应付账款 (AP) 是指管理和支付公司以赊销方式从供应商处收到的商品和服务的流程。公司可以手动管理应付账款流程，也可以将其自动化。预计全球应付账款自动化市场规模 从 2024 年到 2034 年将以 10.4% 的复合年增长率 (CAGR) 增长。

下面我们将解释应付账款流程的运作流程、其对企业的重要性以及如何实施和维护高效的应付账款流程。

本文内容

• 什么是应付账款流程？
  
• 为什么应付账款管理对商家很重要
  
• 高响应付账款工作流的组成部分
  
• 应付账款流程包括哪些步骤？
  
• 应付账款流程面临的挑战及其解决方法
  
• 应付账款流程中的最佳实践
  
• Stripe Revenue Recognition 如何提供帮助
  

什么是应付账款流程？

应付账款流程是一种基础性财务工作流，负责管理公司对供应商的短期债务。当商家以赊销方式采购商品或服务时，应付账款部门负责跟踪从初始接收账单到最终现金支出的这些负债。

该流程的首要目标是确保所有合法的运营支出都得到核实、批准并按时结算，这有助于商家保持稳固的供应商关系、避免滞纳金并优化其整体现金流。

为什么应付账款管理对企业至关重要

公司管理应付账款的方式会严重影响其财务状况、运营效率和整体竞争力。强大的应付账款管理流程可以对业务产生以下影响：

• 改善营运资金： 有效的应付账款管理通过战略性地安排付款时间并与供应商协商有利条件，改善了营运资金。这使得商家能够释放现金流、降低借贷成本并投资于增长计划。

• 降低财务风险： 良好的应付账款流程有助于识别和降低诸如欺诈、错误、滞纳金和逾期付款罚金等财务风险。通过使用强有力的内部控制措施（如职责分离和定期审计），商家可以保护其资产并遵守财务法规。

• 获得竞争优势： 对于商家来说，简化的应付账款流程意味着在市场上具有更大的灵活性和韧性。他们可以通过快速 处理账单、利用提前付款折扣以及保持稳固的供应商关系来创造竞争优势。

• 开发数据驱动型洞见： 现代应付账款解决方案提供强大的分析工具，这些工具可以提供有关支出模式、供应商表现和现金流趋势的宝贵见解。商家可以利用这些洞见做出数据驱动型决策，以完善其应付账款流程并实现持续改进。

• 支持战略目标： 公司可以将其应付账款流程与更广泛的业务目标（如降低成本、风险管理和增长）相一致。

有效应付账款工作流程的组成部分

以下是典型应付账款工作流程的步骤：

• 创建并审批采购订单 (PO)： 采购部门创建一份已授权的 PO，列出所要求的商品或服务、数量及商定的价格。

• 收货文件： 交货后，收货部门会生成一份收货单，以正式确认所要求的商品或服务已到达。

• 接收和捕获账单： 供应商发送纸质或电子账单。公司可以手动或通过自动化将账单数据录入应付账款系统。光学字符识别 (OCR) 技术和电子数据交换 (EDI) 等自动捕获方法可以加速此流程并最大程度减少人工数据录入。

• 验证和匹配账单： 应付账款系统针对采购订单和收货文件检查账单是否准确。自动化三方匹配系统可以降低出现错误和差异的风险。

• 解决差异： 如果系统发现差异，则会在审批前将其解决。

• 审批工作流： 该系统会根据预定义阈值和授权级别，将账单引导至相应的工作人员进行审批。

• 付款授权： 工作人员对已审批的账单进行付款授权。

• 处理付款： 公司会根据付款条件、折扣和首选支付方式，将已审批的账单安排向供应商付款。

• 会计录入： 公司在会计系统中记录账单和付款。

• 付款对账： 商家将付款与账单和银行对账单进行 对账。

• 供应商对账单对账： 商家将供应商对账单与应付账款记录进行对账。

应付账款工作流程还可能包括生成报告及分析，以提供有关应付账款绩效和供应商管理实践的洞察。供应商入驻、绩效评估和争议解决都是促进业务顺畅运作和潜在节省成本的重要实践。

