Quando gestisci un'attività, convertire un preventivo in una fattura è un'attività quotidiana che può essere decisiva per il tuo flusso di cassa. Hai delineato i costi e ottenuto il consenso del tuo cliente. È giunto il momento di trasformare questo preventivo in una fattura per poter essere pagato.

La maggior parte delle procedure per la creazione di preventivi e fatture si sta spostando online e si prevede che il tasso di crescita annuale composto (CAGR) del mercato della fatturazione digitale supererà il 22% dal 2023 al 2031. Di seguito viene illustrato come convertire i preventivi in fatture ufficiali, sia che tu lo faccia da solo o che utilizzi un software di fatturazione come Stripe Invoicing.

Di cosa tratta questo articolo?

• Qual è la differenza tra un preventivo e una fattura?
  
• Quando dovresti convertire un preventivo in una fattura?
  
• Come convertire un preventivo in una fattura
  
• Come utilizzare un software di fatturazione per automatizzare la conversione dei preventivi
  
• Cosa includere nella fattura dopo la conversione da un preventivo
  
• Come gestire le variazioni di prezzo tra preventivo e fattura
  
• Errori comuni da evitare quando si convertono i preventivi in fatture
  

Qual è la differenza tra un preventivo e una fattura?

Un preventivo è un'anteprima delle spese potenziali per un bene o un servizio prima dell'inizio dei lavori. Ha lo scopo di aiutare i clienti a decidere se vogliono il prodotto mostrando quanto potrebbero pagare per esso. È possibile modificare i preventivi se l'ambito del progetto cambia.

Una fattura è una richiesta di pagamento che viene inviata una volta terminato il lavoro o una volta consegnata la merce. Descrive nel dettaglio i costi finali, comprensivi di imposte o sconti, e definisce i termini di pagamento (ad es., date di scadenza, metodi di pagamento). Consideralo come il conto ufficiale che chiude la transazione.

Quando dovresti convertire un preventivo in una fattura?

Dovresti convertire un preventivo in una fattura una volta che il lavoro è completato o la merce è pronta per essere consegnata. Se stai fornendo un servizio, attendi che il lavoro sia terminato e venga approvato dal cliente. Per i prodotti fisici, attendi che siano imballati e pronti per la spedizione o il ritiro. Quindi verifica eventuali rettifiche al preventivo originale in modo che la fattura rifletta accuratamente i costi finali.

Come convertire un preventivo in una fattura

Per convertire un preventivo in una fattura, prima di tutto ricontrolla gli articoli o i servizi, le quantità e i costi del preventivo per assicurarti che corrispondano a quanto consegnato o fornito. Se sono state apportate modifiche durante il progetto, aggiorna queste informazioni. Verifica quindi che tutti i costi indicati nel preventivo siano accurati e includano imposte, sconti o commissioni aggiuntive.

Una volta verificati i numeri, aggiorna il titolo del documento da "Preventivo" a "Fattura" e aggiungi un numero di fattura univoco. Aggiungi i termini di pagamento (ad es., data di scadenza, metodi di pagamento) in modo che il cliente sappia come e quando pagare. Dopodiché, invia la fattura attraverso il metodo che preferisci, ad esempio tramite e-mail, una piattaforma di fatturazione o il tuo software di contabilità. Se necessario, invia anche le istruzioni per il pagamento.

Se utilizzi uno strumento o una piattaforma di fatturazione, in genere la procedura è automatizzata. Basta fare clic su "Converti in fattura", analizzare le informazioni e inviare.

Come utilizzare un software di fatturazione per automatizzare la conversione dei preventivi

Un software di fatturazione come Stripe Invoicing può semplificare la conversione di un preventivo in una fattura. Ecco come:

• Utilizza Stripe per creare un preventivo che mostri al cliente i costi in anticipo. Questo è il tuo preventivo: illustra tutto ciò che è necessario sapere sui prezzi prima di scegliere un prodotto o servizio.

• Una volta che il cliente lo ha scelto, puoi finalizzare il preventivo nella tua Dashboard Stripe. In questo modo i dettagli vengono bloccati, in modo da essere pronti per il passaggio successivo senza dover reinserire le informazioni.

• Converti il preventivo finalizzato in una fattura in Stripe facendo clic su "Converti in fattura".

• Invia la fattura al tuo cliente via e-mail. Vedrà la fattura insieme alle istruzioni di pagamento.

Cosa includere nella fattura dopo la conversione da un preventivo

Dopo aver convertito un preventivo in una fattura, ti consigliamo di ricontrollare e includere:

• Numero della fattura: Assegna un numero di fattura univoco. In questo modo tu e il cliente potrete monitorare la transazione.

• Informazioni sul cliente: Assicurati che il nome, la ragione sociale (se applicabile), l'indirizzo e le informazioni di contatto del cliente siano accurati.

