Het crediteurenproces wordt ook wel 'accounts payable' of kortweg AP genoemd. Het gaat hierbij om het beheren en betalen van goederen en diensten die een bedrijf op krediet heeft ontvangen van leveranciers of verkopers. Het bedrijf kan het crediteurenproces handmatig beheren of automatiseren. In 2022 was 63% van de crediteurenafdelingen wereldwijd geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd.

Hieronder leggen we uit hoe het crediteurenproces werkt, waarom het belangrijk is voor bedrijven en hoe je een goed functionerend, effectief crediteurenproces kunt implementeren en onderhouden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat komt er kijken bij het volledige crediteurenproces?
  
• Waarom is crediteurenbeheer belangrijk voor bedrijven?
  
• Onderdelen van een effectief crediteurenproces
  
• Stroomdiagrammen van crediteurenprocessen
  
• Uitdagingen in crediteurenprocessen en de oplossingen
  
• Manieren om het crediteurenproces te vereenvoudigen
  

Wat komt er kijken bij het volledige crediteurenproces?

Het volledige crediteurenproces omvat een reeks onderling verbonden stappen, waaronder de volgende:

• Aanmaken en goedkeuren van inkooporders: De inkoopafdeling maakt een inkooporder aan die een overzicht geeft van de gevraagde goederen of diensten, hun hoeveelheid, de overeengekomen prijs en andere relevante details. Geautoriseerd personeel controleert de inkooporder en keurt deze goed.

• Goederenontvangst en factuurmatching: De afdeling genereert een goederenbon om de levering van goederen of diensten te bevestigen. Het personeel vergelijkt dit document met de oorspronkelijke inkooporder en de factuur van de leverancier om de nauwkeurigheid en consistentie in prijzen en hoeveelheid te controleren.

• Verificatie en goedkeuring van facturen: Het personeel controleert de factuur op afwijkingen, fouten of inconsistenties in details zoals leveranciersgegevens, factuurnummer, datum, artikelbeschrijvingen, hoeveelheden, prijzen en toepasselijke belastingen. Het bedrijf lost eventuele afwijkingen op voordat de factuur ter goedkeuring wordt doorgestuurd.

• Factuurregistratie en betalingsautorisatie: Het bedrijf registreert de factuur in het boekhoudsysteem en het systeem wijst de juiste grootboekcodes toe. Het systeem autoriseert de betaling, rekening houdend met eventuele betaalvoorwaarden of kortingen.

• Verwerking en reconciliatie van betalingen: Het bedrijf verwerkt de betaling volgens de afgesproken voorwaarden. Na betaling reconcilieert het crediteurenteam de betaling met de factuur en werkt de boekhouding dienovereenkomstig bij.

Waarom is crediteurenbeheer belangrijk voor bedrijven?

De manier waarop een bedrijf crediteuren beheert, kan ernstige gevolgen hebben voor de financiële gezondheid, de operationele efficiëntie en het algehele concurrentievermogen. Een sterk proces voor crediteurenbeheer kan de volgende effecten hebben op een bedrijf:

• Werkkapitaal verbeteren: Effectief crediteurenbeheer verbetert het werkkapitaal door betalingen strategisch te timen en gunstige voorwaarden te onderhandelen met leveranciers. Hierdoor kunnen bedrijven cashflow vrijmaken, de financieringskosten verlagen en investeren in groei-initiatieven.

• Financiële risico's beperken: Een goed crediteurenproces helpt bij het identificeren en beperken van financiële risico's zoals fraude, fouten en boetes voor te late betaling. Door gebruik te maken van sterke interne controles, zoals functiescheiding en regelmatige audits, kunnen bedrijven hun activa beschermen en zich houden aan de financiële regelgeving.

• Concurrentievoordeel krijgen: Voor bedrijven kan een vereenvoudigd crediteurenproces meer flexibiliteit en veerkracht op de markt betekenen. Ze kunnen een voorsprong op de concurrentie behalen door facturen snel te verwerken, korting bij vroegtijdige betaling te gebruiken en sterke relaties met leveranciers te onderhouden.

• Datagestuurde inzichten ontwikkelen: Moderne crediteurenoplossingen bieden krachtige analytische tools die waardevolle inzichten kunnen verschaffen in bestedingspatronen, leveranciersprestaties en cashflowtrends. Met deze inzichten kunnen bedrijven datagestuurde beslissingen nemen die hun crediteurenprocessen verfijnen en continue verbetering mogelijk maken.

• Strategische doelstellingen ondersteunen: Bedrijven kunnen hun crediteurenprocessen afstemmen op bredere bedrijfsdoelstellingen, zoals kostenverlaging, risicobeheer en groei.

