Tradicionalmente, os pagamentos entre empresas (B2B) exigiam que elas enviem faturas, coletem aprovações e processem cheques manualmente. A automação pode lidar com esses processos de forma mais rápida, barata e precisa, além de realizar pagamentos eletrônicos em vez de processar cheques físicos. Como podem acompanhar faturas e pagamentos em tempo real, as empresas podem tomar decisões financeiras mais bem embasadas. A automação está aumentando a transparência e o controle no mercado global de pagamentos B2B, avaliado em US$ 79,5 trilhões em 2023.

Abaixo, mostramos como automatizar pagamentos B2B, incluindo benefícios e desafios, e como integrar ferramentas de automação de pagamentos ao seu negócio.

Neste artigo:

• Benefícios da automação de pagamentos B2B
  
• Tipos de soluções de automação de pagamentos B2B
  
• Como integrar a automação de pagamentos aos sistemas financeiros
  
• Como resolver os desafios da automação de pagamentos B2B
  

Benefícios da automação de pagamentos B2B

Os sistemas automatizados de pagamento B2B são mais rápidos, menos propensos a erros e mais transparentes do que os processos manuais. As empresas que usam a automação podem pagar as pessoas em dia, reduzir o tempo gasto corrigindo erros manuais e tomar decisões financeiras mais bem embasadas.

Alguns benefícios dos sistemas automatizados:

• Economia de tempo: liberte sua equipe do processamento de faturas e pagamentos para que ela possa se concentrar nas principais iniciativas que impulsionam o crescimento.

• Custos mais baixos: aumente os lucros economizando dinheiro em mão de obra, postagem e multas por atraso de pagamento.

• Maior precisão: reduza erros em faturas, pagamentos e registros, especialmente ao lidar com grandes volumes de dados.

• Aumento da eficiência: faça um ajuste fino do processo de pagamento, da criação das faturas até a reconciliação, criando ciclos de pagamento mais rápidos e melhorando o fluxo de caixa.

• Maior visibilidade financeira: acompanhe a integridade financeira (incluindo faturas, pagamentos e fluxo de caixa) em tempo real.

• Maior segurança: proteja seus dados financeiros sigilosos contra acesso não autorizado e ameaças cibernéticas, usando criptografia e detecção de fraudes.

• Escalabilidade: gerencie volumes de transações maiores sem trabalho adicional.

• Melhor experiência para fornecedores: melhore o relacionamento com fornecedores por meio de pagamentos mais rápidos e faturas precisas. Isso pode resultar em melhores termos, descontos e atendimento prioritário.

Tipos de soluções de automação de pagamentos B2B

Algumas soluções de automação disponíveis no mercado:

• Sistemas de faturamento e processamento eletrônico: essas plataformas criam, enviam e recebem faturas automaticamente. Muitas vezes, eles podem associar faturas a pedidos de compra para confirmar se os pagamentos são precisos e correspondem às mercadorias ou serviços entregues. Isso reduz a inserção manual de dados e os erros associados.

• Pagamentos Automated Clearing House (ACH): às vezes, as empresas preferem pagamentos ACH para transferências eletrônicas de fundos (EFTs) em vez das transferências bancárias tradicionais devido ao baixo custo. As transações ACH automatizadas podem processar pagamentos regulares e em massa, tornando-os ideais para folha de pagamento, pagamentos de fornecedores e outras transações de grande volume.

• Pagamentos baseados em blockchain: as tecnologias emergentes de blockchain são uma opção mais recente para automatizar pagamentos B2B. As soluções Blockchain podem reduzir fraudes, baratear as taxas de transação e fornecer registros de transações em tempo real que são imutáveis e rastreáveis.

• Gateways e processadores de pagamento: os gateways de pagamento facilitam a transferência segura de fundos entre empresas pela internet. Muitos gateways processam diversas formas de pagamento, como ACH, transferências bancárias e cartões de crédito.

• Ferramentas de pagamento internacionais: as ferramentas de pagamento internacionais automatizam a conversão de moedas e a conformidade com regulamentos financeiros internacionais para empresas com fornecedores ou clientes internacionais. Essas ferramentas ajudam a gerenciar complexidades de transações internacionais, incluindo diferentes leis tributárias e taxas de câmbio.

• Sistemas de ERP (planejamento de recursos empresariais): os sistemas ERP integram diversas operações, como gestão de estoque e contabilidade, em um sistema unificado. Os sistemas ERP que incluem automação de pagamentos podem lidar com faturamento, processamento de pagamentos e relatórios e previsões financeiras.

Como integrar a automação de pagamentos aos sistemas financeiros

Para integrar a automação de pagamentos aos seus sistemas financeiros, é preciso analisar a infraestrutura, selecionar as ferramentas certas e implementar cuidadosamente a nova tecnologia. Estas são as práticas recomendadas para facilitar o processo de integração:

• Sistemas de avaliação: realize uma auditoria completa de seus sistemas financeiros, incluindo ERP, software de contabilidade e outros aplicativos relevantes. Considere as áreas em que a automação pode agregar mais valor: desafios, ineficiências, volumes de pagamento, tipos de transação, moedas e requisitos de conformidade. Essa avaliação ajudará você a definir suas metas de automação e selecionar a ferramenta mais adequada.

