Bei der Business-to-Business (B2B)-Zahlungsautomatisierung wird Technologie zur Verwaltung und Automatisierung von Zahlungen zwischen Unternehmen eingesetzt. Dank dieser Technologie sind weniger manuelle Eingaben erforderlich und der Bezahlvorgang wird somit schneller und präziser. Ein Bericht aus dem Jahr 2022 ergab, dass 41 % der befragten Unternehmen im Vereinigten Königreich und 32 % der US-Unternehmen planen, ihre Kreditorenbuchhaltung innerhalb der nächsten 12 Monate zu automatisieren.

Im Folgenden wird erläutert, wie die B2B-Zahlungsautomatisierung funktioniert, wie sie eingesetzt wird und wie sie den Betrieb verbessern kann. Hier erfahren Sie, was Sie darüber wissen sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Arten von B2B-Zahlungen
  
• Was ist die B2B-Zahlungsautomatisierung und wie funktioniert sie?
  
• Warum ist die Zahlungsautomatisierung für B2B-Unternehmen von Vorteil?
  
• Welche Prozesse können mit der B2B Zahlungsautomatisierung verbessert werden?
  
• Implementierung der B2B-Zahlungsautomatisierung in Ihrem Unternehmen, um das Wachstum voranzutreiben
  

Arten von B2B-Zahlungen

Hier ist ein kurzer Überblick über einige der gängigsten Zahlungsmethoden für B2B-Zahlungen.

• Banküberweisungen: Banküberweisungen und Automated Clearing House (ACH)-Überweisungen werden beispielsweise häufig für B2B-Zahlungen verwendet. Banküberweisungen sind direkte Bank-zu-Bank-Transaktionen, die in der Regel für große, dringende Zahlungen verwendet werden. Diese sind unwiderruflich und oft mit Gebühren verbunden, insbesondere bei internationalen Überweisungen. ACH-Zahlungen sind eine beliebte Methode für Inlandstransaktionen in den USA. Sie sind günstiger als Banküberweisungen. Die Verarbeitung dauert jedoch in der Regel einige Tage.

• Prüfungen: Trotz des Trends hin zu digitalen Lösungen verwenden viele Unternehmen nach wie vor Schecks für Zahlungen – insbesondere kleinere Unternehmen oder Branchen, in denen die Digitalisierung langsamer vorankommt. Schecks sind kostengünstiger als einige elektronische Methoden, bergen jedoch Betrugs- und Verlustrisiken und erfordern längere Bearbeitungszeiten.

• Kredit- und Debitkarten: Unternehmen nutzen Kredit- und Debitkarten aus Gründen der Bequemlichkeit und zur effektiven Liquiditätssteuerung. Karten bieten außerdem Prämien, Ausgabenverfolgung und Betrugsprävention.

• Digital Wallets und Online-Zahlungsplattformen: Digital Wallets und Online-Plattformen wie PayPal, Apple Pay und Google Pay werden zunehmend für B2B-Transaktionen akzeptiert. Sie ermöglichen es Unternehmen, Zahlungen elektronisch zu senden und zu empfangen, ohne Bankdaten weiterzugeben. Einige Unternehmen beginnen auch, Kryptowährungen wie Bitcoin wegen ihrer niedrigen Transaktionsgebühren für internationale Zahlungen zu akzeptieren. Die Volatilität bleibt jedoch ein Problem.

• Bestell- und Fakturierungssysteme: Bestell- und Rechnungssysteme sind eher herkömmliche B2B-Zahlungsmethoden, bei denen Zahlungen durch Rechnungen ausgelöst werden, nachdem Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht wurden. Moderne Systeme automatisieren einen Großteil dieses Prozesses.

• Lastschriftverfahren: Mit Lastschriften kann ein Unternehmen Gelder direkt vom Bankkonto eines anderen Unternehmens abheben. Dafür ist eine vorherige Autorisierung erforderlich und das Verfahren wird in der Regel für wiederkehrende Zahlungen wie Abonnementdienste und regelmäßige Lieferantenzahlungen verwendet.

• Lieferkettenfinanzierung und Factoring: Bei der Lieferkettenfinanzierung handelt es sich um eine Reihe von Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Zahlungsfristen auf ihre Lieferanten auszudehnen und ihren Lieferanten gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, vorzeitig bezahlt zu werden. Dies wird in der Regel durch einen Drittanbieter ermöglicht. Beim Factoring werden Ihre Rechnungen mit einem Rabatt an einen Dritten (als Faktor bezeichnet) verkauft, um eine schnellere Zahlung zu ermöglichen. Dies kann den Cashflow verbessern, kostet aber in der Regel mehr als eine herkömmliche Finanzierung.

