A automação de pagamentos B2B é a aplicação de tecnologias para gerenciar e automatizar pagamentos entre empresas. Essas tecnologias reduzem a necessidade de entradas manuais, tornando o processo de pagamento mais rápido e preciso. Um relatório de 2022 descobriu que 41% das empresas do Reino Unido e 32% das empresas dos EUA planejavam automatizar seus processos de contas a pagar nos próximos 12 meses.

Abaixo, explicamos como a automação de pagamentos B2B funciona, como é usada e como pode melhorar as operações.

Neste artigo:

• Tipos de pagamentos B2B
  
• O que é automação de pagamentos B2B e como funciona?
  
• Por que a automação de pagamentos é vantajosa para empresas B2B?
  
• Quais processos podem ser melhorados com automação de pagamentos B2B?
  
• Como implementar automação de pagamentos B2B em sua organização para gerar crescimento
  

Tipos de pagamentos B2B

Veja a seguir algumas das formas de pagamento mais comuns usadas para pagamentos B2B.

• Transferências bancárias: transferências bancárias (wire transfers) e transferências ACH (Automated Clearing House), por exemplo, são muito usadas em pagamentos B2B. Transferências bancárias são transações diretas entre bancos, normalmente usadas para pagamentos de alto valor e urgentes. Elas são irreversíveis e costumam incluir tarifas, especialmente se forem internacionais. Os pagamentos por ACH são muito utilizados em transações nacionais nos EUA e têm custo mais baixo que as transferências wire, mas costumam levar alguns dias para serem processados.

• Cheques: apesar da adoção de soluções digitais, muitas empresas ainda usam cheques para pagamentos, especialmente empresas menores ou setores onde a adoção digital é mais lenta. Os cheques são mais baratos do que alguns métodos eletrônicos, mas trazem risco de fraude e perda e o tempo de processamento é mais longo.

• Cartões de crédito e débito: as empresas usam cartões de crédito e débito pela conveniência e para facilitar a gestão do fluxo de caixa. Os cartões também oferecem recompensas, acompanhamento de despesas e proteção contra fraudes.

• Carteiras digitais e plataformas de pagamento online: carteiras digitais e plataformas online como PayPal, Apple Pay e Google Pay são cada vez mais aceitas em transações B2B. Esses sistemas permitem envio e recebimento de pagamentos eletrônicos sem apresentação de dados bancários. Algumas empresas também estão começando a aceitar criptomoedas, como o bitcoin, porque as tarifas de transação em pagamentos internacionais são reduzidas, mas a volatilidade ainda é uma questão.

• Sistemas de pedidos e faturamento: os sistemas de pedidos e faturamento são formas de pagamento B2B mais tradicionais, em que os pagamentos são acionados por faturamento após a entrega das mercadorias ou serviços. Sistemas modernos automatizam grande parte desse processo.

• Débito automático: o débito automático permite que a empresa retire fundos diretamente da conta bancária de outra empresa. Exige autorização prévia e normalmente é usado para pagamentos recorrentes como serviços de assinatura e pagamentos regulares de fornecedores.

• Financiamento da cadeia de suprimentos e factoring: o financiamento da cadeia de suprimentos é um conjunto de soluções que permite às empresas estender os prazos de pagamento aos fornecedores e, ao mesmo tempo, oferecer a opção de que os fornecedores sejam pagos antecipadamente. Normalmente, a gestão é feita por um fornecedor terceirizado. O factoring envolve a venda de faturas com desconto a um terceiro (chamado de agência de fomento ou “factor”) para agilizar o pagamento. Isso pode melhorar o fluxo de caixa, mas geralmente custa mais do que o financiamento tradicional.

• Comércio internacional: cartas de crédito são garantias de um banco de que o pagamento de um comprador a um vendedor será recebido no prazo e pelo valor correto. Costumam ser usadas no comércio internacional, onde não é fácil garantir a confiabilidade das partes contratadas. Cobrança documentária é outro processo comum no financiamento do comércio internacional, em que os bancos cobram o pagamento do comprador em nome do vendedor, utilizando os documentos de remessa como alavancagem.

O que é automação de pagamentos B2B e como ela funciona?

A automação de pagamentos B2B usa softwares e tecnologias para automatizar o processo de pagamento entre empresas. Veja como funciona.

Processamento de faturas

• Captura automática de faturas: o sistema captura dados da fatura eletronicamente por e-mail ou intercâmbio eletrônico de dados (EDI). Sistemas avançados também podem digitalizar e extrair dados de faturas em papel usando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR).

