La automatización de pagos B2B es el proceso de utilizar la tecnología para gestionar y automatizar los pagos entre empresas. Esta tecnología reduce la necesidad de realizar intervenciones manuales, lo que hace que el proceso de pago sea más rápido y preciso. Un informe de 2022 reveló que el 41 % de las empresas del Reino Unido y el 32 % de las de EE. UU. encuestadas tenían pensado automatizar sus procesos de cuentas por pagar en los próximos 12 meses.

A continuación, hablaremos sobre cómo funciona la automatización de pagos B2B, cómo se usa y cómo puede mejorar las operaciones. Esto es lo que necesitas saber.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de pagos B2B
  
• ¿Qué es la automatización de pagos B2B y cómo funciona?
  
• ¿Por qué la automatización de pagos es beneficiosa para las empresas B2B?
  
• ¿Qué procesos se pueden mejorar con la automatización de pagos B2B?
  
• Cómo implementar la automatización de pagos B2B en su organización para impulsar el crecimiento
  

Tipos de pagos B2B

Aquí tienes algunos de los métodos de pago más comunes utilizados para pagos B2B.

• Transferencias bancarias: Las transferencias electrónicas y las transferencias de la cámara de compensación automatizada (ACH), por ejemplo, se usan frecuentemente para los pagos entre empresas. Las transferencias electrónicas son transacciones directas de banco a banco que suelen usarse para pagos cuantiosos y urgentes. Son irrevocables y suelen conllevar comisiones, sobre todo para transferencias internacionales. Los pagos ACH son un método popular para las transacciones nacionales en EE. UU. y son menos caros que las transferencias electrónicas, pero suelen tardar unos días en procesarse.

• Cheques: A pesar del cambio hacia las soluciones digitales, muchas empresas siguen usando cheques para los pagos, especialmente las empresas más pequeñas o los sectores donde la adopción digital es más lenta. Los cheques son menos costosos que algunos métodos electrónicos, pero conllevan el riesgo de fraude y pérdida, y requieren tiempos de procesamiento más largos.

• Tarjetas de crédito y débito: Las empresas utilizan tarjetas de crédito y débito por su comodidad y por la gestión eficaz del flujo de caja. Las tarjetas también ofrecen recompensas, seguimiento de gastos y protección contra el fraude.

• Monederos digitales y plataformas de pago por Internet: Los monederos digitales y las plataformas en línea como PayPal, Apple Pay y Google Pay son cada vez más aceptados para las transacciones B2B. Permiten a las empresas enviar y recibir pagos de forma electrónica sin tener que compartir los datos bancarios. Algunas empresas también están empezando a aceptar criptomonedas como Bitcoin por sus bajas comisiones de transacción en los pagos internacionales, pero la volatilidad sigue siendo una preocupación.

• Órdenes de compra y sistemas de facturación: Los sistemas de órdenes de compra y facturación son métodos de pago B2B más tradicionales en los que los pagos se activan mediante la facturación después de que se entregan los bienes o servicios. Los sistemas modernos automatizan gran parte de este proceso.

• Adeudo directo: Los adeudos directos permiten a una empresa retirar fondos directamente de la cuenta bancaria de otra empresa. Esto requiere autorización previa y se suele utilizar para los pagos recurrentes, como los servicios de suscripción y los pagos regulares a proveedores.

• Financiación de la cadena de suministro y factoraje: La financiación de la cadena de suministro es un conjunto de soluciones que permiten a las empresas ampliar las condiciones de pago a sus proveedores, mientras proporcionan a éstos la opción de obtener un pago anticipado. Por lo general, esto lo facilita un proveedor externo. El factoraje consiste en vender tus facturas con descuento a un tercero (conocido como factor) para obtener un pago más rápido. Esto puede mejorar el flujo de caja, pero suele costar más que la financiación tradicional.

• Comercio internacional: Las cartas de crédito son garantías de un banco de que el pago de un comprador a un vendedor se recibirá a tiempo y por el importe correcto. A menudo se utilizan en el comercio internacional, donde la fiabilidad de las partes contratadas no se puede verificar fácilmente. Los cobros documentarios son otro proceso utilizado habitualmente en la financiación del comercio internacional, en el que los bancos recaudan el pago del comprador en nombre del vendedor, usando los documentos de envío como apalancamiento.

¿Qué es la automatización de pagos B2B y cómo funciona?

La automatización de pagos B2B significa utilizar software y tecnología para automatizar el proceso de pago de empresa a empresa. A continuación, te mostramos cómo funciona.

Procesamiento de facturas

• Captura automatizada de facturas: El sistema captura los datos de la factura electrónicamente a través de correo electrónico o intercambio electrónico de datos (EDI). Los sistemas avanzados también pueden escanear y extraer datos de facturas en papel utilizando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

• Cotejo y aprobación de facturas: Los flujos de trabajo automatizados asocian las facturas con los pedidos de compra y los recibos de entrega. A continuación, el sistema envía las facturas al personal adecuado para su aprobación.

