Automatisering van B2B-betalingen (business-to-business) is het proces waarbij technologie wordt gebruikt om betalingen tussen bedrijven te beheren en automatiseren. Deze technologie vermindert de behoefte aan handmatige invoer, waardoor het betaalproces sneller en nauwkeuriger wordt. Uit een rapport uit 2022 blijkt dat 41% van de ondervraagde bedrijven in het VK en 32% van de ondervraagde bedrijven in de VS van plan is hun crediteurenadministratie in de komende 12 maanden te automatiseren.

Hieronder leggen we uit hoe automatisering van B2B-betalingen werkt, hoe deze wordt gebruikt en hoe deze de bedrijfsvoering kan verbeteren. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten B2B-betalingen
  
• Wat is automatisering van B2B-betalingen en hoe werkt het?
  
• Waarom is automatisering van betalingen gunstig voor B2B-bedrijven?
  
• Welke processen kunnen worden verbeterd met automatisering van B2B-betalingen?
  
• Hoe implementeer je automatisering van B2B-betalingen in je organisatie om groei te stimuleren?
  

Soorten B2B-betalingen

Hier volgt een kort overzicht van een aantal van de meestgebruikte betaalmethoden voor B2B-betalingen.

• Bankoverschrijvingen: Overschrijvingen en ACH-overschrijvingen (Automated Clearing House) worden bijvoorbeeld veel gebruikt voor B2B-betalingen. Overschrijvingen zijn rechtstreekse transacties tussen banken en worden meestal gebruikt voor grote, dringende betalingen. Deze zijn onherroepelijk en brengen vaak kosten met zich mee, vooral voor internationale overschrijvingen. ACH-betalingen zijn een populaire methode voor binnenlandse transacties in de VS en zijn minder duur dan bankoverschrijvingen, maar het duurt meestal een paar dagen om ze te verwerken.

• Cheques: Ondanks de verschuiving naar digitale oplossingen gebruiken veel bedrijven nog steeds cheques voor betalingen, vooral kleinere bedrijven of branches waar de digitale acceptatie trager verloopt. Cheques zijn minder duur dan sommige elektronische methoden, maar ze brengen het risico van fraude en verlies met zich mee en vereisen langere verwerkingstijden.

• Creditcards en debitcards: Bedrijven gebruiken creditcards en debitcards vanwege het gebruiksgemak en effectieve cashflowbeheer. Creditcards en debitcards bieden ook beloningen, bijhouden van onkosten en bescherming tegen fraude.

• Digitale wallets en online betaalplatforms: Wallets en online platforms zoals PayPal, Apple Pay en Google Pay worden steeds vaker geaccepteerd voor B2B-transacties. Bedrijven kunnen hiermee elektronisch betalingen verzenden en ontvangen zonder bankgegevens te delen. Sommige bedrijven beginnen ook cryptovaluta zoals bitcoin te accepteren vanwege hun lage transactiekosten voor internationale betalingen, maar volatiliteit blijft een punt van zorg.

• Systemen met inkooporders en facturatie: Systemen met inkooporders en facturatie zijn traditionelere B2B-betaalmethoden waarbij betalingen worden geactiveerd door te factureren nadat de goederen of diensten zijn geleverd. Moderne systemen automatiseren een groot deel van dit proces.

• Automatische incasso: Met automatische incasso's kan een bedrijf geld rechtstreeks van de bankrekening van een ander bedrijf afschrijven. Dit vereist voorafgaande autorisatie en wordt meestal gebruikt voor terugkerende betalingen, zoals abonnementsdiensten en regelmatige betalingen aan leveranciers.

• Ketenfinanciering en factoring: Ketenfinanciering is een reeks oplossingen waarmee bedrijven hun betaaltermijn aan hun leveranciers kunnen verlengen en hun leveranciers de mogelijkheid bieden om eerder betaald te worden. Dit wordt meestal gefaciliteerd door een externe dienstverlener. Factoring houdt in dat je je facturen met korting verkoopt aan een derde partij (ook wel factor genoemd) voor een snellere betaling. Dit kan de cashflow verbeteren, maar het kost meestal meer dan traditionele financiering.

