La comptabilité fournisseur est le processus de gestion et de paiement des biens et services qu’une entreprise a reçus à crédit de ses fournisseurs ou prestataires. L’entreprise peut gérer le processus de comptabilité fournisseur manuellement ou de manière automatisée. En 2022, 63 % des services de comptabilité fournisseur dans le monde étaient entièrement ou partiellement automatisés.

Ci-dessous, nous vous expliquons comment fonctionne le processus de comptabilité fournisseur, pourquoi il est important pour les entreprises et comment vous pouvez mettre en œuvre et garder un processus de comptabilité fournisseur efficace et performant.

Sommaire de cet article

• Que comprend le cycle complet du processus de comptabilité fournisseur ?
  
• Pourquoi la gestion de la comptabilité fournisseur est-elle importante pour les entreprises ?
  
• Composantes d’un flux de travail efficace pour la comptabilité fournisseur
  
• Organigrammes du processus de comptabilité fournisseur
  
• Défis liés aux processus de comptabilité fournisseur et solutions à ces défis
  
• Comment simplifier le processus de comptabilité fournisseur ?
  

Que comprend le cycle complet du processus de comptabilité fournisseur ?

Le processus de comptabilité fournisseur, en cycle complet, comprend une série d’étapes interconnectées :

• Création et approbation des bons de commande : le service des achats crée un bon de commande qui décrit les biens ou services demandés, leur quantité, le prix convenu et d’autres détails pertinents. Le personnel autorisé examine et approuve le bon de commande.

• Rapprochement des reçus de marchandises et des factures : le service produit un reçu de marchandises pour confirmer la livraison des biens ou des services. Le personnel compare ce document au bon de commande d'origine et à la facture du fournisseur pour confirmer que les prix et la quantité sont exacts et correspondent.

• Vérification et approbation de la facture : le personnel vérifie la facture pour détecter toute divergence, erreur ou incohérence dans des détails tels que les informations sur le fournisseur, le numéro de facture, la date, la description des articles, les quantités, les prix et les taxes applicables. L’entreprise résout toute divergence avant de transmettre la facture pour approbation.

• Enregistrement des factures et autorisation de paiement : l’entreprise enregistre la facture dans son système comptable, lequel attribue les codes comptables appropriés. Le système autorise le paiement, en tenant compte des éventuelles conditions de paiement ou remises.

• Traitement et rapprochement des paiements : l’entreprise traite le paiement selon les conditions convenues. Après le paiement, l’équipe de la comptabilité fournisseur rapproche le paiement avec la facture et met à jour les enregistrements comptables en conséquence.

Pourquoi la gestion de la comptabilité fournisseur est-elle importante pour les entreprises ?

La façon dont une entreprise gère sa comptabilité fournisseur peut avoir de graves répercussions sur sa santé financière, son efficacité opérationnelle et sa compétitivité globale. Un bon processus de gestion de la comptabilité fournisseur peut avoir les effets suivants sur une entreprise :

• Améliorer le fonds de roulement : une gestion efficace de la comptabilité fournisseur améliore le fonds de roulement grâce à un calendrier de paiement stratégique et à des conditions favorables négociées avec les fournisseurs. Cela permet aux entreprises de libérer des flux de trésorerie, de réduire les coûts d’emprunt et d’investir dans des initiatives de croissance.

• Atténuer les risques financiers : un bon processus de comptabilité fournisseur permet d’identifier et d’atténuer les risques financiers tels que la fraude, les erreurs et les pénalités de retard. Avec des contrôles internes rigoureux tels que la séparation des tâches et des audits réguliers, les entreprises protègent leurs actifs et respectent les réglementations financières.

• Obtenir un avantage concurrentiel : pour les entreprises, un processus de comptabilité fournisseur simplifié peut se traduire par plus de flexibilité et de résilience sur le marché. Elles peuvent ainsi gagner un avantage concurrentiel en traitant les factures rapidement, en bénéficiant de remises pour paiement anticipé et en entretenant de solides relations avec les fournisseurs.

• Développer des informations basées sur les données : les solutions de comptabilité fournisseur modernes offrent des outils d’analyse puissants qui peuvent fournir des informations précieuses sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les tendances en matière de flux de trésorerie. Les entreprises peuvent utiliser ces informations pour prendre des décisions basées sur les données qui affinent leurs processus de comptabilité fournisseur et favorisent l’amélioration continue.

• Soutenir les objectifs stratégiques : les entreprises peuvent aligner leurs processus de comptabilité fournisseur sur des objectifs commerciaux plus généraux tels que la réduction des coûts, la gestion des risques et la croissance.

