Las cuentas por pagar (AP) son el proceso de administrar y pagar bienes y servicios que una empresa ha recibido a crédito de sus proveedores o vendedores. La empresa puede gestionar el proceso de AP manualmente o automatizarlo. En 2022, el 63 % de los departamentos de AP a nivel mundial estaban total o parcialmente automatizados.

A continuación, explicaremos cómo funciona el proceso de cuentas por pagar, por qué es importante para las empresas y cómo puedes implementar y mantener un proceso de AP eficaz y de alto funcionamiento.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué implica el proceso de cuentas por pagar de ciclo completo?
  
• Por qué es importante para las empresas la gestión de cuentas por pagar
  
• Componentes de un flujo de trabajo eficaz de cuentas por pagar
  
• Diagramas de flujo del proceso de cuentas por pagar
  
• Desafíos en los procesos de cuentas por pagar y cómo resolverlos
  
• Cómo simplificar el proceso de cuentas por pagar
  

¿Qué implica el proceso de cuentas por pagar de ciclo completo?

El proceso de cuentas por pagar de ciclo completo abarca una serie de pasos interconectados, entre los que se incluyen los siguientes:

• Creación y aprobación de órdenes de compra (PO): El departamento de compras crea una orden de compra que describe los bienes o servicios solicitados, su cantidad, el precio acordado y otros detalles relevantes. El personal autorizado revisa y aprueba la orden de compra.

• Cotejo de entradas de mercancías y facturas: El departamento genera una entrada de mercancías para confirmar la entrega de bienes o servicios. El personal compara este documento con la orden de compra original y la factura del proveedor para confirmar la precisión y la coherencia en el precio y la cantidad.

• Verificación y aprobación de facturas: El personal verifica la factura en busca de discrepancias, errores o inconsistencias en detalles como la información del proveedor, el número de factura, la fecha, las descripciones de los artículos, las cantidades, los precios y los impuestos aplicables. La empresa resuelve cualquier discrepancia antes de enviar la factura para su aprobación.

• Registro de facturas y autorización de pagos: La empresa registra la factura en el sistema contable de la empresa y el sistema asigna los códigos de libro mayor adecuados. El sistema autoriza el pago, teniendo en cuenta las condiciones de pago o descuentos.

• Procesamiento y conciliación de los pagos: La empresa procesa el pago de acuerdo con las condiciones acordadas. Después del pago, el equipo de AP concilia el pago con la factura y actualiza los registros contables en consecuencia.

Por qué es importante para las empresas la gestión de cuentas por pagar

La forma en que una empresa gestiona las cuentas por pagar puede afectar seriamente a su situación financiera, su eficiencia operativa y su competitividad general. Un sólido proceso de gestión de AP puede tener los siguientes efectos en una empresa:

• Mejora del capital de trabajo: La gestión eficaz de las AP mejora el capital circulante mediante la programación estratégica de los pagos y la negociación de condiciones favorables con los proveedores. Esto permite a las empresas liberar flujo de caja, reducir los costes de endeudamiento e invertir en iniciativas de crecimiento.

• Mitigación de los riesgos financieros: Un buen proceso de AP ayuda a identificar y mitigar los riesgos financieros, como el fraude, los errores y las multas por pago atrasado. Mediante el uso de rigurosos controles internos, como la segregación de funciones y las auditorías periódicas, las empresas pueden salvaguardar sus activos y cumplir con las regulaciones financieras.

• Obtención de una ventaja competitiva: Para las empresas, un proceso de AP simplificado puede significar más flexibilidad y resiliencia en el mercado. Pueden crear una ventaja competitiva procesando facturas rápidamente, usando descuentos por pago anticipado y manteniendo relaciones sólidas con los proveedores.

• Desarrollo de información basada en datos: Las soluciones modernas de AP ofrecen potentes herramientas analíticas que pueden proporcionar información valiosa sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y las tendencias del flujo de caja. Las empresas pueden utilizar esta información para tomar decisiones basadas en datos que refinan sus procesos de cuentas por pagar y permitan la mejora continua.

• Apoyo de los objetivos estratégicos: Las empresas pueden adaptar sus procesos de AP a objetivos comerciales más amplios, como la reducción de costes, la gestión de riesgos y el crecimiento.

