L'automazione dei pagamenti business-to-business (B2B) è il processo che utilizza la tecnologia per gestire e automatizzare i pagamenti tra aziende. Grazie a questa tecnologia l'inserimento manuale è minimo, rendendo la procedura di pagamento più rapida e accurata. Da un report del 2022 è emerso che il 41% delle attività nel Regno Unito e il 32% di quelle negli Stati Uniti intervistate prevedono di automatizzare le procedure di contabilità fornitori entro i prossimi 12 mesi.

Di seguito spiegheremo come funziona l'automazione dei pagamenti B2B, come viene utilizzata e come può migliorare le operazioni. Ecco cosa c'è da sapere.

Di cosa tratta questo articolo?

• Tipi di pagamenti B2B
  
• Che cos'è e come funziona l'automazione dei pagamenti B2B?
  
• Perché l'automazione dei pagamenti è vantaggiosa per le attività B2B?
  
• Quali processi possono essere migliorati con l'automazione dei pagamenti B2B?
  
• Come implementare l'automazione dei pagamenti B2B nell'organizzazione per favorire la crescita
  

Tipi di pagamenti B2B

Ecco alcune dei metodi di pagamento più comuni utilizzati per i pagamenti B2B.

• Bonifici bancari: i bonifici bancari e i trasferimenti tramite ACH (Automated Clearing House), ad esempio, sono entrambi utilizzati di frequente per i pagamenti B2B. I bonifici bancari sono transazioni dirette da banca a banca generalmente utilizzate per pagamenti urgenti e di importo elevato. Sono irrevocabili e spesso prevedono commissioni, soprattutto per i trasferimenti internazionali. I pagamenti ACH sono una modalità diffusa per le transazioni nazionali negli Stati Uniti e sono meno costosi dei bonifici bancari, ma richiedono in genere alcuni giorni per essere elaborati.

• Assegni: nonostante il passaggio a soluzioni digitali, molte attività utilizzano ancora gli assegni per i pagamenti, soprattutto le imprese più piccole o i settori in cui l'adozione di tecnologie digitali è più lenta. Gli assegni sono meno costosi di alcuni metodi elettronici, ma comportano rischi di frode e perdita e richiedono tempi di elaborazione più lunghi.

• Carte di credito e di debito: le attività utilizzano le carte di credito e di debito per loro comodità e per una gestione efficace del flusso di cassa. Le carte offrono anche premi, monitoraggio delle spese e protezione dalle frodi.

• Wallet e piattaforme di pagamento online: i wallet e le piattaforme online come PayPal, Apple Pay e Google Pay sono sempre più accettati per le transazioni B2B. Consentono alle attività di inviare e ricevere pagamenti in formato elettronico senza condividere i dati bancari. Alcune aziende iniziano anche ad accettare criptovalute come Bitcoin in virtù delle commissioni di transazione ridotte sui pagamenti internazionali, ma la volatilità rappresenta ancora un problema.

• Ordini di acquisto e sistemi di fatturazione: gli ordini di acquisto e i sistemi di fatturazione sono metodi di pagamento B2B più tradizionali in cui i pagamenti vengono attivati dalla fatturazione dopo la consegna di beni o servizi. I sistemi moderni automatizzano gran parte di questa procedura.

• Addebito diretto: gli addebiti diretti consentono a un'attività di prelevare fondi direttamente dal conto bancario di un'altra attività. Questo servizio richiede un'autorizzazione preventiva e viene generalmente utilizzato per i pagamenti ricorrenti, come i servizi in abbonamento e i pagamenti regolari a favore dei fornitori.

• Finanziamento della supply chain e factoring: il finanziamento della supply chain è un insieme di soluzioni che consentono alle attività di estendere i termini di pagamento ai propri fornitori, offrendo loro al tempo stesso la possibilità di essere pagati in anticipo. Questa operazione è in genere facilitata da un fornitore di terze parti. Il factoring consiste nel vendere le fatture con uno sconto a una terza parte (nota come fattore) per un pagamento più rapido. In questo modo può migliorare il flusso di cassa, ma di solito costa di più rispetto ai finanziamenti tradizionali.

