Traditionnellement, les paiements interentreprises (B2B) nécessitaient d’envoyer des factures, de collecter des approbations et de traiter des chèques, le tout manuellement. L’automatisation permet de gérer ces processus plus rapidement, à moindre coût et avec plus de précision. Elle permet également d’initier des paiements électroniques au lieu de traiter des chèques physiques. Les entreprises peuvent prendre des décisions financières plus éclairées grâce au suivi en temps réel de leurs factures et de leurs paiements. L’automatisation accroît la transparence et le contrôle sur le marché mondial des paiements B2B, qui était évalué à 79,5 billions de dollars en 2023.

Le guide ci-dessous présente l’automatisation des paiements B2B, y compris les avantages et défis associés ainsi que la façon d’intégrer des outils d’automatisation des paiements à votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Avantages de l’automatisation des paiements B2B
  
• Types de solutions d’automatisation des paiements B2B
  
• Comment intégrer l’automatisation des paiements dans des systèmes financiers
  
• Comment relever les défis liés à l'automatisation des paiements B2B
  

Avantages de l’automatisation des paiements B2B

Les systèmes de paiement B2B automatisés sont plus rapides, moins sujets aux erreurs et plus transparents que les processus manuels. Les entreprises qui utilisent l’automatisation peuvent payer leurs employés dans les délais, réduire le temps consacré à la correction des erreurs manuelles et prendre des décisions financières plus éclairées.

Voici un aperçu des avantages des systèmes automatisés.

• Gains de temps : libérez votre équipe du traitement des factures et des paiements afin qu’elle puisse se concentrer sur les initiatives clés qui stimulent la croissance.

• Réduction des coûts : augmentez vos bénéfices en réalisant des économies sur les frais de main-d’œuvre, d’affranchissement et de retard de paiement.

• Amélioration de la précision : réduisez les erreurs dans les factures, les paiements et les registres, en particulier lorsque vous manipulez de gros volumes de données.

• Augmentation de l’efficacité : affinez le processus de paiement, de la création des factures au rapprochement, afin d’accélérer les cycles de paiement et d’améliorer les flux de trésorerie.

• Augmentation de la visibilité financière : suivez en temps réel la santé financière de votre entreprise (notamment les factures, les paiements et les flux de trésorerie).

• Renforcement de la sécurité : protégez vos données financières sensibles contre les accès non autorisés et les cybermenaces grâce au chiffrement et à la détection de la fraude.

• Évolutivité : gérez davantage de transactions sans main-d’œuvre supplémentaire.

• Amélioration de l’expérience fournisseur : améliorez les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements plus rapides et à des factures précises. Cela peut permettre de bénéficier de conditions plus avantageuses, de remises et d’un service prioritaire.

Types de solutions d’automatisation des paiements B2B

Voici un aperçu des solutions d’automatisation disponibles sur le marché.

• Systèmes électroniques de facturation et de traitement des factures : il s'agit de plateformes qui créent, envoient et reçoivent automatiquement des factures. Ces systèmes permettent souvent de faire correspondre les factures aux bons de commande pour vérifier que les paiements sont exacts et correspondent aux biens ou services fournis. Cela permet de réduire la saisie manuelle des données et les erreurs qui y sont associées.

• Paiements ACH (Automated Clearing House) : les entreprises préfèrent parfois les paiements ACH aux virements bancaires traditionnels pour les transferts électroniques de fonds (TEF), car ils sont moins coûteux. Les transactions ACH automatisées permettent de traiter des paiements réguliers et groupés, ce qui en fait la solution idéale pour la paie, les paiements aux fournisseurs et d’autres transactions importantes.

• Paiements basés sur la blockchain : les technologies blockchain émergentes constituent une option plus moderne pour automatiser les paiements B2B. Les solutions basées sur la blockchain permettent de réduire la fraude, de diminuer les frais de transaction et de fournir en temps réel des enregistrements de transactions immuables et traçables.

• Plateformes de paiement et sous-traitants : les plateformes de paiement facilitent le transfert sécurisé de fonds entre entreprises sur Internet. De nombreuses plateformes traitent différents moyens de paiement, notamment les virements ACH, les virements bancaires et les cartes de crédit.

• Outils de paiement internationaux : les outils de paiement internationaux automatisent la conversion de devises et la conformité aux réglementations financières internationales pour les entreprises ayant des fournisseurs ou des clients à l’étranger. Ces outils permettent de gérer les complexités des transactions à l’étranger, y compris les différences en matière de lois fiscales et de taux de change.

• Progiciels de gestion intégrée (ERP) : les progiciels ERP intègrent diverses opérations (p. ex. la gestion des stocks et la comptabilité) dans un système unifié. Les systèmes ERP qui incluent l’automatisation des paiements peuvent gérer la facturation, le traitement des paiements, ainsi que les rapports financiers et les prévisions financières.

Comment intégrer l’automatisation des paiements dans les systèmes financiers

L’intégration de l’automatisation des paiements dans vos systèmes financiers nécessite d’analyser votre infrastructure, de sélectionner les bons outils et de mettre en œuvre soigneusement la nouvelle technologie. Voici des bonnes pratiques pour faciliter le processus d’intégration :

• Évaluation des systèmes : effectuez un audit approfondi de vos systèmes financiers, y compris votre ERP, votre logiciel comptable et toute autre application concernée. Réfléchissez aux domaines dans lesquels l’automatisation peut apporter le plus de valeur ajoutée : défis, inefficacités, volumes de paiements, types de transactions, devises et exigences de conformité. Cette évaluation vous aidera à définir vos objectifs d’automatisation et à sélectionner l’outil le plus adapté.

