Die Kreditorenbuchhaltung („accounts payavble“) umfasst die Verwaltung und Bezahlung von Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen von seinen Zulieferern und Lieferanten auf Kredit erhalten hat. Dieser Prozess kann entweder manuell verwaltet oder automatisiert werden. Im Jahr 2022 war in 63 % der Unternehmen weltweit die Kreditorenbuchhaltung vollständig oder zumindest teilweise automatisiert.

Im Folgenden erklären wir die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung, warum sie für Unternehmen wichtig sind und wie Sie einen gut funktionierenden, effektiven Kreditorenbuchhaltungsprozess implementieren und aufrechterhalten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was umfasst die Kreditorenbuchhaltung?
  
• Warum ist eine effektive Kreditorenbuchhaltung wichtig?
  
• Was gehört zu einem effektiven Workflow in der Kreditorenbuchhaltung?
  
• Prozessablaufdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung
  
• Wie werden typische Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung gelöst?
  
• Wie können Sie die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung vereinfachen?
  

Was umfasst die Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung umfasst eine Reihe miteinander verbundener Schritte, darunter:

• Bestellung und Genehmigung: Der Einkauf erstellt eine Bestellung, in der die angeforderten Waren oder Dienstleistungen, die Menge, der vereinbarte Preis und andere relevante Details aufgeführt sind. Autorisiertes Personal prüft und genehmigt die Bestellung.

• Abgleich zwischen Wareneingang und Rechnungsposten: Mittels Wareneingangsbestätigung wird überprüft, ob tatsächlich alle bestellten Waren eingegangen sind. Im Abgleich mit der Bestellung und der Lieferantenrechnung werden die korrekte Menge und der korrekte Preis bestätigt.

• Rechnungsprüfung und Genehmigung: Das Personal überprüft die Rechnung auf Unstimmigkeiten oder Fehler in Details wie Lieferanteninformationen, Rechnungsnummer, Datum, Artikelbeschreibungen, Mengen, Preisen und Steuern. Eventuelle Probleme werden geklärt, bevor die Rechnung zur Genehmigung weitergeleitet wird.

• Rechnungserfassung und Zahlungsfreigabe: Die Rechnung wird im Buchhaltungssystem erfasst und erhält die entsprechenden Hauptbuchcodes zugewiesen. Das System autorisiert die Zahlung unter Berücksichtigung etwaiger Zahlungsbedingungen oder Rabatte.

• Zahlungsabwicklung und Abgleich: Das Unternehmen wickelt die Zahlung gemäß den vereinbarten Bedingungen ab. Nach der Zahlung wird sie in der Kreditorenbuchhaltung mit der Rechnung abgeglichen. Die Buchhaltungsunterlagen werden entsprechend aktualisiert.

Warum ist eine effektive Kreditorenbuchhaltung wichtig?

Die Kreditorenbuchhaltung wirkt sich direkt auf die finanzielle Gesundheit, die betriebliche Effizienz und die allgemeine Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens aus. Wenn ein Unternehmen diesbezüglich stark aufgestellt ist, kann es:

• Die Verfügbarkeit des Betriebskapitals verbessern: Wenn Zahlungen strategisch terminiert und günstige Bedingungen mit Lieferanten ausgehandelt werden können, profitieren die Unternehmensfinanzen. Das Unternehmen kann den Cashflow optimieren, Kreditkosten senken und in das Wachstum investieren.

• Finanzielle Risiken minimieren: Ein guter Kreditorenbuchhaltungsprozess hilft dabei, finanzielle Risiken wie Betrug, Fehler und Strafen für verspätete Zahlungen zu identifizieren und zu mindern. Durch strenge interne Kontrollen (wie Aufgabentrennung und regelmäßige Audits) können Unternehmen ihr Vermögen schützen und Finanzgesetze einhalten.

• Den Wettbewerbsvorteil stärken: Optimierte Verfahren in den Kreditorenbuchhaltung schlagen potenziell sich in höherer Flexibilität und Resilienz auf dem Markt nieder. So können Wettbewerbsvorteile entstehen, weil Rechnungen rasch bearbeitet, Rabatte genutzt und starke Lieferantenbeziehungen gepflegt werden können.

• Datengestützte Insights entwickeln: Moderne Kreditorenbuchhaltungslösungen bieten leistungsstarke Analysetools, die wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und Cashflow-Trends liefern können. Unternehmen können diese Erkenntnisse nutzen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen, die Buchhaltungsprozesse zu optimieren und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

• Strategische Ziele unterstützen: Kreditorenbuchhaltungsprozesse können an übergeordneten Geschäftszielen wie Kostenreduzierung, Risikomanagement und Wachstum ausgerichtet werden.

Was gehört zu einem effektiven Workflow in der Kreditorenbuchhaltung?

Nachfolgend finden Sie die Schritte eines typischen Arbeitsablaufs in der Kreditorenbuchhaltung:

• Rechnungseingang und -erfassung: Lieferanten versenden papiergebundene oder elektronische Rechnungen. Das Unternehmen gibt die Rechnungsdaten entweder manuell oder automatisiert in das Kreditorenbuchhaltungssystem ein. Automatisierte Erfassungsmethoden wie OCR (Optical Character Recognition) und der elektronische Datenaustausch (EDI) können diesen Prozess beschleunigen und die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe minimieren.

