Accounts payable (AP) is het proces van het beheren en betalen voor goederen en diensten die een bedrijf op krediet heeft ontvangen van zijn leveranciers of verkopers. Het bedrijf kan het AP-proces handmatig beheren of automatiseren. De wereldwijde markt voor automatisering van accounts payable zal naar verwachting groeien met een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 10,4% van 2024 tot 2034.

Hieronder leggen we uit hoe het crediteurenproces werkt, waarom het belangrijk is voor bedrijven en hoe je een goed functionerend, effectief crediteurenproces kunt implementeren en onderhouden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het accounts payable-proces?
  
• Waarom het beheer van de accounts payable belangrijk is voor ondernemingen
  
• Onderdelen van een effectieve accounts payable-workflow
  
• Wat zijn de stappen in het accounts payable-proces?
  
• Uitdagingen bij processen in de accounts payable en hoe deze op te lossen
  
• Best practices in het accounts payable-proces
  
• Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen
  

Wat is het accounts payable-proces?

Het crediteurenproces (AP-proces) is een fundamentele financiële workflow die verantwoordelijk is voor het beheren van de kortetermijnverplichtingen van een bedrijf aan zijn verkopers en leveranciers. Wanneer een onderneming goederen of diensten op krediet koopt, is de AP-afdeling belast met het bijhouden van deze verplichtingen vanaf de eerste ontvangst van een factuur tot de uiteindelijke uitbetaling van het geld.

Het belangrijkste doel van dit proces is ervoor te zorgen dat alle legitieme operationele kosten op tijd worden geverifieerd, goedgekeurd en afgehandeld, wat bedrijven helpt om sterke relaties met leveranciers te onderhouden, boetes voor te late betalingen te voorkomen en hun algehele cashflow te optimaliseren.

Waarom is crediteurenbeheer belangrijk voor bedrijven?

De manier waarop een bedrijf crediteuren beheert, kan ernstige gevolgen hebben voor de financiële gezondheid, de operationele efficiëntie en het algehele concurrentievermogen. Een sterk proces voor crediteurenbeheer kan de volgende effecten hebben op een bedrijf:

• Werkkapitaal verbeteren: Effectief beheer van de te betalen bedragen verbetert het werkkapitaal door betalingen strategisch te timen en gunstige voorwaarden met leveranciers uit te onderhandelen. Hierdoor kunnen ondernemingen cashflow vrijmaken, leenkosten verlagen en investeren in groei-initiatieven.

• Financiële risico's beperken: Een goed AP-proces helpt financiële risico's, zoals fraude, fouten, late kosten en boetes voor te late betaling, te identificeren en te beperken. Door gebruik te maken van sterke interne controles, zoals de scheiding van taken en regelmatige audits, kunnen ondernemingen hun activa beschermen en zich houden aan de financiële voorschriften.

• Een concurrentievoordeel behalen: Voor ondernemingen kan een vereenvoudigd AP-proces meer flexibiliteit en veerkracht op de markt betekenen. Ze kunnen een concurrentievoordeel creëren door facturen snel te verwerken, gebruik te maken van kortingen voor vroegtijdige betaling en sterke relaties met leveranciers te onderhouden.

• Gegevensgestuurde inzichten ontwikkelen: Moderne AP-oplossingen bieden krachtige analytische tools die waardevolle inzichten kunnen bieden in uitgavenpatronen, prestaties van leveranciers en cashflowtrends. Ondernemingen kunnen deze inzichten gebruiken om gegevensgestuurde beslissingen te nemen die hun AP-processen verfijnen en continue verbetering mogelijk maken.

• Strategische doelstellingen ondersteunen: Bedrijven kunnen hun AP-processen afstemmen op bredere bedrijfsdoelen, zoals kostenreductie, risicobeheer en groei.

Onderdelen van een effectief crediteurenproces

Dit zijn de stappen die horen bij een standaardcrediteurenproces:

• Aanmaken en goedkeuren van bestelling (PO): De inkoopafdeling maakt een geautoriseerde bestelling (PO) aan met de gevraagde goederen of diensten, hoeveelheden en overeengekomen prijzen.

• Ontvangstbewijs voor goederen: Bij levering genereert de ontvangende afdeling een ontvangstbewijs voor goederen om formeel te bevestigen dat de gevraagde goederen of diensten zijn aangekomen.

