Les comptes fournisseurs (CF) sont le processus de gestion et de paiement des biens et services qu’une entreprise a reçus à crédit de ses fournisseurs ou vendeurs. L’entreprise peut soit gérer le processus de CF manuellement, soit l’automatiser. En 2022, 63 % des services de CF dans le monde étaient entièrement ou partiellement automatisés.

Ci-dessous, nous vous expliquons comment fonctionne le processus de comptabilité fournisseurs, pourquoi il est important pour les entreprises et comment vous pouvez mettre en œuvre et maintenir un processus de comptabilité fournisseurs efficace et performant.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Qu’est-ce qui est impliqué dans le processus de comptabilité fournisseurs à cycle complet?
  
• Pourquoi la gestion des comptes fournisseurs est-elle importante pour les entreprises?
  
• Composantes d’un flux de travail efficace de la comptabilité fournisseurs
  
• Organigrammes du processus de comptabilité fournisseurs
  
• Les défis liés aux processus de comptabilité fournisseurs et la façon de les résoudre
  
• Comment simplifier le processus de comptabilité fournisseurs
  

Qu’est-ce qui est impliqué dans le processus de comptabilité fournisseurs à cycle complet?

Le processus de comptabilité fournisseurs à cycle complet comprend une série d’étapes interconnectées, notamment les suivantes :

• Création et approbation des bons de commande (BC) : Le service des achats crée un bon de commande qui décrit les biens ou services demandés, leur quantité, le prix convenu et d’autres détails pertinents. Le personnel autorisé examine et approuve le bon de commande.

• Rapprochement de la réception de marchandises et des factures : Le service génère une réception de marchandises pour confirmer la livraison des biens ou des services. Le personnel compare ce document au bon de commande original et à la facture du fournisseur pour confirmer l’exactitude et l’uniformité des prix et de la quantité.

• Vérification et approbation des factures : Le personnel vérifie la facture pour détecter tout écart, erreur ou incohérence dans des détails tels que les informations sur le fournisseur, le numéro de facture, la date, la description des articles, les quantités, les prix et les taxes applicables. L’entreprise résout toute divergence avant de transmettre la facture pour approbation.

• Enregistrement des factures et autorisation de paiement : L’entreprise enregistre la facture dans le système comptable de l’entreprise et le système attribue les codes comptables du grand livre appropriés. Le système autorise le paiement, en tenant compte des éventuelles conditions de paiement ou remises.

• Traitement et rapprochement des paiements : L’entreprise traite le paiement selon les conditions convenues. Après le paiement, l’équipe des comptes fournisseurs rapproche le paiement avec la facture et met à jour les registres comptables en conséquence.

Pourquoi la gestion des comptes fournisseurs est importante pour les entreprises

La façon dont une entreprise gère les comptes fournisseurs peut avoir de graves répercussions sur sa santé financière, son efficacité opérationnelle et sa compétitivité globale. Un bon processus de gestion des comptes fournisseurs peut avoir les effets suivants sur une entreprise :

• Améliorer le fonds de roulement : Une gestion efficace des comptes fournisseurs améliore le fonds de roulement en suivant les paiements de manière stratégique et en négociant des conditions favorables avec les fournisseurs. Cela permet aux entreprises de libérer des flux de trésorerie, de réduire les coûts d’emprunt et d’investir dans des initiatives de croissance.

• Atténuer les risques financiers : Un bon processus de comptabilité fournisseurs permet d’identifier et d’atténuer les risques financiers tels que la fraude, les erreurs et les pénalités de retard. En utilisant des contrôles internes rigoureux tels que la séparation des tâches et des audits réguliers, les entreprises peuvent protéger leurs actifs et respecter les réglementations financières.

• Obtenir un avantage concurrentiel : Pour les entreprises, un processus de comptabilité fournisseurs simplifié peut se traduire par plus de flexibilité et de résilience sur le marché. Elles peuvent créer un avantage concurrentiel en traitant les factures rapidement, en recourant à des remises pour paiement anticipé et en entretenant de solides relations avec les fournisseurs.

• Obtenir des informations basées sur les données : Les solutions de comptabilité fournisseurs modernes offrent des outils d’analyse puissants qui peuvent fournir des informations précieuses sur les habitudes de dépenses, le rendement des fournisseurs et les tendances en matière de flux de trésorerie. Les entreprises peuvent utiliser ces informations pour prendre des décisions basées sur les données qui affinent leurs processus de comptabilité fournisseurs et favorisent l’amélioration continue.

• Soutenir les objectifs stratégiques : Les entreprises peuvent aligner leurs processus de comptabilité fournisseurs sur des objectifs commerciaux plus larges tels que la réduction des coûts, la gestion des risques et la croissance.

