Leverantörsreskontra är processen att hantera och betala för varor och tjänster som ett företag har fått på kredit från sina leverantörer eller säljare. Företaget kan antingen hantera processen för leverantörsreskontra manuellt eller automatisera den. År 2022 var 63 % av avdelningarna för leverantörsreskontra runtom i världen helt eller delvis automatiserade.

Nedan förklarar vi hur leverantörsreskontraprocessen fungerar, varför den är viktig för företag och hur du kan implementera och underhålla en välfungerande, effektiv process.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är involverat i den fullständiga processen för leverantörsreskontra?
  
• Varför hantering av leverantörsreskontra är viktig för företag
  
• Komponenter i ett effektivt arbetsflöde för leverantörsreskontra
  
• Flödesscheman för processer för leverantörsreskontra
  
• Utmaningar i processer för leverantörsreskontra och hur man löser dem
  
• Hur man förenklar processen för leverantörsreskontra
  

Vad ingår i processen för leverantörsreskontra?

Processen för leverantörsreskontra med hela cykeln omfattar en serie sammankopplade steg, inklusive följande:

• Skapande och godkännande av inköpsorder: Inköpsavdelningen skapar en inköpsorder som beskriver de begärda varorna eller tjänsterna, deras kvantitet, det överenskomna priset och annan relevant information. Behörig personal granskar och godkänner inköpsordern.

• Godsmottagning och fakturamatchning: Avdelningen genererar ett godskvitto för att bekräfta leveransen av varor eller tjänster. Personalen jämför detta dokument med den ursprungliga inköpsordern och leverantörens faktura för att bekräfta riktighet och överensstämmelse i pris och kvantitet.

• Verifiering och godkännande av fakturor: Personalen kontrollerar fakturan för eventuella avvikelser, fel eller inkonsekvenser i uppgifter som leverantörsinformation, fakturanummer, datum, artikelbeskrivningar, kvantiteter, priser och tillämpliga skatter. Företaget löser eventuella avvikelser innan fakturan skickas vidare för godkännande.

• Fakturaregistrering och betalningsauktorisering: Företaget registrerar fakturan i företagets bokföringssystem och systemet tilldelar lämpliga huvudbokskoder. Systemet auktoriserar betalningen med hänsyn till eventuella betalningsvillkor eller rabatter.

• Betalningshantering och avstämning: Företaget behandlar betalningen enligt de överenskomna villkoren. Efter betalningen stämmer leverantörsreskontrateamet av betalningen mot fakturan och uppdaterar bokföringen i enlighet med detta.

Varför hantering av leverantörsreskontra är viktig för företag

Hur ett företag hanterar leverantörsskulder kan allvarligt påverka dess ekonomiska hälsa, operativa effektivitet och övergripande konkurrenskraft. En stark process för hantering av leverantörsreskontra kan ha följande effekter på ett företag:

• Förbättra rörelsekapitalet: Effektiv hantering av leverantörsreskontra förbättrar rörelsekapitalet genom att tidsmässigt anpassa betalningar och förhandla fram förmånliga villkor med leverantörer. Detta gör det möjligt för företag att frigöra kassaflöde, minska lånekostnaderna och investera i tillväxtinitiativ.

• Minska de finansiella riskerna: En bra process för leverantörsreskontra hjälper till att identifiera och minska finansiella risker som bedrägerier, fel och förseningsavgifter. Genom att använda starka interna kontroller, t.ex. ansvarsfördelning och regelbundna revisioner, kan företag skydda sina tillgångar och följa finansiella regler.

• Få en konkurrensfördel: För företag kan en förenklad process för leverantörsreskontra innebära mer flexibilitet och motståndskraft på marknaden. De kan skapa en konkurrensfördel genom att behandla fakturor snabbt, använda rabatter vid tidig betalning och upprätthålla starka leverantörsrelationer.

• Utveckla datadrivna insikter: Moderna lösningar för leverantörsreskontra erbjuder kraftfulla analysverktyg som kan ge värdefulla insikter om utgiftsmönster, leverantörsprestanda och kassaflödestrender. Företag kan använda dessa insikter för att fatta datadrivna beslut som förfinar deras processer för leverantörsreskontra och möjliggör ständiga förbättringar.

• Stödja strategiska mål: Företag kan anpassa sina processer för leverantörsreskontra till bredare affärsmål som kostnadsminskning, riskhantering och tillväxt.

