Hur lång tid det tar att hantera en faktura beror på många faktorer: din bransch, hur snabbt ditt ekonomiteam arbetar, fakturans storlek, vilken teknik du använder och så vidare. Ett litet företag kan hantera en faktura på ett par dagar, medan en stor organisation med en längre godkännandeprocess, där flera avdelningar är inblandade, kan behöva flera veckor.

Långsam fakturahantering blir ett problem när det leder till förseningsavgifter, ansträngda relationer med leverantörer och förlorade möjligheter att förhandla om rabatter för tidig betalning. Nedan tar vi upp typiska fakturahanteringstider för olika branscher, vad som påverkar dessa tider och hur du kan göra dem kortare på ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är fakturahantering?
  
• Typiska fakturahanteringstider i olika branscher
  
• Faktorer som påverkar en fakturas hanteringstid
  
• Så snabbar du upp fakturahanteringen i ditt företag
  

Vad är fakturahantering?

Fakturahantering är hela fakturaprocessen från mottagandet till betalning. Det handlar vanligtvis om att verifiera och godkänna fakturor, registrera dem i ett redovisningssystem och utfärda betalningar. Organisationer använder manuella, halvautomatiska eller helt automatiserade metoder för att hantera behandlingen.

Typiska fakturahanteringstider i olika branscher

Tidsramen för fakturahantering varierar beroende på bransch baserat på verksamhetens karaktär, fakturavolym och automatiseringsnivå. Antalet dagar det tar från det att en faktura mottages till dess att den betalas kallas DSO (days sales outstanding). Här är genomsnittlig DSO för olika branscher.

Detaljhandeln

Genomsnittlig DSO: 3–7 dagar

Detaljhandelsföretag hanterar stora mängder fakturor. För att snabba upp processen tenderar de att använda automatiserade system som elektroniskt datautbyte (EDI).

Tillverkning

Genomsnittlig DSO: 39 dagar

Tillverkningsföretag hanterar komplexa leveranskedjor som ofta kräver detaljerad matchning av fakturor med inköpsorder och leveranskvitton. Dessa företag har också ofta varierande betalningsvillkor som kan förhandlas individuellt med leverantörer. Manuell validering och dubbelkontroll av levererade delar eller material kan lägga till extra tid.

Hälso- och sjukvård

Genomsnittlig DSO: 47 dagar

Hälso- och sjukvårdsföretag måste följa stränga regler och revisioner och stämma av komplexa fakturor relaterade till läkemedel, medicintekniska produkter och tjänster. Manuella processer är fortfarande vanliga på mindre institutioner, vilket ytterligare förlänger hnateringstiderna.

Företagstjänster

Genomsnittlig DSO: 41 dagar

Företagstjänster har en lägre fakturavolym, vilket möjliggör snabbare hantering. Men de har ofta mer komplicerad fakturering (t.ex. timpriser, förskott, milstolpsbetalningar) och förlitar sig mindre på automatisering.

Faktorer som påverkar en fakturas hanteringstid

Varje fakturas karaktär, dina interna processer och de system du använder kan alla påverka hur snabbt fakturor hanteras. Här är de faktorer som har störst inverkan på fakturahanteringstiden.

Teknik

Du kan förvänta dig förseningar om du fortfarande anger alla radposter manuellt eller väntar på fysiska signaturer. Även om ditt team är skickligt är människor inte hur snabba som helst. Företag som använder automatiseringsverktyg (tänk AI för datainsamling eller arbetsflöden som meddelar rätt person vid rätt tidpunkt) har snabbare hanteringstider. Medan företag som inte har integrerade inköps-, redovisnings- och betalningssystem kommer att hantera fakturor långsammare än de som har det.

Fakturans komplexitet

Om dina fakturor är enkla (t.ex. en leverantör, en totalsumma) kan hanteringen gå relativt snabbt. Men branscher som bygg och tillverkning hanterar fakturor som är knutna till längre projekt och specifika milstolpar. De måste noggrant matcha inköpsorder, leveranser och kontrakt, vilket saktar ner hanteringen.

Godkännandeprocesser

Stora organisationer kräver ofta flera lager av godkännanden, vilket kan kännas säkrare men också kan fördröja hanteringen. Att förenkla godkännandeprocessen eller ställa in trösklar (t.ex. "fakturor under 500 USD behöver inget godkännande") kan påskynda detta.