• Selecione uma solução: o mercado oferece uma ampla gama de soluções de automação de pagamentos B2B, cada uma com recursos e funcionalidades variadas. Encontre uma solução alinhada às suas necessidades e objetivos de longo prazo, considerando fatores como escalabilidade, flexibilidade, segurança, recursos de integração e reputação do fornecedor. Teste demonstrações de produtos, consulte referências e realize auditorias de segurança para garantir que a solução escolhida atenda aos seus padrões.

• Planejamento da integração: depois de selecionar uma solução, desenvolva um plano de integração detalhado. Mapeie campos de dados entre seus sistemas e a plataforma de automação, configure fluxos de trabalho e processos de aprovação e estabeleça procedimentos para lidar com erros. Se necessário, trabalhe com um integrador de sistemas ou com a equipe de serviços profissionais do fornecedor da ferramenta.

• Implementação em fases: considere uma implementação em fases para reduzir as interrupções e permitir ajustes. Comece com um programa piloto, com foco em um tipo de pagamento específico ou em um subconjunto de fornecedores. Em seguida, realize testes de precisão de dados, integridade do fluxo de trabalho e gestão de erros. Reúna comentários de usuários e partes interessadas e resolva problemas antes de expandir a implementação.

• Gestão de mudanças: comunique os benefícios da automação para sua equipe, treine os funcionários sobre o novo sistema e resolva possíveis preocupações. Assegure que sua equipe entenda os fluxos de trabalho, as funcionalidades e os recursos de relatórios do sistema. Forneça suporte e treinamento contínuos para maximizar a adoção.

• Monitoramento e otimização contínua: acompanhe KPIs (indicadores-chave de desempenho), como tempo de processamento, taxas de erro e economia de custos. Analise regularmente seus sistemas automatizados, colete feedback dos usuários e ajuste conforme o necessário.

Como resolver os desafios da automação de pagamentos B2B

Veja a seguir alguns desafios comuns associados à automação de pagamentos B2B e suas soluções:

Integração

Integrar uma nova ferramenta de automação com sistemas como ERP e software contábil pode ser difícil e demorado. Inconsistências de dados, formatos incompatíveis e a falta de interfaces de programação de aplicativos (APIs) padronizadas podem criar gargalos de integração.

Soluções

• Realize uma avaliação de seus sistemas para identificar problemas de compatibilidade.

• Escolha uma solução com fortes capacidades de integração e um histórico comprovado de implementações bem-sucedidas.

• Busque o conhecimento técnico de parceiros de implementação experientes para orientar você durante o processo.

Gestão de mudanças

A resistência à mudança pode ocorrer com qualquer nova tecnologia. Os funcionários podem hesitar em adotar novos fluxos de trabalho e temer que a automação substitua seus empregos.

Soluções

• Comunique os benefícios da automação de forma clara e consistente a todas as partes interessadas.

• Treine os funcionários no novo sistema.

• Celebre os primeiros sucessos e enfatize o impacto positivo da automação, desde funções individuais até toda a organização.

Segurança de dados e prevenção de fraudes

Conforme aumenta a popularidade dos pagamentos digitais, aumenta o risco de ataques cibernéticos e fraudes. As empresas precisam proteger dados financeiros sigilosos.

Soluções

• Escolha uma solução com recursos de segurança fortes, como criptografia, tokenização e autenticação multifator (MFA).

• Implemente controles de acesso rígidos e revise regularmente os protocolos de segurança.

• Mantenha-se a par das ameaças de segurança cibernética mais recentes e as melhores práticas para mitigar riscos de forma proativa.

Custo

O investimento inicial em software, implementação e treinamento para automação pode ser substancial. As empresas devem demonstrar um retorno sobre o investimento (ROI) para garantir a adesão das partes interessadas.

Soluções

• Desenvolva um caso de negócios abrangente que explique a redução de custos, os ganhos de eficiência e as oportunidades de crescimento de receita esperadas com a automação.

• Acompanhe métricas importantes, como tempo de processamento, taxas de erro e custos de mão de obra para demonstrar o ROI da automação.

Conformidade

Os pagamentos B2B devem cumprir diversos regulamentos, incluindo requisitos de combate à lavagem de dinheiro (AML) e conheça seu cliente (KYC). Fazer isso durante a implementação da automação pode ser um desafio.

Soluções

• Escolha uma solução que atenda aos requisitos regulatórios e inclua trilhas de auditoria e recursos de geração de relatórios.

• Mantenha-se informado sobre qualquer mudança nos regulamentos e atualize seus processos de acordo.

• Considere trabalhar com especialistas em conformidade nos seus processos automatizados de pagamento.