Betalningsautomatisering för business-to-business (B2B) är en process där teknik används för att hantera och automatisera betalningar mellan företag. Denna teknik minskar behovet av manuell inmatning, vilket gör betalningsprocessen snabbare och mer exakt. En rapport från 2022 visade att 41 % av tillfrågade brittiska företag och 32 % av tillfrågade amerikanska företag planerade att automatisera sina processer för leverantörsskulder inom de kommande 12 månaderna.

Nedan går vi igenom hur B2B-betalningsautomatisering fungerar, hur den används och hur den kan förbättra verksamheten. Här är vad du behöver veta.

Vad innehåller den här artikeln?

• Typer av B2B-betalningar
  
• Vad är automatisering av B2B-betalningar och hur fungerar det?
  
• Varför är betalningsautomatisering fördelaktigt för B2B-företag?
  
• Vilka processer kan förbättras med automatisering av B2B-betalningar?
  
• Hur implementerar man automatisering av B2B-betalningar i en organisation för att driva tillväxt?
  

Typer av B2B-betalningar

Här är en snabb översikt över några av de vanligaste betalningsmetoderna som används för B2B-betalningar.

• Banköverföringar: Banköverföringar och ACH-överföringar) används båda ofta för B2B-betalningar. Banköverföringar är direkta bank-till-bank-transaktioner som vanligtvis används för stora, brådskande betalningar. Dessa är oåterkalleliga och innebär ofta avgifter, särskilt för internationella överföringar. ACH-betalningar är en populär metod för inhemska transaktioner i USA och är billigare än banköverföringar, men de tar vanligtvis några dagar att behandla.

• Checkar: Trots övergången till digitala lösningar använder många företag fortfarande checkar för betalningar – särskilt mindre företag eller branscher där den digitala implementeringen går långsammare. Checkar är billigare än vissa elektroniska metoder, men de medför ökad risk för bedrägeri och förlust och kräver längre handläggningstider.

• Kredit- och bankkort: Företag använder kredit- och bankkort för den bekvämlighet och effektiva kassaflödeshantering de erbjuder. Kort erbjuder också belöningar, utgiftsbevakning och bedrägeriskydd.

• Digitala plånböcker och onlineplattformar: Digitala plånböcker och onlineplattformar som PayPal, Apple Pay och Google Pay accepteras alltmer för B2B-transaktioner. De gör det möjligt för företag att skicka och ta emot betalningar elektroniskt utan att dela bankuppgifter. Vissa företag börjar också acceptera kryptovalutor som Bitcoin tack vare deras låga transaktionsavgifter på internationella betalningar, men volatiliteten förblir ett problem.

• Inköpsorder och faktureringssystem: Inköpsorder- och faktureringssystem är mer traditionella B2B-betalningsmetoder där betalningar utlöses av fakturering efter att varor eller tjänster har levererats. Moderna system automatiserar mycket av denna process.

• Autogiro: Autogiro gör det möjligt för ett företag att dra pengar direkt från ett annat företags bankkonto. Detta kräver förhandsgodkännande och används vanligtvis för återkommande betalningar som abonnemangstjänster och regelbundna leverantörsbetalningar.

• Finansiering och factoring i leveranskedjan: Finansiering i leveranskedjan är en uppsättning lösningar som gör det möjligt för företag att förlänga sina betalningsvillkor till sina leverantörer samtidigt som de ger sina leverantörer möjlighet att få betalt tidigt. Detta underlättas vanligtvis av en tredjepartsleverantör. Factoring innebär att du säljer dina fakturor till rabatterat pris till en tredje part (en så kallad kommissionär) för snabbare betalning. Detta kan förbättra kassaflödet, men kostar vanligtvis mer än traditionell finansiering.

• Internationell handel: Remburser är garantier från en bank för att en köpares betalning till en säljare kommer att skickas i tid och inkludera rätt belopp. De används ofta i internationell handel, där avtalsparternas tillförlitlighet inte lätt kan verifieras. Dokumentinsamling är en annan process som ofta används inom internationell handelsfinansiering där banker samlar in betalning från köparen för säljarens räkning, med hjälp av fraktdokumenten som hävstång.

Vad är automatisering av B2B-betalningar och hur fungerar det?

Automatisering av B2B-betalningar innebär att man använder programvara och teknik för att automatisera betalningsprocessen mellan företag. Här är en titt på hur det fungerar.

Fakturahantering

• Automatiserad insamling av fakturor: Systemet samlar in fakturadata elektroniskt via e-post eller elektroniskt datautbyte (EDI). Avancerade system kan också skanna och extrahera data från pappersfakturor med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR).

• Fakturamatchning och godkännande: Automatiserade arbetsflöden matchar fakturor mot inköpsorder och leveranskvitton. Systemet skickar sedan fakturorna till lämplig personal för godkännande.

