Il tempo necessario per elaborare una fattura dipende da molti fattori: dal tuo settore, dalla velocità di lavoro del tuo team finanziario, dall'importo della fattura, dalla tecnologia che stai usando e altro ancora. Una piccola attività potrebbe gestire una fattura in un paio di giorni, mentre una grande organizzazione con una procedura di approvazione più lunga che passa per più reparti potrebbe richiedere settimane.

La lentezza nell'elaborazione delle fatture diventa un problema quando porta a penali per ritardato pagamento, rapporti tesi con i fornitori e perdita di opportunità di negoziazione di sconti per il pagamento anticipato. Di seguito, tratteremo i tempi tipici di elaborazione delle fatture per vari settori, cosa influisce su questi tempi e come velocizzarli per la tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è l'elaborazione delle fatture?
  
• Tempi tipici di elaborazione delle fatture in diversi settori
  
• Fattori che influenzano il tempo di elaborazione delle fatture
  
• Come velocizzare l'elaborazione delle fatture nella tua attività
  

Cos'è l'elaborazione delle fatture?

L'elaborazione delle fatture è la procedura end-to-end che porta le fatture dalla ricezione al pagamento. Generalmente si tratta di verificare e approvare le fatture, registrarle in un sistema contabile ed emettere i pagamenti. Le organizzazioni utilizzano metodi manuali, semiautomatici o completamente automatizzati per gestire l'elaborazione.

Tempi tipici di elaborazione delle fatture in diversi settori

Le tempistiche per l'elaborazione delle fatture variano a seconda del settore in base alla natura delle operazioni, al volume delle fatture e al livello di automazione. Il numero di giorni necessari per portare una fattura dalla ricezione al pagamento è noto come giorni di insoluto (DSO). Ecco il DSO medio in diversi settori.

Commercio al dettaglio

DSO medio: 3–7 giorni

Le attività di commercio al dettaglio gestiscono un elevato volume di fatture. Per accelerare la procedura, tendono a utilizzare sistemi automatizzati come lo scambio elettronico di dati (EDI).

Industria manifatturiera

DSO medio: 39 giorni

Le aziende manifatturiere gestiscono catene di approvvigionamento complesse che spesso richiedono l'abbinamento dettagliato delle fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute di consegna. Queste attività hanno spesso termini di pagamento variabili che possono essere negoziati individualmente con i fornitori. La convalida manuale e il controllo incrociato delle parti o dei materiali consegnati possono aggiungere tempo ulteriore.

Settore sanitario

DSO medio: 47 giorni

Le attività del settore sanitario devono rispettare normative e audit rigorosi e riconciliare fatture complesse relative a prodotti farmaceutici, dispositivi medici e servizi. Le procedure manuali sono ancora comuni negli istituti più piccoli, il che allunga ulteriormente i tempi di elaborazione.

Servizi per le imprese

DSO medio: 41 giorni

I servizi per le imprese hanno un volume di fatture inferiore, il che consente un'elaborazione più rapida. Tuttavia, spesso devono gestire addebiti più complicati (ad es. tariffe orarie, acconti, pagamenti intermedi) e si affidano meno all'automazione.

Fattori che influenzano il tempo di elaborazione delle fatture

La natura di ciascuna fattura, le tue procedure interne e i sistemi che utilizzi possono influire sulla velocità di elaborazione delle fatture. Ecco i fattori che incidono maggiormente sui tempi di elaborazione delle fatture.

Tecnologia

Aspettati dei ritardi se continui a inserire manualmente ogni voce riga o ad attendere le firme fisiche. Anche se il tuo team è esperto, gli esseri umani riescono a essere veloci solo fino a un certo punto. Le aziende che utilizzano strumenti di automazione (si pensi all'IA per l'acquisizione dei dati o ai flussi di lavoro che inviano notifiche alla persona giusta al momento giusto) hanno tempi di elaborazione più rapidi. Tuttavia, le attività che non dispongono di sistemi di acquisto, contabilità e pagamento integrati elaboreranno le fatture più lentamente rispetto a quelle che ne dispongono.

