O tempo necessário para processar uma fatura depende de vários fatores: seu setor, a rapidez com que sua equipe financeira trabalha, o tamanho da fatura, a tecnologia que você está usando e outros fatores. Uma pequena empresa pode processar uma fatura em alguns dias, enquanto uma grande organização com um processo de aprovação mais longo em vários departamentos pode levar semanas.

O processamento lento de faturas se torna um problema quando causa tarifas por atraso, relacionamentos tensos com fornecedores e perda de oportunidades de negociar descontos para pagamento antecipado. Abaixo, abordaremos o tempo típico de processamento de faturas por setor, o que afeta esse tempo e como acelerá-lo para sua empresa.

Neste artigo:

• O que é o processamento de faturas?
  
• Tempo típico de processamento de faturas em diferentes setores
  
• Fatores que afetam o tempo de processamento de faturas
  
• Como agilizar o processamento de faturas na sua empresa
  

O que é o processamento de faturas?

O processamento de faturas é o procedimento completo que leva as faturas do recebimento ao pagamento. Geralmente, é preciso verificar e aprovar faturas, registrá-las em um sistema de contabilidade e emitir pagamentos. As organizações usam métodos manuais, semiautomatizados ou totalmente automatizados para lidar com o processamento.

Tempo típico de processamento de faturas em diferentes setores

O prazo para o processamento de faturas varia conforme o setor com base na natureza das operações, volume de faturas e nível de automação. O número de dias que uma fatura leva do recebimento ao pagamento é conhecido como dias de vendas pendentes (DSO). Aqui está o DSO médio em diferentes indústrias.

Varejo

DSO médio: 3–7 dias

Empresas de varejo lidam com grandes volumes de faturas. Para agilizar o processo, elas tendem a usar sistemas automatizados, como o intercâmbio eletrônico de dados (EDI).

Manufatura

DSO médio: 39 dias

As empresas de manufatura gerenciam cadeias de suprimentos complexas que geralmente exigem correspondência detalhada de faturas com ordens de compra e recibos de entrega. Essas empresas também costumam ter condições de pagamento variáveis que podem ser negociadas individualmente com os fornecedores. A validação manual e a verificação cruzada de peças ou materiais entregues podem aumentar o tempo.

Saúde

DSO médio: 47 dias

As empresas de saúde devem obedecer a regulamentos e auditorias rigorosas e reconciliar faturas complexas relacionadas a produtos farmacêuticos, dispositivos médicos e serviços. Processos manuais ainda são comuns em instituições menores, o que amplia ainda mais o tempo de processamento.

Serviços empresariais

DSO médio: 41 dias

Os serviços empresariais têm um volume de faturas menor, o que agiliza o processamento. No entanto, muitas vezes têm faturamentos mais complicados (por exemplo, tarifas horárias, retenções, pagamentos por marcos) e dependem menos de automação.

Fatores que afetam o tempo de processamento de faturas

A natureza de cada fatura, seus processos internos e os sistemas usados podem afetar a rapidez com que as faturas são processadas. Aqui estão os fatores que mais afetam o tempo de processamento das faturas.

Tecnologia

Haverá atrasos se você ainda estiver inserindo manualmente todos os itens de linha ou aguardando assinaturas físicas. Mesmo que sua equipe seja habilidosa, os seres humanos só podem se mover com certa rapidez. Empresas que usam ferramentas de automação (pense em IA para captura de dados ou fluxos de trabalho que notificam a pessoa certa no momento certo) têm tempos de processamento mais rápidos. Mas as empresas que não contam com sistemas integrados de compras, contabilidade e pagamento processarão as faturas mais lentamente do que as que têm.

Complexidade da fatura

Se suas faturas forem simples (um fornecedor, um total, por exemplo), o processamento pode ser relativamente rápido. Mas setores como construção e manufatura lidam com faturas vinculadas a projetos mais longos e marcos específicos. Eles devem combinar cuidadosamente ordens de compra, entregas e contratos, o que retarda o processamento.

Processos de aprovação

Grandes organizações geralmente exigem várias camadas de aprovações, o que pode parecer mais seguro, mas também pode atrasar o processamento. Simplificar o processo de aprovação ou estabelecer limites (por exemplo, "não há necessidade de aprovação em faturas abaixo de $ 500") pode acelerar esse processo.