• Commercio internazionale: le lettere di credito sono garanzie bancarie che attestano che il pagamento dell'acquirente al venditore verrà ricevuto in tempo e per l'importo corretto. Sono spesso utilizzate nel commercio internazionale, dove l'affidabilità delle parti contraenti non può essere facilmente verificata. Gli incassi documentari sono un'altra procedura comunemente utilizzata nella finanza del commercio internazionale in cui le banche riscuotono il pagamento dall'acquirente per conto del venditore, utilizzando i documenti di spedizione come leva.

Che cos'è e come funziona l'automazione dei pagamenti B2B?

L'automazione dei pagamenti B2B significa utilizzare software e tecnologia per automatizzare la procedura di pagamento business-to-business. Ecco come funziona.

Elaborazione delle fatture

• Acquisizione automatica delle fatture: il sistema acquisisce i dati delle fatture elettronicamente tramite email o EDI (Electronic Data Interchange). I sistemi avanzati sono anche in grado di scansionare ed estrarre i dati dalle fatture cartacee utilizzando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

• Abbinamento e approvazione delle fatture: i flussi di lavoro automatizzati abbinano le fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute di consegna. Poi il sistema invia le fatture al personale preposto all'approvazione.

Esecuzione del pagamento

• Pianificazione dei pagamenti: in base ai termini concordati, il sistema pianifica i pagamenti e seleziona il metodo di pagamento migliore. Le attività possono impostare regole per ottimizzare i tempi di pagamento per usufruire di sconti sui pagamenti anticipati o ritardare i pagamenti fino alla scadenza per motivi di flusso di cassa.

• Elaborazione dei pagamenti: il sistema esegue automaticamente i pagamenti come pianificato. I dati di pagamento vengono archiviati e gestiti in modo sicuro per impedire l'accesso non autorizzato.

Riconciliazione e reportistica

• Riconciliazione automatica: una volta effettuati i pagamenti, il sistema associa automaticamente ogni pagamento alla fattura corrispondente e registra la transazione. In questo modo è possibile mantenere i registri finanziari aggiornati e corretti.

• Reportistica e analisi: il sistema crea analisi e report dettagliati sulle attività di pagamento, fornendo approfondimenti sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sui potenziali miglioramenti del flusso di cassa.

Conformità e sicurezza

• Conformità normativa: il sistema garantisce la conformità di tutte le procedure di pagamento alle normative vigenti, come quelle fiscali e antiriciclaggio (AML).

• Prevenzione delle frodi: le misure di sicurezza avanzate, tra cui la crittografia e l'autenticazione a più fattori (MFA), proteggono dalle frodi e garantiscono la sicurezza delle transazioni.

Perché l'automazione dei pagamenti è vantaggiosa per le attività B2B?

L'automazione dei pagamenti può offrire una vasta gamma di vantaggi alle aziende B2B. Analizziamo alcuni dei potenziali vantaggi.

• Meno errori umani: l'automazione riduce il rischio di errore umano, garantendo l'inserimento accurato dei dati, i calcoli e la conformità, evitando errori costosi.

• Procedure di pagamento più veloci: l'automazione accelera i cicli di pagamento in quanto riduce il tempo necessario per elaborare le fatture ed effettuare i pagamenti, velocizzando la riscossione e migliorando la gestione del denaro.

• Meno lavoro manuale: l'automazione di attività come l'elaborazione delle fatture, la disposizione dei pagamenti e la riconciliazione riduce la necessità di inserire manualmente i dati e consente al personale di dedicarsi ad attività più strategiche.

• Monitoraggio in tempo reale: le attività possono monitorare lo stato del pagamento in tempo reale per una maggiore visibilità sul flusso di cassa e sui pagamenti in sospeso.

