Für ein Unternehmen ist die Umwandlung eines Kostenvoranschlags in eine Rechnung eine alltägliche Aufgabe, die für Ihren Cashflow entscheidend ist. Sie haben die Kosten dargelegt und die Zustimmung Ihrer Kundin oder Ihres Kunden erhalten. Jetzt müssen Sie diesen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln, damit Sie bezahlt werden können.

Die meisten Prozesse zur Erstellung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen werden ins Internet verlagert. Es wird erwartet, dass die durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) des digitalen Rechnungsstellungsmarkts zwischen 2023 und 2031 22 % übersteigen wird. Im Folgenden erklären wir, wie Sie Kostenvoranschläge in offizielle Rechnungen umwandeln, unabhängig davon, ob Sie das eigenständig oder mithilfe einer Rechnungs-Software wie Stripe Invoicing tun.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist der Unterschied zwischen einem Kostenvoranschlag und einer Rechnung?
  
• Wann sollten Sie einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln?
  
• So wandeln Sie einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung um
  
• Verwendung von Rechnungsstellungs-Software für die Automatisierung der Umwandlung von Kostenvoranschlägen
  
• Diese Elemente müssen Sie nach der Konvertierung von einem Kostenvoranschlag in die Rechnung aufnehmen
  
• So gehen Sie mit Preisänderungen zwischen Kostenvoranschlägen und Rechnungen um
  
• Häufige Fehler, die beim Umwandeln von Kostenvoranschlägen in Rechnungen vermieden werden sollten
  

Was ist der Unterschied zwischen einem Kostenvoranschlag und einer Rechnung?

Ein Kostenvoranschlag ist eine Vorschau auf die potenziellen Ausgaben für eine Ware oder Dienstleistung vor Beginn der Arbeit. Er soll der Kundschaft bei der Kaufentscheidung helfen, indem er zeigt, was dafür bezahlt wird. Sie können Kostenvoranschläge anpassen, wenn sich der Umfang des Projekts ändert.

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die gesendet wird, sobald die Arbeit erledigt oder die Waren geliefert wurden. Darin werden die endgültigen Kosten, einschließlich Steuern oder Rabatte, sowie die Zahlungsbedingungen (z. B. Fälligkeitstermine, Zahlungsmethoden) detailliert dargelegt. Das ist die offizielle Rechnung, die die Transaktion abschließt.

Wann sollten Sie einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln?

Sie sollten einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln, sobald die Arbeiten abgeschlossen sind oder die Waren geliefert werden können. Wenn Sie eine Dienstleistung anbieten, warten Sie, bis die Arbeit erledigt und von den Kundinnen und Kunden abgesegnet wurde. Warten Sie bei physischen Produkten, bis die Artikel verpackt und versand- oder abholbereit sind. Bestätigen Sie dann alle Anpassungen am ursprünglichen Kostenvoranschlag, damit die endgültigen Kosten in der Rechnung richtig angegeben sind.

So wandeln Sie einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung um

Um einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umzuwandeln, müssen Sie zunächst die Artikel oder Dienstleistungen, Mengen und Kosten auf dem Kostenvoranschlag überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit der Lieferung übereinstimmen. Wenn während des Projekts Änderungen vorgenommen wurden, aktualisieren Sie diese Details. Vergewissern Sie sich dann, dass alle Kosten auf dem Kostenvoranschlag korrekt sind und Steuern, Rabatte oder zusätzliche Gebühren enthalten.

Sobald die Zahlen verifiziert wurden, ändern Sie den Dokumenttitel von „Kostenvoranschlag“ in „Rechnung“ und fügen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer hinzu. Fügen Sie die Zahlungsbedingungen hinzu (z. B. Fälligkeitsdatum, Zahlungsmethode), damit die Kundinnen und Kunden wissen, wie und wann sie bezahlen müssen. Anschließend können Sie die Rechnung per E-Mail, über eine Abrechnungsplattform oder Ihre Buchhaltungs-Software übermitteln. Übermitteln Sie bei Bedarf weitere Zahlungsanweisungen.