Fakturafel

Fakturor där information saknas, till exempel felaktiga inköpsorder och vaga beskrivningar, tar extra tid att hantera. När leverantörerna vet vilka uppgifter du behöver i förväg kan du minimera omfattande kommunikation fram och tillbaka.

Internationella betalningar

Internationella betalningar kan ta längre tid att hantera på grund av valutaväxling, utländska skatter eller efterlevnad av regionala faktureringsregler (t.ex. momsfakturor i Europa). Dessa faktorer kan lägga till veckor till hanteringstiderna, även om automatisering av dessa processer eller samarbete med en global betalningsleverantör kan hjälpa.

Fakturavolym

Branscher med hög fakturavolym som detaljhandeln och e-handeln står inför unika utmaningar eftersom de hanterar så många fakturor. Även några minuters fördröjning per faktura kan göra att man snabbt hamnar efter. Företag inom dessa områden investerar vanligtvis i massbehandlingsverktyg för att hantera sina arbetsbördor.

Så snabbar du upp fakturahanteringen i ditt företag

Om du är trött på att förseningar i fakturahanteringen påverkar ditt företag negativt, kommer här några tips på hur du kan snabba upp hanteringen utan att kompromissa med noggrannheten:

• Använd OCR-teknik (optisk teckenigenkänning): Programvara med OCR kan extrahera fakturauppgifter (t.ex. belopp, datum och leverantörsnamn) från skannade fakturor eller e-postfakturor för att minska manuell datainmatning.

• Prova automatisk matchning: Moderna system kan automatiskt matcha fakturor med inköpsorder och kvitton och endast flagga undantag för granskning. Detta eliminerar det omständliga skickandet fram och tillbaka för de flesta fakturor.

• Automatisera arbetsflöden: Implementera arbetsflöden som skickar fakturor direkt till rätt person eller avdelning för godkännande för att eliminera förvirring och påskynda godkännandeprocessen.

• Ställ in tydliga tröskelvärden för godkännande: För små fakturor (t.ex. under 1 000 USD) hoppar du över den långa kedjan av godkännanden. Lita på att ditt team hanterar dessa för att undvika flaskhalsar.

• Aktivera mobila godkännanden: Tillåt chefer att godkänna fakturor från sina telefoner. Förseningar uppstår ofta på grund av att folk inte finns på plats när godkännanden kommer.

• Tillämpa riktlinjer för fakturor: Ge leverantörerna en checklista över vad vilken information du behöver på varje faktura (korrekta inköpsorder, tydliga beskrivningar osv). Ju bättre de följer dina instruktioner, desto mindre tid kommer du att slösa på att jaga korrigeringar.

• Uppmuntra till e-fakturering: Elektroniska fakturor går snabbare att hantera och är lättare att spåra än pappers- eller PDF-baserade system, så gör digitala fakturor till standard. Program som Docusign kan hantera godkännanden digitalt så att du inte behöver vänta på att ett signerat papper ska skannas och returneras.

• Hantera fakturor när de anländer: Vänta inte till slutet av månaden med att ta itu med fakturor. Hantera fakturor metodiskt (veckovis eller till och med dagligen) för att sprida ut arbetsbelastningen och förhindra crunch time-fel.

• Centralisera till en plattform: Centralisera alla fakturor på en plattform där de är lätta att spåra, söka och uppdatera. Fakturerings- och redovisningsverktyg som SAP, QuickBooks och specialiserade plattformar för leverantörsreskontra kan vara till hjälp.

• Prioritera undantag: Fokusera på fakturor som inte matchar perfekt eller saknar information och låt ditt system hantera resten. De flesta fakturor ska inte behöva granskas manuellt.

• Övervaka nyckeltal: Spåra KPI:er (Key Performance Indicators) som genomsnittlig hanteringstid, antal undantag och avgifter för sena betalningar. Dessa nyckeltal visar var förseningar inträffar och vad som kostar dig pengar. Använd dessa data för att förfina dina metoder.

• Integrera affärssystem: Integrera ditt bokföringsprogram, upphandlingssystem och betalningsplattform för att spara tid och eliminera dubbelarbete.

• Outsourca vid behov: Om ditt team redan ligger på gränsen kan du överväga att lägga ut fakturahanteringen på entreprenad till ett specialiserat företag eller använda en AI-driven tjänst. Detta kan frigöra ditt team för viktigare arbete.