应付账款流程有哪些步骤？

应付账款流程图直观地展示了处理账单和向供应商付款所涉及的步骤。这些流程图的复杂性因组织的规模和具体要求而异。以下是两个常见的示例。

应付账款基本流程图

此流程图概述了典型应付账款流程中的基本步骤：

• 账单接收： 组织通过邮件、电子邮件或数字会计门户接收来自供应商的账单。

• 账单验证： AP 团队审核账单，以确保其包含准确的开单详细信息、正确的税务信息和合法的供应商凭证。

• 审批： 账单将发送给负责该费用的内部利益相关者或部门主管以获得正式审批。

• 支付处理： 授权支付将通过供应商的首选方式执行，例如 ACH 转账、公司卡或电汇。

• 会计分录： 最终的交易将记录在公司的总账中，以确保财务账簿准确更新。

详细的应付账款流程图

此流程图提供了应付账款流程的更全面视图，包括其他步骤和决策点：

• 账单接收： 公司通过物理或数字分发渠道正式收集来自供应商的传入账单。

• 数据录入或提取： 提取关键的账单详细信息并将其记录到财务系统中，通常利用自动化的 OCR 软件来最大限度地减少手动输入。

• 账单匹配： 账单将与原始采购订单（PO）和收货报告进行交叉比对，以确认入账金额与订购和收到的项目相符。

• 差异解决： 如果发现价格、数量或订单项存在任何差异，则会标记账单并与供应商或内部团队解决，然后再继续。

• 审批工作流： 账单根据总支出金额或特定的部门规则，通过预定的分层审批链进行路由。

• 支付授权： 财务领导审核批准的账单批次，并正式批准释放资金。

• 支付处理： 支出通过银行门户正式执行，将资金转账至供应商的账户。

• 支付对账： 已完成的交易将直接与公司银行对账单进行匹配，以确认内部现金账簿与实际的银行活动完全一致。

• 供应商对账单对账： AP 团队定期将供应商的未结余额对账单与内部记录进行交叉检查，以确认没有遗漏的账单、未结转账额或重复条目。

虽然这些是简化的例子，但实际的应付账款流程图可能更加详细，包含更多步骤、决策点和反馈循环。通过这些流程图，可以识别出改进和自动化的潜在领域。

应付账款流程中的挑战及解决方法

应付账款流程可能会面临一些让企业耗费时间和金钱的挑战。以下是常见挑战及其解决方案。

手动数据录入

手动录入耗时、易出错，可能导致账单处理和付款延迟。错误可能导致重复付款、金额不正确，并影响供应商关系。

• 解决方案： 自动化 AP 解决方案使用 OCR 技术从账单中提取数据，自动化三向匹配，并简化审批工作流。这减少了人工干预，最大限度地减少了错误，并加快了处理时间。
  

审批流程效率低下

漫长且复杂的审批工作流可能会造成瓶颈、延迟支付、错过提前支付折扣并产生滞纳金。这会拉紧供应商关系，损害企业的现金流。

• 解决方案： 带有自动路由、通知和升级程序的清晰的数字审批工作流可促进及时的账单审批并减少延迟。
  

可见性有限

缺乏对应付账款流程的实时可见性，难以跟踪账单状态、识别瓶颈并监控关键绩效指标 (KPI)。这可能导致意外、错过期限和决策不当。

• 解决方案： 集中式 AP 管理平台提供对 AP 流程各个方面的实时可见性，可以跟踪账单状态、监控审批工作流、识别异常情况并分析 KPI。这种可见性有助于进行主动管理并做出明智决策。
  

欺诈和风险管理

AP 流程容易受到各种欺诈的影响，例如重复或未授权支付以及伪造账单。这些欺诈活动可能导致重大经济损失，损害公司声誉。

• 解决方案： 强大的内部控制（如职责分离、定期审计和欺诈检测机制）可以降低欺诈风险。具有重复支付和异常检测等欺诈防范功能的 AP 自动化解决方案也可以降低这种风险。
  

供应商关系管理

维持与供应商的良好关系有助于确保及时交付、获得有利条款并有效解决争议。沟通不畅和付款延迟可能会影响这些关系。

• 解决方案： 与供应商建立清晰的沟通渠道可让企业定期提供支付状态更新，并及时解决任何问题或疑虑。供应商门户和协作平台可以促进更好的沟通。
  

与企业资源规划 (ERP) 系统的集成

应付账款系统与 ERP 系统的缺乏集成可能导致数据孤岛、手动数据输入和对账挑战。这会妨碍效率并导致财务报告不一致。

• 解决方案： 将 AP 解决方案与 ERP 系统集成。这不仅消除了手动数据录入，还减少了错误，确保了整个组织内的数据一致性。
  

应付账款流程中的最佳实践

简化应付账款流程是改善运营、减少错误和加强供应商关系的关键。以下是一些有效的策略：

应付账款流程自动化

• 使用账单处理软件： 软件可以自动化数据捕获、编码和审批工作流。这消除了人工数据录入、减少了错误并加快了处理时间。

• 使用电子支付方式： 诸如 ACH 转账 和虚拟卡之类的电子支付方式可以自动化付款，从而无需手动开具支票和邮寄。

• 自动化匹配流程： 自动化工具可以更准确地匹配账单、采购订单并接收报告，从而防止多付款。

• 数字化存储文件： 将所有与应付账款相关的文件（如账单、采购订单）存储在一个集中式数字库中，可以使其保持易于访问和井然有序。

其他最佳实践

• 标准化账单格式： 标准化的电子账单格式（例如，PDF）可简化数据捕获和处理。

• 设定清晰的审批工作流： 一致的审批流程可确保及时审查账单并减少瓶颈。

• 协商一致的付款条件： 与供应商达成一致的付款条件可以简化付款安排并改善现金流管理。

• 建立供应商沟通渠道： 集中式供应商查询沟通渠道可确保及时响应并最大程度减少混乱。

• 利用提前付款折扣： 这些供应商折扣可以降低成本并改善现金流。

• 完善付款时机： 战略性付款时机可以最大化营运资金并防止逾期付款罚金。

• 关注供应商关系： 与供应商建立稳固的关系可以帮助您协商有利的付款条件并快速解决任何问题。

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