Onderdelen van een effectief crediteurenproces

Dit zijn de stappen die horen bij een standaardcrediteurenproces:

• Ontvangst en vastlegging van facturen: Leveranciers versturen papieren of elektronische facturen. Het bedrijf voert de factuurgegevens in het crediteurensysteem in, handmatig of geautomatiseerd. Geautomatiseerde vastleggingsmethoden zoals OCR-technologie (optische tekenherkenning) en EDI (elektronische gegevensuitwisseling) kunnen dit proces versnellen en handmatige gegevensinvoer minimaliseren.

• Validatie en matching van facturen: Het crediteurensysteem controleert de juistheid van facturen aan de hand van inkooporders en ontvangstdocumenten. Geautomatiseerde systemen voor drievoudige matching kunnen het risico op fouten en afwijkingen verminderen.

• Oplossen van afwijkingen: Als het systeem afwijkingen vindt, worden deze vóór goedkeuring opgelost.

• Goedkeuringsworkflow: Het systeem stuurt facturen naar het juiste personeel voor goedkeuring op basis van vooraf gedefinieerde drempels en autorisatieniveaus.

• Betalingsautorisatie: Personeel autoriseert de goedgekeurde facturen voor betaling.

• Betalingsverwerking: Het bedrijf plant goedgekeurde facturen voor betaling aan leveranciers, rekening houdend met betaaltermijnen, kortingen en de gewenste betaalmethoden.

• Boekhoudkundige invoer: Het bedrijf registreert facturen en betalingen in het boekhoudsysteem.

• Betalingsreconciliatie: Het bedrijf reconcilieert betalingen met facturen en bankafschriften.

• Reconciliatie leveranciersafschriften: Het bedrijf reconcilieert leveranciersafschriften met crediteurenrecords.

Crediteurenprocessen kunnen ook betrekking hebben op het genereren van rapporten en het bekijken van analyses voor inzicht in crediteurenprestaties en leveranciersbeheerpraktijken. Onboarding van leveranciers, prestatie-evaluatie en geschillenbeslechting zijn allemaal belangrijke praktijken die bijdragen aan een vlottere bedrijfsvoering en mogelijke kostenbesparingen.

Stroomdiagrammen van crediteurenprocessen

Stroomdiagrammen van crediteurenprocessen bieden een visuele weergave van de stappen voor het verwerken van facturen en het doen van betalingen aan leveranciers. Deze stroomdiagrammen variëren in complexiteit, afhankelijk van de grootte van de organisatie en specifieke vereisten. Hier zijn twee veelvoorkomende voorbeelden.

Basisstroomdiagram crediteurenproces

Dit stroomdiagram schetst de basisstappen in een standaardcrediteurenproces:

Start -> Ontvangst factuur -> Validatie factuur -> Goedkeuring -> Betalingsverwerking -> Boekhoudkundige invoer -> Einde

Gedetailleerd stroomdiagram crediteurenproces

Dit stroomdiagram biedt een uitgebreider beeld van het crediteurenproces, inclusief aanvullende stappen en beslissingspunten:

Start -> Ontvangst factuur -> Gegevensinvoer of -vastlegging -> Factuurmatching -> Oplossen van afwijkingen -> Goedkeuringsworkflow -> Betalingsautorisatie -> Betalingsverwerking -> Betalingsreconciliatie -> Reconciliatie leveranciersafschriften -> Einde

Dit zijn slechts vereenvoudigde voorbeelden. Echte stroomdiagrammen voor het crediteurenproces kunnen veel gedetailleerder zijn, met extra stappen, beslissingspunten en feedbacklussen. Deze stroomdiagrammen vertegenwoordigen het crediteurenproces om potentiële gebieden voor verbetering en automatisering te identificeren.

Uitdagingen in crediteurenprocessen en de oplossingen

Het crediteurenproces kan uitdagingen met zich meebrengen die bedrijven tijd en geld kosten. Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen en hun oplossingen.

Handmatige gegevensinvoer

Handmatige gegevensinvoer is tijdrovend, foutgevoelig en vertragingen bij de verwerking en betaling van facturen veroorzaken. De fouten kunnen leiden tot dubbele betalingen, onjuiste bedragen en gespannen relaties met leveranciers.

• Oplossing: Geautomatiseerde crediteurenoplossingen maken gebruik van OCR-technologie om gegevens uit facturen te extraheren, drievoudige matching te automatiseren en goedkeuringsworkflows te vereenvoudigen. Dit vermindert handmatige interventie, minimaliseert fouten en versnelt de verwerkingstijden.
  

Inefficiënte goedkeuringsworkflows

Langdurige en complexe goedkeuringsworkflows kunnen knelpunten veroorzaken, betalingen vertragen en kortingen voor vroegtijdige betalingen over het hoofd zien. Dit kan de relaties met leveranciers onder druk zetten en de cashflow van het bedrijf schaden.

• Oplossing: Een duidelijke, digitale goedkeuringsworkflow met geautomatiseerde routing-, meldings- en escalatieprocedures kan tijdige goedkeuring van facturen vergemakkelijken en vertragingen verminderen.
  

