従来、企業間 (B2B) 決済では、企業が手動で請求書を送信し、承認を収集し、小切手を処理する必要がありました。自動化により、これらのプロセスをより速く、より安価に、より正確に処理し、物理的な小切手を扱う代わりに電子決済を開始できます。企業は請求書と支払いをリアルタイムで追跡できるため、十分な情報に基づいた財務上の意思決定を行うことができます。自動化により世界の B2B 決済市場の透明性と制御性が向上していて、その規模は 2023 年に 79 兆 5,000 億ドルと評価されました。

以下は、B2B 決済を自動化するためのガイドで、利点、課題とともに、決済自動化ツールを事業に導入する方法などをご紹介します。

この記事の内容

• B2B 決済自動化の利点
  
• B2B 決済自動化ソリューションの種類
  
• 決済自動化を金融システムに導入する方法
  
• B2B 決済自動化の課題を解決する方法
  

B2B 決済自動化の利点

B2B 決済自動化システムは、手動プロセスよりも高速で、ミスが発生しにくく、透明性が高くなります。自動化を利用する企業は、利用者への支払いを期限内に行い、手作業によるミスの修正に費やす時間を削減し、十分な情報に基づいた財務上の意思決定を行うことができます。

自動化システムの利点の概要は以下のとおりです。

• 時間の節約: チームは請求書や支払いの処理から解放され、成長を促進する重要なイニシアチブに集中できます。

• コスト削減: 人件費、郵便料金、遅延手数料を節約して利益を増やします。

• 精度の向上: 請求書、支払い、記録のエラーを減らします (特に大量のデータを処理する場合)。

• 効率の向上: 請求書の作成から照合までの決済プロセスを微調整することで、決済サイクルを短縮し、キャッシュフローを改善します。

• 財務の可視性の向上: 請求書、支払い、キャッシュフローなど、財務の健全性をリアルタイムで追跡します。

• セキュリティの強化: 暗号化と不正検出を使用して、機密性の高い財務データを不正アクセスやサイバー脅威から保護します。

• 拡張性: 追加の労力をかけずに、取引量の増加に対応します。

• ベンダーの操作性の向上: スピーディーな支払いと正確な請求書によって、ベンダーとの関係を改善します。その結果、より良い条件、割引、優先サービスを実現できます。

B2B 決済自動化ソリューションの種類

ここでは、市販されている自動化ソリューションの概要をご紹介します。

• 電子請求および電子処理システム: これらのプラットフォームは、請求書を自動的に作成、送信、受信します。多くの場合、請求書と発注書を照合して、支払いが正確であり、納品された商品またはサービスに対応していることを確認できます。これにより、手作業によるデータ入力とそれに関連するエラーが削減されます。

• 自動決済機関 (ACH) による決済: 事業者は、従来の電信送金よりも低コストな電子送金 (EFT) の ACH 決済を好む場合があります。自動化された ACH 取引では、定期的な支払いと一括支払いを処理できるため、給与計算、サプライヤーへの支払い、およびその他の件数の多い取引に最適です。

• ブロックチェーンベースの決済: 最新のブロックチェーン技術は、B2B 決済自動化の新しいオプションです。ブロックチェーンソリューションは、不正利用を減らし、取引手数料を削減し、不変で追跡可能なリアルタイムの取引記録を提供することができます。

• ペイメントゲートウェイと決済代行業者: ペイメントゲートウェイは、インターネットを介した企業間の安全な資金移動を促進します。多くのゲートウェイが、ACH、電信送金、クレジットカードなど、さまざまな決済手段に対応しています。

• クロスボーダー決済ツール: クロスボーダー決済ツールは、国際的なサプライヤーや顧客を抱える事業の通貨換算と国際的な金融規制への準拠を自動化します。これらのツールは、税法や為替レートの違いなど、複雑な外国取引の管理に役立ちます。

• エンタープライズリソースプランニング (ERP) システム: ERP システムは、在庫管理や会計などのさまざまな業務を 1 つのシステムに統合します。決済自動化を導入した ERP システムでは、請求、決済処理、財務報告や財務予測に対応できます。

決済自動化を金融システムに導入する方法

決済自動化を金融システムに導入するには、インフラを分析し、適切なツールを選択し、新しいテクノロジーを慎重に実装する必要があります。ここでは、導入プロセスをシンプルにするためのベストプラクティスをご紹介します。