Componentes de un flujo de trabajo eficaz de cuentas por pagar

Estos son los pasos involucrados en un flujo de trabajo típico de cuentas por pagar:

• Recepción y captura de facturas: Los proveedores envían facturas en papel o electrónicas. La empresa introduce los datos de la factura en el sistema de AP, ya sea manualmente o mediante automatización. Los métodos de captura automatizados, como la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el intercambio electrónico de datos (EDI), pueden acelerar este proceso y minimizar la introducción manual de datos.

• Validación y cotejo de facturas: El sistema de AP comprueba la exactitud de las facturas con respecto a los pedidos de compra y los documentos de recepción. Los sistemas automatizados de cotejo a tres bandas pueden reducir el riesgo de errores y discrepancias.

• Resolución de discrepancias: Si el sistema encuentra discrepancias, las resuelve antes de la aprobación.

• Flujo de trabajo de aprobación: El sistema dirige las facturas al personal adecuado para su aprobación en función de umbrales y niveles de autorización predefinidos.

• Autorización de pago: El personal autoriza el pago de las facturas aprobadas.

• Procesamiento de pagos: La empresa programa las facturas aprobadas para el pago a los proveedores, teniendo en cuenta las condiciones de pago, los descuentos y los métodos de pago preferidos.

• Asiento contable: La empresa registra las facturas y los pagos en el sistema contable.

• Conciliación de pagos: La empresa concilia los pagos con las facturas y los extractos bancarios.

• Conciliación del extracto del proveedor: La empresa concilia los extractos de los proveedores con los registros de AP.

Los procesos de flujo de trabajo de AP también pueden implicar la generación de informes y la visualización de análisis para obtener información sobre el rendimiento de AP y las prácticas de gestión de proveedores. El onboarding de proveedores, la evaluación del rendimiento y la resolución de disputas son prácticas importantes que contribuyen a que las operaciones sean más fluidas y a posibles ahorros de costes.

Diagramas de flujo del proceso de cuentas por pagar

Los diagramas de flujo del proceso de cuentas por pagar representan visualmente los pasos involucrados en el procesamiento de facturas y la realización de pagos a proveedores. Estos diagramas de flujo varían en complejidad según el tamaño de la organización y los requisitos específicos. A continuación se muestran dos ejemplos comunes.

Diagrama de flujo del proceso de AP básico

Este diagrama de flujo describe los pasos fundamentales en un proceso típico de AP:

Inicio -> Recepción de la factura -> Validación de la factura -> Aprobación -> Procesamiento del pago -> Asiento contable -> Fin

Diagrama de flujo detallado del proceso de AP

Este diagrama de flujo proporciona una vista más completa del proceso de AP, incluyendo pasos adicionales y puntos de decisión:

Inicio -> Recepción de la factura -> Introducción o captura de datos -> Cotejo de facturas -> Resolución de discrepancias -> Flujo de trabajo de aprobación -> Autorización de pago -> Procesamiento de pagos -> Conciliación de pagos -> Conciliación de extractos de proveedores -> Fin

Aunque son ejemplos simplificados, los diagramas de flujo de procesos de AP reales pueden ser mucho más detallados e incorporan pasos adicionales, puntos de decisión y bucles de retroalimentación. Estos diagramas de flujo representan el proceso de AP para identificar áreas potenciales de mejora y automatización.

Desafíos en los procesos de cuentas por pagar y cómo resolverlos

El proceso de cuentas por pagar puede presentar desafíos que cuestan tiempo y dinero a las empresas. Estos son los desafíos más comunes y sus soluciones.

Introducción manual de datos

La introducción manual de datos lleva mucho tiempo, es propensa a errores y puede provocar retrasos en el procesamiento y el pago de las facturas. Estos errores pueden dar lugar a pagos duplicados, importes incorrectos y relaciones tensas con los proveedores.

• Solución: Las soluciones automatizadas de AP utilizan tecnología OCR para extraer datos de las facturas, automatizar el cotejo a tres bandas y simplificar los flujos de trabajo de aprobación. Esto reduce la intervención manual, minimiza los errores y acelera los tiempos de procesamiento.
  

Flujos de trabajo de aprobación ineficientes

Los flujos de trabajo de aprobación largos y complejos pueden crear cuellos de botella, retrasar los pagos y hacer que se pierdan los descuentos por pago anticipado. Esto puede tensar las relaciones con los proveedores y perjudicar el flujo de caja de la empresa.

• Solución: Un flujo de trabajo de aprobación digital claro con enrutamiento, notificaciones y procedimientos de escalado automatizados puede facilitar las aprobaciones oportunas de facturas y reducir los retrasos.
  

