A automação de pagamentos B2B é o processo de uso da tecnologia para gerenciar e automatizar pagamentos entre empresas. Essa tecnologia reduz a necessidade de inserção manual, tornando o processo de pagamento mais rápido e preciso. De acordo com um relatório de 2024, 45% dos profissionais de contas a pagar entrevistados planejavam alcançar a automação total de seus processos de contas a pagar nos próximos 12 meses.

Abaixo, discutiremos como a automação de pagamentos B2B funciona, como ela pode melhorar as operações e como implementá-la.

O que vamos abordar neste artigo?

• Tipos de pagamentos B2B
  
• O que é a automação de pagamentos B2B e como ela funciona?
  
• Por que a automação de pagamentos é benéfica para empresas B2B?
  
• Quais processos podem ser melhorados com a automação de pagamentos B2B?
  
• Como implementar a automação de pagamentos B2B em sua organização para impulsionar o crescimento.
  
• Como o Stripe Payments pode ajudar
  

Tipos de pagamentos B2B

Aqui estão algumas das formas de pagamento mais comuns usadas para pagamentos B2B.

O que é automação de pagamentos B2B e como ela funciona?

A automação de pagamentos B2B significa usar software e tecnologia para automatizar o processo de pagamentos B2B. Veja como funciona.

Processamento de faturas

• Captura automatizada de faturas: O sistema captura dados de faturas eletronicamente por e-mail ou intercâmbio eletrônico de dados. Sistemas avançados também podem escanear e extrair dados de faturas em papel usando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR).

• Correspondência e aprovação de faturas: Fluxos de trabalho automatizados comparam faturas com pedidos de compra e recibos de entrega. Em seguida, o sistema encaminha as faturas para a equipe adequada para aprovação.

Execução do pagamento

• Agendamento de pagamentos: Com base nos termos acordados, o sistema agenda pagamentos e seleciona a melhor forma de pagamento. As empresas podem configurar regras para otimizar os prazos de pagamento para aproveitar descontos por pagamento antecipado ou atrasar os pagamentos até o vencimento para fins de fluxo de caixa.

• Processamento de pagamentos: O sistema executa automaticamente os pagamentos conforme agendado. Os detalhes de pagamento são armazenados e gerenciados de forma segura para evitar acesso não autorizado.

Reconciliação e relatórios

• Reconciliação automática: Após os pagamentos serem feitos, o sistema faz a correspondência automática de cada pagamento com a respectiva fatura e registra a transação. Isso ajuda a manter os registros financeiros precisos e atualizados.

• Relatórios e análises: O sistema cria relatórios e análises detalhados sobre as atividades de pagamento, fornecendo informações sobre padrões de gastos, desempenho de fornecedores e possíveis melhorias no fluxo de caixa.

Conformidade e segurança

• Conformidade regulatória: O sistema garante que todos os processos de pagamento cumpram as regulamentações relevantes, como as leis de impostos e de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD).

• Prevenção a fraudes: As medidas de segurança avançadas, incluindo criptografia e autenticação multifator, protegem contra fraude e mantêm as transações seguras.

Por que a automação de pagamentos é vantajosa para empresas B2B?

A automação de pagamentos pode oferecer uma grande variedade de benefícios para empresas B2B. Confira algumas das possíveis vantagens:

• Registros financeiros mais precisos: a automação reduz o risco de erro humano, garantindo precisão na entrada de dados, cálculos e conformidade, além de evitar erros custosos.

• Melhoria no fluxo de caixa: a automação acelera os ciclos de pagamento, reduzindo o tempo necessário para processar faturas e fazer pagamentos, o que resulta em uma cobrança mais rápida e melhor gestão do dinheiro.

• Mais tempo para o trabalho principal: a automação de tarefas como processamento de faturas, iniciação de pagamentos e reconciliação diminui a necessidade de entrada manual de dados e libera a equipe para atividades mais importantes.

