โดยทั่วไปแล้ว การชำระเงินระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) จะกำหนดให้ธุรกิจต่างๆ ต้องส่งใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเอง เพื่อขอรับการอนุมัติ และประมวลผลเช็ค ระบบอัตโนมัติสามารถจัดการกับกระบวนการเหล่านี้ได้เร็วขึ้น ถูกกว่า และแม่นยํามากขึ้น โดยจะริเริ่มขั้นตอนการชําระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ แทนการประมวลผลเช็คที่เป็นกระดาษ เนื่องจากธุรกิจสามารถติดตามใบแจ้งหนี้และการชําระเงินได้แบบเรียลไทม์ จึงทําการตัดสินใจทางการเงินได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติยังเพิ่มความโปร่งใสและการควบคุมในตลาดการชําระเงิน B2B ทั่วโลกซึ่งมีมูลค่า 79.5 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2023

ต่อไปนี้คือคู่มือเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินแบบ B2B ซึ่งรวมถึงประโยชน์ ความท้าทาย และวิธีผสานการทํางานเครื่องมืออัตโนมัติสําหรับการชําระเงินเข้ากับธุรกิจของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ประโยชน์ของการใช้ระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินแบบ B2B
  
• ประเภทของโซลูชันระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินแบบ B2B
  
• วิธีผสานการทํางานระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินเข้ากับระบบการเงิน
  
• วิธีแก้ปัญหาเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินแบบ B2B
  

ประโยชน์ของการใช้ระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินแบบ B2B

ระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินแบบ B2B นั้นมีความรวดเร็วกว่า มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดน้อยกว่า และโปร่งใสกว่ากระบวนการที่ต้องทําด้วยตัวเอง ธุรกิจที่ใช้ระบบอัตโนมัติสามารถจ่ายเงินให้ผู้คนได้ตรงเวลา ลดเวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดจากการดำเนินการด้วยตนเอง และทําการตัดสินใจทางการเงินได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น

ต่อไปนี้คือภาพรวมเกี่ยวกับประโยชน์ของระบบอัตโนมัติ

• การประหยัดเวลา: ช่วยลดเวลาประมวลผลใบแจ้งหนี้และการชําระเงินให้กับทีมของคุณ เพื่อให้พวกเขามีเวลาไปทุ่มเทกับโครงการริเริ่มหลักที่กระตุ้นการเติบโต

• ค่าใช้จ่ายที่ลดลง: เพิ่มผลกําไรโดยประหยัดเงินค่าแรง ค่าไปรษณีย์ และค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า

• ปรับปรุงความแม่นยํา: ลดข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ การชําระเงิน และบันทึก โดยเฉพาะเมื่อจัดการข้อมูลปริมาณมาก

• เพิ่มประสิทธิภาพ: ปรับแต่งขั้นตอนการชําระเงิน ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการกระทบยอด เพื่อสร้างวงจรการชําระเงินที่รวดเร็วขึ้นและปรับปรุงกระแสเงินสด

• ดูข้อมูลทางการเงินได้มากขึ้น: ติดตามประสิทธิภาพทางการเงิน ซึ่งรวมทั้งใบแจ้งหนี้ การชําระเงิน และกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์

• มีการรักษาความปลอดภัยสูงขึ้น: ปกป้องข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนของคุณจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและภัยทางไซเบอร์ได้โดยใช้การเข้ารหัสและการตรวจจับการฉ้อโกง

• ความสามารถในการปรับขนาด: จัดการปริมาณธุรกรรมที่เพิ่มขึ้นได้โดยไม่ต้องใช้แรงงานเพิ่มเติม

• มอบประสบการณ์ที่ดีขึ้นสําหรับผู้ให้บริการ: ปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้ให้บริการผ่านการชําระเงินที่รวดเร็วขึ้นและใบแจ้งหนี้ที่มีข้อมูลถูกต้องแม่นยำ การทำเช่นนี้จะช่วยมอบเงื่อนไข ส่วนลด และความใส่ใจในการรับบริการได้มากขึ้น

ประเภทของโซลูชันระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินแบบ B2B

ต่อไปนี้คือภาพรวมของโซลูชันระบบอัตโนมัติที่มีให้บริการในตลาด

• ระบบการออกใบแจ้งหนี้และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์: แพลตฟอร์มเหล่านี้จะสร้าง ส่ง และรับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ โดยมักจะจับคู่ใบแจ้งหนี้กับคําสั่งซื้อเพื่อยืนยันว่าการชําระเงินถูกต้องและสอดคล้องกับสินค้าหรือบริการที่จัดส่ง การทําเช่นนี้จะช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตัวเองและข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องได้

• การชำระเงินแบบสำนักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) ในบางครั้งธุรกิจมักเลือกใช้การชำระเงินแบบ ACH สําหรับการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (EFT) แทนที่จะใช้การโอนเงินระหว่างธนาคารแบบดั้งเดิมเนื่องจากต้นทุนต่ํา ธุรกรรม ACH อัตโนมัติสามารถประมวลผลการชําระเงินปกติและการชําระเงินจํานวนมากได้ ทําให้เหมาะสําหรับบัญชีเงินเดือน การชําระเงินของซัพพลายเออร์ และธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงอื่นๆ

• การชําระเงินผ่านบล็อกเชน: เทคโนโลยีบล็อกเชนที่กำลังพัฒนามากขึ้นเป็นตัวเลือกใหม่กว่าสําหรับการชําระเงินแบบ B2B โดยอัตโนมัติ โซลูชันบล็อกเชนสามารถลดการฉ้อโกง ลดค่าธรรมเนียมธุรกรรม และจัดทําบันทึกธุรกรรมแบบเรียลไทม์ที่แก้ไขไม่ได้และตรวจสอบย้อนหลังได้

• เกตเวย์การชําระเงินและผู้ประมวลผล: เกตเวย์การชําระเงินช่วยอํานวยความสะดวกในการโอนเงินอย่างปลอดภัยระหว่างธุรกิจต่างๆ บนอินเทอร์เน็ต เกตเวย์จํานวนมากประมวลผลวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึง ACH, การโอนเงินระหว่างธนาคาร และบัตรเครดิต

• เครื่องมือชําระเงินข้ามพรมแดน: เครื่องมือชําระเงินข้ามพรมแดนช่วยแปลงสกุลเงินโดยอัตโนมัติ และปฏิบัติตามข้อบังคับด้านการเงินระหว่างประเทศสําหรับธุรกิจที่มีซัพพลายเออร์หรือลูกค้าจากต่างประเทศ เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยจัดการความซับซ้อนของธุรกรรมต่างประเทศ รวมถึงกฎหมายด้านภาษีและอัตราแลกเปลี่ยนที่แตกต่างกัน

• ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP): ระบบ ERP จะผสานรวมเข้ากับระบบการดําเนินงานต่างๆ เช่น การจัดการและบัญชีสินค้าคงคลัง ไว้เป็นระบบเดียวที่ครบวงจร ทั้งนี้ ระบบ ERP ที่ประกอบด้วยระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินจะสามารถจัดการการออกใบแจ้งหนี้ การประมวลผลการชําระเงิน รวมถึงการรายงานทางการเงินและการคาดการณ์ได้

วิธีผสานการทํางานระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินเข้ากับระบบการเงิน

การผสานรวมระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินเข้ากับระบบการเงินของคุณต้องอาศัยการวิเคราะห์โครงสร้างพื้นฐาน การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม และการนําเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้อย่างรอบคอบ ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้กระบวนการผสานการทํางานง่ายขึ้น

• การประเมินระบบ: ทําการตรวจสอบระบบการเงินของคุณอย่างละเอียด โดยรวมถึง ERP, ซอฟต์แวร์การทําบัญชี และแอปพลิเคชันอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ลองพิจารณาส่วนที่ระบบอัตโนมัติสามารถเพิ่มมูลค่าให้ได้มากที่สุด อาทิ ความท้าทาย ความไร้ประสิทธิภาพ ปริมาณการชําระเงิน ประเภทธุรกรรม สกุลเงิน และการปฏิบัติตามข้อกําหนด การประเมินนี้จะช่วยให้คุณกําหนดเป้าหมายของระบบอัตโนมัติและเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดได้

