เมื่อคุณดำเนินธุรกิจ การแปลงยอดประมาณการเป็นใบแจ้งหนี้เป็นงานประจำวันที่สามารถสร้างหรือทำลายกระแสเงินสดของคุณได้ คุณได้สรุปค่าใช้จ่ายและได้รับการสนับสนุนจากลูกค้าของคุณแล้ว ถึงเวลาเปลี่ยนยอดประมาณดังกล่าวให้เป็นใบแจ้งหนี้ เพื่อให้คุณได้รับเงิน

กระบวนการส่วนใหญ่ในการสร้างยอดประมาณและใบแจ้งหนี้กำลังย้ายไปอยู่บนระบบออนไลน์ และอัตราการเติบโตต่อปีแบบทบต้น (CAGR) ของตลาดการออกใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลคาดว่าจะสูงเกิน 22% ตั้งแต่ปี 2023 ถึงปี 2031 ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการแปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ ไม่ว่าคุณจะทำด้วยตนเองหรือใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ เช่น Stripe Invoicing

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ยอดประมาณและใบแจ้งหนี้แตกต่างกันอย่างไร
  
• คุณควรแปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้เมื่อใด
  
• วิธีแปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้
  
• วิธีใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เพื่อแปลงยอดประมาณแบบอัตโนมัติ
  
• สิ่งที่จะรวมในใบแจ้งหนี้หลังแปลงจากยอดประมาณ
  
• วิธีการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงราคาตั้งแต่ยอดประมาณไปจนถึงใบแจ้งหนี้
  
• ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ต้องหลีกเลี่ยงเมื่อแปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้
  

ยอดประมาณและใบแจ้งหนี้แตกต่างกันอย่างไร

ยอดประมาณเป็นการประเมินค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นสำหรับสินค้าหรือบริการก่อนจะเริ่มต้นทำงาน ข้อมูลนี้มีไว้เพื่อช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจว่าต้องการผลิตภัณฑ์หรือไม่ โดยแสดงให้เห็นว่าพวกเขาอาจต้องจ่ายเงินสำหรับผลิตภัณฑ์นั้นเท่าใด คุณสามารถปรับยอดประมาณได้หากขอบเขตของโครงการมีการเปลี่ยนแปลง

ใบแจ้งหนี้เป็นคำขอชำระเงินที่ส่งไปเมื่องานเสร็จเรียบร้อยหรือส่งมอบสินค้าแล้ว โดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายสุดท้าย รวมถึงภาษีหรือส่วนลด และระบุเงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น วันครบกำหนด วิธีการชำระเงิน) ให้คิดว่าเป็นใบเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการซึ่งปิดธุรกรรม

คุณควรแปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้เมื่อใด

คุณควรแปลงยอดประมาณราคาเป็นใบแจ้งหนี้เมื่องานเสร็จสมบูรณ์หรือสินค้าพร้อมที่จะส่งมอบ หากคุณกำลังให้บริการ โปรดรอจนกว่างานจะเสร็จสิ้นและได้รับการอนุมัติจากลูกค้า สำหรับผลิตภัณฑ์ทางกายภาพ ให้รอจนกว่าสินค้าจะได้รับการบรรจุและพร้อมสำหรับการจัดส่งหรือการรับสินค้า จากนั้นให้ยืนยันการปรับเปลี่ยนใดๆ กับยอดประมาณเดิมเพื่อให้ใบแจ้งหนี้สะท้อนต้นทุนสุดท้ายได้อย่างถูกต้อง

วิธีแปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้

หากต้องการแปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้ ให้ตรวจสอบรายการหรือบริการ ปริมาณ และค่าใช้จ่ายในยอดประมาณอีกครั้งก่อน เพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับสิ่งที่จัดส่ง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงในระหว่างโครงการ ให้อัปเดตรายละเอียดเหล่านี้ จากนั้นยืนยันว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดในยอดประมาณนั้นถูกต้องและรวมภาษี ส่วนลด หรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

เมื่อตรวจสอบตัวเลขแล้ว ให้อัปเดตชื่อเอกสารจาก “ยอดประมาณ” เป็น “ใบแจ้งหนี้” และเพิ่มหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน เพิ่มเงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น วันครบกำหนด วิธีการชำระเงิน) เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าต้องชำระเงินอย่างไรและเมื่อใด จากนั้นส่งใบแจ้งหนี้ผ่านวิธีที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะเป็นอีเมล แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงิน หรือซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ ทำตามขั้นตอนด้านการชำระเงิน หากจำเป็น

