Tradicionalmente, los pagos de empresa a empresa (B2B) requerían que las empresas enviaran facturas, obtuvieran aprobaciones y procesaran cheques de forma manual. La automatización puede gestionar estos procesos de manera más rápida, económica y precisa, e iniciar pagos online en lugar de procesar cheques físicos. Gracias a que las empresas pueden hacer un seguimiento de las facturas y los pagos en tiempo real, pueden tomar decisiones financieras mejor informadas. La automatización está aumentando la transparencia y el control en el mercado mundial de pagos B2B, que estaba valorado en 79,5 billones de dólares en 2023.

A continuación, encontrarás una guía sobre cómo automatizar pagos B2B, incluidas las ventajas, los desafíos y cómo integrar herramientas de automatización de pagos en tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• Beneficios de la automatización de pagos B2B
  
• Tipos de soluciones de automatización de pagos B2B
  
• Cómo integrar la automatización de pagos en los sistemas financieros
  
• Cómo resolver los desafíos de la automatización de pagos B2B
  

Ventajas de la automatización de pagos B2B

Los sistemas de pago B2B automatizados son más rápidos, menos propensos a errores y más transparentes que los procesos manuales. Las empresas que utilizan la automatización pueden pagar a las personas a tiempo, reducir el tiempo dedicado a corregir errores manuales y tomar decisiones financieras mejor informadas.

A continuación, se muestra un resumen de los beneficios de los sistemas automatizados:

• Ahorro de tiempo: libera a tu equipo del procesamiento de facturas y pagos para que pueda centrarse en iniciativas clave que impulsen el crecimiento.

• Costes más bajos: aumenta las ganancias ahorrando dinero en mano de obra, franqueo y cargos por pago atrasado.

• Precisión mejorada: reduce los errores en facturas, pagos y registros, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de datos.

• Aumento de la eficiencia: optimiza el proceso de pago, desde la creación de la factura hasta la conciliación, lo que acelera los ciclos de pago y mejora el flujo de caja.

• Más visibilidad financiera: haz un seguimiento del estado financiero, incluidas las facturas, los pagos y el flujo de caja, en tiempo real.

• Mayor seguridad: protege tus datos financieros confidenciales del acceso no autorizado y de las ciberamenazas mediante el cifrado y la detección de fraudes.

• Escalabilidad: gestiona el aumento de los volúmenes de transacciones sin mano de obra adicional.

• Mejor experiencia del proveedor: mejora la relación con los proveedores mediante pagos más rápidos y facturas precisas. Esto puede resultar en mejores condiciones, descuentos y servicio prioritario.

Tipos de soluciones de automatización de pagos B2B

A continuación, se muestra un resumen de las soluciones de automatización disponibles en el mercado:

• Sistemas electrónicos de facturación y tramitación: estas plataformas crean, envían y reciben facturas de forma automática. Con frecuencia, pueden hacer coincidir las facturas con los pedidos de compra para confirmar que los pagos son precisos y corresponden a los bienes o servicios entregados. Esto reduce la entrada manual de datos y sus errores asociados.

• Pagos de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH): las empresas a veces prefieren los pagos de ACH para transferencias electrónicas (EFT) en lugar de las transferencias electrónicas tradicionales debido a su bajo coste. Las transacciones automatizadas de ACH pueden procesar pagos regulares y masivos, lo que las hace ideales para nóminas, pagos a proveedores y otras transacciones de gran volumen.

• Pagos basados en blockchain: las tecnologías emergentes de blockchain son una nueva opción para automatizar los pagos B2B. Las soluciones de blockchain pueden reducir el fraude, reducir las comisiones de transacción y proporcionar registros de transacciones en tiempo real que son inmutables y rastreables.

• Pasarelas y procesadores de pagos: las pasarelas de pagos facilitan el envío seguro de fondos entre empresas a través de Internet. Muchas pasarelas de pagos procesan una variedad de modos de pago, incluido ACH, transferencias bancarias y tarjetas de crédito.

• Herramientas de pago transfronterizo: las herramientas de pago transfronterizo automatizan la conversión de divisas y el cumplimiento de la normativa financiera internacional para las empresas con proveedores o clientes internacionales. Estas herramientas ayudan a gestionar las complejidades de las transacciones con el extranjero, incluidas las diferentes leyes fiscales y tipos de cambio.

• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP): los sistemas ERP integran varias operaciones, como la gestión de inventario y la contabilidad, en un sistema unificado. Los sistemas de ERP que incluyen la automatización de pagos pueden encargarse de la facturación, el procesamiento de pagos y la elaboración de informes y previsiones financieros.

Cómo integrar la automatización de pagos en los sistemas financieros

Para integrar la automatización de pagos en tus sistemas financieros, es necesario analizar tu infraestructura, seleccionar las herramientas adecuadas e implementar con cuidado la nueva tecnología. Estas son las mejores prácticas para facilitar el proceso de integración:

• Sistemas de evaluación: realiza una auditoría exhaustiva de tus sistemas financieros, incluido tu ERP, software de contabilidad y cualquier otra aplicación pertinente. Ten en cuenta las áreas en las que la automatización puede aportar más valor: desafíos, ineficiencias, volúmenes de pagos, tipos de transacciones, divisas y requisitos de cumplimiento de la normativa. Esta evaluación te ayudará a definir tus objetivos de automatización y a seleccionar la herramienta más adecuada.

