Traditionnellement, les paiements interentreprises exigeaient des entreprises qu’elles envoient des factures manuellement, qu’elles obtiennent les approbations et qu’elles traitent les chèques. L’automatisation permet de gérer ces processus plus rapidement, à moindre coût et avec plus de précision, et d’effectuer des paiements électroniques au lieu de traiter des chèques physiques. Les entreprises peuvent effectuer le suivi de leurs factures et de leurs paiements en temps réel, et prendre des décisions financières plus éclairées. L’automatisation accroît la transparence et le contrôle sur le marché mondial des paiements interentreprises, qui était évalué à 79,5 billions de dollars en 2023.

Vous trouverez ci-dessous un guide sur l’automatisation des paiements interentreprises, y compris les avantages, les défis et la façon d’intégrer des outils d’automatisation des paiements dans votre entreprise.

Que contient cet article?

• Avantages de l’automatisation des paiements interentreprises
  
• Types de solutions d’automatisation des paiements interentreprises
  
• Comment intégrer l’automatisation des paiements dans les systèmes financiers
  
• Comment résoudre les problèmes d’automatisation des paiements interentreprises
  

Avantages de l’automatisation des paiements interentreprises

Les systèmes de paiement interentreprises automatisés sont plus rapides, moins sujets aux erreurs et plus transparents que les processus manuels. Les entreprises qui utilisent l’automatisation peuvent payer leurs employés à temps, réduire le temps consacré à la correction des erreurs manuelles et prendre des décisions financières plus éclairées.

Voici un aperçu des avantages que présentent les systèmes automatisés :

• Gain de temps : Libérez votre équipe du traitement des factures et des paiements afin qu’elle puisse se concentrer sur les initiatives clés qui stimulent la croissance.

• Réduction des coûts : Augmentez vos profits en économisant sur les coûts liés à la main-d’œuvre, à l’affranchissement et au retard de paiement.

• Amélioration de la précision : Réduisez les erreurs dans les factures, les paiements et les enregistrements, en particulier lorsque vous traitez des volumes importants de données.

• Augmentation de l’efficacité : Affinez le processus de paiement, de la création des factures au rapprochement, afin d’accélérer les cycles de paiement et d’améliorer les flux de trésorerie.

• Visibilité financière accrue : Effectuez le suivi de la santé financière (y compris les factures, les paiements et les flux de trésorerie) en temps réel.

• Sécurité renforcée : Protégez vos données financières sensibles contre les accès non autorisés et les cybermenaces grâce au chiffrement et à la détection de la fraude.

• Évolutivité : Gérez des volumes de transactions accrus sans main-d’œuvre supplémentaire.

• Amélioration de l’expérience fournisseur : Améliorez les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements plus rapides et à des factures précises. Cela peut se traduire par de meilleures conditions, des remises et un service prioritaire.

Types de solutions d’automatisation des paiements interentreprises

Voici un aperçu des solutions d’automatisation disponibles sur le marché :

• Systèmes de facturation et de traitement électroniques : Ces plateformes créent, envoient et reçoivent automatiquement des factures. Ils peuvent souvent faire correspondre les factures aux bons de commande pour confirmer que les paiements sont exacts et correspondent aux biens livrés ou services rendus. Cela permet de réduire la saisie manuelle des données et les erreurs qui y sont associées.

• Paiements ACH (Automated Clearing House) : Les entreprises préfèrent parfois les paiements ACH pour les transferts électroniques de fonds (TEF) aux virements bancaires traditionnels en raison de leur faible coût. Les transactions ACH automatisées peuvent traiter des paiements réguliers et en bloc, ce qui les rend idéales pour les salaires, les paiements aux fournisseurs et d’autres transactions volumineuses.

• Paiements fondés sur la chaîne de blocs : Les technologies émergentes de la chaîne de blocs constituent une option plus récente pour automatiser les paiements interentreprises. Les solutions de chaîne de blocs peuvent réduire la fraude, réduire les frais de transaction et fournir des enregistrements de transactions en temps réel qui sont immuables et traçables.

• Plateformes de paiement et sous-traitants : Les plateformes de paiement facilitent le transfert sécurisé de fonds entre entreprises sur Internet. De nombreuses passerelles traitent différents moyens de paiement, notamment les paiements ACH, les virements bancaires et les cartes de crédit.

• Outils de paiement transfrontalier : Les outils de paiement transfrontaliers automatisent la conversion de devises et la conformité aux réglementations financières internationales pour les entreprises qui ont des fournisseurs ou des clients internationaux. Ces outils permettent de gérer la complexité des transactions à l'étranger, notamment les différences de législation fiscale et de taux de change.

• Progiciel de gestion intégrée (PGI) : Les systèmes PGI intègrent diverses opérations, comme la gestion des stocks et la comptabilité, dans un seul système. Les systèmes PGI qui incluent l’automatisation des paiements peuvent gérer la facturation, le traitement des paiements, ainsi que les prévisions et rapports financiers.

Comment intégrer l’automatisation des paiements dans les systèmes financiers

L’intégration de l’automatisation des paiements dans vos systèmes financiers nécessite d’analyser votre infrastructure, de sélectionner les bons outils et de mettre en œuvre la nouvelle technologie judicieusement. Voici les bonnes pratiques pour faciliter le processus d’intégration :

• Évaluation des systèmes : Effectuez un audit approfondi de vos systèmes financiers, y compris votre PGI, votre logiciel comptable et toute autre application pertinente. Examinez les domaines dans lesquels l’automatisation peut apporter le plus de valeur ajoutée : les défis, les inefficacités, les volumes de paiements, les types de transactions, les devises et les exigences de conformité. Cette évaluation vous aidera à définir vos objectifs d’automatisation et à sélectionner l’outil le plus adapté.