Composantes d’un flux de travail efficace pour la comptabilité fournisseur

Voici les étapes d’un flux de travail classique de comptabilité fournisseur :

• Réception et saisie des factures : les fournisseurs envoient des factures papier ou électroniques. L’entreprise saisit les données de facturation dans le système de comptabilité fournisseur, soit manuellement, soit de manière automatisée. Les méthodes de capture automatisées telles que la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’échange de données informatisé (EDI) peuvent accélérer ce processus et minimiser la saisie manuelle des données.

• Validation et rapprochement des factures : le système de comptabilité fournisseur vérifie l’exactitude des factures par rapport aux bons de commande et aux reçus. Les systèmes automatisés de rapprochement trilatéral peuvent réduire le risque d’erreurs et de divergences.

• Résolution des écarts : si le système détecte des divergences, il les résout avant approbation.

• Processus d’approbation : le système transmet les factures au personnel approprié pour approbation en fonction de seuils et de niveaux d’autorisation prédéfinis.

• Autorisation de paiement : le personnel autorise le paiement des factures approuvées.

• Traitement des paiements : l’entreprise planifie le paiement aux fournisseurs des factures approuvées, en tenant compte des conditions de paiement, des remises et des moyens de paiement préférés.

• Registre comptable : l’entreprise enregistre les factures et les paiements dans le système comptable.

• Rapprochement des paiements : l’entreprise rapproche les paiements avec les factures et les relevés bancaires.

• Rapprochement des déclarations fournisseur : l’entreprise rapproche les déclarations fournisseur avec les registres de comptabilité fournisseur.

Les processus du flux de travail de comptabilité fournisseur peuvent également inclure la génération de rapports et l’analyse des performances de la comptabilité fournisseur et les pratiques de gestion des fournisseurs. L’intégration des fournisseurs, l’évaluation des performances et la résolution des litiges sont toutes des pratiques importantes qui contribuent à la fluidité des opérations et permettent potentiellement de réaliser des économies.

Organigrammes du processus de comptabilité fournisseur

Les organigrammes du processus de comptabilité fournisseur représentent sous forme visuelle les étapes du traitement des factures et des paiements aux fournisseurs. La complexité de ces organigrammes varie en fonction de la taille de l’organisation et de ses besoins spécifiques. Voici deux exemples courants.

Organigramme de processus de comptabilité fournisseur basique

Cet organigramme décrit les étapes fondamentales d’un processus de comptabilité fournisseur typique :

Début -> Réception de la facture -> Validation de la facture -> Approbation -> Traitement du paiement -> Registre comptable -> Fin

Organigramme détaillé du processus de comptabilité fournisseur

Cet organigramme fournit une vue plus complète du processus de comptabilité fournisseur, avec des étapes et des points de décision supplémentaires :

Début -> Réception de la facture -> Saisie ou capture des données -> Rapprochement de la facture -> Résolution des écarts -> Processus d’approbation -> Autorisation de paiement -> Traitement du paiement -> Rapprochement du paiement -> Rapprochement de la déclaration fournisseur -> Fin

Ce sont des exemples simplifiés. Les organigrammes de processus de comptabilité fournisseur réels peuvent être beaucoup plus détaillés, avec des étapes supplémentaires, des points de décision et des boucles de rétroaction. Ces organigrammes représentent le processus de comptabilité fournisseur et servent à identifier les domaines potentiels d’amélioration et d’automatisation.

Défis liés aux processus de comptabilité fournisseur et solutions à ces défis

Le processus de comptabilité fournisseur peut présenter des défis qui coûtent du temps et de l’argent aux entreprises. Voici les défis courants et leurs solutions.

Saisie manuelle des données

La saisie manuelle des données prend du temps et peut entraîner des erreurs et des retards dans le traitement et le paiement des factures. Ces erreurs peuvent donner lieu à des paiements en double, des montants incorrects et des échanges tendus avec les fournisseurs.

• Solution : les solutions de comptabilité fournisseur automatisées utilisent la technologie OCR pour extraire les données des factures, automatiser le rapprochement trilatéral et simplifier les flux de travail d’approbation. Cela permet de réduire les interventions manuelles, de minimiser les erreurs et d’accélérer les temps de traitement.
  

Flux d’approbation inefficaces

Des processus d’approbation longs et complexes peuvent créer des goulots d’étranglement, retarder les paiements et faire manquer des remises pour paiement anticipé. Cela peut dégrader les relations avec les fournisseurs et nuire aux flux de trésorerie de l’entreprise.

• Solution : un flux de travail d’approbation numérique clair avec des procédures de routage, de notification et d’escalade automatisées peut faciliter l’approbation des factures en temps opportun et réduire les délais.
  