• Rechnungsüberprüfung und -abgleich: Das Kreditorenbuchhaltungssystem gleicht die Rechnungen mit den Bestellungen und Wareneingangsbelegen ab und prüft sie auf Richtigkeit. Automatisierte Drei-Wege-Abgleichssysteme können das Risiko von Fehlern und Diskrepanzen verringern.

• Behebung von Diskrepanzen: Wenn das System Diskrepanzen feststellt, behebt es sie, bevor die Rechnung zur Genehmigung weitergeleitet wird.

• Genehmigungs-Workflow: Das System leitet die Rechnungen auf der Grundlage vordefinierter Schwellenwerte und Autorisierungsstufen zur Genehmigung an die zuständige Stelle weiter.

• Zahlungsfreigabe: Die zuständige Stelle gibt die genehmigten Rechnungen zur Zahlung frei.

• Zahlungsabwicklung: Das Unternehmen terminiert die Zahlung der genehmigten Rechnungen unter Berücksichtigung der Zahlungsbedingungen, eventueller Rabatte für die frühzeitige Zahlung sowie der bevorzugten Zahlungsmethoden.

• Eingang in die Buchhaltung: Die Rechnungen und Zahlungen werden im Buchhaltungssystem erfasst.

• Abgleich der Zahlungen: Das Unternehmen gleicht die Zahlungen mit Rechnungen und Kontoauszügen ab.

• Abgleich der Kreditorenforderungen: Das Unternehmen gleicht die Kreditorenforderungen mit dein eigenen Daten im Buchhaltungssystem ab.

Der Workflow für die Kreditorenbuchhaltung kann auch Berichte und Analysen umfassen, um bessere Einblicke in die ordnungsgemäßen Abläufe der Kreditorenbuchhaltung und des Lieferantenmanagements zu erhalten. Lieferanten-Onboarding, Leistungsbewertungen und Streitbeilegung sind wichtige Vorgänge zur Gewährleistung reibungsloser Abläufe und Realisierung potenzieller Kosteneinsparungen.

Prozessablaufdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung

Flussdiagramme stellen die Schritte bei der Verarbeitung von Rechnungen und der Zahlung an Lieferanten visuell dar. Sie variieren in ihrer Komplexität nach der Größe und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Hier sind zwei gängige Beispiele:

Übersichtsdiagramm der Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung

Dieses Flussdiagramm skizziert die grundlegenden Schritte in einem typischen Kreditorenbuchhaltungsprozess:

Start -> Rechnungseingang -> Überprüfung -> Genehmigung -> Zahlung -> Buchhaltungseingang -> Ende

Detaildiagramm der Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung

Dieses Flussdiagramm bietet umfassendere Details über den Prozess in der Kreditorenbuchhaltung, mit zusätzlichen Schritten und Entscheidungspunkten:

Start -> Rechnungseingang -> Dateneingabe oder -erfassung -> Rechnungsabgleich -> Behebung von Diskrepanzen -> Genehmigungsworkflow -> Zahlungsfreigabe -> Zahlung -> Zahlungsabgleich -> Forderungsabgleich -> Ende

Dies sind zwar vereinfachte Beispiele, aber echte Flussdiagramme für die Kreditorenbuchhaltung können weit detaillierter sein und zusätzliche Schritte, Entscheidungspunkte und Feedbackschleifen enthalten. Diese Flussdiagramme stellen den Prozess der Kreditorenbuchhaltung dar, um potenzielle Bereiche für Verbesserungen und Automatisierung zu identifizieren.

Wie werden typische Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung gelöst?

Die Kreditorenbuchhaltung kann Herausforderungen mit sich bringen, die Unternehmen Zeit und Geld kosten. Hier sind die häufigsten Herausforderungen und ihre Lösungen:

Manuelle Dateneingabe

Die manuelle Dateneingabe ist zeitaufwändig, fehleranfällig und kann Verzögerungen bei der Verarbeitung und Zahlung der Rechnungen bewirken. Diese Fehler können zu doppelten Zahlungen, falschen Beträgen und angespannten Lieferantenbeziehungen führen.

• Lösung: Automatisierte Kreditorenbuchhaltungssysteme lesen mittels OCR Daten aus Rechnungen aus, automatisieren den Drei-Wege-Abgleich und vereinfachen den Genehmigungsworkflow. So werden manuelle Eingriffe reduziert, Fehler minimiert und die Verarbeitung beschleunigt.
  

Ineffiziente Genehmigungs-Workflows

Langwierige und komplexe Genehmigungsabläufe können zu Engpässen führen, Zahlungen verzögern und bewirken, dass Rabatte für frühzeitige Zahlung nicht wahrgenommen werden können. Dies kann die Lieferantenbeziehungen und den Cashflow des Unternehmens belasten.

• Lösung: Ein klarer, digitaler Genehmigungsworkflow mit automatisierter Weiterleitung, Benachrichtigung und Eskalation kann die rechtzeitige Freigabe von Rechnung fördern und Verzögerungen reduzieren.
  