Komponenter i ett effektivt arbetsflöde för leverantörsreskontra

Här är stegen som ingår i ett typiskt arbetsflöde för leverantörsreskontra:

• Mottagande och registrering av fakturor: Leverantörer skickar pappersfakturor eller elektroniska fakturor. Företaget matar in fakturauppgifterna i leverantörsreskontrasystemet, antingen manuellt eller automatiskt. Automatiserade registreringsmetoder som optisk teckenläsning (Optical Character Recognition, OCR) och överföring av strukturerad information (Electronic Data Interchange, EDI) kan påskynda denna process och minimera manuell datainmatning.

• Validering och matchning av fakturor: Leverantörsreskontrasystemet kontrollerar att fakturor stämmer med inköpsorder och mottagningsdokument. Automatiserade system för trevägsmatchning kan minska risken för fel och avvikelser.

• Avvikelselösning: Om systemet hittar avvikelser löser det dem innan godkännande.

• Arbetsflöde för godkännande: Systemet styr fakturor till lämplig personal för godkännande baserat på fördefinierade tröskelvärden och auktoriseringsnivåer.

• Betalningsauktorisering: Personalen auktoriserar betalning av de godkända fakturorna.

• Betalningshantering: Företaget schemalägger godkända fakturor för betalning till leverantörer, med hänsyn till betalningsvillkor, rabatter och föredragna betalningsmetoder.

• Bokföring: Företaget registrerar fakturor och betalningar i bokföringssystemet.

• Betalningsavstämning: Företaget stämmer av betalningar mot fakturor och kontoutdrag.

• Avstämning av leverantörens utdrag: Företaget stämmer av leverantörens utdrag mot leverantörsreskontra.

Arbetsflödesprocesser för leverantörsreskontra kan också innebära att generera rapporter och titta på analyser för att få insikt i prestanda för leverantörsreskontra och metoder för leverantörshantering. Onboarding av leverantörer, utvärdering av prestationer och tvistlösning är alla viktiga metoder som bidrar till smidigare verksamhet och potentiella kostnadsbesparingar.

Flödesscheman för leverantörsreskontraprocesser

Flödesscheman för leverantörsreskontraprocesser visar de steg som är involverade i behandling av fakturor och betalningar till leverantörer. Dessa flödesscheman varierar i komplexitet beroende på organisationens storlek och specifika krav. Här är två vanliga exempel.

Grundläggande flödesschema för leverantörsreskontraprocesser

Det här flödesschemat beskriver de grundläggande stegen i en typisk leverantörsreskontraprocess:

Start -> Fakturamottagning -> Fakturavalidering -> Godkännande -> Betalningshantering -> Bokföring -> Slut

Detaljerat flödesschema för leverantörsreskontraprocessen

Det här flödesschemat ger en mer heltäckande bild av leverantörsreskontraprocessen, inklusive ytterligare steg och beslutspunkter:

Start -> Fakturamottagning -> Datainmatning eller -registrering -> Fakturamatchning -> Avvikelselösning -> Arbetsflöde för godkännande -> Betalningsauktorisering -> Betalningsbehandling -> Betalningsavstämning -> Avstämning av leverantörens utdrag -> Slut

Även om detta är förenklade exempel kan verkliga flödesscheman för leverantörsreskontraprocesser vara mycket mer detaljerade och innehålla ytterligare steg, beslutspunkter och återkopplingsslingor. Dessa flödesscheman representerar leverantörsreskontraprocessen för att identifiera potentiella förbättrings- och automatiseringsområden.

Utmaningar i processer för leverantörsreskontra och hur man löser dem

Leverantörsreskontraprocessen kan innebära utmaningar som kostar företag tid och pengar. Här är de vanligaste utmaningarna och deras lösningar.

Manuell datainmatning

Manuell datainmatning är tidskrävande, felbenägen och kan leda till förseningar i fakturahantering och betalning. Dessa fel kan resultera i dubbla betalningar, felaktiga belopp och ansträngda leverantörsrelationer.

• Lösning: Automatiserade lösningar för leverantörsreskontra använder OCR-teknik för att extrahera data från fakturor, automatisera trevägsmatchning och förenkla arbetsflöden för godkännande. Detta minskar manuella ingrepp, minimerar fel och påskyndar handläggningstiderna.
  

Ineffektiva arbetsflöden för godkännande

Långdragna och komplexa arbetsflöden för godkännande kan skapa flaskhalsar, försena betalningar och leda till missade rabatter för tidig betalning. Detta kan anstränga leverantörsrelationer och skada företagets kassaflöde.

• Lösning: Ett tydligt, digitalt arbetsflöde för godkännande med automatiserade routing-, aviserings- och eskaleringsprocedurer kan underlätta snabba fakturagodkännanden och minska förseningar.
  

