Hoe lang het duurt om een factuur te verwerken, hangt van verschillende factoren af: de branche waarin je werkt, hoe snel je financiële team werkt, de grootte van de factuur, de technologie die je gebruikt en meer. Een klein bedrijf kan een factuur in een paar dagen afhandelen, terwijl een grote organisatie met een langer goedkeuringsproces voor meerdere afdelingen weken kan duren.

Trage factuurverwerking wordt een probleem als dit leidt tot boetes voor te late betaling, gespannen relaties met leveranciers en gemiste kansen om te onderhandelen over kortingen voor vroege betaling. Hieronder bespreken we de typische verwerkingstijden van facturen per branche, waar deze tijden op van invloed zijn en hoe je ze voor je bedrijf kunt versnellen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is factuurverwerking?
  
• Typische factuurverwerkingstijden in verschillende industrieën
  
• Factoren die van invloed zijn op de verwerkingstijd van facturen
  
• Hoe je de factuurverwerking in je bedrijf kunt versnellen
  

Wat is factuurverwerking?

Factuurverwerking is de end-to-end procedure van het behandelen van facturen van ontvangst tot betaling. Meestal gaat het om het verifiëren en goedkeuren van facturen, het vastleggen ervan in een boekhoudsysteem en het verrichten van betalingen. Organisaties gebruiken handmatige, semi-geautomatiseerde of volledig geautomatiseerde methoden om verwerkingen af te handelen.

Typische verwerkingstijden van facturen in verschillende sectoren

Het tijdsbestek voor factuurverwerking verschilt per branche op basis van de aard van de bewerkingen, het volume van de facturen en de mate van automatisering. Het aantal dagen dat nodig is om een factuur van ontvangst tot betaling te brengen, staat bekend als dagen uitstaande verkoop (DSO). Dit is de gemiddelde DSO in verschillende sectoren.

Detailhandel

Gemiddelde DSO: 3-7 dagen

Detailhandels verwerken grote hoeveelheden facturen. Om het proces te versnellen, gebruiken ze meestal geautomatiseerde systemen zoals elektronische gegevensuitwisseling (EDI).

Productie

Gemiddelde DSO: 39 dagen

Productiebedrijven beheren complexe toeleveringsketens die vaak een gedetailleerde afstemming van facturen met inkooporders en leveringsbewijzen vereisen. Deze bedrijven hebben ook vaak variabele betalingstermijnen waarover individueel kan worden onderhandeld met leveranciers. Handmatige validatie en kruiscontrole van geleverde onderdelen of materialen kan meer tijd besparen.

Gezondheidszorg

Gemiddelde DSO: 47 dagen

Bedrijven in de gezondheidszorg moeten voldoen aan strenge voorschriften en audits en complexe facturen met betrekking tot farmaceutica, medische hulpmiddelen en diensten afstemmen. Handmatige processen zijn nog steeds gebruikelijk in kleinere instellingen, wat de doorlooptijden verder verlengt.

Zakelijke dienstverlening

Gemiddelde DSO: 41 dagen

Zakelijke diensten hebben een lager factuurvolume, waardoor snellere verwerking mogelijk is. Maar bij hen is de facturatie vaak ingewikkelder (zoals uurtarieven, voorschotten, mijlpaalbetalingen) en zijn ze minder afhankelijk van automatisering.

Factoren die de verwerkingstijd van facturen beïnvloeden

De aard van elke factuur, je interne processen en de systemen die je gebruikt, kunnen allemaal van invloed zijn op hoe snel facturen worden verwerkt. Dit zijn de factoren die het grootste effect hebben op de verwerkingstijd van facturen.

Technologie

Houd rekening met vertragingen als je nog steeds elk regelitem handmatig invoert of wacht op fysieke handtekeningen. Zelfs als je team bekwaam is, kunnen mensen maar zo snel bewegen. Bedrijven die automatiseringstools gebruiken (denk aan AI voor het vastleggen van gegevens of workflows die de juiste persoon op het juiste moment op de hoogte stellen) hebben snellere verwerkingstijden. Maar bedrijven die geen geïntegreerd inkoop-, boekhoud- en betaalsysteem hebben, verwerken facturen langzamer dan bedrijven die dat wel hebben.

Complexiteit van facturen

Als je facturen eenvoudig zijn (bijvoorbeeld één leverancier, één totaal), kan de verwerking relatief snel gaan. Maar sectoren zoals de bouw en productie verwerken facturen die zijn gekoppeld aan langere projecten en specifieke mijlpalen. Ze moeten inkooporders, leveringen en contracten zorgvuldig op elkaar afstemmen, wat de verwerking vertraagt.

Goedkeuringsprocessen

Grote organisaties hebben vaak meerdere goedkeuringslagen nodig, wat misschien veiliger aanvoelt, maar ook de verwerking kan vertragen. Dit kan sneller gaan door het goedkeuringsproces te vereenvoudigen of drempels in te stellen (zoals 'geen goedkeuring nodig voor facturen van minder dan $ 500').

