In passato, i pagamenti business-to-business (B2B) imponevano alle attività di inviare le fatture manualmente, raccogliere le approvazioni ed elaborare i controlli. L'automazione può gestire questi processi in modo più rapido, economico e accurato e avviare pagamenti elettronici invece di elaborare assegni fisici. Poiché le attività possono monitorare fatture e pagamenti in tempo reale, possono prendere decisioni finanziarie più informate. L'automazione sta aumentando la trasparenza e il controllo nel mercato globale dei pagamenti B2B, che nel 2023 era valutato a 79,5 mila miliardi di dollari.

Di seguito è riportata una guida all'automazione dei pagamenti B2B, inclusi vantaggi, sfide e come integrare gli strumenti di automazione dei pagamenti nella tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Vantaggi dell'automazione dei pagamenti B2B
  
• Tipi di soluzioni di automazione dei pagamenti B2B
  
• Come integrare l'automazione dei pagamenti nei sistemi finanziari
  
• Come risolvere le sfide dell'automazione dei pagamenti B2B
  

Vantaggi dell'automazione dei pagamenti B2B

I sistemi di pagamento B2B automatizzati sono più veloci, meno soggetti a errori e più trasparenti dei processi manuali. Le attività che utilizzano l'automazione possono pagare le persone in tempo, ridurre il tempo impiegato per correggere gli errori manuali e prendere decisioni finanziarie più informate.

Ecco una panoramica dei vantaggi dei sistemi automatizzati:

• Risparmio di tempo: Libera il tuo team dall'elaborazione di fatture e pagamenti, in modo che possa concentrarsi sulle iniziative chiave che promuovono la crescita.

• Riduzione dei costi: Aumenta i profitti risparmiando su manodopera, spese di spedizione e ritardi di pagamento.

• Precisione migliorata: Riduci gli errori in fatture, pagamenti e registrazioni, soprattutto quando gestisci grandi volumi di dati.

• Aumento dell'efficienza: Ottimizza la procedura di pagamento, dalla creazione delle fatture alla riconciliazione, accelerando i cicli di pagamento e migliorando il flusso di cassa.

• Maggiore visibilità finanziaria: Monitora lo stato finanziario in tempo reale, inclusi fatture, pagamenti e flusso di cassa.

• Maggiore sicurezza: Proteggi i tuoi dati finanziari sensibili da accessi non autorizzati e minacce informatiche utilizzando la crittografia e il rilevamento delle frodi.

• Scalabilità: Gestisci l'aumento del volume delle transazioni senza bisogno di manodopera aggiuntiva.

• Migliore esperienza dei fornitori: Migliora le relazioni con i fornitori grazie a pagamenti più rapidi e ricevute accurate. Ciò può tradursi in condizioni migliori, sconti e servizio prioritario.

Tipi di soluzioni di automazione dei pagamenti B2B

Ecco una panoramica delle soluzioni di automazione disponibili sul mercato:

• Sistemi di fatturazione ed elaborazione telematica: Queste piattaforme creano, inviano e ricevono le fatture in modo automatico. Spesso possono associare le fatture agli ordini di acquisto per confermare che i pagamenti siano accurati e corrispondano ai beni o servizi consegnati. In questo modo si riduce l'inserimento manuale dei dati e gli errori ad esso associati.

• Pagamenti Automated Clearing House (ACH): Le attività talvolta preferiscono i pagamenti ACH per i trasferimenti elettronici di fondi (Electronic Funds Transfer o EFT) rispetto ai tradizionali bonifici bancari per il loro basso costo. Le transazioni ACH automatizzate possono elaborare pagamenti regolari e in blocco, il che le rende ideali per buste paga, pagamenti dei fornitori e altre transazioni di grande volume.

• Pagamenti basati su blockchain: Le tecnologie blockchain emergenti sono un'opzione più recente per automatizzare i pagamenti B2B. Le soluzioni blockchain possono ridurre le frodi, abbassare le commissioni di transazione e fornire registrazioni delle transazioni in tempo reale, immutabili e tracciabili.

• Gateway e processori di pagamento: i gateway di pagamento facilitano il trasferimento sicuro di fondi tra attività su Internet. Molti gateway elaborano una varietà di metodi di pagamento, tra cui ACH, bonifici bancari e carte di credito.

• Strumenti per pagamenti transfrontalieri: Gli strumenti per pagamenti transfrontalier automatizzano la conversione di valuta e la conformità alle normative finanziarie internazionali per le attività con fornitori o clienti internazionali. Questi strumenti aiutano a gestire le complessità delle transazioni estere, comprese le diverse leggi fiscali e i diversi tassi di cambio.

• Sistemi Enterprise Resource Planning (ERP): i sistemi ERP integrano varie operazioni, come la gestione dell'inventario e la contabilità, in un sistema unificato. I sistemi ERP che includono l'automazione dei pagamenti sono in grado di gestire la fatturazione, l'elaborazione dei pagamenti nonché la rendicontazione e previsioni finanziarie.

Come integrare l'automazione dei pagamenti nei sistemi finanziari

Per integrare l'automazione dei pagamenti nei sistemi finanziari è necessario analizzare l'infrastruttura, selezionare gli strumenti giusti e implementare attentamente le nuove tecnologie. Ecco le best practice per semplificare il processo di integrazione:

• Sistemi di valutazione: Esegui un audit completo dei tuoi sistemi finanziari, inclusi ERP, software di contabilità e qualsiasi altra applicazione pertinente. Considera le aree in cui l'automazione può aggiungere il massimo valore: sfide, inefficienze, volumi di pagamenti, tipi di transazioni, valute e requisiti di conformità. Questa valutazione ti aiuterà a definire i tuoi obiettivi di automazione e a selezionare lo strumento più adatto.

