Las cuentas por pagar (AP) son el proceso de administrar y pagar bienes y servicios que una empresa recibió a crédito de sus proveedores o vendedores. La empresa puede gestionar el proceso de cuentas por pagar de forma manual o automatizarlo. En 2022, el 63 % de los departamentos de cuentas por pagar a nivel internacional estaban total o parcialmente automatizados.

A continuación, explicaremos cómo funciona el proceso de cuentas por pagar, por qué es importante para las empresas y cómo puedes implementar y mantener un proceso de cuentas por pagar eficaz y de alto funcionamiento.

¿Qué hay en este artículo?

• ¿Qué implica el proceso de cuentas por pagar de ciclo completo?
  
• Por qué la gestión de cuentas por pagar es importante para las empresas
  
• Componentes de un flujo de trabajo eficaz de cuentas por pagar
  
• Diagramas de flujo del proceso de cuentas por pagar
  
• Desafíos en los procesos de cuentas por pagar y cómo resolverlos
  
• Cómo simplificar el proceso de cuentas por pagar
  

¿Qué implica el proceso de cuentas por pagar de ciclo completo?

El proceso de cuentas por pagar de ciclo completo abarca una serie de pasos interconectados, entre los que se incluyen los siguientes:

• Creación y aprobación de pedidos de compra (PO): el departamento de compras crea un pedido de compra que describe los bienes o servicios solicitados, su cantidad, el precio acordado y otros detalles pertinentes. El personal autorizado revisa y aprueba el pedido de compra.

• Conciliación de entradas de mercancías y facturas: el departamento genera una entrada de mercancías para confirmar la entrega de mercancías o servicios. El personal compara este documento con la orden de compra original y la factura del proveedor para confirmar la exactitud y la coherencia en los precios y la cantidad.

• Verificación y aprobación de facturas: el personal verifica la factura en busca de discrepancias, errores o inconsistencias en detalles, como la información del proveedor, el número de factura, la fecha, las descripciones de los artículos, las cantidades, los precios y los impuestos aplicables. La empresa resuelve cualquier discrepancia antes de enviar la factura para su aprobación.

• Registro de facturas y autorización de pagos: la empresa registra la factura en el sistema contable de la empresa, y el sistema asigna los códigos de contabilidad general adecuados. El sistema autoriza el pago, teniendo en cuenta las condiciones de pago o descuentos.

• Procesamiento y conciliación de pagos: la empresa procesa el pago de acuerdo con las condiciones acordadas. Después del pago, el equipo de cuentas por pagar concilia el pago con la factura y actualiza los registros contables en consecuencia.

Por qué la gestión de cuentas por pagar es importante para las empresas

La forma en que una empresa gestiona las cuentas por pagar puede afectar seriamente a su salud financiera, su eficiencia operativa y su competitividad general. Un proceso sólido de gestión de cuentas por pagar puede tener los siguientes efectos en una empresa:

• Mejorar el capital de trabajo: la gestión eficaz de las cuentas por pagar mejora el capital circulante al programar los pagos estratégicamente y negociar condiciones favorables con los proveedores. Esto permite a las empresas liberar flujo de efectivo, reducir los costos de endeudamiento e invertir en iniciativas de crecimiento.

• Mitigar los riesgos financieros: un buen proceso de cuentas por pagar ayuda a identificar y mitigar los riesgos financieros, como el fraude, los errores y las multas por pagos atrasados. Mediante el uso de controles internos firmes, como la segregación de funciones y las auditorías periódicas, las empresas pueden salvaguardar sus activos y cumplir con las regulaciones financieras.

• Obtener una ventaja competitiva: para las empresas, un proceso simplificado de cuentas por pagar puede significar más flexibilidad y resiliencia en el mercado. Pueden crear una ventaja competitiva procesando facturas rápidamente, utilizando descuentos por pago anticipado y manteniendo relaciones sólidas con los proveedores.

• Desarrollar información basada en datos: las soluciones modernas de cuentas por pagar ofrecen potentes herramientas analíticas que pueden proporcionar información valiosa sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y las tendencias de flujo de caja. Las empresas pueden utilizar estos conocimientos para tomar decisiones basadas en datos que refinen sus procesos de cuentas por pagar y permitan una mejora continua.

• Respaldar los objetivos estratégicos: las empresas pueden alinear sus procesos de cuentas por pagar con objetivos empresariales más amplios, como la reducción de costos, la gestión de riesgos y el crecimiento.

