Cuando diriges una empresa, convertir un presupuesto en una factura es una tarea cotidiana que puede determinar el flujo de caja o el fracaso. Ya has detallado los costes y has conseguido la aceptación de tu cliente. Es hora de convertir ese presupuesto en una factura para que puedas recibir el pago.

La mayoría de los procesos para crear presupuestos y facturas se están trasladando a Internet y se espera que la tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del mercado de la facturación digital supere el 22 % entre 2023 y 2031. A continuación, te explicamos cómo convertir presupuestos en facturas oficiales, tanto si lo haces por tu cuenta como si usas un software de facturación como Stripe Invoicing.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una factura?
  
• ¿Cuándo se debe convertir un presupuesto en factura?
  
• Cómo convertir un presupuesto en una factura
  
• Cómo utilizar el software de facturación para automatizar la conversión de presupuestos
  
• Qué se debe incluir en la factura después de realizar la conversión a partir de un presupuesto
  
• Cómo gestionar los cambios de precio entre el presupuesto y la factura
  
• Errores comunes que se deben evitar al convertir presupuestos en facturas.
  

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una factura?

Un presupuesto es una vista previa de los gastos potenciales de un bien o servicio antes de que comience el trabajo. Su objetivo es ayudar a los clientes a decidir si quieren el producto mostrándoles cuánto podría costar. Puedes ajustar los presupuestos si cambia el alcance del proyecto.

Una factura es una solicitud de pago que se envía una vez que se realiza el trabajo o se entregan los productos. En ella se detallan los costes finales, incluidos los impuestos o descuentos, y se establecen las condiciones de pago (p. ej., fechas de vencimiento y métodos de pago). Es como la factura oficial que cierra la transacción.

¿Cuándo debes convertir un presupuesto en factura?

Debes convertir un presupuesto en una factura cuando se complete el trabajo o los bienes estén listos para entregarse. Si proporcionas un servicio, espera hasta que el trabajo esté terminado y lo apruebe el cliente. En el caso de los productos físicos, espera hasta que los artículos estén embalados y listos para su envío o recogida. A continuación, confirma cualquier cambio en el presupuesto original para que la factura refleje los costes finales con precisión.

Cómo convertir un presupuesto en una factura

Para convertir un presupuesto en una factura, primero vuelve a comprobar los artículos o servicios, las cantidades y los costes en el presupuesto para asegurarte de que coinciden con lo que se entregó. Si han realizado cambios durante el proyecto, actualiza estos detalles. Luego, confirma que todos los costes del presupuesto sean precisos e incluyan impuestos, descuentos o tarifas adicionales.

Una vez verificados los números, actualiza el título del documento de «Presupuesto» a «Factura» y añade un número de factura único. Añade las condiciones de pago (p. ej., fecha de vencimiento, métodos de pago) para que el cliente sepa cómo y cuándo debe pagar. Después, envía la factura a través del método que prefieras, ya sea correo electrónico, una plataforma de facturación o tu software de contabilidad. Haz un seguimiento con instrucciones para el pago si es necesario.

Si utilizas una herramienta o plataforma de facturación, se suele automatizar el proceso. Solo tienes que hacer clic en «Convertir en factura», revisar los datos y enviarla.

Cómo utilizar un software de facturación para automatizar la conversión de presupuestos

Un software de facturación como Stripe Invoicing puede convertir un presupuesto en una factura más fácilmente. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

• Utiliza Stripe para crear un presupuesto que muestre a tu cliente los costes por adelantado. Este es tu presupuesto: expone todo lo que necesitan saber sobre las tarifas antes de comprometerse al pago.

• Una vez que tu cliente se comprometa a pagarlo, puedes finalizar el presupuesto en el Dashboard de Stripe. Esto bloquea los datos, por lo que estarás listo para el siguiente paso sin tener que volver a introducir la información.

• Convierte tu presupuesto finalizado en una factura en Stripe haciendo clic en «Convertir en factura».

• Envía la factura a tu cliente por correo electrónico. Verá la factura junto con las instrucciones de pago.

Qué se debe incluir en la factura después de realizar la conversión a partir de un presupuesto

Después de convertir un presupuesto en una factura, verifica e incluye lo siguiente:

• Número de factura: Asigna un número de factura único. Esto os ayuda a ti y al cliente a hacer un seguimiento de la transacción.

• Información al cliente: Asegúrate de que el nombre del cliente, el nombre de la empresa (si corresponde), la dirección y la información de contacto sean correctos.

