La automatización de pagos business to business (B2B) es el proceso de uso de la tecnología para la gestión y automatización de los pagos entre empresas. Esta tecnología reduce la necesidad de realizar ingresos manuales, lo que hace que el proceso de pago sea más rápido y preciso. Un informe de 2022 reveló que el 41 % de las empresas del Reino Unido y el 32 % de las empresas estadounidenses encuestadas tenían previsto automatizar sus procesos de cuentas por pagar en los próximos 12 meses.

A continuación, hablaremos de cómo funciona la automatización de pagos B2B, cómo se utiliza y cómo puede mejorar las operaciones. Esto es lo que debes saber.

¿Qué contiene este artículo?

• Tipos de pagos B2B
  
• ¿Qué es la automatización de pagos B2B y cómo funciona?
  
• ¿Por qué la automatización de pagos es beneficiosa para las empresas B2B?
  
• ¿Qué procesos se pueden mejorar con la automatización de pagos B2B?
  
• Cómo implementar la automatización de pagos B2B en tu organización para impulsar el crecimiento
  

Tipos de pagos B2B

A continuación, te mostramos algunos de los métodos de pago más utilizados para los pagos B2B.

• Transferencias bancarias: Por ejemplo, las transferencias electrónicas y las transferencias de la cámara de compensación automatizada (ACH) se utilizan con frecuencia para los pagos B2B. Las transferencias electrónicas son transacciones directas de banco a banco que se suelen utilizar para pagos grandes y urgentes. Son irrevocables y a menudo implican tarifas, especialmente para transferencias internacionales. Los pagos ACH son un método popular para las transacciones nacionales en los EE. UU. y son menos costosos que las transferencias electrónicas, pero generalmente tardan unos días en procesarse.

• Cheques: A pesar del traslado a las soluciones digitales, muchas empresas siguen utilizando cheques para los pagos, especialmente las más pequeñas o los sectores en los que la adopción digital es más lenta. Los cheques son menos costosos que algunos métodos electrónicos, pero conllevan el riesgo de fraude y pérdida, y requieren tiempos de procesamiento más largos.

• Tarjetas de crédito y débito: Las empresas usan tarjetas de crédito y débito para su comodidad y para gestionar eficazmente el flujo de efectivo. Las tarjetas también ofrecen recompensas, seguimiento de gastos y protección contra fraudes.

• Carteras digitales y plataformas de pago en línea: Las carteras digitales y las plataformas en línea como PayPal, Apple Pay y Google Pay son cada vez más aceptadas para las transacciones B2B. Les permiten a las empresas enviar y recibir pagos electrónicamente sin compartir datos bancarios. Algunas empresas también están empezando a aceptar criptomonedas como Bitcoin por sus bajas comisiones de transacción en los pagos internacionales, pero la volatilidad sigue siendo una preocupación.

• Sistemas de órdenes de compra y facturación: Los sistemas de órdenes de compra y facturación son métodos de pago B2B más tradicionales, en los que los pagos se activan mediante la facturación después de que se entregan los bienes o se prestan los servicios. Los sistemas modernos automatizan gran parte de este proceso.

• Débito directo: Los débitos directos le permiten a una empresa retirar fondos directamente de la cuenta bancaria de otra empresa. Esto requiere autorización previa y se suele utilizar para pagos recurrentes, como los servicios de suscripción y los pagos regulares a proveedores.

• Financiación de la cadena de suministro y factoring: La financiación de la cadena de suministro es un conjunto de soluciones que les permiten a las empresas ampliar sus plazos de pago a sus proveedores, a la vez que ofrecen a sus proveedores la opción de recibir el pago antes. Por lo general, un proveedor externo facilita esta opción. El factoring consiste en vender tus facturas con un descuento a un tercero (conocido como factor) para obtener un pago más rápido. Esto puede mejorar el flujo de caja, pero suele ser más costoso que la financiación tradicional.

• Comercio internacional: Las cartas de crédito son garantías de un banco de que el pago de un comprador a un vendedor se recibirá a tiempo y por el monto correcto. A menudo se utilizan en comercio internacional, donde la fiabilidad de las partes contratadas no puede verificarse fácilmente. Los cobros documentarios son otro proceso que se usa comúnmente en la financiación del comercio internacional. Los bancos cobran el pago al comprador en nombre del vendedor, utilizando los documentos de envío como apalancamiento.

¿Qué es la automatización de pagos B2B y cómo funciona?

La automatización de pagos B2B significa usar software y tecnología para automatizar el proceso de pago business to business. A continuación, te explicamos cómo funciona.

Procesamiento de facturas

• Captura automatizada de facturas: El sistema captura los datos de las facturas electrónicamente a través del correo electrónico o el intercambio electrónico de datos (EDI). Los sistemas avanzados también pueden escanear y extraer datos de facturas en papel mediante el uso de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

• Conciliación y aprobación de facturas: Los flujos de trabajo automatizados concilian las facturas con las órdenes de compra y los recibos de entrega. Luego, el sistema envía las facturas al personal adecuado para su aprobación.

