenciales de un bien o servicio antes de que comience el trabajo. Su objetivo es ayudar a los clientes a decidir si quieren el producto mostrándoles lo que podrían pagar por él. Puedes ajustar el presupuesto si cambia el alcance del proyecto.

Una factura es una solicitud de pago que se envía una vez que se realiza el trabajo o se entregan los bienes. La factura detalla los costos finales, incluidos los impuestos o descuentos, y establece las condiciones de pago (p. ej., fechas de vencimiento, métodos de pago). Piense en ella como el documento oficial que cierra la transacción.

¿Cuándo se debe convertir un presupuesto en una factura?

Debes convertir un presupuesto en una factura una vez que se complete el trabajo o que la mercadería esté lista para entregarse. Si estás prestando un servicio, espera hasta que el trabajo esté terminado y aprobado por el cliente. En el caso de los productos físicos, espera hasta que los artículos estén embalados y listos para su envío o retiro. A continuación, confirma cualquier ajuste en el presupuesto original para que la factura refleje los costos finales con precisión.

Cómo convertir un presupuesto en una factura

Para convertir un presupuesto en una factura, primero vuelve a comprobar los artículos o servicios, las cantidades y los costos del presupuesto a fin de asegurarte de que coincidan con lo que se entregó. Si se realizaron cambios durante el proyecto, actualiza estos detalles. Luego, confirma que todos los costos en el presupuesto sean correctos e incluyan impuestos, descuentos o tarifas adicionales.

Una vez que se verifiquen los números, actualiza el título del documento de "Presupuesto" a "Factura" y agrega un número de factura único. Agrega las condiciones de pago (p. ej., fecha de vencimiento, métodos de pago) para que el cliente sepa cómo y cuándo pagar. Después, envía la factura a través de tu método preferido, ya sea el correo electrónico, una plataforma de facturación o tu software de contabilidad. Envía instrucciones para el pago si es necesario.

Si utilizas una herramienta o plataforma de facturación, esto suele automatizar el proceso. Solo tienes que hacer clic en "convertir en factura", revisar los detalles y enviar.

Cómo utilizar el software de facturación para automatizar la conversión de presupuestos

El software de facturación como Stripe Invoicing puede facilitar la conversión de un presupuesto en una factura. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

  • Utiliza Stripe para crear un presupuesto que muestre a tu cliente los costos por adelantado. Esta es tu estimación: establece todo lo que necesitan saber sobre los precios antes de comprometerse.

  • Una vez que tu cliente se comprometa, puedes finalizar el presupuesto en tu Dashboard de Stripe. Esto bloquea los detalles, por lo que estás listo para dar el siguiente paso sin necesidad de volver a ingresar información.

  • Convierte tu presupuesto finalizado en una factura en Stripe haciendo clic en "convertir en factura".

  • Envía la factura a tu cliente por correo electrónico. Verán la factura junto con las instrucciones de pago.

Qué incluir en la factura creada a partir de un presupuesto

Después de convertir un presupuesto en una factura, vuelve a verificar e incluye:

  • Número de factura: Asigna un número de factura único. Esto te ayuda a ti y al cliente a realizar el seguimiento de la transacción.

  • Información del cliente: Asegúrate de que el nombre del cliente, el nombre de la empresa (si corresponde), la dirección y la información de contacto sean correctos.

  • Lista detallada de productos o servicios: Enumera cada producto o servicio junto con descripciones, cantidades y precios individuales.

  • Importe total adeudado: Suma los costos, incluidos los impuestos, tasas o descuentos aplicables.

  • Condiciones de pago: Indica claramente las condiciones de pago, incluida la fecha de vencimiento y los cargos por pago atrasado, si corresponde.

  • Métodos de pago aceptados: Menciona las opciones de pago disponibles (p. ej., tarjeta de crédito, transferencia bancaria) para que tus clientes sepan cómo pagar.

