L'automatisation des paiements B2B est le processus qui consiste à utiliser la technologie pour gérer et automatiser les paiements entre les entreprises. Cette technologie réduit le besoin de saisie manuelle, ce qui rend le processus de paiement plus rapide et plus précis. Selon un rapport de 2022, 41 % des entreprises britanniques et 32 % des entreprises américaines interrogées prévoient d'automatiser leurs processus de gestion des comptes fournisseurs ces 12 prochains mois.

Nous allons vous présenter le fonctionnement de l'automatisation des paiements B2B, son utilisation et comment elle peut améliorer les opérations. Informations pratiques.

Sommaire de cet article

• Types de paiements B2B
  
• Définition et fonctionnement de l'automatisation des paiements B2B
  
• Avantages de l'automatisation des paiements pour les entreprises B2B
  
• Quels processus peuvent être améliorés grâce à l'automatisation des paiements B2B ?
  
• Mise en œuvre de l'automatisation des paiements B2B dans votre organisation pour stimuler la croissance
  

Types de paiements B2B

Voici un aperçu des moyens de paiement les plus couramment utilisés pour les paiements B2B.

• Virements bancaires : Les virements bancaires et les transferts ACH (Automated Clearing House), par exemple, sont tous deux fréquemment utilisés pour les paiements B2B. Les virements bancaires sont des transactions interbancaires directes qui sont généralement utilisées pour les paiements importants et urgents. Ceux-ci sont irrévocables et engendrent souvent des frais, notamment pour les virements internationaux. Les paiements ACH sont une méthode populaire pour les transactions nationales aux États-Unis et sont moins coûteux que les virements bancaires, mais leur traitement s'étend généralement sur quelques jours.

• Chèques : Malgré l'essor des solutions numériques, de nombreuses entreprises effectuent encore des paiements par chèque, en particulier les petites entreprises ou les secteurs où l'adoption du numérique est plus lente. Les chèques sont moins coûteux que certains moyens électroniques, mais présentent un risque de fraude et de perte et nécessitent des délais de traitement plus longs.

• Cartes de crédit et de débit : Les entreprises utilisent des cartes de crédit et de débit pour des raisons pratiques et pour mieux gérer leurs flux de trésorerie. Les cartes offrent également des récompenses, un suivi des dépenses et une protection contre la fraude.

• Portefeuilles électroniques et plateformes de paiement en ligne : Les portefeuilles électroniques et les plateformes en ligne comme PayPal, Apple Pay et Google Pay sont de plus en plus acceptés pour les transactions B2B. Ils permettent aux entreprises d'envoyer et de recevoir des paiements par voie électronique sans partager leurs coordonnées bancaires. Certaines entreprises commencent également à accepter les cryptomonnaies telles que le bitcoin en raison de leurs faibles frais de transaction sur les paiements internationaux, mais leur volatilité fait toujours débat.

• Bons de commande et systèmes de facturation : Les bons de commande et les systèmes de facturation sont des moyens de paiement B2B plus traditionnels où les paiements sont déclenchés par la facturation après la livraison des biens ou des services. Les systèmes modernes automatisent une grande partie de ce processus.

• Prélèvement automatique : Les prélèvements automatiques permettent à une entreprise de retirer des fonds directement du compte bancaire d'une autre entreprise. Cette option, qui nécessite une autorisation préalable, est généralement utilisée pour les paiements récurrents, tels que les services d'abonnement et les paiements des fournisseurs réguliers.

• Financement de la chaîne logistique et affacturage : Le financement de la chaîne logistique est un ensemble de solutions qui permettent aux entreprises d'étendre le délai de paiement de leurs fournisseurs tout en offrant à ces derniers la possibilité d'être payés plus tôt. Ce processus est généralement assuré par un fournisseur tiers. L'affacturage consiste à vendre vos factures à un prix réduit à un tiers (appelé « factor ») pour un paiement plus rapide. Cette solution peut améliorer les flux de trésorerie, mais coûte généralement plus cher qu'un financement traditionnel.

• Commerce international : Les lettres de crédit sont des garanties octroyées par banque permettant de s'assurer le paiement d'un acheteur à un vendeur sera reçu dans les délais et à hauteur du montant correct. Ils sont souvent utilisés dans le commerce international, où la fiabilité des parties contractantes n'est pas facile à vérifier. Les recouvrements documentaires sont un autre processus couramment utilisé dans le financement du commerce international. Ils consistent pour les banques à encaisser le paiement de l'acheteur au nom du vendeur, en utilisant les documents d'expédition comme levier.

Définition et fonctionnement de l'automatisation des paiements B2B

L'automatisation des paiements B2B consiste à utiliser des logiciels et des technologies pour automatiser le processus de paiement B2B. Nous allons vous en présenter le fonctionnement.

Traitement des factures

• Saisie automatisée des factures : Le système saisit les données des factures par voie électronique, sous la forme d'un e-mail ou d'un échange de données informatisé (EDI). Les systèmes avancés peuvent également numériser et extraire les données des factures papier à l'aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR).