• Ontvangst en registratie van facturen: Leveranciers sturen papieren of elektronische facturen. Het bedrijf voert de factuurgegevens handmatig of geautomatiseerd in het AP-systeem in. Geautomatiseerde vastlegmethoden zoals Optical Character Recognition (OCR)-technologie en Electronic Data Interchange (EDI) kunnen dit proces versnellen en handmatige gegevensinvoer minimaliseren.

• Factuurvalidatie en matching: Het AP-systeem controleert facturen op nauwkeurigheid ten opzichte van inkooporders en ontvangstdocumenten. Geautomatiseerde driewegs-matchingsystemen kunnen het risico op fouten en afwijkingen verkleinen.

• Oplossen van afwijkingen: Als het systeem afwijkingen vindt, worden deze voor goedkeuring opgelost.

• Goedkeuringsworkflow: Het systeem stuurt facturen naar het juiste personeel ter goedkeuring op basis van vooraf gedefinieerde drempels en autorisatieniveaus.

• Betalingsautorisatie: Medewerkers autoriseren de goedgekeurde facturen voor betaling.

• Betalingsverwerking: Het bedrijf plant goedgekeurde facturen in voor betaling aan leveranciers, rekening houdend met betalingsvoorwaarden, kortingen en voorkeursbetaalmethoden.

• Boekhoudkundige boeking: Het bedrijf registreert facturen en betalingen in het boekhoudsysteem.

• Reconciliatie van betalingen: De onderneming reconcilieert betalingen met facturen en bankafschriften.

• Reconciliatie van overzichten van de leverancier: De onderneming reconcilieert de overzichten van leveranciers met de AP-records.

Crediteurenprocessen kunnen ook betrekking hebben op het genereren van rapporten en het bekijken van analyses voor inzicht in crediteurenprestaties en leveranciersbeheerpraktijken. Onboarding van leveranciers, prestatie-evaluatie en geschillenbeslechting zijn allemaal belangrijke praktijken die bijdragen aan een vlottere bedrijfsvoering en mogelijke kostenbesparingen.

Wat zijn de stappen in het proces voor crediteurenadministratie?

Stroomdiagrammen voor het proces voor crediteurenadministratie geven een visuele weergave van de stappen die betrokken zijn bij het verwerken van facturen en het doen van betalingen aan leveranciers. De complexiteit van deze stroomdiagrammen varieert, afhankelijk van de grootte en specifieke vereisten van de organisatie. Hier zijn twee veelvoorkomende voorbeelden.

Basisstroomdiagram crediteurenproces

Dit stroomdiagram schetst de basisstappen in een standaardcrediteurenproces:

• Ontvangst van de factuur: De organisatie ontvangt de factuur van een leverancier via de post, e-mail of een digitaal boekhoudportaal.

• Validatie van de factuur: Het AP-team controleert de factuur om ervoor te zorgen dat deze nauwkeurige facturatiegegevens, correcte belastinginformatie en legitieme leveranciersgegevens bevat.

• Goedkeuring: De factuur wordt doorgestuurd naar de interne stakeholder of het afdelingshoofd dat verantwoordelijk is voor de uitgave, voor officiële goedkeuring.

• Verwerking van de betaling: De geautoriseerde betaling wordt uitgevoerd via de voorkeursmethode van de leverancier, zoals een ACH-overschrijving (Automated Clearing House), bedrijfskaart of elektronische overschrijving.

• Boekhoudkundige boeking: De voltooide transactie wordt geregistreerd in het grootboek van het bedrijf om ervoor te zorgen dat de financiële boeken nauwkeurig worden bijgewerkt.

Gedetailleerd stroomdiagram crediteurenproces

Dit stroomdiagram biedt een uitgebreider beeld van het crediteurenproces, inclusief aanvullende stappen en beslissingspunten:

• Ontvangst van de factuur: Het bedrijf verzamelt officieel de inkomende factuur van de leverancier via fysieke of digitale distributiekanalen.

• Gegevensinvoer of vastleggen: Belangrijke factuurgegevens worden geëxtraheerd en geregistreerd in het financiële systeem, waarbij vaak gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde OCR-software om handmatig typen tot een minimum te beperken.

• Koppelen van de factuur: De factuur wordt vergeleken met de oorspronkelijke inkooporder (PO) en het ontvangstrapport om te bevestigen dat de gefactureerde bedragen overeenkomen met de bestelde en ontvangen artikelen.

• Oplossen van discrepanties: Als er verschillen in prijs, hoeveelheid of regelitems worden ontdekt, wordt de factuur gemarkeerd en opgelost met de leverancier of het interne team voordat er verder wordt gegaan.

