Contas a pagar é o processo de gerenciar e pagar por bens e serviços que uma empresa recebeu em crédito de seus fornecedores ou fornecedores. A empresa pode gerenciar o processo de contas a pagar manualmente ou automatizá-lo. Em 2022, 63% dos departamentos de contas a pagar em todo o mundo foram total ou parcialmente automatizados.

Abaixo, explicamos como o processo de contas a pagar funciona, por que ele é importante para as empresas e como você pode implementar e manter um processo de contas a pagar eficaz e de alto funcionamento.

O que há neste artigo?

• O que envolve o processo de ciclo completo de contas a pagar?
  
• Por que a gestão de contas a pagar é importante para as empresas
  
• Componentes de um fluxo eficaz de contas a pagar
  
• Fluxogramas do processo de contas a pagar
  
• Desafios nos processos de contas a pagar e como resolvê-los
  
• Como simplificar o processo de contas a pagar
  

O que envolve o processo de ciclo completo de contas a pagar?

O processo de ciclo completo de contas a pagar engloba uma série de etapas interligadas, incluindo:

• Criação e aprovação de ordem de compra (PO): O departamento de compras cria uma ordem de compra que descreve os produtos ou serviços solicitados, sua quantidade, o preço acordado e outros detalhes relevantes. O pessoal autorizado analisa e aprova a ordem de compra.

• Correspondência entre recibo e nota fiscal das mercadorias: O departamento gera um recibo para confirmar a entrega de mercadorias ou serviços. Os funcionários comparam esse documento com o pedido de compra original e a fatura do fornecedor para confirmar a precisão e a consistência de preços e quantidade.

• Verificação e aprovação de faturas: A equipe verifica se há discrepâncias, erros ou inconsistências nos detalhes da fatura, como dados do fornecedor, número da fatura, data, descrição dos itens, quantidades, preços e impostos aplicáveis. A empresa resolve as discrepâncias antes de encaminhar a fatura para aprovação.

• Registro de faturas e autorização de pagamento: A empresa registra a fatura no seu sistema contábil, que atribui os códigos contábeis apropriados. O sistema autoriza o pagamento, levando em consideração eventuais condições de pagamento ou descontos.

• Processamento e reconciliação de pagamentos: A empresa processa o pagamento de acordo com os termos acordados. Após o pagamento, a equipe de contas a pagar reconcilia o pagamento com a fatura e atualiza os registros contábeis de acordo.

Por que a gestão de contas a pagar é importante para as empresas

A forma como uma empresa gerencia as contas a pagar pode afetar seriamente sua saúde financeira, eficiência operacional e competitividade geral. Um forte processo de gerenciamento de AP pode ter os seguintes efeitos em um negócio:

• Melhorar o capital de giro: A gestão eficaz de contas a pagar melhora o capital de giro ao agendar os pagamentos estrategicamente e negociar termos favoráveis com os fornecedores. Isso permite que as empresas liberem fluxo de caixa, reduzam custos de empréstimos e invistam em iniciativas de crescimento.

• Mitigar riscos financeiros: Um bom processo de contas a pagar ajuda a identificar e mitigar riscos financeiros, como fraudes, erros e multas por atraso no pagamento. Usando controles internos sólidos, como separação de funções e auditorias regulares, as empresas podem proteger seus ativos e aderir às regulamentações financeiras.

• Ganhar vantagem competitiva: Para as empresas, um processo simplificado de contas a pagar pode significar mais flexibilidade e resiliência no marketplace. Elas podem criar uma vantagem competitiva processando faturas rapidamente, usando descontos de pagamento antecipado e mantendo relacionamentos sólidos com fornecedores.

• Desenvolver insights orientados por dados: As soluções modernas de contas a pagar disponibilizam ferramentas analíticas poderosas que podem fornecer informações valiosas sobre padrões de gastos, desempenho de fornecedores e tendências de fluxo de caixa. As empresas podem usar esses insights para tomar decisões baseadas em dados que refinam seus processos de contas a pagar e permitem a melhoria contínua.

• Apoiar os objetivos estratégicos: As empresas podem alinhar seus processos de contas a pagar com objetivos de negócios mais amplos, como redução de custos, gerenciamento de riscos e crescimento.