Ejecución del pago

• Calendario de pagos: En función de los términos acordados, el sistema programa los pagos y selecciona el mejor método de pago. Las empresas pueden crear reglas para optimizar los tiempos de pago para aprovechar los descuentos por pronto pago o retrasar los pagos hasta que venzan por motivos de flujo de caja.

• Procesamiento de pagos: El sistema ejecuta automáticamente los pagos según lo programado. Los datos de pago se almacenan y gestionan de forma segura para evitar el acceso no autorizado.

Conciliación y notificación

• Conciliación automática: Una vez realizados los pagos, el sistema asocia automáticamente cada pago con su factura correspondiente y registra la transacción. Esto ayuda a mantener registros financieros precisos y actualizados.

• Elaboración de informes y análisis: El sistema crea informes y análisis detallados sobre las actividades de pago, lo que proporciona información sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y las posibles mejoras en el flujo de caja.

Cumplimiento de la normativa y seguridad

• Cumplimiento normativo: El sistema se asegura de que todos los procesos de pago cumplan con las regulaciones relevantes, como las leyes fiscales y contra el lavado de dinero (AML).

• Prevención de fraude: Las medidas de seguridad avanzadas, incluyendo el cifrado y la autenticación multifactorial (AMF), protegen contra el fraude y mantienen seguras las transacciones.

¿Por qué la automatización de pagos es beneficiosa para las empresas B2B?

La automatización de pagos puede proporcionar una amplia gama de beneficios para las empresas B2B. Vamos con mayor detalle algunas de las ventajas potenciales.

• Menos errores humanos: La automatización reduce el riesgo de error humano, lo que garantiza una entrada de datos precisa, cálculos y cumplimiento de la normativa, al tiempo que evita errores costosos.

• Procesos de pago más rápidos: La automatización acelera los ciclos de pago, reduciendo el tiempo que se tarda en procesar las facturas y realizar los pagos para un cobro más rápido y una mejor gestión del dinero.

• Menos trabajo manual: La automatización de tareas como el procesamiento de facturas, el inicio de pagos y la conciliación reduce la necesidad de introducir datos manualmente y libera al personal para que pueda dedicarse a actividades más estratégicas.

• Seguimiento en tiempo real: Las empresas pueden hacer un seguimiento del estado de los pagos en tiempo real para tener más visibilidad del flujo de caja y de los pagos pendientes.

• Información basada en datos: Los sistemas automatizados generan informes y análisis con información valiosa sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y las tendencias financieras.

• Pagos puntuales: Los recordatorios automatizados y los pagos puntuales ayudan a evitar comisiones por demora y a mantener buenas relaciones con los proveedores. Algunas plataformas de automatización también pueden aprovechar los descuentos dinámicos.

• Comunicación transparente: Los sistemas automatizados ofrecen una comunicación clara sobre el estado de los pagos para mejorar las relaciones con los proveedores.

• Adaptabilidad: Los sistemas automatizados pueden escalar fácilmente para adaptarse a las necesidades cambiantes y a los mayores volúmenes de transacciones.

• Alcance global: La automatización facilita los pagos transfronterizos, lo que abre nuevos mercados y oportunidades de expansión.

• Prevención de fraude: Con la automatización de pagos, el sistema puede detectar y prevenir actividades fraudulentas, como facturas duplicadas o pagos no autorizados.

• Cumplimiento de la normativa: Estos sistemas también ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos regulatorios y los estándares del sector, lo que reduce el riesgo de sanciones.

¿Qué procesos se pueden mejorar con la automatización de pagos B2B?

La automatización de pagos B2B puede transformar varios procesos en toda tu empresa, incluyendo los siguientes:

• Adquisiciones: La automatización puede optimizar el proceso de adquisición, desde la solicitud hasta el pago, mediante la generación de órdenes de compra basadas en los niveles de inventario, la gestión de proveedores seleccionados y el procesamiento de facturas electrónicas. También ayuda a las empresas a obtener los mejores precios comparando proveedores y gestionando las negociaciones a través de flujos de trabajo sistematizados.

• Cuentas por pagar y por cobrar: La automatización puede digitalizar las facturas, automatizar la coincidencia de facturas con las órdenes de compra, programar pagos y ejecutar transacciones. En las cuentas por cobrar, la automatización facilita la facturación oportuna y el cobro más rápido mediante el envío de recordatorios de pagos y el procesamiento de pagos entrantes.

• Gestión de la relación con el cliente (CRM): Estas herramientas pueden realizar un seguimiento de las interacciones de los clientes, analizar el comportamiento de los clientes y personalizar la comunicación, poniéndose en contacto con los clientes en momentos óptimos de su recorrido y proporcionando un servicio de atención al cliente instantáneo a través de chatbots. La automatización también puede mantener una base de datos actualizada que ayuda a predecir las necesidades de los clientes y mejorar la prestación de servicios.

