Tradicionalmente, los pagos business to business (B2B) requerían que las empresas enviaran facturas, recopilaran aprobaciones y procesaran cheques manualmente. La automatización puede manejar estos procesos de manera más rápida, más barata y más precisa, e iniciar pagos electrónicos en lugar de procesar cheques físicos. Gracias a que las empresas pueden hacer un seguimiento de las facturas y los pagos en tiempo real, pueden tomar mejores decisiones financieras informadas. La automatización está aumentando la transparencia y el control en el mercado global de pagos B2B, que se valoró en 79.5 billones de dólares en 2023.

A continuación, encontrarás una guía sobre cómo automatizar pagos B2B, incluidos los beneficios, los desafíos y cómo integrar herramientas de automatización de pagos en tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• Beneficios de la automatización de pagos B2B
  
• Tipos de soluciones de automatización de pagos B2B
  
• Cómo integrar la automatización de pagos en los sistemas financieros
  
• Cómo resolver los desafíos de la automatización de pagos B2B
  

Beneficios de la automatización de pagos B2B

Los sistemas de pago B2B automatizados son más rápidos, menos propensos a errores y más transparentes que los procesos manuales. Las empresas que utilizan la automatización pueden pagar a las personas cuando corresponde, reducir el tiempo dedicado a corregir errores manuales y tomar mejores decisiones financieras informadas.

Aquí tienes un resumen de los beneficios de los sistemas automatizados:

• Ahorro de tiempo: Libera a tu equipo del procesamiento de facturas y pagos para que pueda centrarse en iniciativas clave que impulsan el crecimiento.

• Menores costos: Aumenta las ganancias ahorrando dinero en mano de obra, franqueo y cargos por pagos atrasados.

• Mejor precisión: Reduce los errores en facturas, pagos y registros, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de datos.

• Mayor eficiencia: Ajusta el proceso de pago, desde la creación de la factura hasta la conciliación, lo que agiliza los ciclos de pago y mejora el flujo de caja.

• Más visibilidad financiera: Haz un seguimiento del estado financiero, incluidas las facturas, los pagos y el flujo de caja, en tiempo real.

• Mayor seguridad: Protege tus datos financieros confidenciales del acceso no autorizado y de las amenazas cibernéticas mediante el cifrado y la detección de fraudes.

• Escalabilidad: Gestiona volúmenes de transacciones más grandes sin necesidad de contar con mano de obra adicional.

• Mejor experiencia del proveedor: Mejora las relaciones con los proveedores a través de pagos más rápidos y facturas precisas. Esto puede resultar en mejores condiciones, descuentos y servicio prioritario.

Tipos de soluciones de automatización de pagos B2B

Aquí hay un resumen de las soluciones de automatización disponibles en el mercado:

• Sistemas de facturación y procesamiento electrónico: Estas plataformas crean, envían y reciben facturas automáticamente. A menudo, pueden hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra para confirmar que los pagos son precisos y corresponden a los servicios o bienes proporcionados. Esto reduce la entrada manual de datos y sus errores asociados.

• Pagos de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH): Las empresas a veces prefieren los pagos de ACH para las transferencias electrónicas de fondos (EFT) en lugar de las transferencias electrónicas tradicionales debido a su bajo costo. Las transacciones de ACH automatizadas pueden procesar pagos regulares y masivos, lo que las hace ideales para nóminas, pagos de proveedores y otras transacciones de gran volumen.

• Pagos basados en blockchain: Las tecnologías emergentes de cadenas de bloques son una opción más nueva para automatizar los pagos B2B. Las soluciones de blockchain pueden reducir el fraude, reducir las tarifas de transacción y proporcionar registros de transacciones en tiempo real que son inmutables y rastreables.

• Pasarelas y procesadores de pago: las pasarelas de pago facilitan la transferencia segura de fondos entre empresas a través de Internet. Muchas pasarelas procesan una variedad de métodos de pago, incluidos ACH, transferencias electrónicas y tarjetas de crédito.

• Herramientas de pago transfronterizas: Las herramientas de pago transfronterizas automatizan la conversión de monedas y el cumplimiento de las normativas financieras internacionales para empresas con proveedores o clientes internacionales. Estas herramientas ayudan a gestionar las complejidades de las transacciones extranjeras, incluidas las diferentes leyes fiscales y tasas de cambio.

• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP): los sistemas ERP integran varias operaciones, como la gestión de inventario y la contabilidad, en un sistema unificado. Los sistemas ERP que incluyen la automatización de pagos pueden gestionar la facturación, el procesamiento de pagos y la elaboración de informes y previsiones financieras.

Cómo integrar la automatización de pagos en los sistemas financieros

Integrar la automatización de pagos en tus sistemas financieros requiere analizar tu infraestructura, seleccionar las herramientas adecuadas e implementar cuidadosamente la nueva tecnología. Estas son las prácticas recomendadas para facilitar el proceso de integración:

• Sistemas de evaluación: Realiza una auditoría exhaustiva de tus sistemas financieros, incluido tu ERP, software de contabilidad y cualquier otra aplicación pertinente. Considera las áreas en las que la automatización puede agregar más valor: desafíos, ineficiencias, volúmenes de pagos, tipos de transacciones, monedas y requisitos de cumplimiento de la normativa. Esta evaluación te ayudará a definir tus objetivos de automatización y a seleccionar la herramienta más adecuada.