• Approfondimenti basati sui dati: i sistemi automatizzati generano report e analisi con informazioni preziose sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sulle tendenze finanziarie.

• Pagamenti puntuali: i promemoria automatici e i pagamenti puntuali aiutano a evitare penali per il ritardo e a mantenere buoni rapporti con i fornitori. Alcune piattaforme di automazione possono anche trarre vantaggio dallo sconto dinamico.

• Comunicazione trasparente: i sistemi automatizzati offrono una comunicazione chiara sullo stato del pagamento per migliorare le relazioni con i fornitori.

• Adattabilità: i sistemi automatizzati possono essere facilmente dimensionati per adattarsi alle esigenze in continua evoluzione e ai volumi di transazioni più elevati.

• Portata globale: l'automazione agevola i pagamenti transfrontalieri, aprendo la strada a nuovi mercati e opportunità di espansione.

• Prevenzione delle frodi: grazie all'automazione dei pagamenti, il sistema è in grado di rilevare e prevenire attività fraudolente come fatture duplicate o pagamenti non autorizzati.

• Conformità: questi sistemi consentono inoltre alle attività di rispettare i requisiti normativi e gli standard del settore, riducendo il rischio di sanzioni.

Quali processi possono essere migliorati con l'automazione dei pagamenti B2B?

L'automazione dei pagamenti B2B può trasformare diversi processi della tua attività, tra cui:

• Approvvigionamento: l'automazione può ottimizzare il processo di approvvigionamento, dalla richiesta al pagamento, con la generazione di ordini di acquisto basati sui livelli di inventario, la gestione di fornitori selezionati e l'elaborazione di fatture elettroniche. Inoltre, consente alle attività di ottenere i prezzi migliori grazie al confronto dei fornitori e alla gestione delle trattative tramite flussi di lavoro sistematizzati.

• Contabilità fornitori e clienti: l'automazione può digitalizzare le fatture, automatizzare la corrispondenza delle fatture con gli ordini di acquisto, pianificare i pagamenti ed eseguire le transazioni. Per quanto riguarda la contabilità clienti, l'automazione facilita la fatturazione puntuale e la riscossione in tempi più rapidi grazie all'invio di promemoria per i pagamenti e all'elaborazione dei pagamenti in entrata.

• Gestione delle relazioni con i clienti (CRM): questi strumenti possono tracciare le interazioni con i clienti, analizzare il comportamento dei clienti e personalizzare la comunicazione, contattandoli nei momenti ottimali del loro percorso e offrendo un servizio clienti istantaneo tramite chatbot. L'automazione può anche mantenere un database aggiornato che aiuta a prevedere le esigenze dei clienti e migliorare i servizi offerti.

• Gestione della supply chain: con l'automazione, le attività possono ottimizzare le operazioni logistiche, tenere traccia dell'inventario in tempo reale e gestire le relazioni con i fornitori in modo da prevedere le esigenze di inventario, disporre ordini di rifornimento e monitorare le spedizioni dalla partenza alla consegna.

• Conformità e gestione del rischio: l'automazione dei pagamenti consente di garantire la conformità tenendo traccia delle modifiche normative e adattando di conseguenza i processi interni. Può anche analizzare i modelli delle transazioni per rilevare e prevenire potenziali frodi.

• Risorse umane: i processi delle risorse umane, dal reclutamento alle buste paga, possono trarre vantaggio dall'automazione. I sistemi automatizzati sono in grado di gestire le offerte di lavoro, il monitoraggio dei candidati, l'onboarding dei dipendenti e l'elaborazione delle buste paga, in modo da risparmiare tempo e garantire l'accuratezza dei registri e dei pagamenti dei dipendenti.

• Reportistica e analisi: gli strumenti di reportistica automatizzati possono raccogliere dati da tutti i processi aziendali e generare report completi, in modo da fornire all'attività informazioni fruibili in tempi rapidi per rendere più agile il processo decisionale e migliorare la pianificazione strategica.