• Internationaler Handel: Akkreditive sind Garantien einer Bank, dass die Zahlung eines Käufers/einer Käuferin an einen Verkäufer/eine Verkäuferin pünktlich und in korrekter Höhe eingeht. Sie werden häufig im internationalen Handel eingesetzt, wo die Zuverlässigkeit der Vertragspartner nicht einfach überprüft werden kann. Dokumenteninkassi sind ein weiteres Verfahren, das in der internationalen Handelsfinanzierung häufig verwendet wird und bei dem Banken im Namen des Verkäufers/der Verkäuferin Zahlungen von dem Käufer/der Käuferin einziehen und dabei die Versanddokumente als Druckmittel einsetzen.

Was ist die B2B Zahlungsautomatisierung und wie funktioniert sie?

Die B2B-Zahlungsautomatisierung bedeutet den Einsatz von Software und Technologie zur Automatisierung des Business-to-Business-Zahlungsprozesses. Hier ist ein Blick darauf, wie es funktioniert.

Bearbeitung von Rechnungen

• Automatisierte Rechnungserfassung: Das System erfasst Rechnungsdaten elektronisch per E-Mail oder per elektronischem Datenaustausch (EDI). Fortschrittliche Systeme können mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) auch Papierrechnungen scannen und Daten daraus extrahieren.

• Rechnungsabgleich und -freigabe: Automatisierte Workflows gleichen Rechnungen mit Bestellungen und Lieferbelegen ab. Das System leitet die Rechnungen dann zur Genehmigung an das zuständige Personal weiter.

Zahlung ausführen

• Zahlungsplanung: Basierend auf den vereinbarten Bedingungen plant das System Zahlungen und wählt die beste Zahlungsmethode aus. Unternehmen können Regeln aufstellen, um Zahlungsfristen zu optimieren, Skonti zu nutzen oder Zahlungen aufzuschieben, bis sie für Cashflow-Zwecke fällig sind.

• Zahlungsabwicklung: Das System führt Zahlungen automatisch wie geplant aus. Die Zahlungsdaten werden sicher gespeichert und verwaltet, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Abgleich und Berichterstattung

• Automatischer Abgleich: Nachdem Zahlungen getätigt wurden, gleicht das System jede Zahlung automatisch mit der entsprechenden Rechnung ab und zeichnet die Transaktion auf. Dies trägt dazu bei, genaue und aktuelle Finanzunterlagen zu führen.

• Berichte und Analysen: Das System erstellt detaillierte Berichte und Analysen zu Zahlungsaktivitäten und gibt Einblicke in das Ausgabeverhalten, die Leistung der Lieferanten und potenzielle Cashflow-Verbesserungen.

Compliance und Sicherheit

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Das System stellt sicher, dass alle Zahlungsvorgänge den einschlägigen Vorschriften wie Steuergesetzen und Gesetzen zur Bekämpfung der Geldwäsche (Anti-Money Laundering, AML) entsprechen.

• Betrugsprävention: Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), schützen vor Betrug und sorgen für sichere Transaktionen.

Warum ist die automatisierte Zahlungsabwicklung für B2B-Unternehmen von Vorteil?

Die Zahlungsautomatisierung kann eine Vielzahl von Vorteilen für B2B-Unternehmen bieten. Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der potenziellen Vorteile.

• Weniger menschliche Fehler: Die Automatisierung reduziert das Risiko menschlicher Fehler und gewährleistet eine genaue Dateneingabe, Berechnung und Einhaltung der Vorschrieben unter gleichzeitiger Vermeidung kostspieliger Fehler.

• Schnellere Zahlungsprozesse: Die Automatisierung beschleunigt Zahlungszyklen und verkürzt die Zeit, die für die Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen benötigt wird, um einen schnelleren Einzug und eine bessere Geldverwaltung zu ermöglichen.

• Weniger manuelle Arbeit: Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Bearbeitung von Rechnungen, der Einleitung von Zahlungen und dem Abgleich wird der Bedarf an manueller Dateneingabe reduziert und es werden Mitarbeiter/innen für strategische Tätigkeiten freigesetzt.

• Echtzeit-Tracking: Unternehmen können den Zahlungsstatus in Echtzeit verfolgen und so mehr Transparenz in Bezug auf Cashflow und ausstehende Zahlungen erhalten.

