La contabilità fornitori è l'insieme di procedure per la gestione e il pagamento di beni e servizi che un'azienda ha ricevuto a credito dai propri fornitori. L'azienda può gestire manualmente le procedure della contabilità fornitori o automatizzarle. Nel 2022, il 63% dei reparti di contabilità fornitori a livello globale era completamente o parzialmente automatizzato.

Di seguito, spiegheremo come funzionano le procedure della contabilità fornitori, perché sono importanti per le aziende e come puoi implementare e mantenere procedure della contabilità fornitori efficaci e perfettamente funzionanti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa comporta il ciclo completo delle procedure della contabilità fornitori?
  
• Perché la gestione della contabilità fornitori è importante per le attività?
  
• Componenti di un flusso di lavoro efficace per la contabilità fornitori
  
• Diagrammi di flusso delle procedure della contabilità fornitori
  
• Sfide delle procedure della contabilità fornitori e come risolverle
  
• Come semplificare le procedure della contabilità fornitori
  

Cosa comporta il ciclo completo delle procedure della contabilità fornitori?

Il ciclo completo delle procedure della contabilità fornitori comprende una serie di passaggi interconnessi, tra cui:

• Creazione e approvazione dell'ordine di acquisto (OdA): l'ufficio acquisti crea un ordine di acquisto che delinea i beni o servizi richiesti, la loro quantità, il prezzo concordato e altri dettagli rilevanti. Il personale autorizzato esamina e approva l'ordine di acquisto.

• Corrispondenza tra ricevuta della merce e fattura: il reparto genera una ricevuta per confermare la consegna di merci o servizi. Il personale confronta questo documento con l'ordine di acquisto originale e la fattura del fornitore per verificare l'accuratezza e la coerenza dei prezzi e delle quantità.

• Verifica e approvazione della fattura: il personale controlla la fattura per verificare la presenza di eventuali discrepanze, errori o incongruenze nei dettagli come le informazioni sul fornitore, il numero della fattura, la data, le descrizioni degli articoli, le quantità, i prezzi e le imposte applicabili. L'azienda risolve eventuali discrepanze prima di inoltrare la fattura per l'approvazione.

• Registrazione della fattura e autorizzazione al pagamento: La società registra la fattura nel sistema contabile della società e il sistema assegna i codici di contabilità generale appropriati. Il sistema autorizza il pagamento, tenendo conto di eventuali termini di pagamento o sconti.

• Elaborazione e riconciliazione del pagamento: l'azienda elabora il pagamento secondo i termini concordati. Dopo il pagamento, il team della contabilità fornitori riconcilia il pagamento con la fattura e aggiorna di conseguenza le scritture contabili.

Perché la gestione della contabilità fornitori è importante per le attività?

Il modo in cui un'azienda gestisce la contabilità fornitori può avere un notevole impatto sulla sua salute finanziaria, sull'efficienza operativa e sulla competitività complessiva. L'adozione di procedure consolidate per la contabilità fornitori può avere i seguenti effetti su un'attività:

• Migliora il capitale circolante: una gestione efficace della contabilità fornitori migliora il capitale circolante programmando i pagamenti in modo strategico e negoziando condizioni favorevoli con i fornitori. Di conseguenza le attività possono disporre del flusso di cassa, ridurre i costi di finanziamento e investire in iniziative di crescita.

• Mitiga i rischi finanziari: se le procedure della contabilità fornitori sono ben organizzate, consentono di identificare e mitigare i rischi finanziari come frodi, errori e penali per ritardato pagamento. Utilizzando solidi controlli interni come la segregazione dei compiti e audit regolari, le attività possono salvaguardare i propri beni e rispettare le normative finanziarie.

• Genera un vantaggio competitivo: per le attività, procedure della contabilità fornitori semplificate possono significare maggiore flessibilità e resilienza sul mercato. Le attività possono ottenere un vantaggio competitivo elaborando le fatture rapidamente, ricorrendo a sconti per pagamenti anticipati e mantenendo solide relazioni con i fornitori.

• Sviluppa approfondimenti basati sui dati: le moderne soluzioni di contabilità fornitori offrono potenti strumenti analitici in grado di fornire preziose informazioni sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sulle tendenze del flusso di cassa. Le attività possono utilizzare queste informazioni per prendere decisioni basate sui dati che perfezionano le procedure della contabilità fornitori e consentono il miglioramento continuo.

• Sostiene gli obiettivi strategici: le aziende possono allineare le proprie procedure della contabilità fornitori con obiettivi aziendali più ampi, come la riduzione dei costi, la gestione del rischio e la crescita.

Componenti di un flusso di lavoro efficace per la contabilità fornitori

Di seguito sono riportati i passaggi di un tipico flusso di lavoro della contabilità fornitori:

• Ricezione e acquisizione delle fatture: i fornitori inviano fatture cartacee o elettroniche. L'azienda inserisce i dati della fattura nel sistema di contabilità fornitori, manualmente o automaticamente. I metodi di acquisizione automatizzati, come la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e lo scambio elettronico di dati (EDI), possono accelerare questo processo e ridurre al minimo l'inserimento manuale dei dati.