  • Notas o instrucciones especiales: Si hay detalles o recordatorios finales, como instrucciones para la entrega y enlaces para descargar archivos, agrégalos.

Cómo gestionar los cambios de precios entre el presupuesto y la factura

Las empresas deben comunicar claramente los cambios de precios entre los presupuestos y las facturas. A continuación, te explicamos cómo gestionar los cambios de precios:

  • Informar al cliente con antelación: Apenas sepas que necesitas cambiar un precio, ya sea debido a cambios en el alcance, los materiales u otros factores, comunícate con el cliente. Explica por qué el costo es diferente del presupuesto para que no se sorprendan cuando vean la factura.

  • Revisa el presupuesto: Si el trabajo no ha comenzado, puede ajustar el presupuesto original de modo que refleje los nuevos costos. De esta manera, el presupuesto seguirá siendo preciso y podrá servir como una referencia clara para la factura final.

  • Documenta cambios en la factura: Incluye una breve nota sobre los cambios al crear la factura, como "precios actualizados en función de los materiales adicionales solicitados" y "ajuste de costos por horas extras".

  • Agrega una línea de "cambios en el pedido" o "ajuste": Si solo cambió una parte del presupuesto, considera agregar un ítem de factura con la etiqueta "Ajuste" o "cambios en el pedido" en la factura. Esto puede mostrar el cargo adicional por separado de los artículos originales para aclarar lo que se agregó o cambió.

  • Confirma la aprobación antes de enviar: Si el aumento de precio es considerable, confirma que el cliente acepta el nuevo total antes de enviar la factura final. Esto puede evitar disputas más adelante.

  • Sé transparente sobre los descuentos o las comisiones eximidas: Si decidiste no aplicar comisiones para compensar el cambio, muéstralas como descuentos en la factura. Esto ayuda a mantener la transparencia del proceso y demuestra buena voluntad.

Errores comunes que se deben evitar al convertir presupuestos en facturas

Al convertir presupuestos en facturas, los errores pueden llevar a confusión, retrasos en los pagos o relaciones tensas con los clientes. Estos son los errores más comunes que se deben evitar:

  • Omitir detalles importantes: Asegúrate de que toda la información del presupuesto se transfiera a la factura. La falta de detalles, como las descripciones de los artículos, las cantidades y los precios acordados, puede confundir al cliente y provocar retrasos en los pagos.

  • No actualizar para incluir los cambios de alcance: Si el alcance o el precio del proyecto cambiaron, actualiza la factura para que refleje claramente estos ajustes. Olvidarse de hacerlo puede provocar discrepancias y disputas cuando el cliente revise la factura.

  • Omitir la aprobación del cliente en los ajustes: Antes de convertir un presupuesto con cargos adicionales, asegúrate de tener la aprobación explícita del cliente. De esta manera, se evitan cargos sorpresa en la factura, que pueden afectar la confianza del cliente y retrasar el pago.

  • Usar el mismo número de documento: Asigna siempre un número de factura único. Usar el mismo número que el del presupuesto puede crear problemas con el seguimiento y el mantenimiento de registros en ambos extremos. El uso de números únicos también ayuda a realizar informes y auditorías precisos.

  • Omitir las condiciones de pago: Si las condiciones de pago no estaban en el presupuesto, asegúrate de que se definan con claridad en la factura. La falta de información, como las fechas de vencimiento, los cargos por pagos atrasados y los métodos de pago aceptados, puede retrasar el procesamiento.

  • No revisar la recisión de los datos: Los errores simples, como errores tipográficos en los precios, cantidades incorrectas y errores de cálculo de impuestos, pueden provocar idas y venidas con el cliente. Revisa todo lo que aparece en la factura antes de enviarla.

  • Olvidarse de añadir descuentos o créditos: Si ofreciste descuentos, no cobraste comisiones o aplicaste créditos, asegúrate de que estos ajustes estén incluidos en la factura. Esto demuestra que has respetado los acuerdos realizados durante la fase de presupuestación.

El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.

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