Componentes de um fluxo eficaz de contas a pagar

Estas são as etapas de um fluxo de trabalho típico de contas a pagar:

• Recebimento e captura de faturas: Os fornecedores enviam notas fiscais em papel ou eletrônicas. A empresa insere os dados da fatura no sistema de contas a pagar, manualmente ou de forma automatizada. Métodos de captura automatizados, como a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e intercâmbio eletrônico de dados (EDI), podem acelerar esse processo e minimizar a entrada manual de dados.

• Validação e correspondência de faturas: o sistema de contas a pagar verifica a precisão das faturas em relação às ordens de compra e aos documentos de recebimento. Sistemas automatizados de correspondência em três vias podem reduzir o risco de erros e discrepâncias.

• Resolução de discrepâncias: se o sistema encontrar discrepâncias, ele as resolve antes da aprovação.

• Fluxo de trabalho de aprovação: o sistema encaminha as faturas para a equipe apropriada para aprovação com base em limites predefinidos e níveis de autorização.

• Autorização de pagamento: a equipe autoriza as faturas aprovadas para pagamento.

• Processamento de pagamentos: a empresa agenda as faturas aprovadas para pagamento dos fornecedores, considerando condições de pagamento, descontos e formas de pagamento preferenciais.

• Lançamento contábil: a empresa registra faturas e pagamentos no sistema contábil.

• Reconciliação de pagamentos: a empresa reconcilia pagamentos com faturas e extratos bancários.

• Reconciliação de extrato de fornecedor: a empresa reconcilia declarações de fornecedores com registros de contas a pagar.

Os processos de fluxo de contas a pagar também podem envolver a geração de relatórios e a revisão de análises para obter informações sobre o desempenho de contas a pagar e as práticas de gerenciamento de fornecedores. O onboarding de fornecedores, a avaliação de desempenho e a resolução de disputas são práticas importantes que contribuem para operações mais suaves e potencial redução de custos.

Fluxogramas do processo de contas a pagar

Os fluxogramas do processo de contas a pagar representam visualmente as etapas envolvidas no processamento de faturas e no pagamento a fornecedores. Esses fluxogramas variam em complexidade, dependendo do tamanho da organização e dos requisitos específicos. Aqui estão dois exemplos comuns.

Fluxograma básico do processo de contas a pagar

Este fluxograma descreve as etapas fundamentais em um processo típico de contas a pagar:

Início -> Recibo da fatura -> Validação da fatura -> Aprovação -> Processamento de pagamentos -> Entrada contábil -> final

Fluxograma detalhado do processo de contas a pagar

Este fluxograma fornece uma visão mais abrangente do processo de contas a pagar, incluindo etapas adicionais e pontos de decisão:

Início -> Recibo da fatura -> Entrada ou captura de dados -> Correspondência de faturas -> Resolução de discrepâncias -> Fluxo de trabalho de aprovação -> Autorização de pagamento -> Processamento de pagamentos -> Reconciliação de pagamentos -> Reconciliação de extrato de fornecedor -> final

Embora esses sejam exemplos simplificados, os fluxogramas de processos de contas a pagar reais podem ser muito mais detalhados, incorporando etapas adicionais, pontos de decisão e ciclos de feedback. Esses fluxogramas representam o processo de contas a pagar para identificar áreas potenciais de melhoria e automação.

Desafios nos processos de contas a pagar e como resolvê-los

O processo de contas a pagar pode apresentar desafios que custam tempo e dinheiro às empresas. Aqui estão os desafios comuns e suas soluções.

Entrada manual de dados

A inserção manual de dados é demorada, propensa a erros e pode causar atrasos no processamento e pagamento de faturas. Esses erros podem resultar em pagamentos duplicados, valores incorretos e relacionamentos tensos com fornecedores.

• Solução: as soluções automatizadas de AP usam a tecnologia OCR para extrair dados de faturas, automatizar a correspondência em três vias e simplificar os fluxos de trabalho de aprovação. Isso reduz as intervenções manuais, minimiza erros e acelera os tempos de processamento.
  

Fluxos de aprovação ineficientes

Fluxos de aprovação demorados e complexos podem criar gargalos, atrasar pagamentos e perder descontos de pagamento antecipado. Isso pode tensionar o relacionamento com fornecedores e prejudicar o fluxo de caixa da empresa.

• Solução: um fluxo de trabalho de aprovação digital claro com roteamento, notificações e procedimentos de encaminhamento automatizados pode facilitar aprovações de faturas em tempo hábil e reduzir atrasos.
  