• Lista detallada de productos o servicios: Enumera cada producto o servicio junto con descripciones, cantidades y precios individuales.

• Importe total adeudado: Suma los costes, incluidos los impuestos, tasas o descuentos aplicables.

• Condiciones de pago: Establece con claridad las condiciones de pago, incluida la fecha de vencimiento y los cargos por retraso en el pago, si corresponde.

• Métodos de pago aceptados: Menciona las opciones de pago disponibles (p. ej., tarjeta de crédito o transferencia bancaria) para que tus clientes sepan cómo pueden pagar.

• Notas o instrucciones especiales: Si hay datos finales o recordatorios, como instrucciones de entrega y enlaces para descargar archivos, añádelos.

Cómo gestionar los cambios de precio entre el presupuesto y la factura

Las empresas deben comunicar claramente los cambios de precios entre los presupuestos y las facturas. A continuación, te explicamos cómo gestionar los cambios de precios:

• Notifica al cliente con antelación: En cuanto sepas que es necesario hacer un cambio de precio, ya sea por cambios en el alcance, los materiales u otros factores, contacta con el cliente. Explica por qué el coste es diferente del presupuesto para que no se sorprenda cuando vea la factura.

• Revisa el presupuesto: Si el trabajo no ha comenzado, puedes modificar el presupuesto original para reflejar los nuevos costes. De esta manera, el presupuesto seguirá siendo preciso y puede servir como una referencia clara para la factura final.

• Documenta los cambios en la factura: Incluye una nota breve sobre los cambios al crear la factura, como «actualización de tarifas por los materiales adicionales solicitados» o «modificación del coste por horas extra».

• Añade una línea de «modificación» o «ajuste»: Si solo se ha modificado una parte del presupuesto, es posible añadir en la factura una partida llamada «Ajuste» o «Modificación». Esto puede mostrar el cargo adicional por separado de los elementos originales para aclarar lo que se ha añadido o cambiado.

• Confirma su aprobación antes de enviarla: Si el aumento de precio es considerable, confirma que el cliente está de acuerdo con el nuevo total antes de enviarle la factura final. Esto puede evitar disputas más adelante.

• Sé transparente sobre los descuentos o exenciones de comisiones: Si has decidido no aplicar comisiones para compensar el cambio, muéstralas como descuentos en la factura. Esto ayuda a que el proceso siga siendo transparente y muestra buena voluntad.

Errores comunes que se deben evitar al convertir presupuestos en facturas

Al convertir presupuestos en facturas, los errores pueden generar confusión, retrasos en los pagos o tensar las relaciones con los clientes. Estos son errores comunes que se deben evitar:

• Omitir detalles importantes: Asegúrate de que toda la información del presupuesto se transfiera a la factura. Los datos que faltan, como las descripciones de los artículos, las cantidades y los precios acordados, pueden confundir al cliente y provocar retrasos en los pagos.

• No actualizar por cambios de alcance: Si el alcance o el precio del proyecto han cambiado, actualiza la factura para que queden claramente reflejados estos ajustes. Si te olvidas de hacerlo, se pueden producir discrepancias y disputas cuando el cliente revise la factura.

• Omitir la aprobación de los ajustes por parte del cliente: Antes de convertir un presupuesto con cargos adicionales, asegúrate de tener la aprobación explícita del cliente. De este modo, se evitan comisiones inesperadas en la factura, que pueden afectar a la confianza del cliente y retrasar el pago.

• Utilizar el mismo número de documento: Asigna siempre un número de factura único. Utilizar el mismo número que el del presupuesto puede crear problemas con el seguimiento y el mantenimiento de registros en ambos extremos. El uso de números únicos también ayuda a la elaboración de informes y auditorías precisos.

• Omitir las condiciones de pago: Si las condiciones de pago no estaban en el presupuesto, asegúrate de que estén claramente definidas en la factura. La falta de información, como las fechas de vencimiento, los cargos por retrasos y los métodos de pago aceptados, puede retrasar el procesamiento.

• No revisar la precisión: Los errores simples, como errores tipográficos en los precios, cantidades incorrectas y errores de cálculo de impuestos, pueden dar lugar a idas y venidas con el cliente. Revisa todo lo que hay en la factura antes de enviarla.

• Olvidarse de añadir descuentos o créditos: Si has ofrecido descuentos, has eximido de tasas o has aplicado créditos, asegúrate de que estos ajustes estén incluidos en la factura. Esto demuestra que has respetado los acuerdos alcanzados durante la fase del presupuesto.