• Goedkeuringsworkflow: De factuur doorloopt een vooraf bepaalde hiërarchische goedkeuringsketen op basis van het totale uitgavebedrag of specifieke afdelingsregels.

• Autorisatie van de betaling: De financiële leiding beoordeelt de goedgekeurde batch met facturen en keurt de officiële vrijgave van het geld goed.

• Verwerking van de betaling: De uitbetaling wordt formeel uitgevoerd via het bankportaal, waarbij het geld wordt overgeschreven naar de rekening van de leverancier.

• Reconciliatie van de betaling: De voltooide transactie wordt direct gekoppeld aan de bankafschriften van het bedrijf om te bevestigen dat de interne kasboeken perfect overeenkomen met de werkelijke bankactiviteiten.

• Reconciliatie van het overzicht van de leverancier: Het AP-team controleert periodiek het overzicht van de openstaande saldo's van de leverancier met de interne administratie om te bevestigen dat er geen ontbrekende facturen, uitstaande tegoeden of dubbele boekingen zijn.

Dit zijn slechts vereenvoudigde voorbeelden. Echte stroomdiagrammen voor het crediteurenproces kunnen veel gedetailleerder zijn, met extra stappen, beslissingspunten en feedbacklussen. Deze stroomdiagrammen vertegenwoordigen het crediteurenproces om potentiële gebieden voor verbetering en automatisering te identificeren.

Uitdagingen in crediteurenprocessen en de oplossingen

Het crediteurenproces kan uitdagingen met zich meebrengen die bedrijven tijd en geld kosten. Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen en hun oplossingen.

Handmatige gegevensinvoer

Handmatige gegevensinvoer is tijdrovend, foutgevoelig en vertragingen bij de verwerking en betaling van facturen veroorzaken. De fouten kunnen leiden tot dubbele betalingen, onjuiste bedragen en gespannen relaties met leveranciers.

• Oplossing: Geautomatiseerde AP-oplossingen gebruiken OCR-technologie om gegevens uit facturen te extraheren, de driewegkoppeling te automatiseren en goedkeuringsworkflows te vereenvoudigen. Dit vermindert handmatige interventie, minimaliseert fouten en versnelt de verwerkingstijden.
  

Inefficiënte goedkeuringsworkflows

Lange en complexe goedkeuringsworkflows kunnen knelpunten creëren, betalingen vertragen, kortingen voor vroege betaling mislopen en leiden tot boetes voor te late betaling. Dit kan de relaties met leveranciers onder druk zetten en de cashflow van de onderneming schaden.

• Oplossing: Een duidelijke, digitale goedkeuringsworkflow met geautomatiseerde routing, meldingen en escalatieprocedures kan tijdige goedkeuringen van facturen vergemakkelijken en vertragingen verminderen.
  

Beperkte zichtbaarheid

Zonder realtime inzicht in crediteurenprocessen wordt het moeilijk om de factuurstatus te volgen, knelpunten te identificeren en belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) te monitoren. Dit gebrek aan controle kan leiden tot verrassingen, gemiste deadlines en suboptimale besluitvorming.

• Oplossing: Een gecentraliseerd AP-dashboard dat realtime inzicht biedt in alle aspecten van het AP-proces kan de factuurstatus volgen, goedkeuringsworkflows bewaken, uitzonderingen identificeren en KPI's analyseren. Deze zichtbaarheid maakt proactief beheer en weloverwogen besluitvorming mogelijk.
  

Fraude- en risicobeheer

AP-processen zijn kwetsbaar voor verschillende soorten fraude, zoals dubbele of ongeautoriseerde betalingen en nepfacturen. Deze frauduleuze activiteiten kunnen leiden tot aanzienlijke financiële verliezen en de reputatie van een bedrijf schaden.

• Oplossing: Sterke interne controles, zoals functiescheiding, regelmatige audits en mechanismen voor fraudedetectie, kunnen het risico op fraude beperken. Dat geldt ook voor oplossingen voor AP-automatisering die functies voor fraudepreventie bevatten, zoals detectie van dubbele betalingen en anomalieën.
  

Beheer van leveranciersrelaties

Het onderhouden van sterke relaties met leveranciers helpt bij het verzekeren van tijdige leveringen, gunstige voorwaarden en effectieve geschillenbeslechting. Communicatiestoringen en betalingsachterstanden kunnen deze relaties onder druk zetten.

