应付账款 (AP) 是管理和支付公司从其供应商或供货商获得的赊购商品和服务的过程。公司可以手动或自动管理应付账款流程。2022 年，全球 63% 的应付账款部门实现了全自动或部分自动化。

下面我们将解释应付账款流程的运作流程、其对企业的重要性以及如何实施和维护高效的应付账款流程。

目录

• 全周期应付账款流程包括哪些内容？
  
• 为什么应付账款管理对企业至关重要？
  
• 有效应付账款工作流程的组成部分
  
• 应付账款流程图
  
• 应付账款流程中的挑战及解决方法
  
• 如何简化应付账款流程
  

全周期应付账款流程包括哪些内容？

全周期应付账款流程包含一系列相互关联的步骤，包括：

• 采购订单 (PO) 创建和批准： 采购部门创建一份 PO，列出所需商品或服务、数量、约定价格及其他相关信息。授权人员会审核并批准该 PO。

• 货物接收和账单匹配： 该部门生成收货单以确认商品或服务的交付情况。工作人员将该文件与原始 PO 及供应商账单进行比较，以确认价格和数量的一致性。

• 账单核对与审批： 人员检查账单中的差异、错误或不一致之处，如供应商信息、账单号码、日期、项目描述、数量、价格及适用税款。在转交账单审批前，公司会解决任何差异问题。在转交账单审批前，公司会解决任何差异问题。

• 账单记录和付款授权： 公司将账单记录在公司的会计系统中，系统分配相应的总账代码。系统会根据任何付款条件或折扣授权付款。

• 付款处理和对账： 公司根据约定条款处理付款。付款后，应付账款团队将付款与账单进行对账，并相应更新会计记录。

为什么应付账款管理对企业至关重要

公司管理应付账款的方式会严重影响其财务状况、运营效率和整体竞争力。强大的应付账款管理流程可以对业务产生以下影响：

• 改善营运资金： 通过战略性地安排付款时间和与供应商协商有利的条款，有效的应付账款管理可以提高营运资本，从而释放现金流，降低借贷成本，并投资于增长计划。

• 降低财务风险： 良好的应付账款流程有助于识别和减轻财务风险，例如欺诈、错误和逾期付款罚款。通过强有力的内部控制措施，如职责分离和定期审计，企业可以保护其资产并遵守财务法规。

• 获得竞争优势： 简化的应付账款流程可为企业带来更大的市场灵活性和韧性。快速处理账单、利用提前付款折扣以及维护强大的供应商关系，能够为企业创造竞争优势。

• 提供数据驱动的洞察： 现代应付账款解决方案提供强大的分析工具，可对支出模式、供应商绩效和现金流趋势提供有价值的洞察。企业可以利用这些洞察做出数据驱动的决策，优化应付账款流程，实现持续改进。

• 支持战略目标： 公司可以使其应付账款流程与更广泛的业务目标保持一致，例如降低成本、风险管理和增长。

有效应付账款工作流程的组成部分

以下是典型应付账款工作流程的步骤：

• 账单接收与录入： 供应商发送纸质或电子账单。公司将账单数据手动或通过自动化录入应付账款系统。自动化方式如光学字符识别 (OCR) 技术和电子数据交换 (EDI) 可以加快这一流程并减少手动数据录入。

• 账单验证和匹配： 应付账款系统根据采购订单和收货单据检查账单的准确性。自动化的三方匹配系统可减少错误和不一致的风险。

• 差异解决： 系统发现差异后会在审批前进行解决。

• 审批流程： 系统根据预定义的门槛和授权级别将账单定向给相应人员进行审批。

• 付款授权： 人员对已批准的账单进行付款授权。

• 支付处理： 公司安排已批准的账单付款，考虑付款条款、折扣和优选的付款方式。

• 会计录入： 公司在会计系统中记录账单和付款。

• 付款对账： 公司将付款与账单及银行对账单进行核对。

• 供应商对账： 公司将供应商对账单与应付账款记录进行核对。

应付账款工作流程还可能包括生成报告及分析，以提供有关应付账款绩效和供应商管理实践的洞察。供应商入驻、绩效评估和争议解决都是促进业务顺畅运作和潜在节省成本的重要实践。

