Wie lange die Verarbeitung einer Rechnung dauert, hängt von mehreren Faktoren ab: Ihrer Branche, dem Arbeitstempo Ihres Finanzteams, der Höhe der Rechnung, der verwendeten Technologie und vielem mehr. Ein kleines Unternehmen bearbeitet eine Rechnung innerhalb weniger Tage, während ein großer Betrieb mit einem längeren Genehmigungsprozess über mehrere Abteilungen hinweg Wochen brauchen kann.

Eine langsame Rechnungsverarbeitung wird zum Problem, wenn sie zu Verzugsgebühren, angespannten Lieferantenbeziehungen und verpassten Chancen führt, Rabatte für vorzeitige Zahlungen auszuhandeln. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die branchenüblichen Rechnungsverarbeitungszeiten, was sich auf diese Zeiten auswirkt und wie Sie sie für Ihr Unternehmen verkürzen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Rechnungsverarbeitung?
  
• Typische Rechnungsverarbeitungszeiten in verschiedenen Branchen
  
• Faktoren, die sich auf die Rechnungsverarbeitungszeit auswirken
  
• So beschleunigen Sie die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen
  

Was ist die Rechnungsverarbeitung?

Die Rechnungsverarbeitung ist der End-to-End-Prozess, bei dem Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung geführt werden. Dazu gehören in der Regel die Prüfung und Genehmigung von Rechnungen, deren Erfassung in einem Buchhaltungssystem und die Ausstellung von Zahlungen. Unternehmen verwenden manuelle, halbautomatische oder vollautomatische Methoden, um die Verarbeitung abzuwickeln.

Typische Rechnungsverarbeitungszeiten in verschiedenen Branchen

Der Zeitrahmen für die Rechnungsverarbeitung variiert je nach Art des Betriebs, Rechnungsvolumen und Automatisierungsgrad. Die Anzahl der Tage, die benötigt werden, um eine Rechnung vom Erhalt bis zur Zahlung zu bringen, wird als „Forderungslaufzeit“ (Days Sales Outstanding, DSO) bezeichnet. Hier ist die durchschnittliche DSO in verschiedenen Branchen.

Einzelhandel

Durchschnittliche DSO: 3–7 Tage

Einzelhandelsunternehmen verarbeiten ein hohes Volumen an Rechnungen. Um den Prozess zu beschleunigen, verwenden sie meist automatisierte Systeme wie den elektronischen Datenaustausch (EDI).

Verarbeitendes Gewerbe

Durchschnittliche DSO: 39 Tage

Fertigungsunternehmen verwalten komplexe Lieferketten, die oft einen detaillierten Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferbelegen erfordern. Zudem haben diese Unternehmen oft variable Zahlungsbedingungen, die individuell mit den Zulieferern ausgehandelt werden können. Die manuelle Validierung und Gegenprüfung der gelieferten Teile oder Materialien kann mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Gesundheitswesen

Durchschnittliche DSO: 47 Tage

Unternehmen im Gesundheitswesen müssen strenge Vorschriften und Audits einhalten und komplexe Rechnungen im Zusammenhang mit Arzneimitteln, Medizinprodukten und Dienstleistungen abgleichen. Manuelle Prozesse sind in kleineren Instituten immer noch üblich, was die Bearbeitungszeiten weiter verlängert.

Unternehmensdienstleistungen

Durchschnittliche DSO: 41 Tage

Unternehmensdienstleistungen haben ein geringeres Rechnungsvolumen, was eine schnellere Bearbeitung ermöglicht. Sie nutzen aber oft kompliziertere Abrechnungselemente (z. B. Stundensätze, Vorschüsse, Meilensteinzahlungen) und verlassen sich weniger auf Automatisierung.

Faktoren, die sich auf die Rechnungsverarbeitungszeit auswirken

Die Art der einzelnen Rechnungen, Ihre internen Prozesse und die von Ihnen verwendeten Systeme können sich auf die Geschwindigkeit der Rechnungsverarbeitung auswirken. Hier sind die Faktoren, die den größten Einfluss auf die Rechnungsverarbeitungszeit haben.

Technologie

Rechnen Sie mit Verzögerungen, wenn Sie immer noch jeden Einzelposten manuell eingeben oder auf physische Unterschriften warten. Selbst wenn Ihr Team hochkompetent ist, sind Menschen bei der Geschwindigkeit doch bestimmte Grenzen auferlegt. Unternehmen, die Automatisierungstools einsetzen (z. B. KI zur Datenerfassung oder Workflows, die die richtige Person zur richtigen Zeit benachrichtigen), erreichen schnellere Verarbeitungszeiten. Unternehmen ohne integrierte Einkaufs-, Buchhaltungs- und Zahlungssysteme verarbeiten Rechnungen jedoch langsamer als Unternehmen, die diese nutzen.

Rechnungskomplexität

Wenn Ihre Rechnungen einfach sind (z. B. ein Lieferant, eine Gesamtsumme), kann die Verarbeitung relativ schnell erfolgen. Branchen wie das Baugewerbe und das verarbeitende Gewerbe verarbeiten allerdings Rechnungen, die an längere Projekte und bestimmte Meilensteine gebunden sind. Sie müssen Bestellungen, Lieferungen und Verträge sorgfältig abgleichen, was die Verarbeitung verlangsamt.

Genehmigungsprozesse

Große Unternehmen benötigen oft mehrere Genehmigungsebenen, was zwar sicherer erscheint, aber auch die Verarbeitung verzögern kann. Durch eine Vereinfachung des Genehmigungsprozesses oder das Festlegen von Schwellenwerten (z. B. „Keine Notwendigkeit für Genehmigungen für Rechnungen unter 500 USD“) kann dies beschleunigt werden.