• Gestione dei contratti: la creazione, l'esecuzione e l'analisi dei contratti possono essere completamente automatizzate in un ambiente sicuro. L'automazione garantisce la coerenza dei contratti, il loro aggiornamento agli standard legali e la loro gestione durante l'intero ciclo di vita.

• Marketing: gli strumenti di automazione del marketing possono gestire e ottimizzare le campagne di marketing su più canali, pianificare e pubblicare contenuti, segmentare il pubblico, personalizzare i messaggi e monitorare l'efficacia delle campagne. In questo modo migliora l'efficienza delle attività di marketing e aumenta il ritorno sull'investimento (ROI).

Come implementare l'automazione dei pagamenti B2B nell'organizzazione per favorire la crescita

L'implementazione dell'automazione dei pagamenti B2B è un processo in più fasi che richiede una pianificazione e una strategia adeguate. Se eseguita correttamente, l'automazione può ottimizzare le operazioni, migliorare la precisione e favorire la crescita aziendale. Ecco alcune pratiche ottimali per iniziare a utilizzare l'automazione dei pagamenti B2B.

• Inizia in piccolo: inizia automatizzando alcuni processi chiave fino a espanderli gradualmente man mano che acquisisci sicurezza ed esperienza.

• Comunica in modo efficace: tieni informate tutte le parti interessate durante tutto il processo e affronta prontamente eventuali dubbi.

• Scegli una soluzione scalabile: scegli una soluzione in grado di crescere insieme alla tua attività e di adattarsi all'evoluzione delle tue esigenze.

• Collabora con un fornitore affidabile: scegli un fornitore con una comprovata esperienza e un'assistenza clienti eccellente.

Analizziamola più nel dettaglio come implementare l'automazione dei pagamenti B2B nella tua attività.

Valuta i processi attuali

• Analizza i flussi di lavoro di pagamento esistenti per identificare i colli di bottiglia e le aree soggette a errori. Individua le attività manuali che richiedono più tempo e risorse.

• Raccogli dati sul volume dei pagamenti, sui tipi di transazioni e sui tempi medi di elaborazione per determinare la portata dell'automazione richiesta.

Definisci gli obiettivi

• Stabilisci cosa vuoi ottenere con l'automazione dei pagamenti. Vuoi ridurre i costi, rendere i processi più veloci, migliorare l'accuratezza o tutto questo?

• Individua i processi che beneficerebbero maggiormente dell'automazione e definisci le priorità in base al potenziale impatto.

Scegli la soluzione giusta

• Esplora le soluzioni di automazione dei pagamenti B2B sul mercato, tenendo in considerazione fattori quali funzionalità, scalabilità, capacità di integrazione e costo.

• Testa diverse soluzioni per vedere come potrebbero adattarsi ai tuoi sistemi e flussi di lavoro esistenti.

Sviluppa un piano di implementazione

• Stabilisci un calendario realistico per l'implementazione, che preveda il tempo necessario per la migrazione dei dati, l'integrazione del sistema e la formazione del personale.

• Definisci chiaramente ruoli e responsabilità per ogni membro del team coinvolto nell'implementazione.

Implementa la soluzione

• Personalizza il software in base alle tue esigenze specifiche e integralo con i tuoi sistemi di contabilità o ERP (Enterprise Resource Planning) esistenti.

• Trasferisci i dati pertinenti dai sistemi esistenti alla nuova piattaforma.

• Testa accuratamente il corretto funzionamento del sistema e verifica se soddisfa le tue esigenze.

Forma il team

• Fornisci al personale una formazione completa sul nuovo sistema e sui nuovi processi.

• Sii aperto al feedback e affronta eventuali dubbi o sfide durante la transizione.

Monitora e ottimizza

• Monitora le metriche chiave come tempi di elaborazione, tassi di errore e risparmi sui costi per misurare l'efficacia della piattaforma.

• Rivedi e perfeziona regolarmente i processi in base ai dati e al feedback per migliorare le prestazioni.