• Internationale handel: Kredietbrieven zijn garanties van een bank dat de betaling van een koper aan een verkoper op tijd en voor het juiste bedrag wordt ontvangen. Ze worden vaak gebruikt in de internationale handel, waar de betrouwbaarheid van de gecontracteerde partijen niet gemakkelijk kan worden geverifieerd. Documentaire incasso's zijn een ander proces dat vaak wordt gebruikt bij de financiering van internationale handel, waarbij banken namens de verkoper betalingen van de koper innen, waarbij de verzenddocumenten als hefboom worden gebruikt.

Wat is automatisering van B2B-betalingen en hoe werkt het?

Automatisering van B2B-betalingen betekent het gebruik van software en technologie om het betaalproces tussen bedrijven te automatiseren. Hieronder lees je hoe het werkt:

Factuurverwerking

• Geautomatiseerde vastlegging van facturen: Het systeem legt factuurgegevens elektronisch vast via e-mail of elektronische gegevensuitwisseling (EDI). Geavanceerde systemen kunnen ook gegevens van papieren facturen scannen en extraheren met behulp van optische tekenherkenning (OCR).

• Matchen en goedkeuren van facturen: Geautomatiseerde workflows vergelijken facturen met inkooporders en leveringsbewijzen. Het systeem stuurt de facturen vervolgens naar het juiste personeel voor goedkeuring.

Uitvoering van betalingen

• Betalingen plannen: Op basis van de afgesproken voorwaarden plant het systeem betalingen in en selecteert het de beste betaalmethode. Bedrijven kunnen regels opstellen om betaaltijden te optimaliseren om te profiteren van kortingen voor vroegtijdige betaling, of om betalingen uit te stellen tot ze verschuldigd zijn voor cashflowdoeleinden.

• Betalingen verwerken: Het systeem voert betalingen automatisch uit zoals gepland. Betaalgegevens worden veilig opgeslagen en beheerd om onbevoegde toegang te voorkomen.

Reconciliatie en rapportage

• Automatische reconciliatie: Nadat betalingen zijn gedaan, koppelt het systeem automatisch elke betaling aan de bijbehorende factuur en registreert het de transactie. Dit helpt bij het bijhouden van nauwkeurige en up-to-date financiële gegevens.

• Rapportage en analyse: Het systeem maakt gedetailleerde rapporten en analyses over betaalactiviteiten en geeft inzicht in bestedingspatronen, leveranciersprestaties en mogelijke cashflowverbeteringen.

Compliance en beveiliging

• Compliance met regelgeving: Het systeem zorgt ervoor dat alle betaalprocessen voldoen aan relevante regelgeving, zoals belasting- en antiwitwaswetten (AML).

• Fraudepreventie: Geavanceerde beveiligingsmaatregelen, waaronder encryptie en multifactorauthenticatie (MFA), beschermen tegen fraude en houden transacties veilig.

Waarom is automatisering van betalingen gunstig voor B2B-bedrijven?

Automatisering van betalingen kan een breed scala aan voordelen bieden voor B2B-bedrijven. Laten we enkele van de mogelijke voordelen eens nader bekijken.

• Minder menselijke fouten: automatisering vermindert het risico op menselijke fouten, zorgt voor nauwkeurige gegevensinvoer, berekeningen en compliance en voorkomt kostbare fouten.

• Snellere betaalprocessen: automatisering versnelt betaalcyclussen zodat facturen verwerken en betalingen doen minder tijd kost, waardoor de incasso sneller verloopt en het geldbeheer verbetert.

• Minder handmatig werk: het automatiseren van taken zoals factuurverwerking, het initiëren van betalingen en reconciliatie vermindert de behoefte aan handmatige gegevensinvoer en houdt personeel vrij voor meer strategische activiteiten.