• Sélection d’une solution : une large gamme de solutions d’automatisation des paiements B2B est disponible sur le marché, chacune avec des capacités et des fonctionnalités différentes. Trouvez une solution qui correspond à vos besoins et à vos objectifs à long terme, en prenant en compte des facteurs tels que l’évolutivité, la flexibilité, la sécurité, les capacités d’intégration et la réputation du fournisseur. Testez des démonstrations de produits, vérifiez les références et effectuez des audits de sécurité pour vous assurer que la solution choisie répond à vos critères.

• Planification de l’intégration : une fois que vous avez sélectionné une solution, élaborez un plan d’intégration détaillé. Mappez les champs de données entre vos systèmes et la plateforme d’automatisation, configurez les flux de travail et les processus d’approbation, et établissez des procédures de gestion des erreurs. Si nécessaire, travaillez avec un intégrateur de systèmes ou avec l’équipe de services professionnels du fournisseur de l’outil.

• Mise en œuvre progressive : envisagez une mise en œuvre progressive afin de réduire les perturbations et de permettre des ajustements. Commencez par un programme pilote axé sur un type de paiement spécifique ou un sous-ensemble de fournisseurs. Effectuez ensuite des tests pour vérifier l’exactitude des données, l’intégrité du flux de travail et la gestion des erreurs. Recueillez les commentaires des utilisateurs et des parties prenantes, et résolvez les problèmes avant d’étendre le déploiement.

• Gestion du changement : communiquez les avantages de l’automatisation à votre équipe, formez les employés au nouveau système et répondez à toutes les préoccupations. Assurez-vous que votre équipe comprend les flux de travail, les fonctionnalités et les capacités de reporting du système. Proposez un soutien et une formation continus afin de maximiser l’adoption.

• Surveillance et optimisation en continu : suivez les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le temps de traitement, les taux d’erreur et les réductions de coûts. Examinez régulièrement vos systèmes automatisés, recueillez les commentaires des utilisateurs et faites les ajustements nécessaires.

Comment résoudre les problèmes d’automatisation des paiements B2B

Voici quelques problèmes courants associés à l’automatisation des paiements B2B, ainsi que leurs solutions :

Intégration

L’intégration d’un nouvel outil d’automatisation à des systèmes tels que les ERP et les logiciels comptables peut être difficile et chronophage. Les incohérences de données, les formats incompatibles et l’absence d’interfaces de programmation d’applications (API) standardisées peuvent créer des goulots d’étranglement au niveau de l'intégration.

Solutions

• Procédez à une évaluation de vos systèmes afin d'identifier les problèmes de compatibilité.

• Choisissez une solution dotée de solides fonctionnalités d’intégration et qui a fait ses preuves en matière de mise en œuvre.

• Sollicitez l’expertise technique de partenaires de mise en œuvre expérimentés pour vous guider tout au long du processus.

Gestion du changement

La résistance au changement peut se produire avec n’importe quelle nouvelle technologie. Les employés peuvent être réticents à adopter de nouveaux flux de travail et craindre que l’automatisation ne remplace leur poste.

Solutions

• Communiquez sur les avantages de l’automatisation de manière claire et cohérente à toutes les parties prenantes.

• Formez les employés au nouveau système.

• Célébrez les premières réussites et mettez l’accent sur l’impact positif de l’automatisation, que ce soit sur des postes individuels ou sur l’ensemble de l’organisation.

Sécurité des données et prévention de la fraude

À mesure que les paiements numériques gagnent en popularité, le risque de cyberattaques et de fraude augmente. Les entreprises doivent protéger leurs données financières sensibles.

Solutions

• Choisissez une solution dotée de fonctionnalités de sécurité renforcées telles que le chiffrement, la tokenisation et l’authentification multifacteur (MFA).

• Mettez en œuvre des contrôles d’accès stricts et passez régulièrement en revue les protocoles de sécurité.

• Tenez-vous au courant des dernières menaces et bonnes pratiques en matière de cybersécurité afin d’atténuer les risques de manière proactive.

Coût

L’investissement initial dans les logiciels, la mise en œuvre et la formation à l’automatisation peut être considérable. Les entreprises doivent démontrer un retour sur investissement (RSI) pour obtenir l’adhésion des parties prenantes.

Solutions

• Élaborez une analyse de rentabilité exhaustive qui explique les réductions de coûts, les gains d’efficacité et les opportunités de croissance des revenus attendus de l’automatisation.

• Suivez les indicateurs clés tels que le temps de traitement, les taux d’erreur et les coûts de main-d’œuvre pour démontrer le retour sur investissement de l’automatisation.

Conformité

Les paiements B2B doivent être conformes à diverses réglementations, notamment les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent (AML) et les exigences Know your customer (KYC). Le respect de la conformité peut s’avérer difficile lors de la mise en œuvre l’automatisation.

Solutions

• Choisissez une solution qui répond aux exigences réglementaires et qui inclut des pistes d’audit et des capacités de reporting.

• Tenez-vous au courant de tout changement de réglementation et mettez à jour vos processus en conséquence.

• Envisagez de travailler avec des experts en conformité sur vos processus de paiement automatisés.