Betalningsfullföljande

• Schemaläggning av betalningar: Baserat på de överenskomna villkoren schemalägger systemet betalningar och väljer det bästa betalningssättet. Företag kan ställa in regler för att optimera betalningstiderna och därmed dra nytta av rabatter för tidig betalning eller skjuta upp betalningar tills de förfaller av kassaflödesskäl.

• Betalningshantering: Systemet genomför automatiskt betalningar som planerat. Betalningsuppgifter lagras och hanteras på ett säkert sätt för att förhindra obehörig åtkomst.

Avstämning och rapportering

• Automatisk avstämning: När betalningarna har gjorts matchar systemet automatiskt varje betalning med motsvarande faktura och registrerar transaktionen. Detta hjälper till att upprätthålla korrekta och uppdaterade ekonomiska register.

• Rapportering och analys: Systemet skapar detaljerade rapporter och analyser om betalningsaktiviteter, vilket ger insikter om utgiftsmönster, leverantörsresultat och potentiella kassaflödesförbättringar.

Regelefterlevnad och säkerhet

• Efterlevnad av gällande bestämmelser: Systemet ser till att alla betalningsprocesser följer relevanta regler som skattelagar och lagen om bekämpning av penningtvätt (AML).

• Förebyggande av bedrägerier: Avancerade säkerhetsåtgärder, inklusive kryptering och multifaktorautentisering (MFA), skyddar mot bedrägerier och håller transaktionerna säkra.

Varför är betalningsautomatisering fördelaktigt för B2B-företag?

Betalningsautomatisering kan ge ett brett utbud av fördelar för B2B-företag. Låt oss ta en närmare titt på några av de potentiella fördelarna.

• Färre mänskliga fel: Automatisering minskar risken för mänskliga fel och säkerställer korrekt datainmatning, beräkningar och efterlevnad samtidigt som kostsamma misstag förhindras.

• Snabbare betalningsprocesser: Automatisering påskyndar betalningscykler och minskar tiden det tar att behandla fakturor och göra betalningar för snabbare debitering och bättre penninghantering.

• Mindre manuellt arbete: Automatisering av uppgifter som fakturahantering, betalningsinitiering och avstämning minskar behovet av manuell datainmatning och frigör personal för mer strategiska aktiviteter.

• Spårning i realtid: Företag kan följa betalningsstatus i realtid för att få större insyn i kassaflöde och utestående betalningar.

• Datadrivna insikter: Automatiserade system genererar rapporter och analyser med värdefulla insikter om utgiftsmönster, leverantörsprestanda och ekonomiska trender.

• Punktliga betalningar: Automatiska påminnelser och betalningar som görs i tid hjälper till att undvika förseningsavgifter och upprätthålla goda relationer med leverantörer. Vissa automatiseringsplattformar kan också dra nytta av dynamiska rabatter.

• Transparent kommunikation: Automatiserade system erbjuder tydlig kommunikation om betalningsstatus för bättre leverantörsrelationer.

• Anpassningsförmåga: Automatiserade system kan enkelt skalas upp för att tillgodose förändrade behov och högre transaktionsvolymer.

• Global räckvidd: Automatisering främjar gränsöverskridande betalningar, vilket öppnar upp nya marknader och möjligheter till expansion.

• Förebyggande av bedrägerier: Med betalningsautomatisering kan systemet identifiera och förhindra bedrägliga aktiviteter som dubbla fakturor eller obehöriga betalningar.

• Efterlevnad: Dessa system hjälper också företag att följa regulatoriska krav och branschstandarder, vilket minskar risken för påföljder.

Vilka processer kan förbättras med automatisering av B2B-betalningar?

Automatisering av B2B-betalningar kan förändra flera processer i ditt företag, bland annat:

• Upphandling: Automatisering kan optimera upphandlingsprocessen från rekvisition till betalning genom att generera inköpsorder baserat på lagernivåer, hantera utvalda leverantörer och bearbeta elektroniska fakturor. Det hjälper också företag att få de bästa priserna genom att jämföra leverantörer och hantera förhandlingar genom systematiserade arbetsflöden.

• Leverantörsskulder och kundfordringar: Automatisering kan digitalisera fakturor, automatisera matchning av fakturor mot inköpsorder, schemalägga betalningar och utföra transaktioner. Vad gäller kundfordringar främjar automatisering fakturering i rätt tid och snabbare debitering genom att skicka påminnelser om betalningar och bearbeta inkommande betalningar.

• Hantering av kundrelationer (CRM): Dessa verktyg kan spåra kundinteraktioner, analysera kundbeteende och anpassa kommunikationen, d.v.s. kontakta kunder vid optimala tidpunkter på deras resa och tillhandahålla omedelbar kundservice genom chattbottar. Automatisering kan också upprätthålla en uppdaterad databas som hjälper till att förutsäga kundbehov och förbättra tjänsteleveransen.