Visibilidade limitada

Sem visibilidade em tempo real dos processos de contas a pagar, torna-se difícil rastrear o status das faturas, identificar gargalos e monitorar indicadores-chave de desempenho (KPIs). Essa falta de controle pode levar a surpresas, perda de prazos e tomadas de decisão abaixo do ideal.

• Solução: um painel de contas a pagar centralizado que fornece visibilidade em tempo real de todos os aspectos do processo pode acompanhar o status das faturas, monitorar fluxos de aprovação, identificar exceções e analisar KPIs. Essa visibilidade permite uma gestão proativa e uma tomada de decisão informada.
  

Gerenciamento de fraudes e riscos

Os processos de contas a pagar são vulneráveis a vários tipos de fraude, como pagamentos duplicados ou não autorizados e faturas falsas. Essas atividades fraudulentas podem resultar em perdas financeiras substanciais e prejudicar a reputação de uma empresa.

• Solução: controles internos sólidos, como separação de funções, auditorias regulares e mecanismos de detecção de fraude, podem mitigar o risco de fraude. O mesmo pode acontecer com soluções de automação de contas a pagar que incorporam recursos de prevenção de fraudes, como pagamentos duplicados e detecção de anomalias.
  

Gestão do relacionamento com fornecedores

Manter relacionamentos sólidos com fornecedores ajuda a garantir entregas oportunas, termos favoráveis e resolução eficaz de disputas. Falhas de comunicação e atrasos nos pagamentos podem tensionar esses relacionamentos.

• Solução: canais claros de comunicação com os fornecedores permitem que as empresas forneçam atualizações regulares sobre o status dos pagamentos e resolvam prontamente quaisquer preocupações ou problemas. Portais de fornecedores e plataformas colaborativas podem facilitar uma melhor comunicação.
  

Integração com sistemas de ERP (planejamento de recursos empresariais)

A falta de integração entre sistemas de contas a pagar e sistemas ERP pode levar a silos de dados, entrada manual de dados e desafios de reconciliação. Isso pode prejudicar a eficiência e criar inconsistências nos relatórios financeiros.

• Solução: integrar soluções AP e sistemas ERP. Isso elimina a entrada manual de dados, reduz erros e garante a consistência dos dados em toda a organização.
  

Como simplificar o processo de contas a pagar

Simplificar o processo de contas a pagar é fundamental para melhorar as operações, reduzir erros e fortalecer as relações com fornecedores. Aqui estão algumas estratégias:

• Usar um software de processamento de faturas: o software pode automatizar fluxos de captura, codificação e aprovação de dados. Isso elimina a entrada manual de dados, reduz erros e acelera o tempo de processamento.

• Utilizar meios de pagamento eletrônicos: formas de pagamento eletrônicas, como transferências ACH e cartões virtuais, podem automatizar os pagamentos, eliminando a necessidade de emissão manual de cheques e correspondência.

• Automatizar o processo de correspondência: ferramentas automatizadas podem combinar faturas, pedidos de compra e relatórios de recebimento com maior precisão, evitando pagamentos em excesso.

• Padronizar formatos de faturas: um formato padronizado de fatura eletrônica (p. ex., PDF) simplifica a captura e o processamento de dados.

• Definir fluxos de aprovação claros: um processo de aprovação consistente garante análises de faturas em tempo hábil e reduz gargalos.

• Negociar condições de pagamento consistentes: termos de pagamento consistentes com os fornecedores podem simplificar o cronograma de pagamentos e melhorar a gestão do fluxo de caixa.

• Armazenar documentos digitalmente: armazenar todos os documentos relacionados a contas a pagar (por exemplo, faturas, ordens de compra) em um repositório digital centralizado os mantém facilmente acessíveis e organizados.

• Estabelecer canais de comunicação com fornecedores: um canal de comunicação centralizado para consultas de fornecedores garante respostas rápidas e minimiza confusões.

• Aproveitar os descontos de pagamento antecipado: os descontos de fornecedores podem reduzir custos e melhorar o fluxo de caixa.

• Refinar o cronograma de pagamentos: o cronograma estratégico de pagamentos pode maximizar o capital de giro e evitar penalidades por atraso no pagamento.

• Foco no relacionamento com os fornecedores: relacionamentos sólidos com fornecedores podem ajudar a negociar condições de pagamento favoráveis e resolver problemas rapidamente.