• Rapprochement et approbation des factures : Les flux de travail automatisés effectuent un rapprochement entre les factures, d'une part, et les bons de commande et reçus de livraison, d'autre part. Le système achemine ensuite les factures au personnel approprié pour approbation.

Réalisation du paiement

• Planification du paiement : Sur la base des conditions convenues, le système planifie les paiements et sélectionne le meilleur moyen de paiement. Les entreprises peuvent définir des règles pour optimiser les délais de paiement afin de tirer parti des réductions pour paiement anticipé ou retarder les paiements jusqu'à ce qu'ils soient dus pour des raisons de trésorerie.

• Traitement des paiements : Le système réalise automatiquement les paiements comme prévu. Les informations de paiement sont stockées et gérées de manière sécurisée afin d'empêcher tout accès non autorisé.

Rapprochement et reporting

• Rapprochement automatique : Une fois les paiements effectués, le système associe automatiquement chaque paiement à la facture correspondante et enregistre la transaction. Cela permet de tenir des registres financiers exacts et à jour.

• Reporting et analyses : Le système crée des rapports et des analyses détaillés sur les activités de paiement, qui fournissent des informations sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les améliorations potentielles des flux de trésorerie.

Conformité et sécurité

• Conformité réglementaire : Le système garantit que tous les processus de paiement sont conformes aux réglementations en vigueur, telles que la législation fiscale et celle sur la lutte contre le blanchiment de capitaux (AML).

• Prévention de la fraude : Des mesures de sécurité avancées, notamment le chiffrement et l'authentification multifacteur (MFA), protègent contre la fraude et renforcent la sécurité des transactions.

Avantages de l'automatisation des paiements pour les entreprises B2B

L'automatisation des paiements peut offrir un large éventail d'avantages aux entreprises B2B. Examinons de plus près certains des avantages potentiels.

• Moins d'erreurs humaines : L'automatisation réduit le risque d'erreur humaine, en garantissant la précision de la saisie des données, des calculs et de la conformité tout en évitant les erreurs coûteuses.

• Des processus de paiement plus rapides : L'automatisation accélère les cycles de paiement, en réduisant le temps nécessaire au traitement des factures et aux paiements, ce qui accélère le recouvrement et améliore la gestion de l'argent.

• Moins de travail manuel : L'automatisation de tâches telles que le traitement des factures, l'initiation des paiements et le rapprochement réduit le besoin de saisie manuelle des données et permet au personnel de se consacrer plus de temps aux activités plus stratégiques.

• Suivi en temps réel : Les entreprises peuvent suivre l'état des paiements en temps réel pour avoir une meilleure visibilité sur leurs flux de trésorerie et leurs impayés.

• Informations basées sur les données : Les systèmes automatisés génèrent des rapports et des analyses contenant des informations précieuses sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les tendances financières.

• Paiements dans les délais : Les rappels automatisés et les paiements à temps permettent d'éviter les frais de retard et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Certaines plateformes d'automatisation peuvent également tirer parti des remises dynamiques.

• Communication transparente : Les systèmes automatisés offrent une communication claire sur l'état des paiements, et permettent ainsi d'améliorer les relations avec les fournisseurs.

• Adaptabilité : Les systèmes automatisés peuvent facilement s'adapter à l'évolution des besoins et à l'augmentation des volumes de transactions.

• Portée mondiale : L'automatisation facilite les paiements internationaux, et ouvrent ainsi la voie à de nouveaux marchés et de nouvelles possibilités d'expansion.

• Prévention de la fraude : Grâce à l'automatisation des paiements, le système peut détecter et prévenir les activités frauduleuses telles que les factures en double ou les paiements non autorisés.

• Conformité : Ces systèmes aident également les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires et aux normes du secteur, réduisant ainsi le risque de pénalités.

Quels processus peuvent être améliorés grâce à l'automatisation des paiements B2B ?

L'automatisation des paiements B2B peut transformer plusieurs processus au sein de votre entreprise, notamment les suivants :

• Approvisionnement : L'automatisation permet d'optimiser le processus d'approvisionnement, de la demande au paiement, en générant des bons de commande en fonction des niveaux de stock, en gérant les fournisseurs sélectionnés et en traitant les factures électroniques. Il aide également les entreprises à obtenir les meilleurs prix en comparant les fournisseurs et en gérant les négociations grâce à des flux systématisés.

• Comptes fournisseurs et débiteurs : L'automatisation permet de numériser les factures, d'automatiser le rapprochement entre factures et bons de commande, de planifier les paiements et d'exécuter des transactions. Dans le cadre des comptes débiteurs, l'automatisation facilite la facturation en temps utile et un recouvrement plus rapide en envoyant des rappels de paiement et en traitant les paiements entrants.

• Gestion de la relation client (CRM) : Ces outils permettent de suivre les interactions avec les clients, d'analyser leur comportement et de personnaliser la communication, en contactant les clients au moment optimal de leur parcours et en fournissant un service client instantané grâce à des chatbots. L'automatisation peut également maintenir une base de données à jour afin de mieux prévoir les besoins des clients et d'améliorer la prestation de services.