• การเลือกโซลูชัน: ตลาดในปัจจุบันมีโซลูชันระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินแบบ B2B อันหลากหลาย โดยแต่ละแบบมีฟังก์ชันและฟีเจอร์ที่แตกต่างกันไป ค้นหาโซลูชันที่ตอบโจทย์ความต้องการและเป้าหมายในระยะยาว โดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น ความสามารถในการปรับขนาด ความยืดหยุ่น การรักษาความปลอดภัย ฟังก์ชันการผสานการทํางาน และชื่อเสียงของผู้ให้บริการ ทดสอบผลิตภัณฑ์สาธิต ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง และตรวจสอบความปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าโซลูชันที่เลือกตรงตามมาตรฐานของคุณ

• วางแผนการผสานการทํางาน: หลังจากเลือกโซลูชันแล้ว ให้พัฒนาแผนการผสานการทํางานโดยละเอียด แมปช่องข้อมูลระหว่างระบบของคุณกับแพลตฟอร์มอัตโนมัติ กําหนดค่าขั้นตอนการทำงานและกระบวนการอนุมัติ รวมทั้งสร้างขั้นตอนการจัดการข้อผิดพลาด หากจําเป็น ให้ทํางานร่วมกับผู้ผสานงานระบบหรือทีมบริการเฉพาะทางของผู้ให้บริการเครื่องมือนั้นๆ

• การติดตั้งใช้งานแบบแบ่งระยะ: คุณควรติดตั้งใช้งานแบบแบ่งระยะเพื่อลดการหยุดชะงักและเผื่อเวลาให้สำหรับการปรับเปลี่ยน เริ่มด้วยโปรแกรมนําร่อง โดยมุ่งเน้นประเภทการชําระเงินที่ต้องการหรือซัพพลายเออร์บางกลุ่ม จากนั้นทําการทดสอบความถูกต้อง ความสมบูรณ์ของขั้นตอนการทำงาน และการจัดการข้อผิดพลาด รวบรวมความคิดเห็นจากผู้ใช้และผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง แล้วแก้ไขปัญหาก่อนที่จะขยายการเปิดตัว

• การจัดการการเปลี่ยนแปลง: สื่อสารถึงประโยชน์ของระบบอัตโนมัติให้ทีมของคุณรับทราบ ฝึกอบรมพนักงานให้คุ้นเคยกับระบบใหม่ และจัดการกับข้อกังวลใดๆ ตรวจสอบว่าทีมของคุณเข้าใจขั้นตอนการทํางานของระบบ ฟังก์ชัน และฟีเจอร์การรายงาน ให้การสนับสนุนและการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องเพื่อเพิ่มการใช้งานให้สูงสุด

• การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องและการเพิ่มประสิทธิภาพ: ติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ (KPI) เช่น เวลาในการประมวลผล อัตราข้อผิดพลาด และการประหยัดต้นทุน หมั่นตรวจสอบระบบอัตโนมัติของคุณ รวบรวมคําติชมจากผู้ใช้ และปรับตามความจำเป็น

วิธีแก้ปัญหาเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินแบบ B2B

นี่คือความท้าทายที่พบบ่อยซึ่งเกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินแบบ B2B และวิธีการแก้ไขปัญหา

การผสานการทํางาน

การผสานการทํางานเครื่องมืออัตโนมัติแบบใหม่เข้ากับระบบต่างๆ เช่น ERP และซอฟต์แวร์การทําบัญชี อาจเป็นเรื่องที่ทําได้ยากและใช้เวลานาน ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน รูปแบบที่เข้ากันไม่ได้ และการไม่มีส่วนต่อประสานโปรแกรมประยุกต์ (API) ที่ได้มาตรฐาน จะสร้างปัญหาติดขัดในการผสานการทำงานได้

