Van oudsher moesten bedrijven voor B2B-betalingen (business-to-business) handmatig facturen versturen, goedkeuringen verzamelen en controles verwerken. Met automatisering kunnen deze processen sneller, goedkoper en nauwkeuriger verlopen. Ook kun je elektronische betalingen starten in plaats van fysieke cheques te verwerken. Omdat bedrijven facturen en betalingen in real time kunnen volgen, kunnen ze beter onderbouwde financiële beslissingen nemen. Automatisering verbetert de transparantie en controle op de wereldwijde markt voor B2B-betalingen, die in 2023 naar schatting $ 79,5 biljoen waard was.

Hieronder vind je een gids over het automatiseren van B2B-betalingen, waaronder de voordelen, uitdagingen en hoe je tools voor het automatiseren van betalingen in je bedrijf kunt integreren.

Wat staat er in dit artikel?

• Voordelen van automatisering van B2B-betalingen
  
• Soorten oplossingen voor automatisering B2B-betalingen
  
• Betalingsautomatisering integreren in financiële systemen
  
• Uitdagingen op het gebied van B2B-betalingsautomatisering oplossen
  

Voordelen van automatisering van B2B-betalingen

Geautomatiseerde B2B-betaalsystemen zijn sneller, minder foutgevoelig en transparanter dan handmatige processen. Bedrijven die kiezen voor automatisering, kunnen mensen op tijd betalen, zijn minder tijd kwijt aan het corrigeren van handmatige fouten en nemen beter onderbouwde financiële beslissingen.

We zetten de voordelen van geautomatiseerde systemen op een rijtje:

• Tijdsbesparing: Je team hoeft geen facturen en betalingen meer te verwerken, zodat het zich kan concentreren op belangrijke initiatieven die de groei stimuleren.

• Lagere kosten: Verhoog je winst door geld te besparen op arbeidskosten, portokosten en kosten voor te late betalingen.

• Verbeterde nauwkeurigheid: Verminder fouten in facturen, betalingen en de administratie, vooral als je grote hoeveelheden gegevens moet verwerken.

• Verhoogde efficiëntie: Stem het betaalproces van facturatie tot reconciliatie op elkaar af, zodat betalingen sneller verlopen en de cashflow verbetert.

• Meer financiële zichtbaarheid: Volg je financiële gezondheid in real time, waaronder de facturen, betalingen en cashflow.

• Effectievere beveiliging: Bescherm je gevoelige financiële gegevens tegen onbevoegde toegang en cyberdreigingen met encryptie en fraudedetectie.

• Schaalbaarheid: Verwerk grotere transactievolumes zonder extra arbeid.

• Betere ervaring met leveranciers: Verbeter de relatie met leveranciers dankzij snellere betalingen en nauwkeurige facturen. Dit kan leiden tot betere voorwaarden, hogere kortingen en prioriteitsservice.

Soorten oplossingen voor automatisering B2B-betalingen

Hier is een overzicht van de automatiseringsoplossingen die verkrijgbaar zijn:

• Elektronische facturatie- en verwerkingssystemen: Deze platforms maken, versturen en ontvangen automatisch facturen. Ze kunnen vaak facturen aan inkooporders koppelen om te bevestigen dat betalingen correct zijn en aansluiten op de geleverde goederen of diensten. Zo verminder je de handmatige gegevensinvoer en de fouten die hiermee gepaard gaan.

• ACH-betalingen (Automated Clearing House): Bedrijven geven soms de voorkeur aan ACH-betalingen voor elektronische overboekingen (EFT's) in plaats van traditionele bankoverschrijvingen, aangezien deze minder kosten. Geautomatiseerde ACH-transacties kunnen reguliere en bulkbetalingen verwerken, waardoor ze ideaal zijn voor salarisadministratie, leveranciersbetalingen en andere transacties met grote volumes.

• Blockchain-gebaseerde betalingen: Opkomende blockchain-technologieën zijn een nieuwere optie voor het automatiseren van B2B-betalingen. Blockchain-oplossingen kunnen fraude verminderen, transactiekosten verlagen en transactierecords in real time bieden die onveranderlijk en traceerbaar zijn.

• Betaalgateways en -verwerkers: Met betaalgateways kun je veilig geld overschrijven tussen bedrijven op internet. Veel gateways verwerken verschillende betaalmethoden, waaronder ACH, bankoverschrijvingen en creditcards.

• Tools voor internationale betalingen: Tools voor internationale betalingen automatiseren de valutaomzetting en compliance met internationale financiële regelgeving voor bedrijven met leveranciers of klanten in andere landen. Deze tools helpen bij het beheer van ingewikkelde buitenlandse transacties, waaronder verschillende belastingwetten en wisselkoersen.

• ERP-systemen (Enterprise Resource Planning): ERP-systemen integreren verschillende activiteiten, zoals voorraadbeheer en boekhouding, in één uniform systeem. ERP-systemen met betalingsautomatisering kunnen facturatie, betalingsverwerking, en financiële rapportage en prognoses verwerken.

Betalingsautomatisering integreren in financiële systemen

Als je de automatisering van betalingen in je financiële systemen wilt integreren, moet je je infrastructuur analyseren, de juiste tools selecteren en de nieuwe technologie zorgvuldig implementeren. Dit zijn de aanbevolen werkwijzen om het integratieproces gemakkelijker te maken:

• Systemen beoordelen: Voer een grondige audit uit van je financiële systemen, waaronder je ERP, boekhoudsoftware en andere relevante toepassingen. Denk na over waar automatisering de meeste toegevoegde waarde kan bieden: uitdagingen, inefficiënties, betaalvolumes, transactietypen, valuta's en compliancevereisten. Na dit assessment kunt je je automatiseringsdoelen opnieuw definiëren en de meest geschikte tool selecteren.