• Gestión de la cadena de suministro: Con la automatización, las empresas pueden optimizar las operaciones logísticas, realizar un seguimiento del inventario en tiempo real y gestionar las relaciones con los proveedores mediante la predicción de las necesidades de inventario, el inicio de pedidos de reposición de existencias y el seguimiento de los envíos desde la salida hasta la entrega.

• Cumplimiento de la normativa y gestión de riesgos: La automatización de los pagos ayuda a mantener el cumplimiento de la normativa al realizar un seguimiento de los cambios normativos y ajustar los procesos internos en consecuencia. También puede analizar patrones de transacciones para detectar y prevenir posibles fraudes.

• Recursos humanos (RR. HH.): Los procesos de RR. HH., desde la contratación hasta la nómina, pueden beneficiarse de la automatización. Los sistemas automatizados pueden gestionar las ofertas de trabajo, el seguimiento de los candidatos, la incorporación de empleados y el procesamiento de nóminas, lo que ahorra tiempo y mantiene la precisión de los registros y los pagos de los empleados.

• Elaboración de informes y análisis: Las herramientas de informes automatizados pueden recopilar datos de todos los procesos empresariales y generar informes completos. Esto proporciona a las empresas información rápida y procesable, lo que permite una toma de decisiones y una planificación estratégica ágiles.

• Gestión de contratos: La creación, ejecución y análisis de contratos se pueden automatizar por completo en un entorno seguro. La automatización mantiene los contratos coherentes, actualizados con las normas legales y los gestiona a lo largo de su ciclo de vida.

• Marketing: Las herramientas de automatización de marketing pueden administrar y optimizar campañas de marketing en múltiples canales, programar y publicar contenido, segmentar audiencias, personalizar mensajes y realizar un seguimiento de la efectividad de las campañas. Esto ayuda a que los esfuerzos de marketing sean más eficientes y aumenta el retorno de la inversión (ROI).

Cómo implementar la automatización de pagos B2B en tu organización para impulsar el crecimiento

La implementación de la automatización de pagos B2B es un proceso de varios pasos que requiere una planificación y una estrategia cuidadosas. Cuando se realiza correctamente, la automatización puede optimizar las operaciones, mejorar la precisión e impulsar el crecimiento del negocio. Estas son algunas de las mejores prácticas para empezar con la automatización de pagos B2B.

• Empieza poco a poco: Empieza automatizando algunos procesos clave y amplíalos gradualmente a medida que ganes confianza y experiencia.

• Comunícate de manera efectiva: Mantén informadas a todas las partes interesadas a lo largo del proceso y aborda con prontitud las inquietudes.

• Elige una solución escalable: Selecciona una solución que pueda crecer con tu empresa y adáptala a medida que cambien tus necesidades.

• Asóciate con un socio fiable: Elige un proveedor con un historial probado y un excelente soporte al cliente.

A continuación, se explica paso a paso el proceso de automatización de pagos B2B en tu empresa.

Evalúa tus procesos actuales

• Analiza tus flujos de trabajo de pago existentes para identificar los cuellos de botella y las áreas propensas a errores. Identifica las tareas manuales que consumen más tiempo y recursos.

• Recopila datos sobre el volumen de pagos, los tipos de transacciones y los tiempos medios de procesamiento para comprender el alcance de la automatización necesaria.

Define tus metas y objetivos

• Determina lo que quieres lograr con la automatización de pagos. ¿Se trata de reducir costes, hacer que los procesos sean más rápidos, mejorar la precisión o todo lo anterior?

• Identifica los procesos que más se beneficiarían de la automatización y priorízalos en función de su impacto potencial.

Elige la solución adecuada

• Explora las soluciones de automatización de pagos B2B en el mercado, considerando factores como sus características, escalabilidad, capacidades de integración y coste.

• Prueba diferentes soluciones para ver cómo podrían encajar con tus sistemas y flujos de trabajo existentes.

Elabora un plan de implementación

• Establece un cronograma realista para la implementación, que permita tiempo para la migración de datos, la integración del sistema y la formación del personal.

• Define claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo que participe en el proceso de aplicación.

Implementa la solución

• Personaliza el software según tus necesidades específicas e intégralo con tus sistemas de contabilidad o de planificación de recursos empresariales (ERP) existentes.

• Transfiere los datos relevantes de tus sistemas actuales a la nueva plataforma.

• Prueba minuciosamente el sistema para comprobar su correcto rendimiento y si cumple tus requisitos.

Forma a tu equipo

• Proporciona a tu personal una formación completa sobre el nuevo sistema y los procesos.

• Muéstrate abierto a los comentarios y aborda cualquier preocupación o desafío durante la transición.

Supervisa y optimiza

• Supervisa las métricas clave, como los tiempos de procesamiento, las tasas de error y el ahorro de costes, para medir la eficacia de la plataforma.

• Revisa y perfecciona periódicamente tus procesos basándote en datos y comentarios para mejorar el rendimiento.