Begränsad synlighet

Utan insyn i processer för leverantörsreskontra i realtid blir det svårt att övervaka fakturastatus, identifiera flaskhalsar och övervaka nyckeltal (KPI). Denna brist på kontroll kan leda till överraskningar, missade deadlines och suboptimalt beslutsfattande.

• Lösning: En centraliserad dashboard för leverantörsreskontra som ger insyn i realtid i alla aspekter av leverantörsreskontraprocessen kan hålla koll på fakturastatus, övervaka arbetsflöden för godkännande, identifiera undantag och analysera KPI:er. Denna synlighet möjliggör proaktiv hantering och välgrundat beslutsfattande.
  

Bedrägeri- och riskhantering

Processer för leverantörsreskontra är sårbara för olika typer av bedrägerier såsom dubbelbetalningar, obehöriga betalningar och falska fakturor. Dessa bedrägliga aktiviteter kan leda till betydande ekonomiska förluster och skada ett företags rykte.

• Lösning: Starka interna kontroller som ansvarsfördelning, regelbundna revisioner och mekanismer för att upptäcka bedrägerier kan minska bedrägeririsken. Det kan även lösningar för automatisering av leverantörsreskontra som innehåller funktioner för att förebygga bedrägerier, t.ex. identifiering av dubbelbetalningar och avvikelser.
  

Hantering av leverantörsrelationer

Att upprätthålla starka relationer med leverantörer hjälper till att säkerställa snabba leveranser, förmånliga villkor och effektiv tvistlösning. Kommunikationsproblem och betalningsförseningar kan anstränga dessa relationer.

• Lösning: Tydliga kommunikationskanaler med leverantörer gör att företag kan tillhandahålla regelbundna uppdateringar om betalningsstatus och snabbt ta itu med eventuella problem eller frågor. Leverantörsportaler och samarbetsplattformar kan underlätta bättre kommunikation.
  

Integration med ERP-system

Bristande integration mellan system för leverantörsreskontra och ERP-system kan leda till datasilos, manuell datainmatning och avstämningsutmaningar. Detta kan hämma effektiviteten och skapa inkonsekvenser i den finansiella rapporteringen.

• Lösning: Integrera leverantörsreskontralösningar och ERP-system. Detta eliminerar manuell datainmatning, minskar antalet fel och säkerställer datakonsekvens i hela organisationen.
  

Så förenklar du leverantörsreskontraprocessen

Att förenkla leverantörsreskontraprocessen är nyckeln till att förbättra verksamheten, minska antalet fel och stärka leverantörsrelationerna. Här är några bra strategier:

• Använd programvara för fakturahantering: Programvara kan automatisera arbetsflöden för datainsamling, kodning och godkännande. Detta eliminerar manuell datainmatning, minskar antalet fel och påskyndar bearbetningstiden.

• Använd elektroniska betalningsmetoder: Elektroniska betalningsmetoder som ACH-överföringar och virtuella kort kan automatisera betalningar och eliminera behovet av manuell checkskrivning och postning.

• Automatisera matchningsprocessen: Automatiserade verktyg kan matcha fakturor, inköpsorder och mottagningsrapporter med större noggrannhet, vilket förhindrar överbetalning.

• Standardisera fakturaformat: Ett standardiserat elektroniskt fakturaformat (t.ex. PDF) förenklar datainsamling och bearbetning.

• Ställ in tydliga arbetsflöden för godkännande: En konsekvent godkännandeprocess säkerställer fakturagranskningar i rätt tid och minskar flaskhalsar.

• Förhandla fram konsekventa betalningsvillkor: Konsekventa betalningsvillkor med leverantörer kan förenkla betalningsplaneringen och förbättra kassaflödeshanteringen.

• Lagra dokument digitalt: Genom att lagra alla dokument relaterade till leverantörsreskontra (t.ex. fakturor, inköpsorder) i ett centraliserat digitalt arkiv hålls de lättillgängliga och organiserade.

• Upprätta kommunikationskanaler för leverantörer: En centraliserad kommunikationskanal för leverantörsförfrågningar säkerställer snabba svar och minimerar förvirring.

• Dra nytta av rabatter vid tidig betalning: Dessa leverantörsrabatter kan minska kostnaderna och förbättra kassaflödet.

• Förbättra betalningstiden: Strategiskt anpassad tid för betalning kan maximera rörelsekapitalet och förhindra straffavgifter för sena betalningar.

• Fokusera på leverantörsrelationer: Starka relationer med leverantörer kan hjälpa dig att förhandla fram förmånliga betalningsvillkor och snabbt lösa eventuella problem.