หากคุณใช้เครื่องมือหรือแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ โดยทั่วไปแล้วกระบวนการดังกล่าวจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ เพียงคลิก "แปลงเป็นใบแจ้งหนี้" จากนั้นตรวจสอบรายละเอียดแล้วส่ง

วิธีใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เพื่อแปลงยอดประมาณแบบอัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ เช่น Stripe Invoicing จะช่วยให้แปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้น วิธีการมีดังนี้

• ใช้ Stripe สร้างใบเสนอราคาที่แสดงค่าใช้จ่ายของลูกค้าล่วงหน้า นี่คือยอดประมาณของคุณ โดยแจกแจงทุกสิ่งที่จําเป็นต้องทราบเกี่ยวกับค่าบริการก่อนที่จะตัดสินใจ

• เมื่อลูกค้ายอมรับแล้ว คุณสามารถสรุปใบเสนอราคาได้ในแดชบอร์ด Stripe การล็อกรายละเอียดนี้ช่วยให้คุณพร้อมสำหรับขั้นตอนถัดไปโดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลอีกครั้ง

• แปลงใบเสนอราคาสุดท้ายของคุณเป็นใบแจ้งหนี้ใน Stripe โดยการคลิก "แปลงเป็นใบแจ้งหนี้"

• ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าของคุณผ่านอีเมล พวกเขาจะเห็นใบแจ้งหนี้พร้อมขั้นตอนการชำระเงิน

สิ่งที่จะรวมในใบแจ้งหนี้หลังแปลงจากยอดประมาณ

หลังจากแปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้ คุณจะต้องตรวจสอบอีกครั้งและรวมสิ่งต่อไปนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้: กําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน ซึ่งจะช่วยให้คุณและลูกค้าติดตามธุรกรรมได้

• ข้อมูลลูกค้า: ตรวจสอบว่าชื่อลูกค้า ชื่อธุรกิจ (หากมี) ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อถูกต้อง

• แจกแจงรายการสินค้าหรือบริการ: แสดงรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการพร้อมคำอธิบาย ปริมาณ และราคาแต่ละรายการ

• ยอดรวมที่ต้องชำระ: เพิ่มค่าใช้จ่าย รวมทั้งภาษี ค่าธรรมเนียม หรือส่วนลดที่เกี่ยวข้อง

• เงื่อนไขการชําระเงิน: ระบุเงื่อนไขการชำระเงินอย่างชัดเจน รวมถึงวันครบกำหนดและค่าปรับล่าช้า (หากมี)

• วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ: ระบุตัวเลือกการชำระเงินที่มี (เช่น บัตรเครดิต โอนเงินผ่านธนาคาร) เพื่อให้ลูกค้าของคุณทราบวิธีชำระเงิน

• หมายเหตุหรือคําแนะนําพิเศษ: หากมีรายละเอียดหรือการแจ้งเตือนขั้นสุดท้าย เช่น คำแนะนำในการจัดส่งและลิงก์สำหรับดาวน์โหลดไฟล์ ให้เพิ่มข้อมูลเหล่านั้น

วิธีการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงราคาตั้งแต่ยอดประมาณไปจนถึงใบแจ้งหนี้

ธุรกิจจำเป็นต้องสื่อสารการเปลี่ยนแปลงราคาอย่างชัดเจนระหว่างยอดประมาณและใบแจ้งหนี้ วิธีจัดการการเปลี่ยนแปลงราคามีดังนี้

• แจ้งลูกค้าแต่เนิ่นๆ: ทันทีที่คุณทราบว่ามีความจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงราคา ไม่ว่าจะเกิดจากการเปลี่ยนแปลงขอบเขต วัสดุ หรือปัจจัยอื่นๆ โปรดติดต่อลูกค้า อธิบายว่าเหตุใดต้นทุนจึงแตกต่างจากที่ประมาณการไว้ จะได้ไม่ต้องแปลกใจเมื่อเห็นใบแจ้งหนี้

• แก้ไขยอดประมาณ: หากงานยังไม่ได้เริ่มต้น คุณสามารถปรับยอดประมาณเดิมเพื่อให้สะท้อนต้นทุนใหม่ได้ วิธีนี้จะทำให้ยอดประมาณยังคงแม่นยำและสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงที่ชัดเจนสำหรับใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายได้

• การเปลี่ยนแปลงเอกสารในใบแจ้งหนี้: ระบุหมายเหตุสั้นๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ เช่น “ราคาอัปเดตตามวัสดุเพิ่มเติมที่ร้องขอ” และ “การปรับค่าใช้จ่ายสำหรับชั่วโมงเพิ่มเติม”