• Scelta di una soluzione: Il mercato offre una vasta gamma di soluzioni di automazione dei pagamenti B2B, ognuna con funzionalità e caratteristiche diverse. Trova una soluzione che sia in linea con le tue esigenze e i tuoi obiettivi a lungo termine, tenendo conto di fattori quali scalabilità, flessibilità, sicurezza, capacità di integrazione e reputazione del fornitore. Testa le demo dei prodotti, controlla le referenze ed esegui controlli di sicurezza per assicurarti che la soluzione scelta soddisfi i tuoi standard.

• Pianificazione dell'integrazione: Dopo aver selezionato una soluzione, sviluppa un piano di integrazione dettagliato. Mappa i campi di dati tra i tuoi sistemi e la piattaforma di automazione, configura i flussi di lavoro e i processi di approvazione, e stabilisci procedure di gestione degli errori. Se necessario, collabora con un integratore di sistemi o con il team di servizi professionali del tool provider.

• Implementazione graduale: Prendi in considerazione un'implementazione graduale per ridurre le interruzioni e consentire adeguamenti. Inizia con un programma pilota, incentrato su una tipologia di pagamento specifica o su un sottoinsieme di fornitori. Quindi esegui test per l'accuratezza dei dati, l'integrità del flusso di lavoro e la gestione degli errori. Raccogli il feedback di utenti e parti interessate e risolvi eventuali problemi prima di espandere l'implementazione.

• Gestione del cambiamento: Comunica i vantaggi dell'automazione al tuo team, forma i dipendenti sul nuovo sistema e affronta eventuali problemi. Assicurati che il tuo team comprenda i flussi di lavoro, le funzionalità e le capacità di rendicontazione del sistema. Fornisci supporto e formazione continui per massimizzare l'adozione.

• Monitoraggio e ottimizzazione continui: Tieni traccia degli indicatori chiave di prestazione (KPI) come il tempo di elaborazione, i tassi di errore e il risparmio sui costi. Esamina regolarmente i tuoi sistemi automatizzati, raccogli il feedback degli utenti e adattalo secondo necessità.

Come risolvere le sfide dell'automazione dei pagamenti B2B

Ecco alcune sfide comuni associate all'automazione dei pagamenti B2B e alle relative soluzioni:

Integrazione

L'integrazione di un nuovo strumento di automazione con sistemi come ERP e software di contabilità può essere difficile e richiedere molto tempo. Le incoerenze dei dati, i formati incompatibili e la mancanza di Application Programming Interface (API) standardizzate possono creare colli di bottiglia nell'integrazione.

Soluzioni

• Conduci una valutazione dei sistemi per identificare i problemi di compatibilità.

• Scegli una soluzione con solide capacità di integrazione e una comprovata esperienza di implementazioni di successo.

• Sfrutta le competenze tecniche di partner esperti nell'implementazione che ti guidino nel processo.

Gestione del cambiamento

La resistenza al cambiamento può verificarsi con qualsiasi nuova tecnologia. I dipendenti possono essere riluttanti ad adottare nuovi flussi di lavoro e potrebbero temere che l'automazione sostituisca il loro lavoro.

Soluzioni

• Comunica i vantaggi dell'automazione in modo chiaro e coerente a tutte le parti interessate.

• Forma i dipendenti sul nuovo sistema.

• Celebra i primi successi ed enfatizza l'impatto positivo dell'automazione, dai singoli ruoli all'intera organizzazione.

Sicurezza dei dati e prevenzione delle frodi

Man mano che i pagamenti digitali diventano sempre più popolari, aumenta il rischio di attacchi informatici e frodi. Le attività devono proteggere i dati finanziari sensibili.

Soluzioni

• Scegli una soluzione con funzionalità di sicurezza avanzate come crittografia, tokenizzazione e autenticazione a più fattori (Multifactor Authentication o MFA).

• Implementa rigorosi controlli degli accessi e sottoponi regolarmente a revisione i protocolli di sicurezza.

• Aggiornati sulle ultime minacce alla sicurezza informatica e sulle best practice per mitigare in modo proattivo i rischi.

Costo

L'investimento iniziale per software, implementazione e formazione per l'automazione può essere notevole. Le attività devono dimostrare un ritorno sull'investimento (ROI) per assicurarsi il consenso delle parti interessate.

Soluzioni

• Sviluppa un business case completo che illustri i risparmi su costi, guadagni in termini di efficienza e opportunità di crescita dei ricavi previsti dall'automazione.

• Tieni traccia di metriche chiave come il tempo di elaborazione, i tassi di errore e i costi di manodopera per dimostrare il ROI dell'automazione.

Conformità

I pagamenti B2B devono rispettare varie normative, tra cui i requisiti antiriciclaggio (Anti-Money Laundering o AML) e di adeguata verifica della clientela (Know Your Customer o KYC). Farlo durante l'implementazione dell'automazione può essere difficile.

Soluzioni

• Scegli una soluzione che soddisfi i requisiti normativi e includa audit trail e funzionalità di rendicontazione.

• Aggiornati su eventuali modifiche alle normative e aggiorna i tuoi processi di conseguenza.

• Valuta la possibilità di collaborare con esperti di conformità per le tue procedure di pagamento automatizzate.