• Datengestützte Erkenntnisse: Automatisierte Systeme generieren Berichte und Analysen mit wertvollen Einblicken in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und Finanztrends.

• Pünktliche Zahlungen: Automatische Mahnungen und pünktliche Zahlungen tragen dazu bei, Säumnisgebühren zu vermeiden und gute Beziehungen zu Lieferanten zu pflegen. Einige Automatisierungsplattformen können auch die Vorteile der dynamischen Rabattierung nutzen.

• Transparente Kommunikation: Automatisierte Systeme informieren klar und deutlich über den Zahlungsstatus und verbessern so die Beziehungen zu den Lieferanten.

• Anpassungsfähigkeit: Automatisierte Systeme können leicht skaliert werden, um veränderten Anforderungen und höheren Transaktionsvolumen gerecht zu werden.

• Globale Reichweite: Die Automatisierung erleichtert den grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr und eröffnet neue Märkte und Expansionschancen.

• Betrugsprävention: Mit der Zahlungsautomatisierung kann das System betrügerische Aktivitäten wie doppelte Rechnungen oder nicht autorisierte Zahlungen erkennen und verhindern.

• Compliance: Diese Systeme helfen Unternehmen auch, gesetzliche Anforderungen und Industriestandards einzuhalten, wodurch das Risiko von Strafen verringert wird.

Welche Prozesse können mit der B2B-Zahlungsautomatisierung verbessert werden?

Die B2B-Zahlungsautomatisierung kann verschiedene Prozesse in Ihrem Unternehmen verändern, darunter:

• Beschaffung: Durch die Automatisierung kann der Beschaffungsprozess von der Anforderung bis zur Zahlung optimiert werden, indem Bestellungen auf der Grundlage von Lagerbeständen generiert, ausgewählte Lieferanten verwaltet und elektronische Rechnungen verarbeitet werden. Außerdem hilft sie den Unternehmen, die besten Preise zu erzielen, indem Lieferanten verglichen und die Verhandlungen durch systematisierte Arbeitsabläufe verwaltet werden.

• Verbindlichkeiten und Forderungen: Die Automatisierung kann Rechnungen digitalisieren, den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen automatisieren, Zahlungen planen und Transaktionen ausführen. In der Debitorenbuchhaltung (AR) erleichtert die Automatisierung die rechtzeitige Rechnungsstellung und den schnelleren Einzug durch das Versenden von Zahlungserinnerungen und die Verarbeitung eingehender Zahlungen.

• Customer Relationship Management (CRM): Diese Tools können Kundeninteraktionen verfolgen, das Kundenverhalten analysieren und die Kommunikation personalisieren, indem sie Kundinnen/Kunden zu optimalen Zeitpunkten auf ihrem Weg kontaktieren und sofortigen Kundenservice über Chatbots bieten. Durch die Automatisierung kann auch eine aktualisierte Datenbank gepflegt werden, die dabei hilft, Kundenbedürfnisse vorherzusagen und die Servicebereitstellung zu verbessern.

• Supply Chain Management: Bei Einsatz der Automatisierung können Unternehmen Logistikabläufe optimieren, den Bestand in Echtzeit verfolgen und Lieferantenbeziehungen verwalten, indem sie den Bedarf an Lagerbeständen prognostizieren, Nachbestellungen veranlassen und Sendungen vom Abgang bis zur Lieferung verfolgen.

• Compliance und Risikomanagement: Die Zahlungsautomatisierung hilft bei der Einhaltung von Vorschriften, indem sie Änderungen der Vorschriften nachverfolgt und interne Prozesse entsprechend anpasst. Außerdem kann sie Transaktionsmuster analysieren, um potenziellen Betrug zu erkennen und zu verhindern.

• Personalwesen (HR): Personalprozesse von der Einstellung von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnnen bis zur Gehaltsabrechnung können von der Automatisierung profitieren. Automatisierte Systeme können Stellenausschreibungen, die Verfolgung von Bewerbern, das Mitarbeiter-Onboarding und die Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickeln – das spart Zeit und sorgt dafür, dass Mitarbeiterdaten und Zahlungen korrekt sind.

• Berichte und Analysen: Automatisierte Berichtstools können Daten aus allen Geschäftsprozessen erfassen und umfassende Berichte erstellen. Dies liefert Unternehmen schnelle, umsetzbare Erkenntnisse und ermöglicht eine agile Entscheidungsfindung und strategische Planung.