Wenn Sie ein Rechnungstool oder eine Plattform nutzen, wird der Prozess in der Regel automatisiert. Klicken Sie einfach auf „In Rechnung umwandeln“, überprüfen Sie die Details und senden Sie sie ab.

Verwendung von Rechnungsstellungs-Software für die Automatisierung der Umwandlung von Kostenvoranschlägen

Eine Software zur Rechnungsstellung wie Stripe Invoicing kann es einfacher machen, einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umzuwandeln. So funktioniert das:

• Verwenden Sie Stripe, um ein Angebot zu erstellen, das die Kosten im Voraus aufzeigt. Das ist Ihr Kostenvoranschlag – er enthält alles, was die Kundinnen und Kunden über die Preise wissen müssen, bevor sie sich festlegen.

• Sobald Sie die Zusage erhalten haben, können Sie das Angebot in Ihrem Stripe-Dashboard finalisieren. Dadurch werden die Details gespeichert, sodass Sie für den nächsten Schritt bereit sind, ohne Informationen erneut eingeben zu müssen.

• Konvertieren Sie Ihr finalisiertes Angebot in eine Rechnung in Stripe, indem Sie auf „In Rechnung umwandeln“ klicken.

• Senden Sie die Rechnung per E-Mail an Ihre Kundin oder Ihren Kunden. Die Rechnung wird zusammen mit den Zahlungsanweisungen angezeigt.

Diese Elemente müssen Sie nach der Konvertierung von einem Kostenvoranschlag in die Rechnung aufnehmen

Nachdem Sie einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umgewandelt haben, sollten Sie Folgendes noch einmal überprüfen und gegebenenfalls hinzufügen:

• Rechnungsnummer: Weisen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer zu. Diese erleichtert Ihnen und der Kundschaft die Nachverfolgung der Transaktion.

• Kundeninformationen: Vergewissern Sie sich, dass der Name, gegebenenfalls der Unternehmensname, die Adresse und die Kontaktinformationen korrekt sind.

• Detaillierte Aufstellung der Produkte oder Dienstleistungen: Führen Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung zusammen mit Beschreibungen, Mengen und Einzelpreisen auf.

• Fälliger Gesamtbetrag: Addieren Sie die Kosten, einschließlich anfallender Steuern, Gebühren oder Rabatte.

• Zahlungsbedingungen: Geben Sie die Zahlungsbedingungen klar und deutlich an, einschließlich des Fälligkeitsdatums und gegebenenfalls der Verzugsgebühren.

• Akzeptierte Zahlungsmethoden: Nennen Sie die verfügbaren Zahlungsoptionen (z. B. Kreditkarte, Banküberweisung), damit Ihre Kundschaft weißt, wie sie bezahlen muss.

• Hinweise oder besondere Anweisungen: Wenn es letzte Details oder Erinnerungen gibt, wie z. B. Anweisungen für die Lieferung und Links zum Herunterladen von Dateien, fügen Sie diese hinzu.

So gehen Sie mit Preisänderungen zwischen Kostenvoranschlägen und Rechnungen um

Unternehmen müssen Preisänderungen zwischen Kostenvoranschlägen und Rechnungen klar kommunizieren. So verwalten Sie Preisänderungen:

• Informieren Sie Kundinnen und Kunden frühzeitig: Kontaktieren Sie die Kundinnen und Kunden, sobald Sie wissen, dass eine Preisänderung erforderlich ist – sei es aufgrund von Änderungen des Umfangs, des Materials oder anderer Faktoren. Erklären Sie, warum die Kosten vom Kostenvoranschlag abweichen, damit sie nicht überrascht sind, wenn sie die Rechnung sehen.

• Überarbeiten Sie den Kostenvoranschlag: Wenn die Arbeit noch nicht begonnen hat, können Sie den ursprünglichen Kostenvoranschlag anpassen, um die neuen Kosten widerzuspiegeln. Auf diese Weise bleibt der Kostenvoranschlag genau und kann als klare Referenz für die Endrechnung dienen.

• Dokumentieren Sie Änderungen in der Rechnung: Fügen Sie eine kurze Notiz zu den Änderungen bei der Erstellung der Rechnung ein, z. B. „Aktualisierte Preise basierend auf zusätzlich angeforderten Materialien“ oder „Kostenanpassung für zusätzliche Stunden“.