• Een oplossing selecteren: Op de markt zijn allerlei oplossingen voor de automatisering van B2B-betalingen beschikbaar, die allemaal verschillende mogelijkheden en functies hebben. Zoek een oplossing die aansluit op je behoeften en langetermijndoelen. Houd rekening met factoren als schaalbaarheid, flexibiliteit, beveiliging, integratiemogelijkheden en de reputatie van leveranciers. Test productdemo's, controleer referenties en voer beveiligingsaudits uit, zodat je zeker weet dat de gekozen oplossing aan je normen voldoet.

• De integratie plannen: Stel na het kiezen van een oplossing een gedetailleerd integratieplan op. Breng gegevensvelden tussen je systemen en het automatiseringsplatform in kaart, configureer workflows en goedkeuringsprocessen, en stel procedures voor foutafhandeling op. Werk indien nodig samen met een systeemintegrator of het professionele serviceteam van de toolprovider.

• Gefaseerde implementatie: Overweeg een gefaseerde implementatie om verstoringen te beperken en aanpassingen te doen. Begin met een pilotprogramma voor een specifiek betaaltype of een groep leveranciers. Voer vervolgens tests uit voor gegevensnauwkeurigheid, workflowintegriteit en foutafhandeling. Verzamel feedback van gebruikers en belanghebbenden, en pak eventuele problemen aan voordat je de oplossing verder uitrolt.

• Verandermanagement: Geef aan je team aan wat de voordelen van de automatisering zijn, train werknemers in het nieuwe systeem en pak eventuele problemen aan. Zorg ervoor dat je team de processen, functionaliteiten en rapportagemogelijkheden van het systeem begrijpt. Bied doorlopende ondersteuning en training voor een optimale acceptatie.

• Continue monitoring en optimalisatie: Houd belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) bij, zoals de verwerkingstijd, foutpercentages en kostenbesparingen. Controleer je geautomatiseerde systemen regelmatig, verzamel feedback van gebruikers en pas de systemen zo nodig aan.

Uitdagingen op het gebied van B2B-betalingsautomatisering oplossen

Natuurlijk zijn er ook enkele veelvoorkomende uitdagingen bij de automatisering van B2B-betalingen, die we samen met de oplossingen hieronder bespreken:

Integratie

De integratie van een nieuwe automatiseringstool met systemen zoals ERP- en boekhoudsoftware kan moeilijk en tijdrovend zijn. Tegenstrijdige gegevens, incompatibele indelingen en een gebrek aan gestandaardiseerde API's (Application Programming Interfaces) kunnen tot problemen met de integratie leiden.

Oplossingen

• Voer een beoordeling uit van je systemen om compatibiliteitsproblemen te vinden.

• Kies een oplossing met krachtige integratiemogelijkheden en een bewezen staat van dienst rondom geslaagde implementaties.

• Schakel de technische expertise van ervaren implementatiepartners in die je tijdens het proces begeleiden.

Verandermanagement

Bij elke nieuwe technologie kan er sprake zijn van weerstand. Werknemers passen de nieuwe workflows liever niet toe en kunnen bang zijn dat ze door automatisering hun baan kwijtraken.

Oplossingen

• Laat belanghebbenden duidelijk en consequent weten wat de voordelen van de automatisering zijn.

• Train medewerkers in het nieuwe systeem.

• Zet vroege successen in het zonnetje en benadruk de positieve impact van automatisering, van individuele rollen tot de hele organisatie.

Gegevensbeveiliging en fraudepreventie

Naarmate digitale betalingen populairder worden, neemt het risico op cyberaanvallen en fraude toe. Bedrijven moeten gevoelige financiële gegevens beschermen.

Oplossingen

• Kies een oplossing met effectieve beveiligingsfuncties, zoals encryptie, tokenisatie en multifactorauthenticatie (MFA).

• Implementeer strikte toegangscontroles en controleer regelmatig de beveiligingsprotocollen.

• Weet wat de nieuwste cyberbeveiligingsbedreigingen en best practices zijn om risico's proactief te beperken.

Kosten

De initiële investering in software, implementatie en training voor automatisering kan aanzienlijk zijn. Bedrijven moeten een rendement op hun investering (ROI) aantonen om belanghebbenden te overtuigen.

Oplossingen

• Ontwikkel een uitgebreide business case waarin de verwachte kostenbesparingen, toegenomen efficiëntie en omzetgroeimogelijkheden door de automatisering worden uitgelegd.

• Houd belangrijke statistieken bij, zoals verwerkingstijd, foutenpercentages en arbeidskosten, om het rendement van de automatisering aan te tonen.

Compliance

B2B-betalingen moeten aan verschillende regelgeving voldoen, zoals AML en Know Your Customer (KYC, ken je klant). Deze compliance kan een uitdaging zijn tijdens de implementatie van automatisering.

Oplossingen

• Kies een oplossing die voldoet aan de wettelijke vereisten en die is uitgerust met audittrails en rapportagemogelijkheden.

• Houd rekening met eventuele wijzigingen in de regelgeving en werk je processen dienovereenkomstig bij.

• Overweeg samen te werken met compliance-experts aan de automatisering van de betaalprocessen.