Bisher mussten Unternehmen bei Business-to-Business(B2B)-Zahlungen manuell Rechnungen versenden, Genehmigungen einholen und Schecks verarbeiten. Die Automatisierung kann diese Prozesse schneller, kostengünstiger und präziser abwickeln und elektronische Zahlungen veranlassen, anstatt physische Schecks zu verarbeiten. Da Unternehmen Rechnungen und Zahlungen in Echtzeit verfolgen können, können sie fundierte finanzielle Entscheidungen treffen. Die Automatisierung erhöht die Transparenz und Kontrolle auf dem globalen Markt für B2B-Zahlungen, der im Jahr 2023 auf 79,5 Billionen US-Dollar geschätzt wurde.

Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden zur Automatisierung von B2B-Zahlungen, einschließlich der Vorteile und Herausforderungen, und eine Anleitung zur Integration von Zahlungsautomatisierungstools in Ihr Unternehmen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Vorteile der Automatisierung von B2B-Zahlungen
  
• Arten von Automatisierungslösungen für B2B-Zahlungen
  
• Wie integriert man die Zahlungsautomatisierung in Finanzsysteme
  
• Wie überwindet man die Herausforderungen bei der B2B-Zahlungsautomatisierung
  

Vorteile der Automatisierung von B2B-Zahlungen

Automatisierte B2B-Zahlungssysteme sind schneller, weniger fehleranfällig und transparenter als manuelle Prozesse. Unternehmen, die Automatisierung nutzen, können pünktliche Zahlungen leisten, den Zeitaufwand für die Korrektur manueller Fehler reduzieren und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen.

Hier ein Überblick über die Vorteile automatisierter Systeme:

• Zeitersparnis: Entlasten Sie Ihr Team von der Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen, damit es sich auf wichtige Wachstumsinitiativen konzentrieren kann.

• Geringere Kosten: Steigern Sie den Gewinn, indem Sie Kosten für Arbeit, Porto und Verzugsgebühren sparen.

• Verbesserte Genauigkeit: Reduzieren Sie Fehler in Rechnungen, Zahlungen und Aufzeichnungen, insbesondere bei großen Datenmengen.

• Gesteigerte Effizienz: Optimieren Sie den Zahlungsprozess von der Rechnungserstellung bis zum Abgleich, um Zahlungszyklen zu beschleunigen und den Cashflow zu verbessern.

• Mehr finanzielle Transparenz: Verfolgen Sie die finanzielle Lage – einschließlich Rechnungen, Zahlungen und Cashflow – in Echtzeit.

• Höhere Sicherheit: Schützen Sie Ihre sensiblen Finanzdaten durch Verschlüsselung und Betrugserkennung vor unbefugtem Zugriff und Cyberbedrohungen.

• Skalierbarkeit: Bewältigen Sie erhöhte Transaktionsmengen ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand.

• Besseres Anbietererlebnis: Verbessern Sie Ihre Anbieterbeziehungen durch schnellere Zahlungen und genaue Rechnungen. So können Sie bessere Konditionen, Rabatte und bevorzugten Kundendienst erreichen.

Arten von Automatisierungslösungen für B2B-Zahlungen

Hier ein Überblick über die auf dem Markt erhältlichen Automatisierungslösungen:

• Systeme für elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung: Diese Plattformen erstellen, versenden und empfangen Rechnungen automatisch. Sie können häufig Rechnungen mit Bestellungen abgleichen, um zu bestätigen, dass die Zahlungen korrekt sind und den gelieferten Waren oder Dienstleistungen entsprechen. Dadurch werden die manuelle Dateneingabe und die damit verbundenen Fehler reduziert.

• Automated Clearing House(ACH)-Zahlungen: Unternehmen bevorzugen manchmal ACH-Zahlungen für elektronische Überweisungen (EFTs) gegenüber herkömmlichen Banküberweisungen, da sie kostengünstig sind. Automatisierte ACH-Transaktionen können reguläre und Massenzahlungen abwickeln, was sie ideal für Gehaltsabrechnungen, Lieferantenzahlungen und andere großvolumige Transaktionen macht.