应付账款流程图

应付账款流程图通过视觉方式展示处理账单和向供应商付款的步骤。根据组织的规模和具体需求，这些流程图的复杂性有所不同。以下是两种常见示例：

应付账款基本流程图

此流程图概述了典型应付账款流程中的基本步骤：

开始 -> 账单收据 -> 账单验证 ->审批 -> 付款处理 -> 会计录入 -> 结束

详细的应付账款流程图

此流程图提供了应付账款流程的更全面视图，包括其他步骤和决策点：

开始 -> 账单收据 -> 数据录入或捕捉 -> 账单匹配 -> 差异解决 -> 审批流程 -> 付款授权 -> 付款处理 -> 付款对账 -> 供应商对账单对账 -> 结束

虽然这些是简化的例子，但实际的应付账款流程图可能更加详细，包含更多步骤、决策点和反馈循环。通过这些流程图，可以识别出改进和自动化的潜在领域。

应付账款流程中的挑战及解决方法

应付账款流程可能会面临一些让企业耗费时间和金钱的挑战。以下是常见挑战及其解决方案。

手动数据录入

手动录入耗时、易出错，可能导致账单处理和付款延迟。错误可能导致重复付款、金额不正确，并影响供应商关系。

• 解决方案： 自动化应付账款解决方案使用 OCR 技术从账单中提取数据，自动进行三方匹配并简化审批流程。这减少了人工干预，降低了错误并加快了处理时间。
  

审批流程效率低下

冗长且复杂的审批流程会导致瓶颈，延迟付款，并错失提前付款折扣。这会影响供应商关系和企业的现金流。

• 解决方案： 清晰的数字化审批流程，结合自动化路由、通知和升级程序，有助于加快账单审批并减少延误。
  

可见性有限

缺乏对应付账款流程的实时可见性，难以跟踪账单状态、识别瓶颈并监控关键绩效指标 (KPI)。这可能导致意外、错过期限和决策不当。

• 解决方案： 集中式应付账款管理平台可以实时提供应付账款流程的全貌，跟踪账单状态、监控审批流程、识别异常并分析 KPI。这种可见性能够实现主动管理和明智决策。
  

欺诈和风险管理

应付账款流程易受各类欺诈影响，如重复或未经授权的付款和虚假账单。这些欺诈活动可能导致重大财务损失并损害公司声誉。

• 解决方案： 强有力的内部控制措施，如职责分离、定期审计和欺诈检测机制，可以降低欺诈风险。应付账款自动化解决方案也可以通过重复付款和异常检测功能预防欺诈。
  

供应商关系管理

维持与供应商的良好关系有助于确保及时交付、获得有利条款并有效解决争议。沟通不畅和付款延迟可能会影响这些关系。

• 解决方案： 与供应商建立清晰的沟通渠道，确保定期提供付款状态更新，并迅速解决任何问题。供应商门户和协作平台有助于改善沟通。
  

与企业资源规划 (ERP) 系统的集成

应付账款系统与 ERP 系统的缺乏集成可能导致数据孤岛、手动数据输入和对账挑战。这会妨碍效率并导致财务报告不一致。

• 解决方案： 将应付账款解决方案与 ERP 系统集成，消除手动数据输入、减少错误并确保数据在整个组织内的一致性。
  

如何简化应付账款流程

简化应付账款流程是提高运营效率、减少错误并加强供应商关系的关键。以下是一些行之有效的策略：

• 使用账单处理软件： 软件可以自动化数据采集、编码和审批流程。这样可以消除手动数据输入、减少错误并加快处理时间。

• 使用电子支付方式： ACH 转账和虚拟卡等电子支付方式可以自动支付，无需手写支票和邮寄。

• 自动化匹配过程： 自动化工具可以更准确地匹配账单、采购订单和接收报告，防止多付。

• 标准化账单格式： 标准化的电子账单格式（例如 PDF）简化了数据采集和处理。

• 设置清晰的审批工作流程： 一致的审批流程可确保及时审核账单并减少瓶颈。

• 协商一致的付款条件： 与供应商一致的付款条件可以简化付款计划并改善现金流管理。

• 以数字方式存储文档： 将所有与应付账款相关的文档（例如，账单、采购订单）存储在一个集中的数字存储库中，使它们易于访问和组织。

• 建立供应商沟通渠道： 供应商查询的集中沟通渠道可确保及时响应并最大限度地减少混淆。

• 利用提前付款折扣： 这些供应商折扣可以降低成本并改善现金流。

• 优化付款时间： 战略性付款时机可以最大限度地提高营运资金并防止逾期付款罚款。

• 关注供应商关系： 与供应商的牢固关系可以帮助您协商有利的付款条件并快速解决任何问题。