Composantes d’un flux de travail efficace de la comptabilité fournisseurs

Voici les étapes d’un flux de travail classique de comptabilité fournisseurs :

• Réception et saisie des factures : Les fournisseurs envoient des factures papier ou électroniques. L’entreprise saisit les données de facturation dans le système de comptabilité fournisseurs, soit manuellement, soit par le biais d’une automatisation. Les méthodes de capture automatisées telles que la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) et l’échange de données informatisé (EDI) peuvent accélérer ce processus et minimiser la saisie manuelle des données.

• Validation et rapprochement des factures : Le système de comptabilité fournisseurs vérifie l’exactitude des factures par rapport aux bons de commande et aux documents de réception. Les systèmes automatisés de triple rapprochement peuvent réduire le risque d’erreurs et d’écarts.

• Résolution des écarts : Si le système détecte des écarts, il les résout avant approbation.

• Processus d’approbation : Le système dirige les factures vers le personnel approprié pour approbation en fonction de seuils et de niveaux d’autorisation prédéfinis.

• Autorisation de paiement : Le personnel autorise le paiement des factures approuvées.

• Traitement des paiements : L’entreprise planifie les factures approuvées pour le paiement aux fournisseurs, en tenant compte des conditions de paiement, des remises et des moyens de paiement préférés.

• Écriture comptable : L’entreprise enregistre les factures et les paiements dans le système comptable.

• Rapprochement des paiements : L’entreprise rapproche les paiements avec les factures et les relevés bancaires.

• Rapprochement des relevés fournisseurs : L’entreprise rapproche les relevés des fournisseurs avec les enregistrements des comptes fournisseurs.

Les processus de flux de travail des comptes fournisseurs peuvent également impliquer la génération de rapports et l’examen des analyses pour obtenir des informations sur les performances des comptes fournisseurs et les pratiques de gestion des fournisseurs. L’intégration des fournisseurs, l’évaluation des performances et la résolution des litiges sont toutes des pratiques importantes qui contribuent à la fluidité des opérations et aux économies de coûts potentielles.

Organigrammes du processus de comptabilité fournisseurs

Les organigrammes du processus de comptabilité fournisseurs représentent visuellement les étapes du traitement des factures et des paiements aux fournisseurs. La complexité de ces organigrammes varie en fonction de la taille de l’organisation et de ses besoins spécifiques. Voici deux exemples courants.

Organigramme de processus de CF de base

Cet organigramme décrit les étapes fondamentales d’un processus de comptabilité fournisseurs typique :

Début -> Réception de la facture -> Validation de la facture -Approbation > -Traitement des paiements > -> Écriture comptable -> Fin

Organigramme détaillé du processus de CF

Cet organigramme fournit une vue plus complète du processus de comptabilité fournisseurs, y compris des étapes et des points de décision supplémentaires :

Début -> Réception de facture -> Saisie ou capture de données -> Rapprochement des factures -> Résolution des écarts -> Processus d’approbation -> Autorisation de paiement -> Traitement des paiements -> Rapprochement des paiements -> Rapprochement des relevés fournisseurs -> Fin

Bien qu’il s’agisse d’exemples simplifiés, les organigrammes de processus de comptabilité fournisseurs réels peuvent être beaucoup plus détaillés, intégrant des étapes, des points de décision et des boucles de rétroaction supplémentaires. Ces organigrammes représentent le processus de comptabilité fournisseurs pour identifier les domaines potentiels d’amélioration et d’automatisation.

Les défis liés aux processus de comptabilité fournisseurs et la façon de les résoudre

Le processus de la comptabilité fournisseurs peut présenter des défis qui coûtent du temps et de l’argent aux entreprises. Voici les défis courants et leurs solutions.

Saisie manuelle des données

La saisie manuelle des données prend du temps, est sujette aux erreurs et peut entraîner des retards dans le traitement et le paiement des factures. Ces erreurs peuvent entraîner des paiements en double, des montants incorrects et des relations tendues avec les fournisseurs.

• La solution : Les solutions de comptabilité fournisseurs automatisées utilisent la technologie ROC pour extraire les données des factures, automatiser le triple rapprochement et simplifier les flux de travail d’approbation. Cela permet de réduire les interventions manuelles, de minimiser les erreurs et d’accélérer les temps de traitement.
  

Processus d’approbation inefficaces

Des processus d’approbation longs et complexes peuvent créer des goulots d’étranglement, retarder les paiements et passer à côté de remises pour paiement anticipé. Cela peut mettre à rude épreuve les relations avec les fournisseurs et nuire aux flux de trésorerie de l’entreprise.

• La solution : Un processus d’approbation numérique clair avec des procédures d’acheminement, de notification et d’escalade automatisées peut faciliter l’approbation des factures en temps opportun et réduire les délais.
  