• Blockchain-basierte Zahlungen: Moderne Blockchain-Technologien stellen eine neuere Option für die Automatisierung von B2B-Zahlungen dar. Blockchain-Lösungen können Betrug reduzieren, Transaktionsgebühren senken und Transaktionsaufzeichnungen in Echtzeit bereitstellen, die unveränderlich und nachverfolgbar sind.

• Zahlungsgateways und -abwickler: Zahlungsgateways ermöglichen den sicheren Transfer von Geldern zwischen Unternehmen über das Internet. Viele Gateways wickeln eine Vielzahl von Zahlungsmethoden ab, einschließlich ACH, Banküberweisungen und Kreditkarten.

• Tools für grenzüberschreitende Zahlungen: Tools für grenzüberschreitende Zahlungen automatisieren die Währungsumrechnung und die Einhaltung internationaler Finanzvorschriften für Unternehmen mit internationalen Lieferanten oder Kunden. Diese Tools helfen bei der Verwaltung komplexer Auslandstransaktionen, einschließlich unterschiedlicher Steuergesetze und Wechselkurse.

• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): ERP-Systeme integrieren verschiedene Vorgänge – wie Bestandsverwaltung und Buchhaltung – in ein einheitliches System. ERP-Systeme, die Zahlungsautomatisierung umfassen, können Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung sowie Finanzberichte und -prognosen verarbeiten.

Wie integriert man die Zahlungsautomatisierung in Finanzsysteme

Wenn Sie die Zahlungsautomatisierung in Ihre Finanzsysteme integrieren möchten, müssen Sie Ihre Infrastruktur analysieren, die richtigen Tools auswählen und die neue Technologie sorgfältig implementieren. Diese Best Practices vereinfachen den Integrationsprozess:

• Bewertung von Systemen: Führen Sie eine gründliche Prüfung Ihrer Finanzsysteme durch, einschließlich Ihres ERP-Systems, Ihrer Buchhaltungs-Software und aller anderen relevanten Anwendungen. Überlegen Sie, in welchen Bereichen die Automatisierung den größten Mehrwert bringen kann: Herausforderungen, Ineffizienzen, Zahlungsvolumen, Transaktionsarten, Währungen und Compliance-Anforderungen. Diese Bewertung hilft Ihnen, Ihre Automatisierungsziele zu definieren und das am besten geeignete Tool auszuwählen.

• Auswahl einer Lösung: Der Markt bietet eine breite Palette von B2B-Zahlungsautomatisierungslösungen mit jeweils unterschiedlichen Funktionen und Merkmalen. Finden Sie eine Lösung, die Ihren Anforderungen und langfristigen Zielen entspricht, und berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Skalierbarkeit, Flexibilität, Sicherheit, Integrationsmöglichkeiten und Reputation des Anbieters. Testen Sie Produktdemos, überprüfen Sie Referenzen und führen Sie Sicherheitsaudits durch, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung Ihren Standards entspricht.

• Planung der Integration: Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, stellen Sie einen detaillierten Integrationsplan auf. Ordnen Sie Datenfelder zwischen Ihren Systemen und der Automatisierungsplattform zu, konfigurieren Sie Workflows und Genehmigungsprozesse und legen Sie Verfahren zur Fehlerbehebung fest. Arbeiten Sie bei Bedarf mit einem Systemintegrator oder dem Team für professionelle Dienstleistungen des Toolanbieters zusammen.

• Stufenweise Implementierung: Ziehen Sie eine stufenweise Implementierung in Betracht, um Unterbrechungen zu reduzieren und Anpassungen zu ermöglichen. Beginnen Sie mit einem Pilotprogramm, das sich auf eine bestimmte Zahlungsart oder eine Untergruppe von Lieferanten konzentriert. Führen Sie dann Tests hinsichtlich der Datengenauigkeit, Workflowintegrität und Fehlerbehandlung durch. Holen Sie Feedback von Nutzerinnen und Nutzern und Beteiligten ein und beheben Sie alle Probleme, bevor Sie den Rollout ausweiten.