Ejecución del pago

• Programación de pagos: En función de las condiciones acordadas, el sistema programa los pagos y selecciona el mejor método de pago. Las empresas pueden configurar reglas para optimizar los tiempos de pago y aprovechar los descuentos por pago anticipado o retrasar los pagos hasta su vencimiento por motivos de flujo de caja.

• Procesamiento de pagos: El sistema ejecuta los pagos automáticamente según lo programado. La información de los pagos se almacena y gestiona de forma segura para evitar el acceso no autorizado.

Conciliación y presentación de informes

• Conciliación automática: Una vez realizados los pagos, el sistema concilia automáticamente cada pago con su factura correspondiente y registra la transacción. Esto ayuda a mantener registros financieros precisos y actualizados.

• Elaboración de informes y análisis: El sistema crea informes y análisis detallados sobre las actividades de pago, lo que proporciona información sobre los patrones de gasto, el desempeño de los proveedores y las posibles mejoras en el flujo de caja.

Cumplimiento de la normativa y seguridad

• Cumplimiento normativo: El sistema se asegura de que todos los procesos de pago cumplan con las reglamentaciones apropiadas, como las leyes fiscales y contra el lavado de dinero (AML).

• Prevención de fraude: Las medidas de seguridad avanzadas, que incluyen el cifrado y la autenticación multifactor (MFA), brindan protección contra el fraude y seguridad para las transacciones.

¿Por qué la automatización de pagos es beneficiosa para las empresas B2B?

La automatización de pagos puede ofrecer muchos beneficios para las empresas B2B. Analicemos en mayor profundidad algunas de las ventajas potenciales.

• Menos errores humanos: La automatización reduce el riesgo de error humano y garantiza una entrada de datos, cálculos y cumplimiento precisos, evitando errores costosos.

• Procesos de pago más rápidos: La automatización acelera los ciclos de pago. Esto reduce el tiempo que se tarda en procesar las facturas y realizar los pagos para un cobro más rápido y una mejor gestión del dinero.

• Menos trabajo manual: La automatización de tareas como el procesamiento de facturas, el inicio de pagos y la conciliación reduce la necesidad de introducir datos manualmente y libera al personal para actividades más estratégicas.

• Seguimiento en tiempo real: Las empresas pueden seguir el estado de los pagos en tiempo real para tener mayor visibilidad del flujo de caja y de los pagos pendientes.

• Información basada en datos: Los sistemas automatizados generan informes y análisis con información valiosa sobre los patrones de gasto, el desempeño de los proveedores y las tendencias financieras.

• Pagos puntuales: Los recordatorios automáticos y los pagos a tiempo ayudan a evitar cargos por pagos atrasados y a mantener buenas relaciones con los proveedores. Algunas plataformas de automatización también pueden aprovechar los descuentos dinámicos.

• Comunicación transparente: Los sistemas automatizados ofrecen una comunicación clara sobre el estado de los pagos para mejorar las relaciones con los proveedores.

• Adaptabilidad: Los sistemas automatizados pueden escalar fácilmente para adaptarse a las necesidades cambiantes y a los mayores volúmenes de transacciones.

• Alcance global: La automatización facilita los pagos transfronterizos, lo que abre nuevos mercados y oportunidades de expansión.

• Prevención de fraude: Con la automatización de pagos, el sistema puede detectar y prevenir actividades fraudulentas como facturas duplicadas o pagos no autorizados.

• Cumplimiento de la normativa: Estos sistemas también ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos reglamentarios y los estándares del sector, lo que reduce el riesgo de sanciones.

¿Qué procesos se pueden mejorar con la automatización de pagos B2B?

La automatización de pagos B2B puede transformar varios procesos de tu empresa, entre los que se incluyen:

• Adquisiciones: La automatización puede optimizar el proceso de adquisición, desde la solicitud hasta el pago, mediante la generación de órdenes de compra basadas en los niveles de inventario, la gestión de proveedores seleccionados y el procesamiento de facturas electrónicas. También ayuda a las empresas a obtener los mejores precios comparando proveedores y gestionando las negociaciones a través de flujos de trabajo sistematizados.

• Cuentas por pagar y por cobrar: La automatización puede digitalizar las facturas, conciliar las facturas con las órdenes de compra, programar pagos y ejecutar transacciones. En cuentas por cobrar, la automatización facilita la facturación oportuna y el cobro más rápido mediante el envío de recordatorios de pagos y el procesamiento de los pagos entrantes.

• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Estas herramientas pueden realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, analizar el comportamiento de los clientes y personalizar la comunicación al comunicarse con los clientes en momentos óptimos de su recorrido y brindar un servicio de atención al cliente instantáneo a través de chatbots. La automatización también puede mantener una base de datos actualizada que ayuda a predecir las necesidades de los clientes y mejorar la prestación de servicios.