• Correspondência e aprovação de faturas: fluxos de trabalho automatizados comparam faturas com pedidos de compra e recibos de entrega. Em seguida, o sistema encaminha as faturas para o pessoal apropriado para aprovação.

Execução do pagamento

• Agendamento de pagamentos: com base nos termos acordados, o sistema agenda os pagamentos e seleciona a melhor forma de pagamento. As empresas podem configurar regras para otimizar os prazos de pagamento e aproveitar os descontos por pagamento antecipado ou atrasar os pagamentos até o vencimento para manter o fluxo de caixa.

• Processamento de pagamentos: o sistema executa automaticamente os pagamentos conforme programado. Os dados de pagamento são armazenados e gerenciados com segurança para evitar acesso não autorizado.

Reconciliação e relatórios

• Reconciliação automática: após o pagamento, o sistema automaticamente associa cada pagamento à fatura correspondente e registra a transação. Isso ajuda a manter registros financeiros precisos e atualizados.

• Relatórios e análises: o sistema cria relatórios e análises detalhados sobre as atividades de pagamento, trazendo insights sobre padrões de gastos, desempenho de fornecedores e possíveis melhorias no fluxo de caixa.

Conformidade e segurança

• Conformidade regulatória: o sistema verifica se todos os processos de pagamento cumprem as regulamentações pertinentes, como leis tributárias e de combate à lavagem de dinheiro (AML).

• Prevenção de fraudes: medidas de segurança avançadas, como criptografia e autenticação multifator (MFA), protegem contra fraudes e mantêm as transações seguras.

Por que a automação de pagamentos é vantajosa para empresas B2B?

A automação de pagamentos pode beneficiar empresas B2B de diversas formas. Veja algumas das vantagens.

• Menos erros humanos: a automação reduz o risco de erro humano, garantindo correção na entrada de dados, cálculos e conformidade, ao mesmo tempo em que evita erros dispendiosos.

• Processos de pagamento mais rápidos: a automação acelera os ciclos de pagamento, reduzindo o tempo de processamento de faturas e pagamentos, acelerando a cobrança e melhorando a gestão do dinheiro.

• Menos trabalho manual: automatizar tarefas como processamento de faturas, iniciação de pagamentos e reconciliação reduz a necessidade de inserção manual de dados e libera a equipe para atividades mais estratégicas.

• Rastreamento em tempo real: as empresas podem acompanhar o status dos pagamentos em tempo real para ter mais visibilidade do fluxo de caixa e dos pagamentos pendentes.

• Insights baseados em dados: os sistemas automatizados geram relatórios e análises com informações valiosas sobre padrões de gastos, desempenho de fornecedores e tendências financeiras.

• Pagamentos em atraso: lembretes automatizados e pagamentos pontuais ajudam a evitar tarifas por atraso e a manter um bom relacionamento com fornecedores. Algumas plataformas de automação também podem aplicar descontos dinâmicos.

• Comunicação transparente: sistemas automatizados indica claramente o status dos pagamentos para melhorar o relacionamento com os fornecedores.

• Adaptabilidade: os sistemas automatizados podem ser expandidos conforme a evolução das necessidades e o aumento do volume de transações.

• Alcance global: a automação facilita os pagamentos internacionais, abrindo novos mercados e oportunidades de expansão.

• Prevenção de fraudes: com a automação de pagamentos, o sistema pode detectar e evitar fraudes, como faturas duplicadas ou pagamentos não autorizados.

• Conformidade: esses sistemas também ajudam as empresas a cumprir requisitos regulatórios e normas do setor, reduzindo o risco de penalidades.

Quais processos podem ser melhorados com automação de pagamentos B2B?

A automação de pagamentos B2B pode transformar vários processos em toda a sua empresa, como:

• Compras: a automação pode otimizar o processo de aquisição da requisição ao pagamento, gerando ordens de compra segundo os níveis de estoque, gerenciando fornecedores selecionados e processando faturas eletrônicas. Também ajuda as empresas a conseguir o melhor preço, comparando fornecedores e gerenciando negociações com fluxos de trabalho sistematizados.

• Contas a pagar e a receber: a automação pode digitalizar faturas, automatizar a correspondência de faturas com ordens de compra, agendar pagamentos e executar transações. Em contas a receber (AR), a automação facilita o faturamento e a cobrança mais rápida, enviando lembretes para pagamentos e processando pagamentos recebidos.

• Gestão de relacionamento com o cliente (CRM): essas ferramentas podem rastrear as interações com os clientes, analisar o comportamento deles e personalizar a comunicação, entrando em contato com os clientes nos momentos ideais de sua jornada e fornecendo atendimento instantâneo ao cliente com chatbots. A automação também pode manter um banco de dados atualizado que ajuda a prever as necessidades do cliente e melhorar a prestação de serviços.