• Realtime volgen: bedrijven kunnen de betaalstatus in realtime volgen voor meer inzicht in de cashflow en openstaande betalingen.

• Datagestuurde inzichten geautomatiseerde systemen genereren rapporten en analyses met waardevolle inzichten in bestedingspatronen, prestaties van leveranciers en financiële trends.

• Tijdige betalingen: door geautomatiseerde herinneringen en tijdige betalingen worden kosten voor te late betaling voorkomen en blijven goede relaties met leveranciers behouden; ook kunnen sommige automatiseringsplatforms profiteren van dynamische kortingen.

• Transparante communicatie: geautomatiseerde systemen bieden duidelijke communicatie over de betaalstatus voor betere leveranciersrelaties.

• Aanpassingsvermogen: geautomatiseerde systemen kunnen eenvoudig worden uitgebreid om tegemoet te komen aan veranderende behoeften en grotere transactievolumes.

• Wereldwijd bereik: automatisering vergemakkelijkt grensoverschrijdende betalingen, opent nieuwe markten en biedt kansen voor uitbreiding.

• Fraudepreventie: met automatisering van betalingen kan het systeem frauduleuze activiteiten zoals dubbele facturen of ongeautoriseerde betalingen detecteren en voorkomen.

• Compliance: deze systemen helpen bedrijven ook om te voldoen aan wettelijke vereisten en branchenormen, wat het risico op boetes vermindert.

Welke processen kunnen worden verbeterd met automatisering van B2B-betalingen?

Met automatisering van B2B-betalingen kun je diverse processen in je bedrijf transformeren, waaronder:

• Aanbesteding: Automatisering kan het inkoopproces van aanvraag tot betaling optimaliseren door inkooporders te genereren op basis van voorraadniveaus, geselecteerde leveranciers te beheren en elektronische facturen te verwerken. Het helpt bedrijven ook om de beste prijzen te krijgen door leveranciers te vergelijken en onderhandelingen te beheren via gesystematiseerde workflows.

• Crediteuren en debiteuren: Automatisering kan facturen digitaliseren, het matchen van facturen met inkooporders automatiseren, betalingen plannen en transacties uitvoeren. Bij debiteurenadministratie maakt automatisering tijdige facturatie en snellere incasso mogelijk door herinneringen voor betalingen te sturen en binnenkomende betalingen te verwerken.

• Klantrelatiebeheer (CRM): Deze tools kunnen klantinteracties volgen, klantgedrag analyseren en communicatie personaliseren, door op optimale momenten in hun traject contact op te nemen met klanten en directe klantenservice te bieden via chatbots. Automatisering kan ook een bijgewerkte database onderhouden die helpt bij het voorspellen van klantbehoeften en het verbeteren van de dienstverlening.

• Ketenbeheer: Met automatisering kunnen bedrijven logistieke activiteiten optimaliseren, de voorraad in realtime volgen en leveranciersrelaties beheren door voorraadbehoeften te voorspellen, herbevoorradingsorders te initiëren en zendingen van vertrek tot levering te volgen.

• Compliance en risicobeheer: Automatisering van betalingen helpt bij het handhaven van compliance door wijzigingen in de regelgeving bij te houden en interne processen dienovereenkomstig aan te passen. Ook kunnen transactiepatronen worden geanalyseerd om potentiële fraude op te sporen en te voorkomen.

• Personeelszaken (HR): HR-processen, van werving tot salarisadministratie, kunnen profiteren van automatisering. Geautomatiseerde systemen kunnen vacatures afhandelen, sollicitanten volgen, werknemers onboarden en de salarisadministratie verwerken, waardoor tijd wordt bespaard en de administratie en betalingen van werknemers nauwkeurig worden gehouden.

• Rapportage en analyse: Geautomatiseerde rapportagetools kunnen gegevens uit verschillende bedrijfsprocessen verzamelen en uitgebreide rapporten genereren. Dit biedt bedrijven snelle, bruikbare inzichten, die flexibele besluitvorming en strategische planning mogelijk maken.