• システムの評価: ERP、会計ソフト、その他の関連アプリケーションを含む財務システムの徹底的な監査を実施します。自動化によって最も価値を付加できる分野として、課題、非効率性、決済額、取引タイプ、通貨、規制要件などを検討します。この評価は、自動化の目標を定義し、最適なツールを選択するのに役立ちます。

• ソリューションの選択: 市場では、さまざまな機能を持つ幅広い B2B 決済自動化ソリューションが提供されています。拡張性、柔軟性、セキュリティ、統合機能、ベンダーの評判などの要素を考慮して、ニーズと長期的な目標に沿ったソリューションを見つけてください。製品のデモをテストし、リファレンスを確認し、セキュリティ監査を実施して、選択したソリューションが基準を満たしていることを確認します。

• 導入の計画: ソリューションを選択したら、詳細な導入計画を作成します。システムとオートメーションプラットフォーム間でデータフィールドをマッピングし、ワークフローと承認プロセスを設定し、エラー処理手順を確立します。必要に応じて、システムインテグレーターまたはツールプロバイダーのプロフェッショナルサービスチームと連携します。

• 段階的な実装: 中断を減らし、調整を可能にするために、段階的な実装を検討します。パイロットプログラムから始めて、特定の決済タイプまたはサプライヤーのサブセットに焦点を当てます。次に、データの正確性、ワークフローの整合性、およびエラー処理のテストを実施します。展開範囲を広げる前に、ユーザーや関係者からフィードバックを収集し、問題があれば対処します。

• 変更管理: 自動化の利点をチームに伝え、新しいシステムについて従業員へのトレーニングを実施し、懸念事項に対処します。チームがシステムのワークフロー、機能、レポート機能について理解していることを確認します。継続的なサポートとトレーニングを提供して、導入を最大化します。

• 継続的な監視と最適化: 処理時間、エラー率、コスト削減などの主要業績評価指標 (KPI) を追跡します。自動化システムを定期的に見直し、ユーザーからフィードバックを収集し、必要に応じて調整します。

B2B 決済自動化の課題を解決する方法

ここでは、B2B 決済自動化とそのソリューションに関連する一般的な課題をいくつかご紹介します。

導入

新しい自動化ツールを ERP や会計ソフトなどのシステムに導入するには、困難で時間がかかる場合があります。データの不整合、互換性のない形式、標準化されたアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) の欠如が、導入のボトルネックとなる可能性があります。

解決策

• システムの評価を実施して、互換性の問題を特定します。

• 強力な統合機能と、実装の成功実績を備えたソリューションを選択します。

• 経験豊富な実装パートナーの技術的専門知識を求めて、プロセスについて説明してもらいます。

変更管理

変化に対する抵抗は、どのような新技術でも起こり得ます。従業員は新しいワークフローの導入を躊躇し、自動化が自分の業務に置き換わることを恐れるかもしれません。

解決策

• 自動化の利点について、すべての利害関係者に明確に一貫して伝えます。

• 新しいシステムについて従業員へのトレーニングを実施します。

• 早い段階での成功を祝い、個人の役割から組織全体に至るまで、自動化のプラスの影響を強調します。

データセキュリティと不正防止

デジタル決済の普及に伴い、サイバー攻撃や不正利用のリスクが高まります。企業は機密性の高い財務データを保護する必要があります。

解決策

• 暗号化、トークン化、多要素認証 (MFA) などの強力なセキュリティ機能を備えたソリューションを選択します。

• 厳格なアクセス制御を実装し、セキュリティプロトコルを定期的に見直します。

• 最新のサイバーセキュリティの脅威とベストプラクティスを常に把握し、リスクをプロアクティブに軽減します。

コスト

自動化のためのソフトウェア、実装、トレーニングへの初期投資は多額なものになる可能性があります。企業は、利害関係者からの賛同を得るために、投資収益率 (ROI) を示す必要があります。

解決策

• 自動化によって想定されるコスト削減、効率性の向上、収益成長の機会を説明する総合的なビジネスケースを作成します。

• 処理時間、エラー率、人件費などの主要な指標を追跡して、自動化の ROI を実証します。

規制順守

B2B 決済は、マネーロンダリング防止 (AML) や本人認証 (KYC) の要件など、さまざまな規制に準拠する必要があります。自動化を導入しながら準拠するのは簡単ではありません。

解決策

• 規制要件を満たし、監査証跡とレポート機能を備えたソリューションを選択します。

• 規制の変更について常に最新情報を入手し、それに応じてプロセスを更新します。

• 決済プロセスの自動化について、法令遵守の専門家と連携することを検討します。