• Oplossing: Duidelijke communicatiekanalen met leveranciers stellen ondernemingen in staat om regelmatig updates te geven over de betalingsstatus en eventuele zorgen of problemen onmiddellijk aan te pakken. Portalen voor leveranciers en samenwerkingsplatforms kunnen een betere communicatie vergemakkelijken.
  

Integratie met ERP-systemen (Enterprise Resource Planning)

Gebrek aan integratie tussen crediteurensystemen en ERP-systemen kan leiden tot gegevenssilo's, handmatige gegevensinvoer en reconciliatieproblemen. Dit kan de efficiëntie belemmeren en leiden tot inconsistenties in de financiële verslaglegging.

• Oplossing: Integreer AP-oplossingen en ERP-systemen. Dit elimineert handmatige gegevensinvoer, vermindert fouten en zorgt voor gegevensconsistentie in de hele organisatie.
  

Best practices in het accounts payable-proces

Het vereenvoudigen van het AP-proces is de sleutel tot het verbeteren van de activiteiten, het verminderen van fouten en het versterken van de relaties met leveranciers. Hier zijn enkele effectieve strategieën:

Accounts payable-procesautomatisering

• Gebruik software voor factuurverwerking: Software kan gegevensregistratie, codering en goedkeuringsworkflows automatiseren. Dit elimineert handmatige gegevensinvoer, vermindert fouten en versnelt de verwerkingstijd.

• Gebruik elektronische betaalmethoden: Elektronische betaalmethoden zoals ACH-overschrijvingen en virtuele kaarten kunnen betalingen automatiseren, waardoor handmatig uitschrijven en verzenden van cheques overbodig wordt.

• Automatiseer het matchingproces: Geautomatiseerde tools kunnen facturen, bestellingen en ontvangstrapporten met grotere nauwkeurigheid matchen, waardoor overbetaling wordt voorkomen.

• Sla documenten digitaal op: Door alle AP-gerelateerde documenten (bijv. facturen, inkooporders) in een gecentraliseerde digitale repository op te slaan, blijven ze gemakkelijk toegankelijk en georganiseerd.

Andere best practices

• Standaardiseer factuurformaten: Een gestandaardiseerd elektronisch factuurformaat (bijv. pdf) vereenvoudigt de vastlegging en verwerking van gegevens.

• Stel duidelijke goedkeuringsworkflows in: Een consistent goedkeuringsproces zorgt voor tijdige beoordelingen van facturen en vermindert knelpunten.

• Onderhandel over consistente betalingsvoorwaarden: Consistente betalingsvoorwaarden met verkopers kunnen het plannen van betalingen vereenvoudigen en het beheer van de cashflow verbeteren.

• Zet communicatiekanalen voor leveranciers op: Een gecentraliseerd communicatiekanaal voor vragen van leveranciers zorgt voor snelle antwoorden en minimaliseert verwarring.

• Profiteer van kortingen voor vroege betaling: Deze kortingen van de leverancier kunnen de kosten verlagen en de cashflow verbeteren.

• Verfijn de betalingstijd: Strategische betalingstijd kan het werkkapitaal maximaliseren en boetes voor laattijdige betalingen voorkomen.

• Focus op leveranciersrelaties: Sterke relaties met leveranciers kunnen je helpen bij het onderhandelen over gunstige betalingsvoorwaarden en het snel oplossen van eventuele problemen.

Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen

Stripe Revenue Recognition helpt je bij het stroomlijnen van de boekhouding op transactiebasis – inclusief audits, maandafsluiting, rapportage en meer – zodat je je boekhouding efficiënter en nauwkeuriger kunt afsluiten. Het automatiseert en configureert omzetrapportages om je te helpen voldoen aan ASC 606 en IFRS 15.

Omzetverantwoording kan je helpen met het volgende:

• Een completer beeld van je omzet krijgen: bekijk in het Stripe-dashboard al je Stripe-transacties en -voorwaarden, en importeer gegevens van buiten Stripe.

• Omzetrapporten automatiseren: genereer kant-en-klare boekhoudrapporten – zonder technische middelen.

• Aanpassen aan je bedrijf: maak en automatiseer aangepaste regels om omzet te verwerken, in lijn met de boekhoudpraktijken van je bedrijf.

• Controleer in realtime: bereid je voor op controles door elk omzetbedrag te traceren naar de onderliggende klanten en transacties.

Meer informatie over hoe Revenue Recognition je kan helpen te voldoen aan de wereldwijde boekhoudprincipes, of vandaag nog aan de slag.