Rechnungsfehler

Rechnungen mit fehlenden Informationen – wie z. B. falsche Bestellungen und vage Beschreibungen – nehmen zusätzliche Zeit in Anspruch. Wenn Lieferanten im Voraus wissen, welche Details Sie benötigen, können Sie das Hin und Her minimieren.

Internationale Zahlungen

Aufgrund von Währungsumrechnungen, Auslandssteuern oder Einhaltung regionaler Rechnungsstellungsvorschriften (z. B. USt.-Rechnungen in Europa) kann die Verarbeitung internationaler Zahlungen länger dauern. Diese Faktoren können die Verarbeitungszeiten um Wochen verlängern, obwohl die Automatisierung dieser Prozesse oder die Zusammenarbeit mit einem globalen Zahlungsdienstleister Abhilfe schaffen kann.

Rechnungsvolumen

Branchen mit hohem Rechnungsvolumen wie Einzelhandel und E-Commerce stehen vor besonderen Herausforderungen, da dort so viele Rechnungen verarbeitet werden, dass sich selbst einige Minuten Verzögerung pro Rechnung schnell ansammeln können. Unternehmen in diesen Bereichen investieren in der Regel in Tools für die Massenverarbeitung, um ihre Arbeitslast zu verringern.

So beschleunigen Sie die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen

Wenn Sie es leid sind, dass Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung Ihr Geschäft ausbremsen, erfahren Sie hier, wie Sie die Verarbeitung beschleunigen können, ohne Kompromisse bei der Genauigkeit einzugehen:

• Verwenden Sie Technologie für die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR): Software mit OCR kann Rechnungsdetails (wie Beträge, Termine und Lieferantennamen) aus gescannten oder per E-Mail gesendeten Rechnungen extrahieren, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.

• Probieren Sie den automatischen Abgleich aus: Moderne Systeme können Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Belegen abgleichen und nur Ausnahmen zur Überprüfung markieren. Dadurch entfällt das mühsame Hin und Her bei den meisten Rechnungen.

• Automatisieren Sie Workflows: Implementieren Sie Workflows, bei denen Rechnungen zur Genehmigung direkt an die richtige Person oder Abteilung gesendet werden, um Verwirrung zu vermeiden und den Genehmigungsprozess zu beschleunigen.

• Legen Sie klare Genehmigungsschwellen fest: Überspringen Sie bei kleinen Rechnungen (z. B. unter 1.000 USD) die lange Genehmigungskette. Überlassen Sie diese Ihrem Team, um Engpässe zu vermeiden.

• Aktivieren Sie mobile Genehmigungen: Gestatten Sie Führungskräften, Rechnungen von ihrem Mobiltelefon aus zu genehmigen. Es kommt oft zu Verzögerungen, weil Mitarbeiter/innen nicht an ihren Schreibtischen sitzen, wenn Genehmigungen eintreffen.

• Setzen Sie Rechnungsrichtlinien durch: Stellen Sie Lieferanten eine Checkliste zur Verfügung, die zeigt, was Sie für jede Rechnung benötigen – genaue Bestellungen, klare Beschreibungen usw. Je mehr diese sich daran halten, desto weniger Zeit verschwenden Sie mit der Verfolgung von Korrekturen.

• Fördern Sie die elektronische Rechnungsstellung: Elektronische Rechnungen sind schneller zu verarbeiten und leichter zu verfolgen als papier- oder PDF-basierte Systeme. Machen Sie digitale Rechnungen also zum Standard. Programme wie Docusign können Genehmigungen digital abwickeln, sodass Sie nicht darauf warten müssen, dass ein unterschriebenes Blatt Papier gescannt und zurückgeschickt wird.

• Verarbeiten Sie Rechnungen, sobald sie eintreffen: Warten Sie nicht bis Ende des Monats, um Rechnungen zu bearbeiten. Verarbeiten Sie Rechnungen konsistent (wöchentlich oder sogar täglich), um die Arbeitslast zu verteilen und Fehler in entscheidenden Phasen zu vermeiden.

• Zentralisieren Sie Rechnungen auf einer Plattform: Zentralisieren Sie alle Rechnungen auf einer Plattform, wo sie einfach zu verfolgen, zu suchen und zu aktualisieren sind. Tools für die Rechnungsstellung und Buchhaltung wie SAP, QuickBooks und spezialisierte Kreditorenbuchhaltungsplattformen können dabei helfen.

• Priorisieren Sie Ausnahmen: Konzentrieren Sie sich auf Rechnungen, die nicht perfekt übereinstimmen oder bei denen Informationen fehlen, und überlassen Sie den Rest Ihrem System. Die meisten Rechnungen müssen nicht manuell geprüft werden.

• Überwachen Sie Metriken: Verfolgen Sie Leistungskennzahlen (KPIs) wie die durchschnittliche Verarbeitungszeit, die Anzahl der Ausnahmen und Gebühren für verspätete Zahlungen. Diese Metriken zeigen, wo es zu Verzögerungen kommt und was Sie Geld kostet. Verwenden Sie diese Daten, um Ihre Methoden zu verfeinern.

• Integrieren Sie Geschäftssysteme: Integrieren Sie Ihre Buchhaltungs-Software, Ihr Beschaffungssystem und Ihre Zahlungsplattform, um Zeit zu sparen und doppelten Aufwand zu vermeiden.

• Lagern Sie Arbeitsschritte bei Bedarf aus: Wenn Ihr Team überlastet ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Rechnungsverarbeitung an ein spezialisiertes Unternehmen auszulagern oder einen KI-gesteuerten Service zu nutzen. Dadurch hat Ihr Team mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.