• Change Management: Vermitteln Sie die Vorteile der Automatisierung an Ihr Team, schulen Sie Mitarbeiter/innen im Umgang mit dem neuen System und gehen Sie auf alle Bedenken ein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Workflows, Funktionen und Berichtsmöglichkeiten des Systems versteht. Bieten Sie fortlaufenden Support und Schulungen an, um die Akzeptanz zu maximieren.

• Kontinuierliche Überwachung und Optimierung: Verfolgen Sie Leistungskennzahlen (KPIs) wie Bearbeitungszeit, Fehlerquoten und Kosteneinsparungen. Überprüfen Sie Ihre automatisierten Systeme regelmäßig, holen Sie Nutzerfeedback ein und passen Sie Elemente bei Bedarf an.

Wie überwindet man die Herausforderungen bei der B2B-Zahlungsautomatisierung

Hier sind einige häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit der B2B-Zahlungsautomatisierung und den dafür verfügbaren Lösungen aufgeführt:

Integration

Die Integration eines neuen Automatisierungstools in Systeme wie ERP- und Buchhaltungs-Software kann schwierig und zeitaufwendig sein. Dateninkonsistenzen, inkompatible Formate und das Fehlen standardisierter Programmierschnittstellen (APIs) können zu Integrationsengpässen führen.

Lösungen

• Bewerten Sie Ihre Systeme, um Kompatibilitätsprobleme zu identifizieren.

• Entscheiden Sie sich für eine Lösung mit umfangreichen Integrationsmöglichkeiten und einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz an Implementierungen.

• Wenden Sie sich an erfahrene Implementierungspartner, die Sie durch den Prozess führen.

Change Management

Widerstand gegen Veränderungen kann bei jeder neuen Technologie auftreten. Mitarbeiter/innen zögern möglicherweise, neue Workflows einzuführen, und befürchten möglicherweise, dass die Automatisierung ihre Arbeitsplätze ersetzen wird.

Lösungen

• Kommunizieren Sie die Vorteile der Automatisierung klar und konsistent an alle Beteiligten.

• Schulen Sie Mitarbeiter/innen im Umgang mit dem neuen System.

• Feiern Sie frühzeitige Erfolge und betonen Sie die positiven Auswirkungen der Automatisierung, von einzelnen Rollen bis hin zur gesamten Organisation.

Datensicherheit und Betrugsprävention

Mit der zunehmenden Beliebtheit digitaler Zahlungen steigt auch das Risiko von Cyberangriffen und Betrug. Unternehmen müssen sensible Finanzdaten schützen.

Lösungen

• Wählen Sie eine Lösung mit starken Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Tokenisierung und Multifaktor-Authentifizierung (MFA).

• Implementieren Sie strenge Zugriffskontrollen und überprüfen Sie regelmäßig die Sicherheitsprotokolle.

• Informieren Sie sich über die neuesten Cybersicherheitsbedrohungen und Best Practices, um Risiken proaktiv zu mindern.

Kosten

Die anfängliche Investition in Software, Implementierung und Schulung für die Automatisierung kann erheblich sein. Unternehmen müssen einen Return on Investment (ROI) nachweisen, um die Zustimmung der Stakeholder zu sichern.

Lösungen

• Entwickeln Sie einen umfassenden Business Case, der die Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und Umsatzwachstumschancen erläutert, die von der Automatisierung erwartet werden.

• Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Bearbeitungszeit, Fehlerquoten und Arbeitskosten, um den ROI der Automatisierung zu demonstrieren.

Compliance

B2B-Zahlungen müssen verschiedene Vorschriften einhalten, darunter Anforderungen in den Bereichen Anti-Money Laundering (AML) und Know Your Customer (KYC). Es kann eine Herausforderung sein, diese Compliance sicherzustellen, während Sie die Automatisierung implementieren.

Lösungen

• Wählen Sie eine Lösung, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Prüfprotokolle und Berichtsfunktionen umfasst.

• Bleiben Sie über Änderungen an Vorschriften auf dem Laufenden und aktualisieren Sie Ihre Prozesse entsprechend.

• Arbeiten Sie eventuell mit Complianceexperten an Ihren automatisierten Zahlungsprozessen zusammen.