買掛金 (AP) は、企業がサプライヤーまたはベンダーから掛け売りで受け取った商品やサービスの管理と支払いを行うプロセスです。企業は、買掛金プロセスを手動で管理することも、自動化することもできます。2022 年には、全世界の買掛金部門の 63% が全部または一部の業務を自動化していました。

以下では、買掛金処理の仕組み、企業にとって重要な理由、高機能で効果的な買掛金処理の実装と維持方法について説明します。

この記事の内容

• フルサイクル買掛金処理に含まれるもの
  
• 買掛金管理が企業にとって重要な理由
  
• 効果的な買掛金ワークフローの構成要素
  
• 買掛金処理フローチャート
  
• 買掛金処理の課題とその解決方法
  
• 買掛金処理を簡素化する方法
  

フルサイクル買掛金処理に含まれるもの

フルサイクル買掛金処理には、次のような相互に関連する一連のステップが含まれます。

• 発注書 (PO) の作成と承認: 購買部門は、要求された商品またはサービス、その数量、合意した価格、およびその他の関連する詳細をまとめた発注書を作成します。権限のある担当者が PO をレビューして承認します。

• 物品受領書と請求書の照合: 部門は、商品またはサービスの納入を確認するために物品受領書を生成します。担当者は、この文書を元の発注書およびサプライヤーの請求書と比較して、価格と数量が正確で一貫していることを確認します。

• 請求書の確認と承認: 担当者は、請求書のベンダー情報、請求書番号、日付、品目の説明、数量、価格、適用される税金などの詳細に不一致、エラー、または不整合がないかチェックします。企業は、承認のために請求書を転送する前に、不一致があれば解決します。

• 請求書の記録と支払いの承認: 企業が請求書を自社の会計システムに記録すると、システムによって適切な総勘定元帳コードが割り当てられます。システムは支払い条件または割引があれば考慮して、支払いを承認します。

• 支払い処理と照合: 企業は、合意された条件に従って支払いを処理します。支払い後、買掛金チームは支払いと請求書を照合し、それに応じて会計レコードを更新します。

買掛金管理が企業にとって重要な理由

企業が買掛金をどのように管理しているかによって、財務の健全性、業務効率、および全体的な競争力に重大な影響が及ぶ可能性があります。強力な買掛金管理処理は、ビジネスに次のような影響を与える可能性があります。

• 運転資金の改善: 買掛金管理が効果的だと、支払いのタイミングを戦略的に計り、サプライヤーと有利な条件を交渉することで、運転資金が改善されます。これにより、企業はキャッシュフローに余裕を持たせ、借入コストを削減し、成長イニシアチブに投資することができます。

• 財務リスクの軽減: 優れた買掛金処理は、不正利用、エラー、支払い遅延のペナルティなどの財務リスクを特定して軽減するのに役立ちます。職務分掌や定期監査などの強力な内部統制を用いることで、企業は資産を保護し、財務規制を遵守することができます。

• 競争力の獲得: 企業にとって、買掛金処理の簡素化は、市場における柔軟性と回復力の向上につながります。請求書の処理を迅速に行い、早期支払い割引を利用し、サプライヤーとの強固な関係を維持することで、競争力を高めることができます。

• データに基づくインサイトの開発: 最新の買掛金ソリューションでは、支出パターン、サプライヤーのパフォーマンス、キャッシュフローの傾向に関する貴重なインサイトを提供できる強力な分析ツールが用意されています。企業はこれらのインサイトを使用して、買掛金処理の改善に関してデータに基づいた意思決定を行い、継続的な改善を実現できます。

• 戦略目標のサポート: 企業は、コスト削減、リスク管理、成長など、より広範なビジネス目標に合わせて買掛金処理を調整できます。

効果的な買掛金ワークフローの構成要素

一般的な買掛金ワークフローに関連する手順は次のとおりです。

• 請求書の受領とキャプチャー: サプライヤーは、紙の請求書か電子請求書を送信します。企業は、請求書データを手動または自動で買掛金システムに入力します。光学文字認識 (OCR) 技術や電子データ交換 (EDI) などの自動キャプチャー方法により、この処理を高速化し、手作業によるデータ入力を最小限に抑えることができます。