• Gestion de la chaîne logistique : Grâce à l'automatisation, les entreprises peuvent optimiser les opérations logistiques, suivre les stocks en temps réel et gérer les relations avec les fournisseurs en prédisant les besoins en stocks, en créant des commandes de réapprovisionnement et en suivant les expéditions du départ à la livraison.

• Conformité et gestion des risques : L'automatisation des paiements permet de maintenir la conformité en suivant les évolutions réglementaires et en modifiant les processus internes en conséquence. Elle peut également analyser les habitudes de transaction pour détecter et prévenir les fraudes potentielles.

• Ressources humaines (RH) : Les processus RH, du recrutement à la paie, peuvent bénéficier de l'automatisation. Les systèmes automatisés peuvent gérer les offres d'emploi, le suivi des candidats, l'intégration des employés et le traitement de la paie, ce qui permet de gagner du temps et de maintenir l'exactitude des dossiers et des paiements des employés.

• Reporting et analyses : Les outils de reporting automatisés peuvent collecter des données sur l'ensemble des processus métier et générer des rapports complets. Les entreprises peuvent ainsi obtenir rapidement des informations qui leur permettent de prendre des décisions et de planifier leur stratégie de manière agile.

• Gestion des contrats : La création, l'exécution et l'analyse des contrats peuvent être entièrement automatisées dans un environnement sécurisé. L'automatisation permet de maintenir les contrats cohérents et à jour avec les normes légales et de les gérer tout au long de leur cycle de vie.

• Marketing : Les outils d'automatisation du marketing permettent de gérer et d'optimiser les campagnes marketing sur plusieurs canaux, de planifier et de publier des contenus, de segmenter les audiences, de personnaliser les messages et de suivre l'efficacité des campagnes. Ils permettent de renforcer l'efficacité des efforts de marketing et d'augmenter le retour sur investissement (ROI).

Mise en œuvre de l'automatisation des paiements B2B dans votre organisation pour stimuler la croissance

La mise en œuvre de l'automatisation des paiements B2B est un processus en plusieurs étapes qui nécessite une planification et une stratégie minutieuses. Lorsqu'elle est effectuée correctement, l'automatisation peut optimiser les opérations, améliorer la précision et stimuler la croissance de l'entreprise. Voici quelques bonnes pratiques pour vous lancer dans l'automatisation des paiements B2B.

• Commencez doucement : Commencez par automatiser quelques processus clés et élargissez progressivement au fur et à mesure que vous gagnez en confiance et en expérience.

• Communiquez efficacement : Tenez toutes les parties prenantes informées tout au long du processus et répondez rapidement aux préoccupations.

• Optez pour une solution évolutive : Choisissez une solution capable d'accompagner le développement de votre entreprise et de s'adapter à l'évolution de vos besoins.

• Associez-vous à un fournisseur fiable : Choisissez un fournisseur dont la fiabilité est éprouvée et disposant un excellent service d'assistance.

Voici un aperçu du processus étape par étape de mise en œuvre de l'automatisation des paiements B2B dans votre entreprise.

Évaluer vos processus actuels

• Analysez vos flux de paiement existants pour identifier les goulots d'étranglement et les zones sujettes aux erreurs. Recherchez les tâches manuelles qui consomment le plus de temps et de ressources.

• Collecter des données sur le volume de paiements, les types de transactions et les délais de traitement moyens pour déterminer l'étendue de l'automatisation requise.

Fixez vos buts et vos objectifs

• Déterminez ce que vous souhaitez accomplir avec l'automatisation des paiements. S'agit-il de réduire les coûts, d'accélérer les processus, d'améliorer la précision ou tout cela à la fois ?

• Identifiez les processus qui bénéficieraient le plus de l'automatisation et hiérarchisez-les en fonction de leur impact potentiel.

Choisir la bonne solution

• Explorez les solutions d'automatisation des paiements B2B sur le marché, en tenant compte de facteurs tels que leurs fonctionnalités, leur évolutivité, leurs capacités d'intégration et leur coût.

• Testez différentes solutions pour voir comment elles pourraient s'intégrer à vos systèmes et flux existants.

Élaborer un plan de mise en œuvre

• Établissez un calendrier réaliste pour la mise en œuvre, en prévoyant un délai pour la migration des données, l'intégration du système et la formation du personnel.

• Définissez clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe impliqué dans le processus de mise en œuvre.

Mettre en œuvre la solution

• Personnalisez le logiciel en fonction de vos besoins spécifiques et intégrez-le à vos systèmes comptables ou de planification des ressources de l'entreprise (ERP) existants.

• Transférez les données pertinentes de vos systèmes existants vers la nouvelle plateforme.

• Testez minutieusement le système pour vous assurer qu'il fonctionne correctement et qu'il répond à vos besoins.

Former votre équipe

• Dispensez à votre personnel une formation complète sur le nouveau système et les nouveaux processus.

• Soyez ouvert aux observations et traitez le moindre doute levé ou problème survenant pendant la transition.

Surveiller et optimiser

• Surveillez les indicateurs clés tels que les délais de traitement, les taux d'erreur et les économies de coûts pour mesurer l'efficacité de la plateforme.

• Examinez et affinez régulièrement vos processus en fonction des données et des commentaires afin d'améliorer les performances.