Le délai de traitement d'une facture dépend de nombreux facteurs : votre secteur d'activité, l'efficacité de votre équipe financière, le montant de la facture, la technologie que vous utilisez, etc. Une petite entreprise peut traiter une facture en quelques jours, tandis qu'une grande entreprise avec un processus d'approbation plus long impliquant plusieurs services peut prendre des semaines.

La lenteur du traitement des factures devient un problème lorsqu'elle entraîne des frais de retard, tend les relations avec les fournisseurs et compromet des occasions de négocier des réductions pour paiement anticipé. Dans cet article, nous allons parler des délais types de traitement des factures par secteur d'activité, des facteurs qui ont un impact sur ces délais et des moyens d'accélérer le traitement des factures pour votre entreprise.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce que le traitement des factures?
  
• Délais types de traitement des factures dans différents secteurs d'activité
  
• Facteurs qui influent sur le délai de traitement des factures
  
• Comment accélérer le traitement des factures dans votre entreprise
  

Qu'est-ce que le traitement des factures?

Le traitement des factures est la procédure de bout en bout qui consiste à gérer les factures, de leur réception à leur paiement. Il consiste généralement à vérifier et à approuver les factures, à les enregistrer dans un système comptable et à émettre les paiements. Les organisations utilisent des méthodes manuelles, semi-automatisées ou entièrement automatisées pour traiter leurs factures.

Délais types de traitement des factures dans différents secteurs d'activité

Le délai de traitement des factures varie d'un secteur à l'autre en fonction de la nature des opérations, du volume des factures et du niveau d'automatisation. Le nombre de jours nécessaires pour traiter une facture depuis sa réception jusqu'à son paiement est connu sous le nom de délai moyen de recouvrement des créances clients. Voici le délai moyen de recouvrement des créances clients dans différents secteurs.

Commerce de détail

Délai moyen de recouvrement des créances clients : 3 à 7 jours

Les entreprises de commerce de détail traitent d'importants volumes de factures. Pour accélérer le processus, elles ont tendance à utiliser des systèmes automatisés tels que l'échange de données informatisé (EDI).

Industrie manufacturière

Délai moyen de recouvrement des créances clients : 39 jours

Les entreprises manufacturières gèrent des chaînes d'approvisionnement complexes qui nécessitent souvent un rapprochement détaillé des factures avec les bons de commande et les reçus de livraison. De plus, ces entreprises ont souvent des conditions de paiement variables qui peuvent être négociées individuellement avec les fournisseurs. La validation manuelle et les contre-vérifications des articles ou des matériaux livrés peuvent également prendre du temps.

Soins de santé

Délai moyen de recouvrement des créances clients : 47 jours

Les entreprises du secteur des soins de santé doivent se conformer à des réglementations et à des audits stricts, et rapprocher les factures complexes liées aux produits pharmaceutiques, aux dispositifs médicaux et aux services. Les processus manuels sont encore courants dans les petits établissements, ce qui allonge encore les délais de traitement.

Services aux entreprises

Délai moyen de recouvrement des créances clients : 41 jours

Les services aux entreprises ont un volume de factures plus faible, ce qui permet un traitement plus rapide. Cependant, ils ont souvent une facturation plus complexe (taux horaires, acomptes, paiements d'étapes, etc.) et reposent moins sur l'automatisation.

Facteurs qui influent sur le délai de traitement des factures

La nature de chaque facture, vos processus internes et les systèmes que vous utilisez peuvent tous avoir une incidence sur la rapidité de traitement des factures. Voici les facteurs qui ont le plus d'impact sur le délai de traitement des factures.

Technologie

Attendez-vous à des retards si vous entrez encore manuellement chaque poste de facture ou si vous demandez des signatures physiques. Même si votre équipe est compétente, le rythme de travail des humains est limité. Les entreprises qui utilisent des outils d'automatisation (pensez à l'IA pour la capture de données ou aux flux de travail qui notifient la bonne personne au bon moment) ont des délais de traitement plus rapides. En revanche, les entreprises qui ne disposent pas de systèmes d'achat, de comptabilité et de paiement intégrés traiteront les factures plus lentement que les autres.

Complexité des factures

Si vos factures sont simples (par exemple, un fournisseur, un total), le traitement peut être relativement rapide. Cependant, des secteurs tels que la construction et l'industrie manufacturière gèrent des factures liées à des projets plus longs et comportant des étapes précises. Ils doivent soigneusement faire correspondre les bons de commande, les livraisons et les contrats, ce qui ralentit le processus de traitement.

Processus d'approbation

Les grandes entreprises exigent souvent plusieurs niveaux d'approbation, ce qui peut sembler plus sûr, mais peut également retarder le traitement. La simplification du processus d'approbation ou la définition de seuils (par exemple, « pas besoin d'approbation pour les factures de moins de 500 $ ») peut accélérer le traitement.