• 請求書の検証と照合: 買掛金システムでは、発注書および受領書と照合して請求書の正確性をチェックします。自動化された 3 点照合システムで、エラーや不一致のリスクを減らすことができます。

• 不一致の解決: 不一致が見つかった場合は、承認前に解決されます。

• 承認ワークフロー: 請求書は、事前定義されたしきい値と権限レベルに基づいて、承認のために適切な担当者に送られます。

• 支払いの承認: 担当者は、承認された請求書の支払いを承認します。

• 支払い処理: 企業は、支払い条件、割引、および希望する決済手段を考慮して、承認された請求書の支払いをサプライヤーに対して行うようスケジュールします。

• 会計への入力: 企業は、請求書と支払いを会計システムに記録します。

• 支払いの消し込み: 企業は、請求書と銀行取引明細書で支払いを消し込みます。

• ベンダー明細書の照合: 企業は、ベンダー明細書を買掛金レコードと照合します。

買掛金ワークフロー処理には、レポートの生成や、買掛金のパフォーマンスとサプライヤー管理業務に関するインサイトを得るために分析を確認することも含まれる場合があります。サプライヤーのアカウント登録、パフォーマンス評価、および紛争解決はすべて、より円滑な運営と潜在的なコスト削減に貢献する重要な業務です。

買掛金処理フローチャート

買掛金処理フローチャートは、請求書の処理とサプライヤーへの支払いに関連するステップを視覚的に表したものです。これらのフローチャートは、組織の規模と特定の要件に応じて複雑さが異なります。ここでは、一般的な例を 2 つ紹介します。

基本的な買掛金処理フローチャート

次のフローチャートは、一般的な買掛金処理の基本的な手順を概説したものです。

開始 -> 請求書の受領 -> 請求書の確認 ->承認 -> 支払い処理 -> 会計への入力 -> 終了

詳細な買掛金処理フローチャート

このフローチャートは、追加の手順や意思決定ポイントなど、買掛金処理のより包括的な姿を示しています。

開始 -> 請求書の受領 -> データ入力またはキャプチャー -> 請求書の照合 -> 不一致の解決 -> 承認ワークフロー -> 支払いの承認 -> 支払い処理 -> 支払いの照合 -> ベンダー明細書の照合 -> 終了

これらは簡略化された例ですが、実際の買掛金処理フローチャートは、追加のステップ、意思決定ポイント、フィードバックループが組み込まれていて、はるかに詳細である可能性があります。これらのフローチャートは、改善と自動化が可能な領域を特定する買掛金処理を表しています。

買掛金処理の課題とその解決方法

買掛金処理には、企業にとって時間と費用がかかる課題があります。ここでは、一般的な課題とその解決方法を紹介します。

手動でのデータ入力

手動でのデータ入力は時間がかかり、エラーが発生しやすく、請求書の処理と支払いの遅延につながる可能性があります。これらのエラーによって、支払いの重複、誤った金額、サプライヤーとの関係の悪化につながる可能性があります。

• 解決方法: 自動化された買掛金ソリューションは、OCR 技術を使用して請求書からデータを抽出し、3 点照合を自動化して、承認ワークフローを簡素化します。これにより、手動による介入が減り、エラーが最小限に抑えられ、処理時間が短縮されます。
  

非効率な承認ワークフロー

長く複雑な承認ワークフローは、ボトルネックを生み出し、支払いが遅れ、早期支払い割引を逃す可能性があります。これはサプライヤーとの関係の悪化につながり、企業のキャッシュフローを損なうおそれがあります。

• 解決方法: 自動化された経路の振り分け、通知、エスカレーション手順を備えた明確なデジタル承認ワークフローによって、タイムリーに請求書を承認しやすくなり、遅延が削減されます。
  

可視性の制限

買掛金処理をリアルタイムで可視化できないと、請求書ステータスの追跡、ボトルネックの特定、重要業績評価指標 (KPI) の監視が困難になります。このコントロールの欠如によって、予期せぬ事態、期限の遅れ、最適でない意思決定につながる可能性があります。