Beperkte zichtbaarheid

Zonder realtime inzicht in crediteurenprocessen wordt het moeilijk om de factuurstatus te volgen, knelpunten te identificeren en belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) te monitoren. Dit gebrek aan controle kan leiden tot verrassingen, gemiste deadlines en suboptimale besluitvorming.

• Oplossing: Een gecentraliseerd crediteurendashboard dat realtime inzicht biedt in alle aspecten van het crediteurenproces, en waarmee je de factuurstatus kunt volgen, goedkeuringsworkflows kunt monitoren, uitzonderingen kunt identificeren en KPI's kunt analyseren. Deze zichtbaarheid maakt proactief beheer en geïnformeerde besluitvorming mogelijk.
  

Fraude- en risicobeheer

Crediteurenprocessen zijn kwetsbaar voor verschillende soorten fraude, zoals dubbele of niet-geautoriseerde betalingen en valse facturen. Deze frauduleuze activiteiten kunnen leiden tot aanzienlijke financiële verliezen en de reputatie van een bedrijf schaden.

• Oplossing: Sterke interne controles, zoals functiescheiding, regelmatige audits en fraudedetectiemechanismen, kunnen het frauderisico beperken. Dat geldt ook voor geautomatiseerde crediteurenoplossingen die functies voor fraudepreventie bevatten, zoals detectie van dubbele betalingen en onregelmatigheden.
  

Beheer van leveranciersrelaties

Het onderhouden van sterke relaties met leveranciers helpt bij het verzekeren van tijdige leveringen, gunstige voorwaarden en effectieve geschillenbeslechting. Communicatiestoringen en betalingsachterstanden kunnen deze relaties onder druk zetten.

• Oplossing: Door duidelijke communicatiekanalen met leveranciers kunnen bedrijven regelmatig updates geven over de status van betalingen en eventuele zorgen of problemen onmiddellijk aanpakken. Leveranciersportalen en samenwerkingsplatforms kunnen een betere communicatie mogelijk maken.
  

Integratie met ERP-systemen (Enterprise Resource Planning)

Gebrek aan integratie tussen crediteurensystemen en ERP-systemen kan leiden tot gegevenssilo's, handmatige gegevensinvoer en reconciliatieproblemen. Dit kan de efficiëntie belemmeren en leiden tot inconsistenties in de financiële verslaglegging.

• Oplossing: Integreer crediteurenoplossingen en ERP-systemen. Dit elimineert handmatige gegevensinvoer, vermindert fouten en zorgt voor consistente gegevens in de hele organisatie.
  

Manieren om het crediteurenproces te vereenvoudigen

Door het crediteurenproces te vereenvoudigen kun je de bedrijfsvoering verbeteren, fouten verminderen en de relaties met leveranciers versterken. Hier zijn enkele beproefde strategieën:

• Gebruik software voor factuurverwerking: Software kan workflows voor het vastleggen, coderen en goedkeuren van gegevens automatiseren. Dit elimineert handmatige gegevensinvoer, vermindert fouten en versnelt de verwerkingstijd.

• Gebruik elektronische betaalmethoden: Met elektronische betaalmethoden zoals ACH-overschrijvingen en virtuele kaarten kun je betalingen automatiseren, zodat je cheques niet meer handmatig hoeft uit te schrijven en te versturen.

• Automatiseer het matchingproces: Geautomatiseerde tools kunnen facturen, inkooporders en ontvangstrapporten nauwkeuriger matchen, zodat je niet te veel betaalt.

• Standaardiseer factuurindelingen: Een gestandaardiseerde elektronische factuurindeling (zoals pdf) vereenvoudigt het vastleggen en verwerken van gegevens.

• Stel duidelijke goedkeuringsworkflows in: Een consistent goedkeuringsproces zorgt voor tijdige factuurcontroles en vermindert knelpunten.

• Onderhandel over consistente betaalvoorwaarden: Consistente betaalvoorwaarden voor leveranciers kunnen het plannen van betalingen vereenvoudigen en het cashflowbeheer verbeteren.

• Sla documenten digitaal op: Door alle crediteurendocumenten (zoals facturen en inkooporders) op te slaan op een gecentraliseerde digitale opslagplaats, blijven ze gemakkelijk toegankelijk en georganiseerd.

• Zet communicatiekanalen voor leveranciers op: Een gecentraliseerd communicatiekanaal voor vragen van leveranciers zorgt voor snelle antwoorden en minimaliseert verwarring.

• Profiteer van kortingen voor vervroegde betaling: Deze leverancierskortingen kunnen de kosten verlagen en de cashflow verbeteren.

• Verfijn de betalingsplanning: Met een strategische betalingsplanning kun je het werkkapitaal maximaliseren en boetes voor te late betaling voorkomen.

• Focus op leveranciersrelaties: Sterke relaties met leveranciers kunnen je helpen gunstige betaalvoorwaarden te onderhandelen en eventuele problemen snel op te lossen.