• Contractbeheer: Het opstellen, uitvoeren en analyseren van contracten kan volledig geautomatiseerd worden in een beveiligde omgeving. Automatisering zorgt ervoor dat contracten consistent zijn, up-to-date blijven met wettelijke normen en gedurende hun hele levenscyclus worden beheerd.

• Marketing: Marketingautomatiseringstools kunnen marketingcampagnes via meerdere kanalen beheren en optimaliseren, inhoud plannen en plaatsen, doelgroepen segmenteren, berichten personaliseren en de effectiviteit van campagnes volgen. Dit helpt de marketinginspanningen efficiënter te maken en verhoogt het rendement (ROI).

Hoe implementeer je automatisering van B2B-betalingen in je organisatie om groei te stimuleren?

Het implementeren van automatisering van B2B-betalingen is een proces dat uit meerdere stappen bestaat en een zorgvuldige planning en strategie vereist. Bij een juiste implementatie kan automatisering de activiteiten optimaliseren, de nauwkeurigheid verbeteren en de bedrijfsgroei stimuleren. Hier volgen een paar best practices wanneer je B2B-betalingen gaat automatiseren.

• Begin klein: begin met het automatiseren van een paar belangrijke processen en breid geleidelijk uit naarmate je meer vertrouwen en ervaring opdoet.

• Communiceer effectief: houd alle belanghebbenden gedurende het hele proces op de hoogte en pak problemen onmiddellijk aan.

• Kies een schaalbare oplossing: kies een oplossing die met je bedrijf meegroeit en die zich aanpast aan veranderende behoeften.

• Werk samen met een betrouwbare leverancier: kies een leverancier met een bewezen staat van dienst en uitstekende klantenondersteuning.

Hier is een stapsgewijze manier om automatisering van B2B-betalingen in je bedrijf te implementeren.

Evalueer je huidige processen

• Analyseer je bestaande betaalworkflows om knelpunten en gebieden te identificeren die vatbaar zijn voor fouten. Zoek naar handmatige taken die de meeste tijd en middelen in beslag nemen.

• Verzamel gegevens over betaalvolume, transactietypen en gemiddelde verwerkingstijden om inzicht te krijgen in de omvang van de vereiste automatisering.

Definieer je doelen en doelstellingen

• Bepaal wat je wilt bereiken met de automatisering van betalingen. Gaat het om het verlagen van de kosten, het versnellen van processen, het verbeteren van de nauwkeurigheid of al het bovenstaande?

• Identificeer de processen die het meest baat zouden hebben bij automatisering en prioriteer ze op basis van hun potentiële impact.

Kies de juiste oplossing

• Verken welke oplossingen om B2B-betalingen te automatiseren er op de markt zijn, rekening houdend met factoren zoals hun functies, schaalbaarheid, integratiemogelijkheden en kosten.

• Test verschillende oplossingen om te zien of ze passen bij je bestaande systemen en workflows.

Ontwikkel een implementatieplan

• Stel een realistisch schema op voor de implementatie, zodat er tijd is voor gegevensmigratie, systeemintegratie en training van het personeel.

• Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden voor elk teamlid dat betrokken is bij het implementatieproces.

Implementeer de oplossing

• Pas de software aan je specifieke behoeften aan en integreer deze met je bestaande boekhoud- of ERP-systemen (Enterprise Resource Planning).

• Zet relevante gegevens van je bestaande systemen over naar het nieuwe platform.

• Test grondig of het systeem goed werkt en of het voldoet aan je eisen.

Train je team

• Geef je personeel een uitgebreide training over het nieuwe systeem en de nieuwe processen.

• Sta open voor feedback en pak eventuele zorgen of uitdagingen tijdens de overgang aan.

Blijf monitoren en optimaliseren

• Bewaak belangrijke statistieken zoals verwerkingstijden, foutenpercentages en kostenbesparingen om de effectiviteit van het platform te meten.

• Evalueer en verfijn je processen regelmatig op basis van gegevens en feedback om de prestaties te verbeteren.