• 解決方法: 買掛金処理のあらゆる側面をリアルタイムで可視化する一元化された買掛金ダッシュボードによって、請求書ステータスの追跡、承認ワークフローの監視、例外の特定、KPI の分析を行うことができます。この可視性により、プロアクティブな管理と情報に基づいた意思決定が可能になります。
  

不正利用とリスクの管理

買掛金処理は、重複した支払いや不正な支払い、偽の請求書など、さまざまな不正利用に対して脆弱です。これらの不正行為は、多額の経済的損失をもたらし、企業の評判を損なう可能性があります。

• 解決方法: 職務分掌、定期監査、不正利用検出メカニズムなどの強力な内部統制により、不正利用のリスクを軽減できます。重複支払いや異常検出などの不正利用防止機能が組み込まれた買掛金自動化ソリューションも同様です。
  

サプライヤー関係管理

サプライヤーとの強固な関係を維持することで、タイムリーな納品、有利な条件、効果的な紛争解決を実現することができます。コミュニケーションの途絶や支払いの遅延は、これらの関係の悪化につながる可能性があります。

• 解決方法: サプライヤーとの明確なコミュニケーションチャネルにより、企業は支払い状況に関する最新情報を定期的に提供し、懸念や問題に迅速に対処できます。サプライヤーポータルとコラボレーションプラットフォームで、より良いコミュニケーションを促進することができます。
  

企業資源計画 (ERP) システムとの連携

買掛金システムと ERP システムが連携していない場合、データのサイロ化、手動でのデータ入力、照合の課題につながる可能性があります。これにより、効率が妨げられ、財務報告に矛盾が生じる可能性があります。

• 解決方法: 買掛金ソリューションと ERP システムを連携させます。これにより、手動でのデータ入力が不要になり、エラーが減り、組織全体でデータの一貫性が確保されます。
  

買掛金処理を簡素化する方法

買掛金処理の簡素化は、運用の改善、エラーの削減、ベンダーとの関係強化の鍵となります。ここでは、その戦略をいくつかご紹介します。

• 請求書処理ソフトウェアを使用する: ソフトウェアで、データのキャプチャー、コーディング、承認ワークフローを自動化できます。これにより、手動でのデータ入力が不要になり、エラーが減り、処理時間が短縮されます。

• 電子決済手段を使用する: ACH 送金やバーチャルカードなどの電子決済手段は、支払いを自動化できるため、手作業で小切手を書いたり郵送したりする必要がなくなります。

• 照合プロセスを自動化する: 自動化されたツールで、請求書、発注書、および受領書をより正確に照合し、過払いを防ぐことができます。

• 請求書フォーマットの標準化: 標準化された電子請求書フォーマット (PDF など) により、データのキャプチャーと処理が簡素化されます。

• 明確な承認ワークフローを設定する: 一貫した承認プロセスにより、タイムリーな請求書レビューが実現され、ボトルネックが軽減されます。

• 一貫した支払い条件を交渉する: ベンダーとの一貫した支払い条件を設定することにより、支払いスケジュールが簡素化され、キャッシュフロー管理が改善されます。

• 文書をデジタル保存する: 買掛金関連のすべての文書 (請求書、発注書など) を一元化されたデジタルリポジトリに保存することで、簡単にアクセスして整理できます。

• ベンダーとのコミュニケーションチャネルを確立する: ベンダーからの問い合わせに対応する一元化されたコミュニケーションチャネルにより、迅速な対応が実現され、混乱が最小限に抑えられます。

• 早期支払い割引を利用する: これらのベンダー割引により、コストを削減し、キャッシュフローを改善できます。

• 支払いタイミングを改善する: 戦略的な支払いタイミングにより、運転資金を最大化し、支払い遅延のペナルティを防ぐことができます。

• ベンダーとの関係を重視する: ベンダーとの強力な関係は、有利な支払い条件を交渉し、問題を迅速に解決するのに役立ちます。