Contas a pagar é o processo de gestão e pagamento de bens e serviços que uma empresa recebeu a prazo de seus fornecedores. A empresa pode gerenciar o processo de contas a pagar manualmente ou automatizá-lo. Espera-se que o tamanho do mercado global de automação de contas a pagar cresça a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 10,4% entre 2024 e 2034.

Abaixo, explicamos como o processo de contas a pagar funciona, por que ele é importante para as empresas e como você pode implementar e manter um processo de contas a pagar eficaz e de alto funcionamento.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é o processo de contas a pagar?
  
• Por que a gestão de contas a pagar é importante para as empresas.
  
• Componentes de um fluxo de trabalho eficaz de contas a pagar.
  
• Quais são as etapas do processo de contas a pagar?
  
• Desafios nos processos de contas a pagar e como resolvê-los.
  
• Práticas recomendadas no processo de contas a pagar.
  
• Como o Stripe Revenue Recognition pode ajudar
  

O que é o processo de contas a pagar?

O processo de contas a pagar é um fluxo de trabalho financeiro fundamental responsável pela gestão das obrigações de curto prazo de uma empresa com seus fornecedores e prestadores de serviços. Quando uma empresa compra bens ou serviços a prazo, o departamento de contas a pagar tem a tarefa de rastrear esses passivos desde o recebimento inicial de uma fatura até o desembolso final do dinheiro.

O objetivo principal desse processo é garantir que todas as despesas operacionais legítimas sejam verificadas, aprovadas e liquidadas no prazo, o que ajuda as empresas a manter um forte relacionamento com fornecedores, evitar multas por atraso e otimizar seu fluxo de caixa geral.

Por que a gestão de contas a pagar é importante para as empresas

A forma como uma empresa gerencia as contas a pagar pode afetar seriamente sua saúde financeira, eficiência operacional e competitividade geral. Um forte processo de gerenciamento de AP pode ter os seguintes efeitos em um negócio:

• Melhore o capital de giro: uma gestão eficaz de contas a pagar melhora o capital de giro ao programar pagamentos de forma estratégica e negociar termos favoráveis com fornecedores. Isso permite que as empresas liberem fluxo de caixa, reduzam custos de empréstimos e invistam em iniciativas de crescimento.

• Mitigue riscos financeiros: um bom processo de contas a pagar ajuda a identificar e mitigar riscos financeiros, como fraudes, erros, multas por atraso e penalidades por atraso no pagamento. Ao usar controles internos sólidos, como segregação de funções e auditorias regulares, as empresas podem proteger seus ativos e cumprir as regulamentações financeiras.

• Ganhe vantagem competitiva: para as empresas, um processo de contas a pagar simplificado pode significar mais flexibilidade e resiliência no mercado. Elas podem criar uma vantagem competitiva ao processar faturas rapidamente, aproveitando descontos por pagamento antecipado e mantendo relacionamentos sólidos com os fornecedores.

• Desenvolva insights baseados em dados: soluções modernas de contas a pagar oferecem ferramentas analíticas poderosas que podem fornecer insights valiosos sobre padrões de gastos, desempenho de fornecedores e tendências de fluxo de caixa. As empresas podem usar esses insights para tomar decisões baseadas em dados que refinam seus processos de contas a pagar e permitem a melhoria contínua.

• Apoie objetivos estratégicos: as empresas podem alinhar seus processos de contas a pagar com objetivos de negócios mais amplos, como redução de custos, gestão de riscos e crescimento.

Componentes de um fluxo eficaz de contas a pagar

Estas são as etapas de um fluxo de trabalho típico de contas a pagar:

• Criação e aprovação do pedido de compra (PO): o departamento de compras cria um pedido de compra autorizado que descreve os bens ou serviços solicitados, as quantidades e os preços acordados.

• Documentação de recebimento de mercadorias: no momento da entrega, o departamento de recebimento gera um comprovante de recebimento para confirmar formalmente que os bens ou serviços solicitados chegaram.