• Hantering av leveranskedjan: Med automatisering kan företag optimera logistikverksamheten, spåra lager i realtid och hantera leverantörsrelationer genom att förutsäga lagerbehov, initiera påfyllningsorder och spåra leveranser från avgång till leverans.

• Regelefterlevnad och riskhantering: Betalningsautomatisering hjälper till att upprätthålla efterlevnad genom att hålla reda på regeländringar och anpassa interna processer därefter. Den kan också analysera transaktionsmönster för att upptäcka och förhindra potentiella bedrägerier.

• Personalresurser (HR): HR-processer från rekrytering till lön kan dra nytta av automatisering. Automatiserade system kan hantera jobbannonser, hålla koll på sökanden, onboarda anställda och hantera löner, vilket sparar tid och håller anställdas register och betalningar korrekta.

• Rapportering och analys: Automatiserade rapporteringsverktyg kan samla in data från olika affärsprocesser och generera omfattande rapporter. Detta ger företag snabba, användbara insikter, vilket möjliggör smidigt beslutsfattande och strategisk planering.

• Avtalshantering: Skapandet, genomförandet och analysen av avtal kan automatiseras helt i en säker miljö. Automatisering håller avtalen konsekventa och uppdaterade enligt juridiska standarder och hanterar dem under hela deras livscykel.

• Marknadsföring: Verktyg för automatiserad marknadsföring kan hantera och optimera marknadsföringskampanjer i flera kanaler, schemalägga och publicera innehåll, segmentera målgrupper, anpassa meddelanden och bevaka kampanjernas effektivitet. Detta bidrar till att göra marknadsföringsinsatserna mer effektiva och ökar avkastningen på investeringen (ROI).

Hur implementerar man automatisering av B2B-betalningar i en organisation för att driva tillväxt?

Att implementera automatisering av B2B-betalningar är en process i flera steg som kräver noggrann planering. När det görs på rätt sätt kan automatisering optimera verksamheten, förbättra noggrannheten och driva affärstillväxt. Här är några av de bästa metoderna för att komma igång med automatisering av B2B-betalningar.

• Börja i liten skala: Börja med att automatisera ett fåtal viktiga processer och utöka gradvis när du får självförtroende och erfarenhet.

• Kommunicera effektivt: Håll alla intressenter informerade under hela processen och ta snabbt itu med problem.

• Välj en skalbar lösning: Välj en lösning som kan växa med ditt företag och anpassas i takt med att dina behov förändras.

• Samarbeta med en pålitlig leverantör: Välj en leverantör med en dokumenterad meritlista och utmärkt kundsupport.

Här är en närmare titt på processen för att implementera B2B-betalningsautomatisering i ditt företag.

Utvärdera dina nuvarande processer

• Analysera dina befintliga betalningsflöden för att identifiera flaskhalsar och områden där det lätt uppstår fel. Försök identifiera manuella uppgifter som tar mest tid och resurser i anspråk.

• Samla in data om betalningsvolym, transaktionstyper och genomsnittliga behandlingstider för att förstå omfattningen av den automatisering som krävs.

Definiera dina mål

• Bestäm vad du vill uppnå med betalningsautomatisering. Är det att minska kostnaderna, göra processerna snabbare, förbättra noggrannheten eller alla ovanstående?

• Identifiera de processer som skulle gynnas mest av automatisering och prioritera dem baserat på deras potentiella inverkan.

Välj rätt lösning

• Utforska de B2B-lösningar för betalningsautomatisering som finns på marknaden. Ta hänsyn till faktorer som deras funktioner, skalbarhet, integrationsmöjligheter och kostnad.

• Testa olika lösningar för att se hur de kan passa med dina befintliga system och arbetsflöden.

Ta fram en implementeringsplan

• Sätt upp ett realistiskt schema för implementering, vilket ger tid för datamigrering, systemintegration och personalutbildning.

• Definiera tydligt roller och ansvarsområden för varje teammedlem som är involverad i implementeringsprocessen.

Implementera lösningen

• Anpassa programvaran efter dina specifika behov och integrera den med dina befintliga redovisnings- eller ERP-system.

• Överför relevanta data från dina befintliga system till den nya plattformen.

• Testa systemet noggrant för att se om det fungerar korrekt och om det uppfyller dina krav.

Utbilda ditt team

• Ge din personal omfattande utbildning om det nya systemet och processerna.

• Var öppen för feedback och ta itu med eventuella problem eller utmaningar under övergången.

Övervaka och optimera

• Övervaka viktiga mätvärden som behandlingstider, felfrekvenser och kostnadsbesparingar för att mäta plattformens effektivitet.

• Granska och justera regelbundet dina processer baserat på data och feedback för att förbättra prestandan.