• Elenco dettagliato dei prodotti e servizi: Elenca ogni prodotto o servizio insieme a descrizioni, quantità e prezzi individuali.

• Importo totale dovuto: Somma i costi, comprensivi di imposte, commissioni o sconti applicabili.

• Termini di pagamento: Indica chiaramente i termini di pagamento, includendo la data di scadenza e le penali per ritardato pagamento, se applicabili.

• Metodi di pagamento accettati: Menziona le opzioni di pagamento disponibili (ad es., carta di credito, bonifico bancario) in modo che i tuoi clienti sappiano come pagare.

• Note o istruzioni speciali: Se sono presenti dettagli finali o promemoria, quali istruzioni per la consegna e link per scaricare file, aggiungili.

Come gestire le variazioni di prezzo tra preventivo e fattura

Le attività devono comunicare chiaramente le variazioni di prezzo tra preventivi e fatture. Ecco come gestire le variazioni di prezzo:

• Aggiorna il cliente per tempo: Non appena sai che è necessaria una variazione di prezzo, sia essa dovuta a cambiamenti nell'ambito, nei materiali o in altri fattori, contatta il cliente. Spiega perché il costo è diverso dal preventivo in modo che non rimanga sorpreso quando vede la fattura.

• Rivedi il preventivo: Se il lavoro non è iniziato, è possibile modificare il preventivo originale per riflettere i nuovi costi. In questo modo, il preventivo sarà comunque accurato e potrà fungere da chiaro riferimento per la fattura finale.

• Modifiche ai documenti in fattura: Includi una breve nota sulle modifiche apportate durante la creazione della fattura, ad esempio "prezzi aggiornati in base ai materiali aggiuntivi richiesti" e "adeguamento dei costi per le ore extra".

• Aggiungi una riga con "modifica ordine" o "rettifica": Se solo una parte del preventivo è cambiata, ti consigliamo di aggiungere nella fattura una voce riga denominata "Rettifica" o "Modifica ordine". Questo consente di mostrare il costo aggiuntivo separatamente dagli articoli originali per chiarire cosa è stato aggiunto o modificato.

• Conferma l'approvazione prima dell'invio: Se l'aumento di prezzo è notevole, prima di inviare la fattura finale verifica che il cliente accetti il nuovo totale. In questo modo potrai evitare contestazioni in seguito.

• Sii trasparente in merito a sconti o commissioni annullate: Se hai deciso di rinunciare alle commissioni per compensare la variazione, indicale come sconti nella fattura. Questo aiuta a mantenere la procedura trasparente e dimostra la tua buona volontà.

Errori comuni da evitare quando si convertono i preventivi in fatture

Quando si convertono i preventivi in fatture, eventuali errori possono generare confusione, ritardi nei pagamenti o rapporti tesi con i clienti. Ecco gli errori più comuni da evitare:

• Tralasciare dettagli importanti: Assicurati che tutte le informazioni del preventivo vengano trasferite nella fattura. La mancanza di dettagli, come la descrizione degli articoli, le quantità e i prezzi concordati, può confondere il cliente e causare ritardi nei pagamenti.

• Non eseguire aggiornamenti per le modifiche dell'ambito: Se l'ambito del progetto o il prezzo sono cambiati, aggiorna la fattura in modo che rifletta chiaramente queste rettifiche. Se ci si dimentica di farlo, possono verificarsi discrepanze e contestazioni quando il cliente analizza la fattura.

• Saltare l'approvazione del cliente in caso di rettifiche: Prima di convertire un preventivo con costi aggiuntivi, assicurati di avere l'approvazione esplicita del cliente. In questo modo si evitano commissioni a sorpresa sulla fattura, che possono influire sulla fiducia del cliente e ritardare il pagamento.

• Utilizzare uno stesso numero di documento: Assegna sempre un numero di fattura univoco. L'utilizzo dello stesso numero del preventivo può creare problemi con il monitoraggio e la tenuta dei registri per entrambe le parti. L'utilizzo di numeri univoci facilita anche reportistica e controlli accurati.

• Omettere i termini di pagamento: Se i termini di pagamento non erano indicati nel preventivo, assicurati che siano chiaramente definiti sulla fattura. La mancanza di informazioni quali date di scadenza, penali per ritardato pagamento e metodi di pagamento accettati può ritardare l'elaborazione.

• Non analizzare il documento ai fini dell'accuratezza: Semplici errori quali errori di battitura nei prezzi, quantità errate e calcoli fiscali errati possono portare a uno scambio di comunicazioni con il cliente. Analizza tutto ciò che la fattura contiene prima di inviarla.

• Dimenticarsi di aggiungere sconti o crediti: Se hai offerto sconti, hai rinunciato alle commissioni o hai applicato crediti, assicurati che tali rettifiche siano incluse nella fattura. Ciò dimostra che hai rispettato gli accordi presi in fase di preventivo.