• Gestión de la cadena de suministro: Con la automatización, las empresas pueden optimizar las operaciones logísticas, realizar un seguimiento del inventario en tiempo real y gestionar las relaciones con los proveedores mediante la predicción de las necesidades de inventario, el inicio de pedidos de reabastecimiento y el seguimiento de los envíos desde la salida hasta la entrega.

• Cumplimiento de la normativa y gestión de riesgos: La automatización de pagos ayuda a mantener el cumplimiento ya que realiza un seguimiento de los cambios normativos y ajusta los procesos internos en consecuencia. También puede analizar patrones de transacciones para detectar y prevenir posibles fraudes.

• Recursos Humanos (RR. HH.): Los procesos de RR. HH., desde la contratación hasta la nómina, pueden beneficiarse de la automatización. Los sistemas automatizados pueden gestionar las ofertas de empleo, el seguimiento de los candidatos, el onboarding de empleados y el procesamiento de nóminas. De esta manera, se ahorra tiempo y se mantiene la precisión de los registros y los pagos de los empleados.

• Elaboración de informes y análisis: Las herramientas automatizadas de generación de informes pueden recopilar datos de todos los procesos empresariales y generar informes completos. Esto proporciona a las empresas información rápida y procesable, facilitando una toma de decisiones y una planificación estratégica ágiles.

• Gestión de contratos: La creación, ejecución y análisis de contratos se puede automatizar por completo en un entorno seguro. La automatización logra que los contratos sean uniformes y estén actualizados con las normas legales. Asimismo, los gestiona durante todo su ciclo de vida.

• Marketing: Las herramientas de automatización de marketing pueden administrar y optimizar campañas de marketing en múltiples canales, programar y publicar contenido, segmentar audiencias, personalizar mensajes y realizar un seguimiento de la efectividad de las campañas. Esto ayuda a que los esfuerzos de marketing sean más eficientes y aumenta el retorno de la inversión (ROI).

Cómo implementar la automatización de pagos B2B en tu organización para impulsar el crecimiento

La implementación de la automatización de pagos B2B es un proceso de varios pasos que requiere una planificación y estrategia cuidadosas. Cuando se realiza correctamente, la automatización puede optimizar las operaciones, mejorar la precisión e impulsar el crecimiento del negocio. Estas son algunas de las mejores prácticas para empezar a utilizar la automatización de pagos B2B.

• Empieza poco a poco: Comienza automatizando algunos procesos clave y expándete gradualmente a medida que ganes confianza y experiencia.

• Comunícate de manera efectiva: Mantén informadas a todas las partes interesadas durante todo el proceso y aborda las inquietudes con prontitud.

• Elige una solución escalable: Selecciona una solución que pueda crecer con tu negocio y adaptarse a medida que cambien tus necesidades.

• Asóciate con un proveedor de confianza: Elige un proveedor con un historial comprobado y una excelente atención al cliente.

A continuación, te presentamos un análisis más detallado del proceso paso a paso para implementar la automatización de pagos B2B en tu empresa.

Evalúa tus procesos actuales

• Analiza tus flujos de trabajo de pago existentes para identificar los cuellos de botella y las áreas propensas a errores. Busca las tareas manuales que consumen más tiempo y recursos.

• Recopila datos sobre el volumen de pagos, los tipos de transacciones y los tiempos de procesamiento promedio para comprender el alcance de la automatización requerida.

Define tus metas y objetivos

• Determina lo que quieres lograr con la automatización de pagos. ¿Deseas reducir costos, agilizar los procesos, mejorar la precisión o todo lo anterior?

• Identifica los procesos que más se beneficiarían de la automatización y priorízalos en función de su impacto potencial.

Elige la solución adecuada

• Explora las soluciones de automatización de pagos B2B del mercado, teniendo en cuenta factores como sus características, escalabilidad, capacidades de integración y costos.

• Prueba diferentes soluciones para ver si podrían ser adecuadas para tus sistemas y flujos de trabajo existentes.

Desarrolla un plan de implementación

• Establece un cronograma realista para la implementación. Separa un tiempo para la migración de datos, la integración del sistema y la capacitación del personal.

• Define claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo involucrado en el proceso de implementación.

Implementa la solución

• Personaliza el software según tus necesidades específicas e intégralo con tus sistemas de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP) existentes.

• Transfiere los datos relevantes de tus sistemas existentes a la nueva plataforma.

• Pruebe el sistema en su totalidad para verificar su correcto funcionamiento y si cumple con tus requisitos.

Capacita a tu equipo

• Proporciona a tu personal una formación integral sobre el nuevo sistema y los procesos.

• Recibe comentarios y aborda cualquier inquietud o desafío durante la transición.

Monitorea y optimiza

• Supervisa las métricas clave, como los tiempos de procesamiento, las tasas de error y el ahorro de costos, para medir la efectividad de la plataforma.

• Revisa y perfecciona regularmente tus procesos en función de los datos y los comentarios para mejorar el rendimiento.