• Sélection d’une solution : Le marché offre une large gamme de solutions d’automatisation des paiements interentreprises, chacune avec des capacités et des fonctionnalités différentes. Trouvez une solution qui correspond à vos besoins et à vos objectifs à long terme, en tenant compte de facteurs comme l’évolutivité, la flexibilité, la sécurité, les capacités d’intégration et la réputation du fournisseur. Testez des démonstrations de produits, vérifiez les références et effectuez des audits de sécurité pour vous assurer que la solution choisie répond à vos normes.

• Planification de l’intégration : Une fois que vous avez sélectionné une solution, élaborez un plan d’intégration détaillé. Mappez les champs de données entre vos systèmes et la plateforme d’automatisation, configurez les flux de travail et les processus d’approbation, et établissez des procédures de gestion des erreurs. Si nécessaire, travaillez avec un intégrateur de systèmes ou l’équipe de services professionnels du fournisseur d’outils.

• Mise en œuvre progressive : Envisagez une mise en œuvre progressive pour réduire les perturbations et permettre des ajustements. Commencez par un programme pilote, axé sur un type de paiement précis ou sur un sous-ensemble de fournisseurs. Effectuez ensuite des tests pour vérifier l’exactitude des données, l’intégrité du flux de travail et la gestion des erreurs. Recueillez les commentaires des utilisateurs et des parties prenantes, et résolvez les problèmes avant de continuer le déploiement.

• Gestion du changement : Communiquez les avantages de l’automatisation à votre équipe, formez les employés sur le nouveau système et répondez à toutes les préoccupations. Assurez-vous que votre équipe comprend les flux de travail, les fonctionnalités et les capacités de production de rapports du système. Offrez de la formation et un soutien continus pour maximiser l’adoption.

• Surveillance et optimisation continues : Suivez les indicateurs clés de performance comme le temps de traitement, les taux d’erreur et les économies de coûts. Examinez régulièrement vos systèmes automatisés, recueillez les commentaires des utilisateurs et ajustez vos systèmes si nécessaire.

Comment résoudre les problèmes d’automatisation des paiements interentreprises

Voici quelques défis courants associés à l’automatisation des paiements interentreprises et à leurs solutions :

Intégration

L’intégration d’un nouvel outil d’automatisation à des systèmes comme les progiciels de gestion intégrée et les logiciels comptables peut être difficile et prendre beaucoup de temps. Les données incohérentes, les formats incompatibles et l’absence d’interfaces de programmation d’applications (API) normalisées peuvent créer des goulots d’étranglement au niveau de l’intégration.

Solutions

• Effectuez une évaluation de vos systèmes pour déterminer les problèmes de compatibilité.

• Choisissez une solution dotée de solides capacités d’intégration et d’un historique prouvé de mises en œuvre.

• Faites appel à l’expertise technique de partenaires de mise en œuvre expérimentés pour vous guider tout au long du processus.

Gestion du changement

Toute nouvelle technologie peut susciter une résistance au changement. Les employés peuvent hésiter à adopter de nouveaux flux de travail et craindre que l’automatisation ne remplace leur travail.

Solutions

• Faites part des avantages de l’automatisation de manière claire et cohérente à toutes les parties prenantes.

• Formez les employés sur le nouveau système.

• Célébrez les premières réussites et mettez l’accent sur l’impact positif de l’automatisation, que ce soit au niveau des rôles individuels ou de l'ensemble de l'organisation.

Sécurité des données et prévention de la fraude

La popularité croissante des paiements numériques s'accompagne d'une augmentation du risque de cyberattaques et de fraudes. Les entreprises doivent protéger leurs données financières sensibles.

Solutions

• Choisissez une solution dotée de fonctionnalités de sécurité renforcée comme le chiffrement, la segmentation en jetons et l’authentification multifacteur (AMF).

• Mettez en place des contrôles d’accès stricts et examinez régulièrement les protocoles de sécurité.

• Tenez-vous au courant des dernières menaces de cybersécurité et des bonnes pratiques pour atténuer les risques de manière proactive.

Coût

L’investissement initial dans les logiciels, la mise en œuvre et la formation relatifs à l’automatisation peut être considérable. Les entreprises doivent démontrer un rendement du capital investi (RCI) pour obtenir l’adhésion des parties prenantes.

Solutions

• Élaborez une analyse de rentabilité complète qui explique les économies de coûts, les gains d’efficacité et les possibilités de croissance des revenus attendus de l’automatisation.

• Effectuez le suivi des indicateurs clés comme le temps de traitement, les taux d’erreur et les coûts de main-d’œuvre pour démontrer le rendement du capital investi de l’automatisation.

Conformité

Les paiements interentreprises doivent être conformes à diverses réglementations, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et de connaissance du client. Il peut s’avérer difficile de le faire tout en mettant en œuvre l'automatisation.

Solutions

• Choisissez une solution qui répond aux exigences réglementaires et qui inclut des pistes d’audit et des fonctionnalités de production de rapports.

• Tenez-vous au courant de tout changement de réglementation et mettez à jour vos processus en conséquence.

• Envisagez de travailler avec des experts en conformité sur vos processus de paiement automatisés.