Eingeschränkte Sichtbarkeit

Ohne Echtzeiteinblicke in die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung wird es schwierig, den Rechnungsstatus zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und wichtige Leistungskennzahlen zu überwachen. Dieser Mangel an Kontrolle kann zu bösen Überraschungen, verpassten Fristen und mangelhafter Entscheidungsfindung führen.

• Lösung: Ein zentralisiertes Dashboard mit Echtzeiteinblicken in alle Aspekte des Kreditorenbuchhaltungsprozesses erleichtert die Nachverfolgung und Überwachung von Rechnungsstatus, Freigabeworkflows, Ausnahmen und KPIs. Diese Transparenz ermöglicht ein proaktives Management und eine fundierte Entscheidungsfindung.
  

Betrugsprävention und Risikomanagement

Kreditorenbuchhaltungsprozesse sind anfällig für verschiedene Arten von Betrug, wie doppelte oder nicht autorisierte Zahlungen oder gefälschte Rechnungen. Betrügerische Aktivitäten dieser Art können zu erheblichen finanziellen Verlusten führen und den Ruf des Unternehmens schädigen.

• Lösung: Strenge interne Kontrollen wie strikte Aufgabentrennung, regelmäßige Audits und starke Mechanismen zur Betrugserkennung können das Betrugsrisiko mindern. Das Gleiche gilt für Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung, die meist Funktionen zur Betrugsprävention bieten.
  

Verwaltung der Lieferantenbeziehungen

Die Pflege starker Beziehungen zu Lieferanten trägt dazu bei, pünktliche Lieferungen, günstige Bedingungen und eine effektive Streitbeilegung zu gewährleisten. Kommunikationsprobleme und Zahlungsverzögerungen können diese wichtigen Beziehungen gefährden.

• Lösung: Klare Kommunikationskanäle zu den Lieferanten ermöglichen es Unternehmen, regelmäßig über den Zahlungsstatus informiert zu werden und Bedenken oder Probleme umgehend anzusprechen. Lieferantenportale und kollaborative Plattformen können eine bessere Kommunikation ermöglichen.
  

Integration mit ERP-Systemen

Eine mangelnde Integration zwischen Kreditorenbuchhaltungs- und ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) fördert die Entstehung von Datensilos, zwingt zu vermehrter manueller Dateneingabe und schafft Probleme beim Datenabgleich. Das kann die Effizienz beeinträchtigen und zu Inkonsistenzen in der Finanzberichterstattung führen.

• Lösung: Integrieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit Ihrem ERP-System. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, Fehler werden reduziert und die Datenkonsistenz im gesamten Unternehmen wird sichergestellt.
  

Wie können Sie die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung vereinfachen?

Die Vereinfachung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses ist der Schlüssel zu greifbaren operativen Verbesserungen mit weniger Fehlern und stärkeren Lieferantenbeziehungen. Hier sind einige gängige Strategien:

• IT-gestützte Rechnungsverarbeitung: Spezielle Software kann die Erfassung, Formatierung und Freigabe von Rechnungen automatisieren. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, Fehler werden reduziert und die Verarbeitungszeit wird beschleunigt.

• Elektronische Zahlungsmethoden: Elektronische Zahlungsmethoden wie Überweisungen, ACH-Transfers und virtuelle Karten können Zahlungen automatisieren und machen die manuelle Ausstellung von Schecks überflüssig.

• Automatisierte Abgleiche: Automatisierungstools können Rechnungen, Bestellungen und Empfangsbelege genauer abgleichen und Überzahlung vermeiden.

• Standardisierte Rechnungsformate: Ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat (z. B. PDF) vereinfacht die Erfassung und Verarbeitung der Daten.

• Klare Freigabe-Workflows: Ein durchgängiger Freigabeprozess sorgt für zeitnahe Rechnungsprüfungen und reduziert Bottlenecks.

• Einheitliche Zahlungsbedingungen: Die gleichen Zahlungsbedingungen für alle Lieferanten vereinfachen die Planung und Durchführung von Zahlungen und verbessern das Cashflow-Management.

• Digitale Unterlagenablage: Durch die Speicherung aller Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Bestellungen usw.) in einem zentralen digitalen Repository bleiben sie leicht zugänglich und organisiert.

• Kommunikationskanäle mit allen Zulieferern: Ein zentraler Kommunikationskanal für Lieferantenanfragen sorgt für schnelle Antworten und minimiert Verwirrung.

• Genutzte Rabatte: Viele Lieferanten bieten Rabatte bei frühzeitiger Zahlung. Nutzen Sie sie, um die Kosten senken und Ihren Cashflow verbessern.

• Optimierte Zahlungsintervalle: Planen Sie Ihre Zahlungen strategisch, sodass Sie einerseits das verfügbare Betriebskapital maximieren und andererseits Strafen für verspätete Zahlungen vermeiden.

• Pflege von Lieferantenbeziehungen: Starke Beziehungen zu Lieferanten können Ihnen helfen, günstige Zahlungsbedingungen auszuhandeln und Probleme schnell zu lösen.