• Convalida e abbinamento delle fatture: il sistema di contabilità fornitori verifica l'accuratezza delle fatture rispetto agli ordini di acquisto e ai documenti di ricezione. I sistemi automatizzati di corrispondenza a tre vie possono ridurre il rischio di errori e discrepanze.

• Risoluzione delle discrepanze: se il sistema rileva discrepanze, le risolve prima dell'approvazione.

• Flusso di lavoro di approvazione: il sistema indirizza le fatture al personale preposto all'approvazione in base a soglie e livelli di autorizzazione predefiniti.

• Autorizzazione al pagamento: il personale autorizza il pagamento delle fatture approvate.

• Elaborazione dei pagamenti: l'azienda pianifica le fatture approvate per il pagamento ai fornitori, tenendo conto dei termini di pagamento, degli sconti e delle modalità di pagamento preferite.

• Registrazione contabile l'azienda registra le fatture e i pagamenti nel sistema contabile.

• Riconciliazione dei pagamenti: l'azienda riconcilia i pagamenti con fatture ed estratti conto bancari.

• Riconciliazione dell'estratto conto del fornitore: l'azienda riconcilia gli estratti conto dei fornitori con le scritture della contabilità fornitori.

Le procedure per i flussi di lavoro della contabilità fornitori potrebbero anche comportare la generazione di report e l'analisi di analisi per informazioni dettagliate sulle prestazioni della contabilità fornitori e sulle pratiche di gestione dei fornitori. L'attivazione dei fornitori, la valutazione delle prestazioni e la risoluzione delle controversie sono tutte pratiche importanti che contribuiscono a operazioni più fluide e potenziali risparmi sui costi.

Diagrammi di flusso delle procedure della contabilità fornitori

I diagrammi di flusso delle procedure della contabilità fornitori rappresentano visivamente i passaggi dell'elaborazione delle fatture e dei pagamenti ai fornitori. Questi diagrammi di flusso variano in complessità a seconda delle dimensioni e dei requisiti specifici dell'organizzazione. Ecco due esempi comuni.

Diagramma di flusso di base per procedure della contabilità fornitori

Questo diagramma di flusso delinea i passaggi fondamentali delle tipiche procedure della contabilità fornitori:

Inizio -> Ricezione fattura -> Convalida fattura -> Approvazione -> Elaborazione pagamento -> Registrazione contabile -> Fine

Diagramma di flusso dettagliato per procedure della contabilità fornitori

Questo diagramma di flusso fornisce una visione più completa delle procedure di contabilità fornitori, tra cui passaggi aggiuntivi e punti decisionali:

Inizio -> Ricezione fattura -> Inserimento o acquisizione dei dati -> Abbinamento fattura -> Risoluzione delle discrepanze -> Flusso di lavoro di approvazione > Autorizzazione pagamento -> Elaborazione pagamento -> Riconciliazione pagamento -> Riconciliazione estratto conto fornitore -> Fine

Sebbene si tratti di esempi semplificati, i diagrammi di flusso delle procedure della contabilità fornitori reali possono essere molto più dettagliati, con passaggi aggiuntivi, punti decisionali e cicli di feedback. Questi diagrammi di flusso rappresentano le procedure di contabilità fornitori per identificare potenziali aree di miglioramento e automazione.

Sfide delle procedure della contabilità fornitori e come risolverle

Le procedure della contabilità fornitori possono presentare sfide che costano alle attività tempo e denaro. Ecco le sfide più comuni e le loro soluzioni.

Inserimento manuale dei dati

L'inserimento manuale dei dati è dispendioso in termini di tempo, soggetto a errori e può causare ritardi nell'elaborazione e nel pagamento delle fatture. Questi errori possono dar luogo a pagamenti doppi, importi errati e rapporti con i fornitori tesi.

• Soluzione: le soluzioni automatizzate per la di contabilità fornitori utilizzano la tecnologia OCR per estrarre i dati dalle fatture, automatizzare la corrispondenza a tre vie e semplificare i flussi di lavoro per l'approvazione. In questo modo si riducono gli interventi manuali, gli errori e si accelerano i tempi di elaborazione.
  

Flussi di lavoro per l'approvazione inefficienti

Flussi di lavoro per l'approvazione lunghi e complessi possono creare colli di bottiglia, ritardare i pagamenti e far perdere sconti per pagamenti anticipati. Ciò può mettere a dura prova le relazioni con i fornitori e danneggiare il flusso di cassa dell'attività.

• Soluzione: un flusso di lavoro per l'approvazione chiaro e digitale con instradamento automatizzato, notifiche e procedure di escalation può facilitare l'approvazione tempestiva delle fatture e ridurre i ritardi.
  