Visibilité limitée

Sans visibilité en temps réel sur les processus de comptabilité fournisseur, il devient difficile de suivre l’état des factures, d’identifier les goulots d’étranglement et de surveiller les indicateurs clés de performance (KPI). Ce manque de contrôle peut entraîner des surprises, des délais non respectés et une prise de décision sous-optimale.

• Solution : un tableau de bord centralisé offrant une visibilité en temps réel sur tous les aspects du processus de comptabilité fournisseur permet de suivre l’état des factures, de surveiller les flux d’approbation, d’identifier les exceptions et d’analyser les indicateurs clés de performance. La visibilité ainsi gagnée permet une gestion proactive et une prise de décision éclairée.
  

Gestion de la fraude et des risques

Les processus de comptabilité fournisseur sont vulnérables face à divers types de fraude tels que les paiements en double ou non autorisés et les fausses factures. Ces activités frauduleuses peuvent entraîner des pertes financières importantes et nuire à la réputation d’une entreprise.

• Solution : des contrôles internes rigoureux tels que la séparation des tâches, des audits réguliers et des mécanismes de détection de la fraude peuvent atténuer le risque de fraude. Les solutions d’automatisation de la comptabilité fournisseur qui intègrent des fonctionnalités de prévention de la fraude telles que le paiement en double et la détection des anomalies peuvent également remplir ce rôle.
  

Gestion de la relation fournisseur

Entretenir des relations solides avec les fournisseurs contribue au respect des délais de livraison, permet d'obtenir des conditions favorables et facilite la résolution des litiges. Le manque de communication et les retards de paiement peuvent dégrader ces relations.

• Solution : des canaux de communication clairs avec les fournisseurs permettent aux entreprises de les informer régulièrement de l’état des paiements et de répondre rapidement à toute préoccupation ou problème. Les portails fournisseurs et les plateformes collaboratives peuvent faciliter la communication.
  

Intégration avec les progiciels de gestion intégrée (ERP)

Le manque d’intégration entre les systèmes de comptabilité fournisseur et les systèmes ERP peut entraîner des silos de données, des problèmes de saisie manuelle de données et des difficultés de rapprochement. Cela peut nuire à l’efficacité et créer des incohérences dans les rapports financiers.

• Solution : intégrez les solutions de comptabilité fournisseur aux systèmes ERP. Cela élimine la saisie manuelle des données, réduit les erreurs et garantit la cohérence des données dans l’ensemble de l’organisation.
  

Comment simplifier le processus de comptabilité fournisseur ?

La simplification du processus de comptabilité fournisseur est essentielle pour améliorer les opérations, réduire les erreurs et renforcer les relations avec les fournisseurs. Voici quelques stratégies à suivre :

• Utiliser un logiciel de traitement des factures : des logiciels peuvent automatiser la capture des données, le codage et les flux de travail d’approbation. Cela élimine la saisie manuelle, réduit les erreurs et accélère le temps de traitement.

• Utiliser des moyens de paiement électroniques : les moyens de paiement électroniques tels que les virements ACH et les cartes virtuelles permettent d’automatiser les paiements, ce qui élimine le besoin de remplir des chèques et de les envoyer par la poste.

• Automatiser le processus de rapprochement : des outils automatisés se chargent de rapprocher les factures, les bons de commande et les rapports de réception avec une grande précision, ce qui permet d’éviter les trop-payés.

• Normaliser les formats de factures : un format de facture électronique normalisé (par exemple, PDF) simplifie la saisie et le traitement des données.

• Mettre en place des flux de travail d’approbation clairs : un processus d’approbation cohérent garantit un examen rapide des factures et réduit les goulots d’étranglement.

• Négocier des conditions de paiements réguliers : conclure des conditions de paiements réguliers avec les fournisseurs peuvent simplifier la planification des paiements et améliorer la gestion des flux de trésorerie.

• Stocker numériquement des documents : le stockage de tous les documents liés à la comptabilité fournisseur (par exemple, les factures, les bons de commande) dans un référentiel numérique centralisé permet de les conserver de manière organisée pour qu'ils restent facilement accessibles.

• Établir des canaux de communication avec les fournisseurs : un canal de communication centralisé pour les demandes des fournisseurs garantit des réponses rapides et minimise les confusions.

• Profiter de remises pour paiement anticipé : ces remises fournisseur permettent de réduire les coûts et d’améliorer les flux de trésorerie.

• Ajuster les calendriers de paiement : des calendriers de paiement stratégiques permettent de maximiser le fonds de roulement et d’éviter les pénalités de retard.

• Mettre l’accent sur les relations avec les fournisseurs : des relations solides avec les fournisseurs peuvent vous aider à négocier des conditions de paiement favorables et à résoudre rapidement tout problème.