วิธีแก้ไข

• ทําการประเมินระบบของคุณเพื่อระบุปัญหาความเข้ากันได้

• เลือกโซลูชันที่มีฟังก์ชันการเชื่อมต่อการทํางานที่รัดกุมและมีประวัติที่ประสบความสำเร็จในด้านการติดตั้งใช้งาน

• เสาะหาความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคจากพาร์ทเนอร์ด้านการติดตั้งใช้งานที่มีประสบการณ์เพื่อให้ช่วยแนะนําคุณตลอดกระบวนการ

การจัดการการเปลี่ยนแปลง

ความต่อต้านการเปลี่ยนแปลงอาจเกิดขึ้นได้เมื่อมีการปรับใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ พนักงานอาจลังเลที่จะนําขั้นตอนการทํางานใหม่มาใช้ และอาจกลัวว่าระบบอัตโนมัติจะมาแทนที่ตนเอง

วิธีแก้ไข

• สื่อสารถึงประโยชน์ของระบบอัตโนมัติอย่างชัดเจนและสอดคล้องกันแก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกราย

• ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับระบบใหม่

• เฉลิมฉลองความสําเร็จในช่วงแรกและเน้นย้ำถึงผลลัพธ์ในเชิงบวกของระบบอัตโนมัติที่มีต่อบทบาทต่างๆ ไปจนถึงทั่วทั้งองค์กร

การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและการป้องกันการฉ้อโกง

เมื่อการชําระเงินแบบดิจิทัลได้รับความนิยมมากขึ้น ความเสี่ยงของการโจมตีทางไซเบอร์และการฉ้อโกงก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย ธุรกิจจึงต้องหาทางปกป้องข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน

วิธีแก้ไข

• เลือกโซลูชันที่มีฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัยแบบรัดกุม เช่น การเข้ารหัส การแปลงเป็นโทเค็น และการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย (MFA)

• ใช้การควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวดและตรวจสอบโปรโตคอลการรักษาความปลอดภัยเป็นประจํา

• ติดตามข่าวสารเกี่ยวกับภัยคุกคามด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ล่าสุด พร้อมด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อลดความเสี่ยงในเชิงรุก

ค่าใช้จ่าย

การลงทุนเริ่มแรกกับซอฟต์แวร์ การติดตั้งใช้งาน และการฝึกอบรมสําหรับระบบอัตโนมัติอาจมีค่าใช้จ่ายจำนวนหนึ่ง ธุรกิจจะต้องแสดงข้อมูลผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) เพื่อให้ได้รับความเห็นชอบจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

วิธีแก้ไข

• พัฒนากรณีธุรกิจที่ครอบคลุมซึ่งอธิบายถึงการประหยัดต้นทุน ประสิทธิผล และโอกาสในการเติบโตของรายรับที่คาดหวังว่าจะได้รับจากระบบอัตโนมัติ

• ติดตามเมตริกที่สําคัญ เช่น เวลาในการประมวลผล อัตราข้อผิดพลาด และค่าใช้จ่ายด้านแรงงานในการแสดง ROI ของระบบอัตโนมัติ

การปฏิบัติตามข้อกําหนด

การชําระเงินแบบ B2B ต้องปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับต่างๆ ซึ่งรวมถึงข้อกําหนดด้านการต่อต้านการฟอกเงิน (AML) และข้อกําหนด "รู้จักลูกค้าของคุณ" (KYC) การทำเช่นนั้นในระหว่างที่ติดตั้งใช้งานระบบอัตโนมัติอาจเป็นเรื่องที่ไม่ง่าย

วิธีแก้ไข

• เลือกโซลูชันที่เป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมายและประกอบด้วยแนวทางการตรวจสอบและฟังก์ชันการรายงาน

• ติดตามข่าวสารเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบและอัปเดตกระบวนการของคุณให้สอดคล้องกัน

• พิจารณาการร่วมงานกับผู้เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนดในกระบวนการชําระเงินอัตโนมัติของคุณ