Visibilità limitata

Senza una visibilità in tempo reale sulle procedure della contabilità fornitori, diventa difficile tenere traccia dello stato delle fatture, identificare i colli di bottiglia e monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI). Questa mancanza di controllo può portare a sorprese, scadenze non rispettate e decisioni non ottimali.

• Soluzione: una dashboard centralizzata che fornisce visibilità in tempo reale su tutti gli aspetti delle procedure della contabilità fornitori può tenere traccia dello stato delle fatture, monitorare i flussi di lavoro per l'approvazione, identificare le eccezioni e analizzare i KPI. Questa visibilità consente una gestione proattiva e decisioni informate.
  

Gestione di frodi e rischi

Le procedure della contabilità fornitori sono vulnerabili a vari tipi di frode come pagamenti duplicati o non autorizzati e fatture false. Queste attività fraudolente possono comportare perdite finanziarie ingenti e danneggiare la reputazione di un'azienda.

• Soluzione: controlli interni rigorosi, come la separazione dei compiti, audit regolari e meccanismi di rilevamento delle frodi, possono ridurre il rischio di frode. Lo stesso vale per le soluzioni di automazione della contabilità fornitori che incorporano funzionalità di prevenzione delle frodi, come i pagamenti duplicati e il rilevamento delle anomalie.
  

Gestione delle relazioni con i fornitori

Mantenere relazioni solide con i fornitori aiuta a garantire consegne puntuali, condizioni favorevoli e una risoluzione efficace delle contestazioni. Interruzioni delle comunicazioni e ritardi nei pagamenti possono mettere a dura prova queste relazioni.

• Soluzione: canali di comunicazione chiari con i fornitori consentono alle aziende di fornire aggiornamenti regolari sullo stato dei pagamenti e di rispondere prontamente a qualsiasi dubbio o problema. I portali dei fornitori e le piattaforme collaborative possono migliorare la comunicazione.
  

Integrazione con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning)

La mancanza di integrazione tra i sistemi di contabilità fornitori e i sistemi ERP può portare a silos di dati, inserimento manuale dei dati e problemi di riconciliazione. Ciò può ostacolare l'efficienza e creare incongruenze nella reportistica finanziaria.

• Soluzione: integra soluzioni di contabilità fornitori e sistemi ERP. In questo modo non è più necessario inserire manualmente i dati, è possibile ridurre gli errori e garantire la coerenza dei dati nell'organizzazione.
  

Come semplificare le procedure della contabilità fornitori

La semplificazione procedure della contabilità fornitori è fondamentale per migliorare le operazioni, ridurre gli errori e rafforzare le relazioni con i fornitori. Ecco alcune strategie da adottare:

• Utilizza un software per l'elaborazione delle fatture: i software può automatizzare l'acquisizione dei dati, la codifica e i flussi di lavoro per l'approvazione. In questo modo non è più necessario inserire manualmente i dati, è possibile ridurre accelerano i tempi di elaborazione.

• Utilizza metodi di pagamento elettronici: i metodi di pagamento elettronici come i trasferimenti ACH e le carte virtuali possono automatizzare i pagamenti, eliminando la necessità di scrivere e inviare manualmente gli assegni.

• Automatizza la procedura di abbinamento: gli strumenti automatizzati sono in grado di abbinare con maggiore precisione fatture, ordini di acquisto e report di ricezione, evitando pagamenti in eccesso.

• Standardizza i formati delle fatture: un formato standardizzato per le fatture elettroniche (ad es. PDF) semplifica l'acquisizione e l'elaborazione dei dati.

• Imposta flussi di lavoro per l'approvazione chiari: una procedura di approvazione coerente garantisce revisioni tempestive delle fatture e riduce i colli di bottiglia.

• Negozia termini di pagamento coerenti: termini di pagamento coerenti con i fornitori possono semplificare la pianificazione dei pagamenti e migliorare la gestione del flusso di cassa.

• Archivia i documenti in formato digitale: l'archiviazione di tutti i documenti relativi alla contabilità fornitori (ad es. fatture, ordini di acquisto) in un archivio digitale centralizzato li rende facilmente accessibili e organizzati.

• Stabilisci canali di comunicazione con i fornitori: un canale di comunicazione centralizzato per le richieste dei fornitori garantisce risposte tempestive e minimizza la confusione.

• Approfitta degli sconti per il pagamento anticipato: questi sconti offerti dai fornitori possono ridurre i costi e migliorare il flusso di cassa.

• Perfeziona le tempistiche di pagamento: una tempistica strategica dei pagamenti può massimizzare il capitale circolante e prevenire le penali per ritardi nei pagamenti.

• Concentrati sulle relazioni con i fornitori: relazioni solide con i fornitori possono aiutarti a negoziare termini di pagamento favorevoli e risolvere rapidamente eventuali problemi.