Componentes de un flujo de trabajo eficaz de cuentas por pagar

Estos son los pasos involucrados en un flujo de trabajo típico de cuentas por pagar:

• Recepción y captura de facturas: los proveedores envían facturas en papel o electrónicas. La empresa introduce los datos de la factura en el sistema AP, ya sea manualmente o mediante automatización. Los métodos de captura automatizados, como la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el intercambio electrónico de datos (EDI), pueden acelerar este proceso y minimizar la entrada manual de datos.

• Validación y cotejo de facturas: el sistema AP verifica la exactitud de las facturas con respecto a los pedidos y los documentos de recepción. Los sistemas automatizados de emparejamiento de tres vías pueden reducir el riesgo de errores y discrepancias.

• Resolución de discrepancias: si el sistema encuentra discrepancias, las resuelve antes de la aprobación.

• Flujo de trabajo de aprobación: el sistema dirige las facturas al personal adecuado para su aprobación en función de umbrales y niveles de autorización predefinidos.

• Autorización de pago: el personal autoriza el pago de las facturas aprobadas.

• Procesamiento de pagos: la empresa programa las facturas aprobadas para el pago a los proveedores, teniendo en cuenta las condiciones de pago, los descuentos y los modos de pago preferidos.

• Asiento contable: la empresa registra las facturas y los pagos en el sistema contable.

• Conciliación de pagos: la empresa concilia los pagos con las facturas y los extractos bancarios.

• Conciliación de extractos de proveedores: la empresa concilia los extractos de proveedor con los registros de cuentas a pagar.

Los procesos de flujo de trabajo de cuentas por pagar también pueden implicar la generación de informes y el análisis para obtener información sobre el rendimiento de las cuentas por pagar y las prácticas de gestión de proveedores. El onboarding de proveedores, la evaluación del rendimiento y la resolución de disputas son prácticas importantes que contribuyen a que las operaciones sean más fluidas y a posibles ahorros de costos.

Diagramas de flujo del proceso de cuentas por pagar

Los diagramas de flujo del proceso de cuentas a pagar representan visualmente los pasos involucrados en procesar facturas y realizar pagos a proveedores. Estos diagramas de flujo varían en complejidad según el tamaño de la organización y los requisitos específicos. A continuación, se mencionan dos ejemplos comunes.

Diagrama de flujo básico del proceso de cuentas por pagar

Este diagrama de flujo describe los pasos fundamentales en un proceso de cuentas por pagar típico:

Inicio -> recepción de facturas -> validación de facturas -> aprobación -> procesamiento de pagos -> asiento contable -> Fin

Diagrama de flujo detallado del proceso de cuentas por pagar

Este diagrama de flujo proporciona una vista más completa del proceso de cuentas por pagar, incluidos los pasos adicionales y los puntos de decisión:

Inicio -> recepción de facturas -> entrada o captura de datos -> conciliación de facturas -> resolución de discrepancias -> flujo de trabajo de aprobación -> autorización de pago -> procesamiento de pagos -> conciliación de pagos -> conciliación de extractos de proveedores -> Fin

Si bien estos son ejemplos simplificados, los diagramas de flujo de procesos de cuentas por pagar reales pueden ser mucho más detallados e incorporar pasos adicionales, puntos de decisión y ciclos de retroalimentación. Estos diagramas de flujo representan el proceso de cuentas por pagar para identificar áreas potenciales de mejora y automatización.

Desafíos en los procesos de cuentas por pagar y cómo resolverlos

El proceso de cuentas por pagar puede presentar desafíos que cuestan tiempo y dinero a las empresas. A continuación, se muestran los desafíos comunes y sus soluciones.

Entrada manual de datos

La entrada manual de datos requiere mucho tiempo, es propensa a errores y puede provocar retrasos en el procesamiento y el pago de las facturas. Estos errores pueden dar lugar a pagos duplicados, montos incorrectos y relaciones tensas con los proveedores.

• Solución: las soluciones automatizadas de cuentas por pagar utilizan la tecnología OCR para extraer datos de las facturas, automatizar la coincidencia de tres vías y simplificar los flujos de trabajo de aprobación. Esto reduce la intervención manual, minimiza los errores y acelera los tiempos de procesamiento.
  

Flujos de trabajo de aprobación ineficientes

Los flujos de trabajo de aprobación largos y complejos pueden crear cuellos de botella, retrasar los pagos y hacer pasar por alto descuentos por pagos anticipados. Esto puede tensar las relaciones con los proveedores y perjudicar el flujo de caja de la empresa.

• Solución: un flujo de trabajo de aprobación digital claro con enrutamiento, notificaciones y procedimientos de derivación automatizados puede facilitar la aprobación oportuna de facturas y reducir los retrasos.
  