Erreurs de facture

Les factures dont certaines données sont manquantes, telles que des bons de commande incorrects ou des descriptions vagues, prennent plus de temps à traiter. Lorsque les fournisseurs savent à l'avance de quels détails vous avez besoin, vous pouvez réduire au minimum les échanges inutiles.

Paiements internationaux

Le traitement des paiements internationaux peut prendre plus de temps en raison de la conversion des devises, des taxes étrangères ou de la conformité aux règles de facturation régionales (par exemple, les factures avec TVA en Europe). Ces facteurs peuvent allonger les délais de traitement de plusieurs semaines, mais il peut être utile d'automatiser ces processus ou de travailler avec un prestataire de services de paiement international.

Volume des factures

Les secteurs à fort volume, tels que la vente au détail et le commerce en ligne, sont confrontés à des défis uniques, car ils traitent un grand nombre de factures. Ainsi, des délais de quelques minutes par facture peuvent rapidement accumuler un énorme retard. Les entreprises de ces domaines investissent généralement dans des outils de traitement en masse pour gérer la charge de travail.

Comment accélérer le traitement des factures dans votre entreprise

Si vous en avez assez des retards de traitement des factures qui ralentissent votre activité, voici comment accélérer le traitement sans compromettre l'exactitude :

• Utiliser la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) : les logiciels dotés de l'OCR peuvent extraire les détails des factures (tels que les montants, les dates et les noms des fournisseurs) à partir de factures numérisées ou envoyées par courriel afin de réduire la saisie manuelle des données.

• Essayer le rapprochement automatique : les systèmes modernes peuvent rapprocher automatiquement les factures des bons de commande et des reçus et ne signaler que les exceptions à vérifier. Cela élimine les échanges fastidieux pour la plupart des factures.

• Automatiser les flux de travail : mettez en place des flux de travail qui envoient les factures directement à la bonne personne ou au bon service pour approbation afin d'éliminer toute confusion et d'accélérer le processus d'approbation.

• Fixer des seuils d'approbation clairs : pour les petites factures (par exemple, moins de 1 000 $), contournez la longue chaîne d'approbation. Faites confiance à votre équipe pour les gérer afin d'éviter les goulots d'étranglement.

• Activer les approbations mobiles : permettez aux responsables d'approuver les factures depuis leur téléphone. Les retards se produisent souvent parce que les personnes ne sont pas à leur bureau lorsque les approbations arrivent.

• Appliquer les directives relatives aux factures : remettez aux fournisseurs une liste de vérification de ce dont vous avez besoin pour chaque facture : bons de commande précis, descriptions claires, etc. Plus ils s'y conforment, moins vous perdrez de temps à rechercher des corrections.

• Encourager la facturation électronique : les factures électroniques sont plus rapides à traiter et plus faciles à suivre que celles sur papier ou au format PDF. Privilégiez donc les factures numériques. Des programmes tels que Docusign peuvent gérer les approbations de manière numérique, de sorte que vous n'avez pas à attendre qu'un document papier signé soit numérisé et renvoyé.

• Traiter les factures au fur et à mesure qu'elles arrivent : n'attendez pas la fin du mois pour vous attaquer aux factures. Traitez les factures de manière régulière (chaque semaine, voire chaque jour) afin de répartir la charge de travail et d'éviter les erreurs liées aux périodes critiques.

• Centraliser les factures sur une seule plateforme : centralisez toutes les factures sur une seule plateforme où elles peuvent facilement être suivies, recherchées et mises à jour. Des outils de facturation et de comptabilité tels que SAP, QuickBooks et des plateformes spécialisées dans les comptes fournisseurs peuvent vous aider.

• Hiérarchiser les exceptions : concentrez-vous sur les factures qui présentent des écarts ou pour lesquelles il manque des renseignements, et laissez votre système s'occuper du reste. La plupart des factures ne devraient pas nécessiter d'examen manuel.

• Surveiller les indicateurs : suivez les indicateurs de rendement clés (IRC) tels que le délai de traitement moyen, le nombre d'exceptions et les frais de retard de paiement. Ces indicateurs montrent où se produisent les retards et ce qu'ils vous coûtent. Utilisez ces données pour affiner vos méthodes.

• Intégrer les systèmes d'affaires : intégrez votre logiciel de comptabilité, votre système d'approvisionnement et votre plateforme de paiement pour gagner du temps et éliminer les doublons.

• Externaliser, si nécessaire : si votre équipe est à bout de souffle, envisagez d'externaliser le traitement des factures auprès d'une entreprise spécialisée ou d'utiliser un service fondé sur l'IA. Votre équipe pourra ainsi se consacrer à des tâches plus importantes.