• Fügen Sie eine Zeile für Änderungsaufträge oder Anpassungen hinzu: Wenn sich nur ein Teil des Kostenvoranschlags geändert hat, sollten Sie der Rechnung einen Posten mit der Bezeichnung „Anpassung“ oder „Änderungsauftrag“ hinzufügen. Dadurch kann der Aufpreis getrennt von den ursprünglichen Artikeln angezeigt werden, um zu verdeutlichen, was hinzugefügt oder geändert wurde.

• Bestätigen Sie die Genehmigung vor dem Senden: Wenn die Preiserhöhung erheblich ist, stellen Sie sicher, dass die Kundin oder der Kunde mit dem neuen Gesamtbetrag einverstanden ist, bevor Sie die endgültige Rechnung senden. So können spätere Zahlungsanfechtungen vermieden werden.

• Seien Sie transparent in Bezug auf Rabatte oder Gebührenverzicht: Wenn Sie auf Gebühren verzichten möchten, um eine Änderung auszugleichen, weisen Sie diese als Rabatte auf der Rechnung aus. Dies trägt dazu bei, den Prozess transparent zu halten und zeigt guten Willen.

Häufige Fehler, die beim Umrechnen von Kostenvoranschlägen in Rechnungen vermieden werden sollten

Bei der Konvertierung von Kostenvoranschlägen in Rechnungen können Fehler zu Verwirrung, Zahlungsverzögerungen oder belasteten Kundenbeziehungen führen. Hier sind häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• Auslassen wichtiger Details: Stellen Sie sicher, dass alle Informationen aus dem Kostenvoranschlag in die Rechnung übernommen werden. Fehlende Details – wie Artikelbeschreibungen, Mengen und vereinbarte Preise – können den Kunden verwirren und zu Zahlungsverzögerungen führen.

• Fehlende Aktualisierung bei Änderungen des Umfangs: Wenn sich der Umfang oder der Preis des Projekts geändert hat, aktualisieren Sie die Rechnung, damit diese Anpassungen deutlich erkennbar sind. Wenn Sie das vergessen, kann es zu Unstimmigkeiten und Zahlungsanfechtungen kommen, wenn die Kundinnen und Kunden die Rechnung prüfen.

• Übergehen der Kundenzustimmung zu Anpassungen: Bevor Sie einen Kostenvoranschlag mit zusätzlichen Gebühren konvertieren, stellen Sie sicher, dass Sie die ausdrückliche Kundengenehmigung eingeholt haben. Dadurch werden Überraschungsgebühren auf der Rechnung vermieden, die das Kundenvertrauen beeinträchtigen und die Zahlung verzögern können.

• Verwenden der gleichen Dokumentnummer: Vergeben Sie immer eine eindeutige Rechnungsnummer. Wenn Sie dieselbe Nummer wie auf dem Kostenvoranschlag verwenden, kann das zu Problemen bei der Nachverfolgung und Buchhaltung auf beiden Seiten führen. Die Verwendung eindeutiger Nummern hilft auch bei der genauen Berichterstattung und Prüfung.

• Weglassen von Zahlungsbedingungen: Wenn Zahlungsbedingungen nicht im Kostenvoranschlag enthalten waren, stellen Sie sicher, dass sie auf der Rechnung klar definiert sind. Fehlende Informationen wie Fälligkeitstermine, Verzugsgebühren und akzeptierte Zahlungsmethoden können die Verarbeitung verzögern.

• Fehlende Überprüfung auf Richtigkeit: Einfache Fehler wie Tippfehler in der Preisgestaltung, falsche Mengen und steuerliche Fehlberechnungen können zu einem Hin und Her mit den Kundinnen und Kunden führen. Überprüfen Sie alle Angaben auf der Rechnung, bevor Sie sie senden.

• Vergessen, Rabatte oder Gutschriften hinzuzufügen: Wenn Sie Rabatte gewährt, auf Gebühren verzichtet oder Gutschriften angewendet haben, stellen Sie sicher, dass diese Anpassungen in der Rechnung enthalten sind. Dies zeigt, dass Sie die während der Kostenvoranschlagsphase getroffenen Vereinbarungen eingehalten haben.