Visibilidad limitada

Sin visibilidad en tiempo real de los procesos de cuentas por pagar, se vuelve difícil realizar un seguimiento del estado de las facturas, identificar cuellos de botella y monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI). Esta falta de control puede dar lugar a sorpresas, plazos incumplidos y una toma de decisiones poco óptima.

• Solución: un panel de control centralizado de cuentas por pagar que proporcione visibilidad en tiempo real de todos los aspectos del proceso de cuentas por pagar puede realizar un seguimiento del estado de las facturas, monitorear los flujos de trabajo de aprobación, identificar excepciones y analizar los KPI. Esta visibilidad permite una gestión proactiva y una toma de decisiones informada.
  

Gestión de riesgos y fraude

Los procesos de cuentas por pagar son vulnerables a diversos tipos de fraude, como pagos duplicados o no autorizados y facturas falsas. Estas actividades fraudulentas pueden provocar pérdidas financieras sustanciales y dañar la reputación de una empresa.

• Solución: los controles internos sólidos, como la segregación de funciones, las auditorías periódicas y los mecanismos de detección de fraudes, pueden mitigar el riesgo de fraude. Lo mismo ocurre con las soluciones de automatización de cuentas por pagar que incorporan funcionalidades de prevención de fraude, como pagos duplicados y detección de anomalías.
  

Gestión de las relaciones con los proveedores

Mantener relaciones sólidas con los proveedores ayuda a asegurar entregas oportunas, condiciones favorables y una resolución de disputas eficaz. Las interrupciones en la comunicación y los retrasos en los pagos pueden tensar estas relaciones.

• Solución: los canales de comunicación claros con los proveedores permiten a las empresas proporcionar actualizaciones periódicas sobre el estado de los pagos y abordar con prontitud cualquier inquietud o problema. Los portales de proveedores y las plataformas colaborativas pueden facilitar una mejor comunicación.
  

Integración con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

La falta de integración entre los sistemas de cuentas por pagar y los sistemas ERP puede dar lugar a silos de datos, entrada manual de datos y problemas de conciliación. Esto puede obstaculizar la eficiencia y crear inconsistencias en los informes financieros.

• Solución: integra soluciones de cuentas por pagar y sistemas de ERP. Esto elimina la entrada manual de datos, reduce los errores y garantiza la coherencia de los datos en toda la organización.
  

Cómo simplificar el proceso de cuentas por pagar

Simplificar el proceso de cuentas por pagar es clave para mejorar las operaciones, reducir los errores y fortalecer las relaciones con los proveedores. Estas son algunas de las estrategias a las que recurrir:

• Utiliza un software de procesamiento de facturas: el software puede automatizar los flujos de trabajo de captura, programación y aprobación de datos. Esto elimina la entrada manual de datos, reduce los errores y acelera el tiempo de procesamiento.

• Utiliza métodos de pago electrónicos: los métodos de pago electrónicos, como las transferencias de ACH y las tarjetas digitales, pueden automatizar los pagos, lo que elimina la necesidad de emitir y enviar cheques por correo de forma manual.

• Automatiza el proceso de emparejamiento: las herramientas automatizadas pueden hacer coincidir las facturas, las órdenes de compra y los informes de recepción con mayor precisión, lo que evita sobrepagos.

• Estandariza los formatos de las facturas: un formato estandarizado de factura electrónica (por ejemplo, PDF) simplifica la captura y el procesamiento de datos.

• Establece flujos de trabajo de aprobación claros: un proceso de aprobación coherente garantiza la revisión oportuna de las facturas y reduce los cuellos de botella.

• Negocia condiciones de pago coherentes: las condiciones de pago coherentes con los proveedores pueden simplificar la programación de pagos y mejorar la gestión del flujo de caja.

• Almacena documentos de forma digital: el almacenamiento de todos los documentos relacionados con cuentas por pagar (por ejemplo, facturas u órdenes de compra) en un repositorio digital centralizado los mantiene fácilmente accesibles y organizados.

• Establece canales de comunicación con los proveedores: un canal de comunicación centralizado para las consultas de los proveedores garantiza respuestas rápidas y minimiza la confusión.

• Aprovecha los descuentos por pago anticipado: estos descuentos a proveedores pueden reducir costos y mejorar el flujo de caja.

• Mejora los plazos de pago: un calendario de pagos estratégico puede maximizar el capital de trabajo y evitar multas por pagos atrasados.

• Enfócate en las relaciones con los proveedores: las relaciones sólidas con los proveedores pueden ayudarte a negociar condiciones de pago favorables y resolver cualquier problema con rapidez.