• Selección de una solución: el mercado ofrece una amplia gama de soluciones de automatización de pagos B2B, cada una con diferentes funcionalidades y funciones. Busca una solución que se ajuste a tus necesidades y objetivos a largo plazo, teniendo en cuenta factores como la escalabilidad, la flexibilidad, la seguridad, las funcionalidades de integración y la reputación del proveedor. Prueba demostraciones de productos, verifica referencias y realiza auditorías de seguridad para asegurarte de que la solución elegida cumpla con tus estándares.

• Planificación de la integración: una vez que hayas seleccionado una solución, desarrolla un plan de integración detallado. Asigna campos de datos entre tus sistemas y la plataforma de automatización, configura flujos de trabajo y procesos de aprobación, y establece procedimientos de gestión de errores. Si es necesario, trabaja con un integrador de sistemas o con el equipo de servicios profesionales del proveedor de la herramienta.

• Implementación por fases: considera una implementación por fases para reducir las interrupciones y permitir ajustes. Comienza con un programa piloto que se centre en un tipo de pago específico o en un subconjunto de proveedores. A continuación, realiza pruebas de precisión de los datos, integridad del flujo de trabajo y gestión de errores. Recoge comentarios de los usuarios y las partes interesadas, y aborda cualquier problema antes de expandir la implementación.

• Gestión del cambio: comunica los beneficios de la automatización a tu equipo, forma a los empleados en el nuevo sistema y aborda cualquier inquietud. Asegúrate de que tu equipo comprenda los flujos de trabajo, las funcionalidades y las funcionalidades de generación de informes del sistema. Proporciona apoyo y formación continuos para maximizar la adopción.

• Monitorización y optimización continuas: realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de procesamiento, las tasas de error y el ahorro de costes. Revisa periódicamente tus sistemas automatizados, recoge comentarios de los usuarios y haz los ajustes necesarios.

Cómo resolver los desafíos de la automatización de pagos B2B

Estos son algunos desafíos comunes asociados con la automatización de pagos B2B y sus soluciones:

Integración

La integración de una nueva herramienta de automatización con sistemas como ERP y software de contabilidad puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Las incoherencias de los datos, los formatos incompatibles y la falta de interfaces de programación de aplicaciones (API) estandarizadas pueden crear cuellos de botella en la integración.

Soluciones

• Realiza una evaluación de tus sistemas para identificar problemas de compatibilidad.

• Elige una solución con sólidas funcionalidades de integración y un historial comprobado de implementaciones exitosas.

• Busca la experiencia técnica de socios de implementación experimentados para que te guíen a través del proceso.

Gestión del cambio

La resistencia al cambio puede ocurrir con cualquier tecnología nueva. Los empleados pueden dudar en adoptar nuevos flujos de trabajo y pueden temer que la automatización reemplace sus trabajos.

Soluciones

• Comunica los beneficios de la automatización de forma clara y coherente a todas las partes interesadas.

• Brinda formación a los empleados sobre el nuevo sistema.

• Celebra los primeros éxitos y enfatiza el impacto positivo de la automatización, desde las funciones particulares hasta toda la organización.

Seguridad de los datos y prevención de fraudes

A medida que aumenta la popularidad de los pagos digitales, aumenta el riesgo de ciberataques y fraude. Las empresas deben proteger los datos financieros confidenciales.

Soluciones

• Elige una solución con funciones de seguridad sólidas, como cifrado, tokenización y autenticación multifactor (MFA).

• Implementa controles de acceso estrictos y revisa de forma periódica los protocolos de seguridad.

• Mantente informado sobre las últimas amenazas de ciberseguridad y las mejores prácticas para mitigar los riesgos de manera proactiva.

Coste

La inversión inicial en software, implementación y formación para la automatización puede ser sustancial. Las empresas deben demostrar un retorno de la inversión (ROI) para asegurar la aceptación de las partes interesadas.

Soluciones

• Desarrolla un caso de negocio completo que explique el ahorro de costes, las ganancias de eficiencia y las oportunidades de crecimiento de ingresos que se esperan de la automatización.

• Realiza un seguimiento de métricas clave como el tiempo de procesamiento, las tasas de error y los costes de mano de obra para demostrar el ROI de la automatización.

Cumplimiento de la normativa

Los pagos de B2B deben cumplir con varias normativas, incluidos los requisitos contra el blanqueo de capitales (AML) y de conocimiento del cliente (KYC). Hacerlo mientras se implementa la automatización puede ser un desafío.

Soluciones

• Elige una solución que cumpla con los requisitos normativos e incluya registros de auditoría y funcionalidades de generación de informes.

• Mantente informado sobre cualquier cambio en las regulaciones y actualiza tus procesos en consecuencia.

• Considera la posibilidad de trabajar con expertos en cumplimiento de la normativa en tus procesos de pago automatizados.