• Recebimento e captura de faturas: os fornecedores enviam faturas em papel ou eletrônicas. A empresa insere os dados da fatura no sistema de contas a pagar, manualmente ou por meio de automação. Métodos de captura automatizados, como tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e intercâmbio eletrônico de dados (EDI), podem acelerar esse processo e minimizar a entrada manual de dados.

• Validação e correspondência de faturas: o sistema de contas a pagar verifica a precisão das faturas em relação aos pedidos de compra e aos documentos de recebimento. Sistemas automatizados de correspondência em três vias podem reduzir o risco de erros e discrepâncias.

• Resolução de discrepâncias: se o sistema encontrar discrepâncias, ele as resolve antes da aprovação.

• Fluxo de aprovação: o sistema direciona as faturas para as pessoas apropriadas para aprovação com base em limites predefinidos e níveis de autorização.

• Autorização de pagamento: os funcionários autorizam o pagamento das faturas aprovadas.

• Processamento de pagamentos: a empresa agenda o pagamento das faturas aprovadas aos fornecedores, levando em consideração os prazos de pagamento, os descontos e as formas de pagamento preferenciais.

• Lançamento contábil: a empresa registra faturas e pagamentos no sistema contábil.

• Reconciliação de pagamentos: a empresa reconcilia pagamentos com faturas e extratos bancários.

• Reconciliação de extratos de fornecedores: a empresa reconcilia extratos de fornecedores com registros de contas a pagar.

Os processos de fluxo de contas a pagar também podem envolver a geração de relatórios e a revisão de análises para obter informações sobre o desempenho de contas a pagar e as práticas de gerenciamento de fornecedores. O onboarding de fornecedores, a avaliação de desempenho e a resolução de disputas são práticas importantes que contribuem para operações mais suaves e potencial redução de custos.

Quais são as etapas do processo de contas a pagar?

Os fluxogramas do processo de contas a pagar representam visualmente as etapas envolvidas em processar faturas e fazer pagamentos a fornecedores. Esses fluxogramas variam em complexidade dependendo do tamanho da organização e de requisitos específicos. Aqui estão dois exemplos comuns.

Fluxograma básico do processo de contas a pagar

Este fluxograma descreve as etapas fundamentais em um processo típico de contas a pagar:

• Recebimento de fatura: a organização recebe a fatura de um fornecedor por correio, e-mail ou por um portal de contabilidade digital.

• Validação de fatura: a equipe de contas a pagar analisa a fatura para garantir que ela contenha os detalhes de faturamento precisos, as informações fiscais corretas e as credenciais legítimas do fornecedor.

• Aprovação: a fatura é encaminhada ao stakeholder interno ou chefe de departamento responsável pela despesa para obter a aprovação oficial.

• Processamento de pagamento: o pagamento autorizado é executado por meio do método preferido do fornecedor, como uma transferência Automated Clearing House (ACH), cartão corporativo ou transferência eletrônica.

• Entrada contábil: a transação finalizada é registrada no livro-razão geral da empresa para garantir que os livros financeiros sejam atualizados com precisão.

Fluxograma detalhado do processo de contas a pagar

Este fluxograma fornece uma visão mais abrangente do processo de contas a pagar, incluindo etapas adicionais e pontos de decisão:

• Recebimento de fatura: a empresa coleta oficialmente a fatura recebida do fornecedor por meio de canais de distribuição físicos ou digitais.

• Entrada ou captura de dados: os principais detalhes da fatura são extraídos e registrados no sistema financeiro, muitas vezes aproveitando o software de OCR automatizado para minimizar a digitação manual.

• Correspondência de fatura: a fatura tem referência cruzada com o pedido de compra (PO) original e o relatório de recebimento para confirmar que os valores faturados correspondem aos itens encomendados e recebidos.

• Resolução de discrepância: se houver alguma variação de preço, quantidade ou itens de linha descoberta, a fatura é sinalizada e resolvida com o fornecedor ou com a equipe interna antes de prosseguir.