Visibilidad limitada

Si no se cuenta con visibilidad en tiempo real de los procesos de AP, resulta difícil realizar un seguimiento del estado de las facturas, identificar cuellos de botella y supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI). Esta falta de control puede dar lugar a sorpresas, un incumplimiento de los plazos y una toma de decisiones deficiente.

• Solución: Un Dashboard centralizado de AP que proporcione visibilidad en tiempo real de todos los aspectos del proceso de AP puede realizar un seguimiento del estado de las facturas, supervisar los flujos de trabajo de aprobación, identificar excepciones y analizar los KPI. Esta visibilidad permite una gestión proactiva y una toma de decisiones informada.
  

Gestión de riesgos y fraude

Los procesos de AP son vulnerables a varios tipos de fraude, como pagos duplicados o no autorizados y facturas falsas. Estas actividades fraudulentas pueden dar lugar a pérdidas financieras sustanciales y dañar la reputación de una empresa.

• Solución: Contar con controles internos estrictos, como la separación de obligaciones, las auditorías periódicas y los mecanismos de detección de fraude, puede mitigar el riesgo de fraude. Lo mismo puede suceder con las soluciones de automatización de AP que incorporan funciones de prevención de fraude, como los pagos duplicados y la detección de anomalías.
  

Gestión de la relación con los proveedores

Mantener relaciones sólidas con los proveedores ayuda a garantizar la puntualidad en las entregas, unas condiciones favorables y una resolución efectiva de las disputas. Las interrupciones en la comunicación y los retrasos en los pagos pueden tensar estas relaciones.

• Solución: Contar con canales de comunicación claros con los proveedores permite a las empresas actualizar periódicamente el estado de los pagos y abordar con prontitud cualquier inquietud o problema. Los portales de proveedores y las plataformas colaborativas pueden propiciar una mejor comunicación.
  

Integración con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

La falta de integración entre los sistemas AP y los sistemas ERP puede dar lugar a silos de datos, introducción manual de datos y dificultades de conciliación. Esto puede obstaculizar la eficiencia y crear inconsistencias en los informes financieros.

• Solución: Integra soluciones de AP y sistemas ERP. De este modo, se elimina la introducción manual de datos, se reducen los errores y se garantiza la coherencia de los datos en toda la organización.
  

Cómo simplificar el proceso de cuentas por pagar

La simplificación del proceso de AP es fundamental para mejorar las operaciones, reducir los errores y fortalecer las relaciones con los proveedores. A continuación se indican algunas estrategias a las que puedes recurrir:

• Utilización de un software de procesamiento de facturas: El software puede automatizar la captura de datos, la codificación y los flujos de trabajo de aprobación. Así se elimina la introducción manual de datos, se reducen los errores y se acelera el tiempo de procesamiento.

• Uso de métodos de pago electrónicos: Los métodos de pago electrónicos, como las transferencias ACH y las tarjetas virtuales, pueden automatizar los pagos y eliminar la necesidad de emitir y enviar cheques de forma manual.

• Automatización del proceso de cotejo: Las herramientas automatizadas pueden cotejar las facturas, las órdenes de compra y los informes de recepción con mayor precisión, lo que evita que se pague de más.

• Estandarización de los formatos de las facturas: Un formato estandarizado de factura electrónica (p. ej., PDF) simplifica la captura y el procesamiento de datos.

• Establecimiento de flujos de trabajo de aprobación claros: Un proceso de aprobación coherente garantiza la puntualidad de las revisiones de las facturas y reduce los cuellos de botella.

• Negociación de condiciones de pago coherentes: Las condiciones de pago coherentes con los proveedores pueden simplificar el calendario de pagos y mejorar la gestión del flujo de caja.

• Almacenamiento digital de documentos: El almacenamiento en un repositorio digital centralizado de todos los documentos relacionados con las AP (p. ej., facturas u órdenes de compra) hace que sean fácilmente accesibles y estén organizados.

• Establecimiento de canales de comunicación con los proveedores: Un canal de comunicación centralizado para las consultas de los proveedores garantiza respuestas rápidas y minimiza la confusión.

• Aprovechamiento de los descuentos por pago anticipado: Estos descuentos de proveedores pueden reducir los costes y mejorar el flujo de caja.

• Perfeccionamiento de los plazos de pago: Un calendario de pagos estratégico puede maximizar el capital circulante y evitar multas por pago atrasado.

• Enfoque en las relaciones con los proveedores: Las relaciones sólidas con los proveedores pueden ayudarte a negociar condiciones de pago favorables y a resolver cualquier problema rápidamente.