• Selección de una solución: El mercado ofrece una amplia gama de soluciones de automatización de pagos B2B, cada una con diferentes funcionalidades y características. Encuentra una solución que se adapte a tus necesidades y objetivos a largo plazo; para eso, ten en cuenta factores como la escalabilidad, la flexibilidad, la seguridad, las funcionalidades de integración y la reputación del proveedor. Prueba demostraciones de productos, verifica referencias y realiza auditorías de seguridad para tener la certeza de que la solución elegida cumpla con tus estándares.

• Planificación de la integración: Una vez que hayas elegido una solución, desarrolla un plan de integración detallado. Asigna campos de datos entre tus sistemas y la plataforma de automatización, configura flujos de trabajo y procesos de aprobación, y establece procedimientos de gestión de errores. Si es necesario, trabaja con un integrador de sistemas o con el equipo de servicios profesionales del proveedor de la herramienta.

• Implementación por fases: Considera una implementación por fases para reducir las interrupciones y permitir ajustes. Comienza con un programa piloto que se centre en un tipo de pago específico o en un subconjunto de proveedores. A continuación, realiza pruebas de precisión de los datos, integridad del flujo de trabajo y gestión de errores. Recopila comentarios de los usuarios y las partes interesadas, y aborda cualquier problema antes de ampliar la implementación.

• Gestión del cambio: Comunica los beneficios de la automatización a tu equipo, capacita a los empleados sobre el nuevo sistema y aborda cualquier inquietud. Asegúrate de que tu equipo comprenda los flujos de trabajo, las funcionalidades y las funcionalidades de elaboración de informes del sistema. Proporciona soporte y capacitación continuos para maximizar la adopción.

• Monitoreo y optimización continuos: Realiza un seguimiento de los indicadores clave del rendimiento (KPI), como el tiempo de procesamiento, las tasas de error y el ahorro de costos. Revisa periódicamente tus sistemas automatizados, recopila comentarios de los usuarios y realiza los ajustes necesarios.

Cómo resolver los desafíos de la automatización de pagos B2B

Estos son algunos de los desafíos más comunes asociados a la automatización de pagos B2B y sus soluciones:

Integración

La integración de una nueva herramienta de automatización con sistemas como ERP y software de contabilidad puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Las incoherencias de los datos, los formatos incompatibles y la falta de interfaces de programación de aplicaciones (API) estandarizadas pueden crear cuellos de botella en la integración.

Soluciones

• Realiza una evaluación de tus sistemas para identificar problemas de compatibilidad.

• Elige una solución con funcionalidades de integración sólidas y un historial comprobado de implementaciones exitosas.

• Busca socios de implementación con experiencia técnica para que te guíen a través del proceso.

Gestión del cambio

La resistencia al cambio puede ocurrir con cualquier tecnología nueva. Los empleados pueden dudar en adoptar nuevos flujos de trabajo y pueden temer que la automatización reemplace sus trabajos.

Soluciones

• Comunica los beneficios de la automatización de forma clara y coherente a todas las partes interesadas.

• Capacita a los empleados sobre el nuevo sistema.

• Celebra los primeros éxitos y enfatiza el impacto positivo de la automatización, desde los roles individuales hasta toda la organización.

Seguridad de datos y prevención de fraude

A medida que aumenta la popularidad de los pagos digitales, aumenta el riesgo de ciberataques y fraude. Las empresas deben proteger los datos financieros confidenciales.

Soluciones

• Elige una solución con funcionalidades de seguridad sólidas, como cifrado, tokenización y autenticación multifactor (MFA).

• Implementa estrictos controles de acceso y revisa periódicamente los protocolos de seguridad.

• Mantente informado sobre las últimas amenazas de ciberseguridad y las prácticas recomendadas para mitigar los riesgos de manera proactiva.

Costo

La inversión inicial en software, implementación y capacitación para la automatización puede ser sustancial. Las empresas deben demostrar un retorno de la inversión (ROI) para garantizar la aceptación de las partes interesadas.

Soluciones

• Desarrolla un caso de negocio completo que explique el ahorro de costos, las ganancias de eficiencia y las oportunidades de crecimiento de ingresos que se esperan de la automatización.

• Realiza un seguimiento de las métricas clave, como el tiempo de procesamiento, las tasas de error y los costos de mano de obra, para demostrar el ROI de la automatización.

Cumplimiento de la normativa

Los pagos B2B deben cumplir con varias normativas, entre las que se incluyen los requisitos contra el lavado de dinero (AML) y Conozca a su cliente (KYC). Cumplirlas mientras se implementa la automatización puede ser un desafío.

Soluciones

• Elige una solución que cumpla con los requisitos normativos e incluya registros de auditoría y funcionalidades de elaboración de informes.

• Mantente informado sobre cualquier cambio en las regulaciones y actualiza tus procesos en consecuencia.

• Considera la posibilidad de trabajar con expertos en cumplimiento de la normativa en tus procesos de pago automatizados.