• Visibilidade mais clara do fluxo de caixa: as empresas podem acompanhar o status dos pagamentos em tempo real para ter mais visibilidade do fluxo de caixa e dos pagamentos pendentes.

• Tomada de decisões financeiras mais inteligente: sistemas automatizados geram relatórios e análises com informações valiosas sobre padrões de gastos, desempenho de fornecedores e tendências financeiras.

• Relacionamentos mais sólidos com fornecedores: com lembretes automatizados e pagamentos em dia, as empresas podem evitar tarifas por atraso e manter bons relacionamentos com fornecedores. Algumas plataformas de automação também podem aproveitar descontos dinâmicos.

• Maior confiança dos fornecedores: as empresas podem usar sistemas automatizados para oferecer uma comunicação clara sobre o status dos pagamentos, melhorando as relações com os fornecedores.

• Espaço para crescer sem custos indiretos adicionais: os sistemas automatizados podem crescer facilmente para acomodar necessidades em constante mudança e maiores volumes de transações.

• Expansão mais fácil para novos mercados: a automação facilita os pagamentos transfronteiriços, abrindo novos mercados e oportunidades de expansão. Por exemplo, plataformas de automação podem aceitar transações multimoeda e formas de pagamento locais, enquanto lidam automaticamente com a conversão de moedas e requisitos de conformidade específicos do país. Isso elimina grande parte do trabalho manual envolvido no pagamento a fornecedores internacionais ou no recebimento de clientes no exterior.

• Maior proteção contra perdas financeiras: com a automação de pagamentos, o sistema pode prevenir atividades fraudulentas, como faturas duplicadas e pagamentos não autorizados.

• Risco reduzido de penalidades: esses sistemas também ajudam as empresas a cumprir os requisitos regulatórios e os padrões do setor, reduzindo o risco de penalidades.

• Economia de custos que supera o investimento: os preços da automação de pagamentos B2B variam dependendo do provedor e do escopo dos recursos envolvidos, podendo incluir tarifas de configuração, assinaturas mensais, cobranças por transação ou uma combinação deles. Embora haja um investimento inicial, muitas empresas descobrem que a redução do trabalho manual, dos erros e das tarifas de atraso ajuda a compensar o custo ao longo do tempo.

Quais processos podem ser melhorados com automação de pagamentos B2B?

A automação de pagamentos B2B pode transformar vários processos em toda a sua empresa, incluindo os seguintes:

• Aquisição: a automação pode aprimorar o processo de aquisição, desde a requisição até o pagamento, gerando pedidos de compra com base nos níveis de estoque, gerenciando fornecedores selecionados e processando faturas eletrônicas. Também ajuda as empresas a comparar fornecedores e gerenciar negociações por meio de fluxos de trabalho sistematizados para que possam obter os melhores preços.

• Contas a pagar e a receber: sistemas automatizados podem digitalizar faturas, associar faturas a pedidos de compra, agendar pagamentos e executar transações. Em contas a receber, eles facilitam o faturamento oportuno e a cobrança mais rápida, enviando lembretes de pagamentos e processando pagamentos recebidos. Esses sistemas priorizam a segurança e geralmente contam com criptografia, tokenização e autenticação multifator para proteger dados sensíveis de pagamento e reduzir o risco de acesso não autorizado.

• Gestão de relacionamento com o cliente: essas ferramentas podem monitorar interações com clientes, analisar o comportamento do cliente e personalizar a comunicação. Elas entram em contato com os clientes nos melhores momentos de suas jornadas e oferecem atendimento ao cliente instantâneo por meio de chatbots. A automação também pode manter um banco de dados atualizado que ajuda a prever as necessidades dos clientes e melhorar a prestação de serviços.