Visibilité limitée

Sans visibilité en temps réel sur les processus de comptabilité fournisseurs, il devient difficile de suivre l’état des factures, d’identifier les goulots d’étranglement et de surveiller les indicateurs de rendement clés (IRC). Ce manque de contrôle peut entraîner des surprises, des délais non respectés et une prise de décision sous-optimale.

• La solution : Un tableau de bord centralisé des comptes fournisseurs offrant une visibilité en temps réel sur tous les aspects du processus des comptes fournisseurs permet de suivre l’état des factures, de surveiller les flux d’approbation, d’identifier les exceptions et d’analyser les indicateurs de rendement clés. Cette visibilité permet une gestion proactive et une prise de décision éclairée.
  

Gestion de la fraude et des risques

Les processus de comptabilité fournisseurs sont vulnérables à divers types de fraude tels que les paiements en double ou non autorisés et les fausses factures. Ces activités frauduleuses peuvent entraîner des pertes financières importantes et nuire à la réputation d’une entreprise.

• La solution : Des contrôles internes rigoureux tels que la séparation des tâches, des audits réguliers et des mécanismes de détection de la fraude peuvent atténuer le risque de fraude. Il en va de même pour les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs qui intègrent des fonctionnalités de prévention de la fraude telles que le paiement en double et la détection des anomalies.
  

Gestion de la relation fournisseur

Le maintien de relations solides avec les fournisseurs permet d’obtenir des livraisons dans les délais, des conditions favorables et une résolution efficace des litiges. Les ruptures de communication et les retards de paiement peuvent mettre à rude épreuve ces relations.

• La solution : Des canaux de communication clairs avec les fournisseurs permettent aux entreprises de fournir des mises à jour régulières sur l’état des paiements et de répondre rapidement à toute préoccupation ou à tout problème. Les portails fournisseurs et les plateformes collaboratives peuvent faciliter une meilleure communication.
  

Intégration avec les systèmes de planification des ressources organisationnelles (PRO)

Le manque d’intégration entre les systèmes de comptabilité fournisseurs et les systèmes PRO peut entraîner des problèmes liés aux silos de données, à la saisie manuelle des données et au rapprochement. Cela peut nuire à l’efficacité et créer des incohérences dans l’information financière.

• La solution : Intégrez les solutions de comptabilité fournisseurs et les systèmes PRO. Cela élimine la saisie manuelle des données, réduit les erreurs et garantit la cohérence des données dans l’ensemble de l’organisation.
  

Comment simplifier le processus de comptabilité fournisseurs

La simplification du processus de comptabilité fournisseurs est essentielle pour améliorer les opérations, réduire les erreurs et renforcer les relations avec les fournisseurs. Voici quelques stratégies à adopter :

• Utiliser un logiciel de traitement des factures : Les logiciels peuvent automatiser la capture de données, le codage et les flux de travail d’approbation. Cela élimine la saisie manuelle des données, réduit les erreurs et accélère le temps de traitement.

• Utiliser des moyens de paiement électroniques : Les moyens de paiement électroniques tels que les virements ACH et les cartes virtuelles permettent d’automatiser les paiements, éliminant ainsi le besoin de rédiger et d’envoyer manuellement des chèques.

• Automatiser le processus de rapprochement : Des outils automatisés permettent de rapprocher les factures, les bons de commande et les rapports de réception avec une plus grande précision, ce qui permet d’éviter les trop-payés.

• Normaliser les formats de factures : Un format de facture électronique normalisé (par exemple, PDF) simplifie la saisie et le traitement des données.

• Mettre en place des flux de travail d’approbation clairs : Un processus d’approbation cohérent garantit un examen rapide des factures et réduit les goulots d’étranglement.

• Négocier des modalités de paiement cohérentes : Des conditions de paiement cohérentes avec les fournisseurs peuvent simplifier la planification des paiements et améliorer la gestion des flux de trésorerie.

• Stocker numériquement les documents : Le stockage de tous les documents liés aux comptes fournisseurs (par exemple, les factures, les bons de commande) dans un référentiel numérique centralisé permet de les garder facilement accessibles et organisés.

• Établir des canaux de communication avec les fournisseurs : Un canal de communication centralisé pour les demandes des fournisseurs garantit des réponses rapides et minimise la confusion.

• Profiter de remises pour paiement anticipé : Ces remises des fournisseurs permettent de réduire les coûts et d’améliorer les flux de trésorerie.

• Affiner les délais de paiement : Des délais de paiement stratégiques permettent de maximiser le fonds de roulement et d’éviter les pénalités de retard.

• Mettre l’accent sur les relations avec les fournisseurs : Des relations solides avec les fournisseurs peuvent vous aider à négocier des conditions de paiement favorables et à résoudre rapidement tout problème.