• เพิ่มบรรทัด "การเปลี่ยนคําสั่งซื้อ" หรือ "การปรับยอด": หากมีการเปลี่ยนแปลงยอดประมาณเพียงบางส่วน ให้ลองเพิ่มบรรทัดรายการที่ชื่อ "การปรับยอด" หรือ "การเปลี่ยนคำสั่งซื้อ" ในใบแจ้งหนี้ การดําเนินการนี้จะแสดงการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมแยกจากรายการเดิมเพื่อชี้แจงสิ่งที่เพิ่มหรือเปลี่ยนแปลง

• ยืนยันการอนุมัติก่อนส่ง: หากราคาเพิ่มขึ้นในปริมาณมาก ให้ยืนยันว่าลูกค้ายอมรับยอดรวมใหม่ก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้าย วิธีนี้จะป้องกันการโต้แย้งการชําระเงินได้ในภายหลัง

• แสดงความโปร่งใสเกี่ยวกับส่วนลดหรือยกเว้นค่าธรรมเนียม: หากคุณตัดสินใจที่จะยกเว้นค่าธรรมเนียมเพื่อปรับสมดุลการเปลี่ยนแปลง ให้แสดงเป็นส่วนลดในใบแจ้งหนี้ สิ่งนี้จะช่วยให้กระบวนการโปร่งใสและแสดงเจตนาที่ดี

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ต้องหลีกเลี่ยงเมื่อแปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้

ในการแปลงยอดประมาณเป็นใบแจ้งหนี้ ข้อผิดพลาดอาจทําให้ลูกค้าสับสน เกิดความล่าช้าในการชําระเงิน หรือส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง

• ไม่ได้ระบุรายละเอียดที่สําคัญ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดจากยอดประมาณจะแสดงในใบแจ้งหนี้ หากไม่มีรายละเอียด เช่น คําอธิบายรายการ จํานวน และค่าบริการที่ตกลงกันไว้ อาจทําให้ลูกค้าเกิดความสับสนและทําให้เกิดความล่าช้าในการชําระเงิน

• ไม่อัปเดตขอบเขตการเปลี่ยนแปลง: หากมีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตหรือค่าบริการของโครงการ ให้อัปเดตใบแจ้งหนี้เพื่อให้แสดงการปรับยอดเหล่านี้อย่างชัดเจน การลืมที่จะทําเช่นนั้นอาจทําให้ข้อมูลคลาดเคลื่อนและเกิดการโต้แย้งการชําระเงินเมื่อลูกค้าตรวจสอบใบแจ้งหนี้

• ไม่ขอการอนุมัติจากลูกค้าเมื่อปรับยอด: ก่อนแปลงค่าประมาณเป็นการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติม โปรดตรวจสอบว่าคุณได้รับการอนุมัติจากลูกค้าอย่างชัดเจน วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมที่คาดไม่ถึงในใบแจ้งหนี้ ซึ่งอาจส่งผลต่อความเชื่อมั่นของลูกค้าและการชำระเงินล่าช้า

• ใช้หมายเลขเอกสารเดียวกัน: กําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากันเสมอ การใช้หมายเลขเดียวกันกับยอดประมาณอาจทำให้เกิดปัญหาในการติดตามและการบันทึกข้อมูลได้ทั้งสองฝั่ง การใช้หมายเลขเฉพาะยังช่วยให้มีการรายงานและการตรวจสอบที่แม่นยำอีกด้วย

• ไม่ได้ระบุเงื่อนไขการชําระเงิน: หากไม่ได้ระบุเงื่อนไขการชำระเงินในยอดประมาณ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุไว้ชัดเจนในใบแจ้งหนี้ ข้อมูลที่ขาดหายไป เช่น วันครบกำหนด ค่าธรรมเนียมล่าช้า และวิธีการชำระเงินที่ยอมรับ อาจทำให้การประมวลผลล่าช้า

• ไม่ตรวจสอบความถูกต้อง: ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เช่น การพิมพ์ราคาผิด ปริมาณที่ไม่ถูกต้อง และการคำนวณภาษีผิดพลาด อาจทำให้ต้องสื่อสารกับกับลูกค้าเพิ่มเติม ตรวจสอบทุกอย่างในใบแจ้งหนี้ก่อนส่ง

• ลืมที่จะเพิ่มส่วนลดหรือเครดิต: หากคุณเสนอส่วนลด ยกเว้นค่าธรรมเนียม หรือเครดิตที่ใช้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการปรับเปลี่ยนเหล่านี้รวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ การทำเช่นนี้แสดงว่าคุณได้ปฏิบัติตามสิ่งที่ตกลงไว้ในระหว่างขั้นตอนการประมาณราคา