• Gestão da cadeia de suprimentos: com a automação, as empresas podem otimizar as operações logísticas, acompanhar o estoque em tempo real e gerenciar as relações com os fornecedores, prevendo as necessidades de estoque, iniciando pedidos de reabastecimento e rastreando remessas desde a partida até a entrega.

• Conformidade e gestão de risco: a automação de pagamentos ajuda as empresas a manter a conformidade acompanhando as mudanças regulatórias e ajustando os processos internos de acordo. Ela também pode analisar padrões de transação para prevenir possíveis fraudes.

• Relatórios e análises: ferramentas de relatórios automatizadas podem coletar dados de diversos processos de negócios e gerar relatórios detalhados. Isso fornece às empresas informações rápidas e práticas, o que facilita a tomada de decisões ágil e o planejamento de longo prazo.

• Gestão de contratos: a criação, execução e análise de contratos podem ser totalmente automatizadas em um ambiente seguro. A automação mantém os contratos consistentes e atualizados com as normas jurídicas, além de gerenciá-los ao longo de seus ciclos de vida.

Como implementar automação de pagamentos B2B em sua organização para gerar crescimento

A implementação da automação de pagamentos B2B é um processo de várias etapas que exige planejamento e estratégia cuidadosos. Quando feita corretamente, a automação pode refinar as operações, melhorar a precisão e impulsionar o crescimento da empresa. Aqui estão algumas práticas recomendadas para começar com a automação de pagamentos B2B:

• Avalie seus processos atuais: analise seus fluxos de trabalho de pagamento existentes para identificar gargalos e áreas propensas a erros. Colete dados sobre volume de pagamentos, tipos de transação e tempos médios de processamento para entender o escopo da automação necessária.

• Defina suas metas e objetivos: determine o que você deseja alcançar com a automação de pagamentos (seja reduzir custos, agilizar processos, melhorar a precisão ou todas as opções anteriores), identifique os processos que mais se beneficiariam e priorize-os com base em seu impacto potencial.

• Escolha a solução certa: explore as soluções de automação de pagamentos B2B no mercado e considere fatores como recursos, escalabilidade, capacidades de integração e custo. Em seguida, teste como as diferentes opções se adaptam aos seus sistemas existentes. Priorize uma solução que possa crescer com sua empresa e um fornecedor com um histórico comprovado e excelente atendimento ao cliente.

• Desenvolva um plano de implementação: defina um cronograma realista que reserve tempo para migração de dados, integração de sistemas e treinamento da equipe, defina claramente as funções e responsabilidades de todos os envolvidos e mantenha as partes interessadas informadas durante todo o processo.

• Implemente a solução: personalize o software de acordo com suas necessidades específicas, integre-o aos seus sistemas de contabilidade ou ERP existentes, transfira dados relevantes dos seus sistemas atuais e teste rigorosamente a ferramenta para confirmar que ela funciona corretamente e atende aos seus requisitos.

• Treine sua equipe: ofereça aos seus funcionários um treinamento completo sobre o novo sistema e os novos processos, e esteja aberto a comentários para poder resolver quaisquer preocupações ou desafios durante a transição.

• Monitore e ajuste: monitore as principais métricas, como tempos de processamento, taxas de erro e economia de custos para medir a eficácia da plataforma, e revise e refine regularmente seus processos com base em dados e feedback para melhorar o desempenho.

Como o Stripe Payments pode ajudar

Stripe Payments oferece uma solução de pagamentos unificada e global que ajuda qualquer empresa a aceitar pagamentos com carteiras digitais online, em pontos de venda e no mundo todo.

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• Otimize sua experiência de checkout: crie uma experiência do cliente sem atritos e economize milhares de horas de engenharia com interfaces de pagamento pré-criadas, acesso a mais de 125 formas de pagamento e o Link, a rede de consumidores da Stripe.

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• Melhorar o desempenho dos pagamentos: aumente a receita com ferramentas configuráveis, proteção contra fraudes no-code e recursos avançados que elevam as taxas de autorização.

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