• Fluxo de trabalho de aprovação: a fatura é direcionada por meio de uma cadeia de aprovação hierárquica predeterminada com base no valor total dos gastos ou em regras de departamento específicas.

• Autorização de pagamento: a liderança financeira analisa o lote de faturas aprovadas e aprova a liberação oficial dos fundos.

• Processamento de pagamento: o desembolso é formalmente executado por meio do portal bancário, ao transferir os fundos para a conta do fornecedor.

• Reconciliação de pagamento: a transação concluída é correspondida diretamente aos extratos bancários corporativos para confirmar que os livros de caixa internos se alinham perfeitamente à atividade bancária real.

• Reconciliação de extrato do fornecedor: a equipe de contas a pagar faz periodicamente a verificação cruzada do extrato de saldo em aberto do fornecedor com os registros internos para confirmar que não há faturas ausentes, créditos pendentes ou entradas duplicadas.

Embora esses sejam exemplos simplificados, os fluxogramas de processos de contas a pagar reais podem ser muito mais detalhados, incorporando etapas adicionais, pontos de decisão e ciclos de feedback. Esses fluxogramas representam o processo de contas a pagar para identificar áreas potenciais de melhoria e automação.

Desafios nos processos de contas a pagar e como resolvê-los

O processo de contas a pagar pode apresentar desafios que custam tempo e dinheiro às empresas. Aqui estão os desafios comuns e suas soluções.

Entrada manual de dados

A inserção manual de dados é demorada, propensa a erros e pode causar atrasos no processamento e pagamento de faturas. Esses erros podem resultar em pagamentos duplicados, valores incorretos e relacionamentos tensos com fornecedores.

• Solução: as soluções de contas a pagar automatizadas usam tecnologia OCR para extrair dados de faturas, automatizar a correspondência de três vias e simplificar os fluxos de trabalho de aprovação. Isso reduz a intervenção manual, minimiza os erros e acelera os tempos de processamento.
  

Fluxos de aprovação ineficientes

Fluxos de trabalho de aprovação longos e complexos podem criar gargalos, atrasar pagamentos, perder descontos de pagamento antecipado e incorrer em taxas de atraso. Isso pode prejudicar as relações com os fornecedores e o fluxo de caixa do negócio.

• Solução: um fluxo de trabalho de aprovação claro e digital com direcionamento automatizado, notificações e procedimentos de encaminhamento pode facilitar as aprovações oportunas de faturas e reduzir os atrasos.
  

Visibilidade limitada

Sem visibilidade em tempo real dos processos de contas a pagar, torna-se difícil rastrear o status das faturas, identificar gargalos e monitorar indicadores-chave de desempenho (KPIs). Essa falta de controle pode levar a surpresas, perda de prazos e tomadas de decisão abaixo do ideal.

• Solução: um Dashboard de contas a pagar centralizado que fornece visibilidade em tempo real de todos os aspectos do processo de contas a pagar pode rastrear o status da fatura, monitorar os fluxos de trabalho de aprovação, identificar exceções e analisar KPIs. Essa visibilidade permite o gerenciamento proativo e a tomada de decisões informadas.
  

Gerenciamento de fraudes e riscos

Os processos de contas a pagar são vulneráveis a vários tipos de fraude como pagamentos duplicados ou não autorizados e faturas falsas. Essas atividades fraudulentas podem resultar em perdas financeiras substanciais e prejudicar a reputação de uma empresa.

• Solução: controles internos fortes, como a segregação de funções, auditorias regulares e mecanismos de detecção de fraudes podem mitigar o risco de fraude. O mesmo vale para as soluções de automação de contas a pagar que incorporam os recursos de prevenção a fraudes, como o pagamento duplicado e a detecção de anomalias.
  

Gestão do relacionamento com fornecedores

Manter relacionamentos sólidos com fornecedores ajuda a garantir entregas oportunas, termos favoráveis e resolução eficaz de disputas. Falhas de comunicação e atrasos nos pagamentos podem tensionar esses relacionamentos.