• Gestão da cadeia de suprimentos: com a automação, as empresas podem otimizar as operações logísticas, acompanhar o estoque em tempo real e gerenciar o relacionamento com fornecedores, prevendo as necessidades de estoque, iniciando pedidos de reposição e rastreando as remessas da partida até a entrega.

• Gestão de conformidade e riscos: a automação de pagamentos ajuda a manter a conformidade com acompanhamento de mudanças regulatórias e ajustes adequados nos processos internos. Também pode analisar padrões de transação para detectar e prevenir fraudes.

• Recursos Humanos (RH): os processos de RH, do recrutamento à folha de pagamento, saem ganhando com a automação. Sistemas automatizados podem gerenciar anúncios de vagas, análise de candidatos, integração de funcionários e processamento de folha de pagamento, economizando tempo e organizando os registros e pagamentos.

• Relatórios e análises: ferramentas automatizadas de relatórios podem coletar dados de todos os processos de negócios e gerar relatórios abrangentes. As empresas recebem insights rápidos e úteis para tomarem decisões ágeis e fazer seu planejamento estratégico.

• Gestão de contratos: a criação, execução e análise de contratos podem ser totalmente automatizadas num ambiente seguro. A automação uniformiza os contratos, mantém sua conformidade com novas regulamentações e gerencia todo o seu ciclo de vida.

• Marketing: ferramentas de automação de marketing podem gerenciar e otimizar campanhas de marketing em vários canais, programar e publicar conteúdo, segmentar públicos, personalizar mensagens e acompanhar a eficácia das campanhas. Os projetos de marketing ficam mais eficientes, aumentando o retorno sobre o investimento (ROI).

Como implementar automação de pagamentos B2B em sua organização para gerar crescimento

A implementação da automação de pagamentos B2B é um processo em várias etapas que requer planejamento estratégico cuidadoso. Se for bem feita, pode otimizar operações, melhorar a precisão e impulsionar o crescimento da empresa. Veja a seguir algumas práticas recomendadas para começar a usar automação de pagamentos B2B.

• Comece pequeno: comece automatizando alguns processos e expanda gradualmente conforme aumentar sua confiança e experiência.

• Comunique-se: informe todas as partes interessadas durante o processo e esclareça prontamente quaisquer questionamentos.

• Escolha uma solução expansível: adote uma solução que possa crescer com a sua empresa e adaptar-se à evolução das suas necessidades.

• Tenha um fornecedor confiável: escolha um fornecedor com boas referências e excelente atendimento ao cliente.

A seguir, mostramos o passo a passo da implementação da automação de pagamentos B2B em sua empresa.

Avalie seus processos

• Analise seus fluxos de pagamento para identificar gargalos e áreas propensas a erros. Veja quais tarefas manuais consomem mais tempo e recursos.

• Colete dados sobre volume de pagamentos, tipos de transação e média de tempo gasto em processamento para entender o escopo de automação necessário.

Defina suas metas e objetivos

• Determine o que você deseja alcançar com a automação de pagamentos. Reduzir custos, acelerar os processos, diminuir erros, ou todas as anteriores?

• Identifique os processos que mais melhorariam com a automação e ordene-os segundo o impacto que teriam.

Escolha a solução certa

• Explore as soluções de automação de pagamentos B2B do mercado, considerando fatores como recursos, escalabilidade, recursos de integração e custo.

• Teste diferentes soluções para ver como elas se encaixam em seus sistemas e fluxos de trabalho.

Desenvolva um plano de implementação

• Defina um cronograma realista para implementação, reservando tempo para migração de dados, integração de sistemas e treinamento da equipe.

• Defina claramente papéis e responsabilidades para cada membro da equipe envolvido no processo de implementação.

Implemente a solução

• Personalize o software de acordo com suas necessidades e integre-o aos sistemas de contabilidade ou planejamento de recursos empresariais (ERP) existentes.

• Transfira os dados dos seus sistemas para a nova plataforma.

• Teste minuciosamente o sistema para entender se ele funciona e atende às suas expectativas.

Treine sua equipe

• Treine detalhadamente a equipe para usar o novo sistema.

• Receba feedback e esclareça os questionamentos ou dificuldades durante a transição.

Monitore e otimize

• Monitore métricas importantes, como tempo de processamento, taxas de erro e economia de custos, para medir a eficácia da plataforma.

• Revise e refine regularmente seus processos com base em dados e feedback para melhorar o desempenho.