Erros de fatura

Faturas com informações ausentes, como ordens de compra incorretas e descrições vagas, tornam o processamento mais demorado. Quando os fornecedores sabem com antecedência quais detalhes você precisa, é possível minimizar as idas e vindas.

Pagamentos internacionais

O processamento de pagamentos internacionais pode demorar mais devido à conversão de moedas, impostos estrangeiros ou conformidade com regras regionais de faturamento (por exemplo, faturas com IVA na Europa). Esses fatores podem adicionar semanas aos tempos de processamento, embora a automatização desses processos ou a colaboração com um provedor de pagamentos global possa ajudar.

Volume da fatura

Setores com volume elevado, como varejo e e-commerce, enfrentam desafios específicos porque processam muitas faturas. Assim, até mesmo alguns minutos de atraso por fatura podem se acumular rapidamente. As empresas desses campos geralmente investem em ferramentas de processamento em massa para gerenciar suas cargas de trabalho.

Como acelerar o processamento de faturas na sua empresa

Se você está cansado de atrasos no processamento de faturas que atrasam sua empresa, veja como acelerar o processamento sem comprometer a precisão:

• Use a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR): Softwares com OCR podem extrair detalhes da fatura (como valores, datas e nomes de fornecedores) de faturas digitalizadas ou enviadas por e-mail para reduzir a inserção manual de dados.

• Experimente a correspondência automatizada: Sistemas modernos podem automaticamente combinar faturas com ordens de compra e recibos, e sinalizar apenas exceções para revisão. Isso elimina as idas e vindas tediosas para a maioria das faturas.

• Automatize fluxos de trabalho: Implemente fluxos de trabalho que enviam faturas diretamente para a pessoa ou departamento certo para aprovação para eliminar confusões e acelerar o processo de aprovação.

• Estabeleça limites de aprovação claros: No caso de faturas pequenas (por exemplo, abaixo de $ 1.000), ignore a longa cadeia de aprovações. Confie na sua equipe para resolver esses problemas e evitar gargalos.

• Habilite aprovações em dispositivos móveis: Permita que os gerentes aprovem faturas de seus celulares. Os atrasos geralmente acontecem porque as pessoas estão longe de suas mesas quando as aprovações chegam.

• Aplique diretrizes de faturas: Forneça aos fornecedores uma lista de verificação do que você precisa em cada fatura: ordens de compra precisas, descrições claras etc. Quanto mais eles cumprirem, menos tempo você perderá correndo atrás de correções.

• Incentive o faturamento eletrônico: O processamento de faturas eletrônicas é mais rápido e fácil de rastrear do que sistemas em papel ou PDF. Portanto, torne as faturas digitais o padrão. Programas como o Docusign podem processar aprovações digitalmente, então você não fica esperando que um pedaço de papel assinado seja digitalizado e devolvido.

• Processe as faturas à medida que chegam: Não espere até o final do mês para lidar com as faturas. Processe faturas de forma consistente (semanal ou até diariamente) para distribuir a carga de trabalho e evitar erros de tempo de processamento.

• Centralize tudo em uma plataforma: Centralize todas as faturas em uma plataforma, onde é fácil rastrear, pesquisar e atualizar. Ferramentas de faturamento e contabilidade como SAP, Quickbooks e plataformas especializadas de contas a pagar podem ajudar.

• Priorize exceções: Concentre-se nas faturas que não correspondem perfeitamente ou contêm informações faltantes. Seu sistema cuida do resto. A maioria das faturas não precisa de revisão manual.

• Monitore métricas: Acompanhe KPIs (indicadores chave de desempenho), como tempo médio de processamento, número de exceções e tarifas por atraso no pagamento. Essas métricas mostram onde os atrasos estão acontecendo e o que está custando dinheiro. Use esses dados para refinar seus métodos.

• Integre sistemas de negócios: Integre seu software de contabilidade, seu sistema de compras e sua plataforma de pagamentos para economizar tempo e eliminar esforços duplicados.

• Terceirize, se necessário: Se sua equipe está sobrecarregada, considere terceirizar o processamento de faturas para uma empresa especializada ou usar um serviço orientado por IA. Isso pode liberar sua equipe para trabalhos mais importantes.