• Vertragsmanagement: Das Erstellen, Ausführen und Analysieren von Verträgen kann in einer sicheren Umgebung vollständig automatisiert werden. Die Automatisierung sorgt dafür, dass Verträge konsistent und auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Standards sind und während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet werden.

• Marketing: Marketing-Automatisierungstools können Marketingkampagnen für mehrere Kanäle verwalten und optimieren, Inhalte planen und veröffentlichen, Zielgruppen segmentieren, Botschaften personalisieren und die Effektivität von Kampagnen verfolgen. Dies trägt dazu bei, die Marketingbemühungen effizienter zu gestalten und die Rendite (Return on Investment, ROI) zu erhöhen.

Implementierung der B2B-Zahlungsautomatisierung in Ihrem Unternehmen, um das Wachstum voranzutreiben

Die Implementierung der B2B-Zahlungsautomatisierung ist ein mehrstufiger Prozess, der sorgfältige Planung und Strategie erfordert. Wenn die Automatisierung richtig durchgeführt wird, kann sie den Betrieb optimieren, die Genauigkeit verbessern und das Geschäftswachstum vorantreiben. Hier sind einige Best Practices für den Einstieg in die B2B-Zahlungsautomatisierung.

• Klein anfangen: Beginnen Sie mit der Automatisierung einiger Schlüsselprozesse und erweitern Sie diese schrittweise, wenn Sie Vertrauen und Erfahrung gewinnen.

• Wirksame Kommunikation: Halten Sie alle Beteiligten während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden und gehen Sie umgehend auf Bedenken ein.

• Wahl einer skalierbaren Lösung: Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst und sich an veränderte Anforderungen anpasst.

• Partnerschaft mit einem zuverlässigen Anbieter: Wählen Sie einen Anbieter mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz und exzellentem Kundensupport.

Im Folgenden wird der schrittweise Prozess der Implementierung der B2B-Zahlungsautomatisierung in Ihrem Unternehmen näher erläutert.

Bewertung Ihrer aktuellen Vorgehensweise

• Analysieren Sie Ihre bestehenden Zahlungsabläufe, um Engpässe und fehleranfällige Bereiche zu identifizieren. Suchen Sie nach manuellen Aufgaben, die die meiste Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.

• Erfassen Sie Daten zu Zahlungsvolumen, Transaktionsarten und durchschnittlichen Verarbeitungszeiten, um den Umfang der erforderlichen Automatisierung zu verstehen.

Definition Ihrer Ziele und Vorgaben

• Legen Sie fest, was Sie mit der Zahlungsautomatisierung erreichen möchten. Geht es darum, Kosten zu senken, Prozesse zu beschleunigen, die Genauigkeit zu verbessern oder alles zusammen?

• Ermitteln Sie die Prozesse, die am meisten von der Automatisierung profitieren würden, und setzen Sie Prioritäten auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen.

Wahl der richtigen Lösung

• Informieren Sie sich über die auf dem Markt befindlichen B2B-Zahlungsautomatisierungslösungen unter Berücksichtigung von Faktoren wie Funktionen, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten und Kosten.

• Testen Sie verschiedene Lösungen, um zu sehen, wie sie zu Ihren bestehenden Systemen und Arbeitsabläufen passen.

Entwicklung eines Implementierungsplans

• Legen Sie einen realistischen Zeitplan für die Implementierung fest, der Zeit für Datenmigration, Systemintegration und Mitarbeiterschulungen lässt.

• Definieren Sie klar die Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied, das am Implementierungsprozess beteiligt ist.

Lösung implementieren

– Passen Sie die Software an Ihre spezifischen Bedürfnisse an und integrieren Sie sie in Ihre bestehenden Buchhaltungs- oder Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme.

• Übertragen Sie relevante Daten aus Ihren bestehenden Systemen auf die neue Plattform.

• Testen Sie das System gründlich auf seine einwandfreie Funktion und darauf, ob es Ihren Anforderungen entspricht.

Schulung Ihres Teams

• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen umfassende Schulungen zum neuen System und zu den neuen Prozessen an.

• Seien Sie offen für Feedback und gehen Sie auf alle Bedenken oder Herausforderungen während des Übergangs ein.

Überwachen und optimieren

• Überwachen Sie wichtige Kennzahlen wie Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten und Kosteneinsparungen, um die Effektivität der Plattform zu messen.

• Überprüfen und optimieren Sie Ihre Prozesse regelmäßig auf der Grundlage von Daten und Feedback, um die Leistung zu verbessern.