• Solução: canais de comunicação claros com os fornecedores permitem que as empresas forneçam atualizações regulares sobre o status do pagamento e abordem prontamente as preocupações ou os problemas. Portais de fornecedores e plataformas colaborativas podem facilitar a comunicação melhor.
  

Integração com sistemas de ERP (planejamento de recursos empresariais)

A falta de integração entre sistemas de contas a pagar e sistemas ERP pode levar a silos de dados, entrada manual de dados e desafios de reconciliação. Isso pode prejudicar a eficiência e criar inconsistências nos relatórios financeiros.

• Solução: integrar soluções de contas a pagar e sistemas ERP. Isso elimina a entrada manual de dados, reduz os erros e garante a consistência de dados em toda a organização.
  

Práticas recomendadas no processo de contas a pagar

Simplificar o processo de contas a pagar é fundamental para melhorar as operações, reduzir erros e fortalecer o relacionamento com os fornecedores. Aqui estão algumas estratégias eficazes:

Automação do processo de contas a pagar

• Use software de processamento de faturas: o software pode automatizar a captura de dados, a codificação e os fluxos de aprovação. Isso elimina a entrada manual de dados, reduz erros e acelera o tempo de processamento.

• Use formas de pagamento eletrônicas: formas de pagamento eletrônicas, como transferências ACH e cartões virtuais, podem automatizar pagamentos, eliminando a necessidade de emitir e enviar cheques manualmente.

• Automatize o processo de correspondência: ferramentas automatizadas podem corresponder faturas, pedidos de compra e relatórios de recebimento com maior precisão, evitando pagamentos a mais.

• Armazene documentos digitalmente: armazenar todos os documentos relacionados a contas a pagar (por exemplo, faturas e pedidos de compra) em um repositório digital centralizado os mantém facilmente acessíveis e organizados.

Outras práticas recomendadas

• Padronize formatos de faturas: um formato eletrônico padronizado de fatura (por exemplo, PDF) simplifica a captura e o processamento de dados.

• Defina fluxos de aprovação claros: um processo de aprovação consistente garante a análise de faturas em tempo hábil e reduz gargalos.

• Negocie prazos de pagamento consistentes: prazos de pagamento consistentes com fornecedores podem simplificar o agendamento de pagamentos e melhorar a gestão do fluxo de caixa.

• Estabeleça canais de comunicação com fornecedores: um canal de comunicação centralizado para dúvidas de fornecedores garante respostas rápidas e minimiza confusões.

• Aproveite descontos por pagamento antecipado: esses descontos de fornecedores podem reduzir custos e melhorar o fluxo de caixa.

• Refine o cronograma de pagamentos: o cronograma estratégico de pagamentos pode maximizar o capital de giro e evitar penalidades por atraso no pagamento.

• Concentre-se no relacionamento com fornecedores: relacionamentos sólidos com fornecedores podem ajudar você a negociar termos de pagamento favoráveis e resolver rapidamente qualquer problema.

Como o Stripe Revenue Recognition pode ajudar

Stripe Revenue Recognition ajuda a simplificar a contabilidade pelo regime de competência — incluindo auditorias, fechamento de fim de mês, relatórios e muito mais — para que você feche seus livros com mais eficiência e precisão. Ele automatiza e configura relatórios de receita para ajudar na conformidade com ASC 606 e IFRS 15.

O Revenue Recognition pode ajudar você a:

• Ter uma visão mais completa da sua receita: No Dashboard da Stripe, veja todas as suas transações e termos na Stripe e importe dados de fora da Stripe.

• Automatizar relatórios de receita: Gere relatórios contábeis prontos para uso — sem precisar de recursos de engenharia.

• Personalizar para sua empresa: Crie e automatize regras personalizadas para reconhecer receita, de acordo com as práticas contábeis da sua empresa.

• Auditar em tempo real: Prepare-se para auditorias rastreando qualquer valor de receita até os clientes e as transações subjacentes.

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