Factuurfouten

Facturen met ontbrekende informatie, zoals onjuiste inkooporders en vage beschrijvingen, extra tijd kosten om te verwerken. Wanneer leveranciers van tevoren weten welke details je nodig hebt, kun je het heen en weer minimaliseren.

Internationale betalingen

Het kan langer duren om internationale betalingen te verwerken vanwege valutaomzetting, buitenlandse belastingen of het voldoen aan regionale factureringsregels (bijv. btw-facturen in Europa). Deze factoren kunnen de verwerkingstijden met weken verlengen, hoewel het kan helpen om deze processen te automatiseren of samen te werken met een wereldwijde betaaldienstverlener.

Factuurvolume

Grootschalige industrieën zoals de detailhandel en e-commerce staan voor unieke uitdagingen omdat ze zoveel facturen verwerken, waardoor zelfs een paar minuten vertraging per factuur zich snel kan opstapelen. Bedrijven op deze gebieden investeren meestal in bulkverwerkingstools om hun workloads te beheren.

Hoe je de factuurverwerking in je bedrijf kunt versnellen

Als je het beu bent dat vertragingen bij de verwerking van facturen je bedrijf vertragen, kun je de verwerking als volgt versnellen zonder dat dit ten koste gaat van de nauwkeurigheid:

• Gebruik OCR-technologie (Optical Character Recognition): Software met OCR kan factuurgegevens (zoals bedragen, datums en namen van leveranciers) extraheren uit gescande facturen of facturen die via e-mail zijn verstuurd om handmatige gegevensinvoer tot een minimum te beperken.

• Probeer geautomatiseerde matching: Moderne systemen kunnen facturen automatisch koppelen aan inkooporders en ontvangstbewijzen en alleen uitzonderingen markeren voor controle. Dit elimineert het vervelende heen-en-weer voor de meeste facturen.

• Automatiseer workflows: Implementeer workflows die facturen direct naar de juiste persoon of afdeling sturen voor goedkeuring om verwarring te voorkomen en het goedkeuringsproces te versnellen.

• Stel duidelijke goedkeuringsdrempels in: Voor kleine facturen (bijv. minder dan $ 1000) wordt de lange keten van goedkeuringen overgeslagen. Vertrouw erop dat je team deze afhandelt om knelpunten te voorkomen.

• Schakel mobiele goedkeuringen in: Sta managers toe om facturen goed te keuren vanaf hun telefoon. Vertragingen treden vaak op omdat mensen niet achter hun bureau zitten als de goedkeuringen binnenkomen.

• Leg factuurrichtlijnen op: Geef leveranciers op elke factuur een checklist van wat je nodig hebt: nauwkeurige inkooporders, duidelijke beschrijvingen, enz. Hoe meer ze voldoen, hoe minder tijd je verspilt aan het najagen van correcties.

• Stimuleer e-facturatie: Elektronische facturen zijn sneller te verwerken en gemakkelijker te volgen dan papieren of PDF-gebaseerde systemen, dus maak van digitale facturen de standaard. Programma's zoals Docusign kunnen goedkeuringen digitaal afhandelen, zodat je niet hoeft te wachten tot een ondertekend stuk papier wordt gescand en geretourneerd.

• Verwerk facturen zodra ze binnenkomen: Wacht niet tot het einde van de maand om facturen aan te pakken. Verwerk facturen consequent (wekelijks of zelfs dagelijks) om de werklast te spreiden en crunch time-fouten te voorkomen.

• Centraliseer in één platform: Centraliseer alle facturen op één platform waar je ze eenvoudig kunt volgen, doorzoeken en bijwerken. Facturatie- en boekhoudprogramma's zoals SAP, QuickBooks en gespecialiseerde crediteuren-platforms kunnen hierbij helpen.

• Geef prioriteit aan uitzonderingen: Concentreer je op facturen die niet perfect overeenkomen of die ontbrekende informatie bevatten en laat je systeem de rest doen. De meeste facturen zouden geen handmatige controle nodig moeten hebben.

• Volg statistieken op: Houd belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) bij, zoals de gemiddelde verwerkingstijd, het aantal uitzonderingen en kosten voor te late betaling. Deze statistieken laten zien waar vertragingen optreden en wat je geld kost. Gebruik deze gegevens om je methoden te verfijnen.

• Integreer bedrijfssystemen: Integreer je boekhoudsoftware, inkoopsysteem en betaalplatform om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.

• Uitbesteden, indien nodig: Als je team te klein is, overweeg dan om de factuurverwerking uit te besteden aan een gespecialiseerd bedrijf of een AI-gestuurde service te gebruiken. Dit kan je team vrijmaken voor belangrijker werk.