Complessità della fattura

Se le fatture sono semplici (ad es., un fornitore, un totale), l'elaborazione può essere relativamente rapida. Tuttavia, settori come l'edilizia e l'industria manifatturiera gestiscono fatture legate a progetti più lunghi e a tappe intermedie specifiche. Devono abbinare attentamente gli ordini di acquisto, le consegne e i contratti, il che rallenta l'elaborazione.

Procedure di approvazione

Le organizzazioni di grandi dimensioni spesso richiedono più livelli di approvazione, il che può apparire più sicuro, ma può anche ritardare l'elaborazione. La semplificazione del processo di approvazione o l'impostazione di soglie (ad es., "non è necessaria l'approvazione per fatture inferiori a 500 dollari") può accelerare questa procedura.

Errori di fatturazione

Le fatture con informazioni mancanti, come ordini di acquisto errati e descrizioni vaghe, richiedono più tempo per essere elaborate. Quando i fornitori sanno in anticipo di quali dettagli hai bisogno, puoi ridurre al minimo lo scambio di comunicazioni.

Pagamenti internazionali

I pagamenti internazionali possono richiedere un tempo di elaborazione più lungo a causa della conversione di valuta, delle imposte estere o della conformità alle normative locali in materia di fatturazione (ad es., le fatture con IVA in Europa). Questi fattori possono allungare di settimane i tempi di elaborazione, anche se può essere utile automatizzare queste procedure o collaborare con un fornitore internazionale di pagamenti.

Volume delle fatture

I settori con volumi elevati, come quello della vendita al dettaglio e dell'e-commerce, si trovano ad affrontare sfide specifiche poiché elaborano un numero elevato di fatture, per cui anche pochi minuti di ritardo per ciascuna fattura possono accumularsi rapidamente. Le aziende in questi campi di solito investono in strumenti per l'elaborazione in blocco per gestire i loro carichi di lavoro.

Come velocizzare l'elaborazione delle fatture nella tua attività

Se sei stanco dei ritardi nell'elaborazione delle fatture che rallentano la tua attività, ecco come puoi accelerare l'elaborazione senza compromettere l'accuratezza:

• Utilizza la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): I software con OCR sono in grado di estrarre i dettagli delle fatture (come importi, date e nomi dei fornitori) dalle fatture scansionate o inviate via e-mail per ridurre l'inserimento manuale dei dati.

• Prova la corrispondenza automatica: I sistemi moderni sono in grado di abbinare automaticamente le fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute e di contrassegnare solo le eccezioni per l'analisi. In questo modo si elimina il tedioso scambio di comunicazioni per la maggior parte delle fatture.

• Automatizza i flussi di lavoro: Implementa flussi di lavoro che inviino le fatture direttamente alla persona o al reparto adeguati per l'approvazione, in modo da eliminare la confusione e accelerare la procedura di approvazione.

• Stabilisci soglie di approvazione chiare: Per le fatture di piccolo importo (ad es., inferiori a 1.000 dollari), salta le lunghe serie di approvazioni. Affidati al tuo team per la gestione di questi problemi per evitare colli di bottiglia.

• Abilita le approvazioni tramite dispositivi mobili: Consenti ai manager di approvare le fatture dai propri telefoni. I ritardi spesso si verificano perché le persone sono lontane dai loro uffici quando arrivano le approvazioni.

• Applica linee guida per la fatturazione: Fornisci ai fornitori una checklist di ciò di cui hai bisogno in ciascuna fattura: ordini di acquisto accurati, descrizioni chiare, ecc. Più la rispettano, meno tempo perderai a richiedere correzioni.

• Incoraggia la fatturazione elettronica: Le fatture elettroniche sono più veloci da elaborare e più facili da monitorare rispetto ai sistemi cartacei o basati su PDF, perciò rendi le fatture digitali la soluzione standard. Programmi come Docusign sono in grado di gestire le approvazioni in modo digitale, in modo da non dover attendere la scansione e la restituzione di un pezzo di carta firmato.

• Elabora le fatture man mano che arrivano: Non aspettare la fine del mese per affrontare le fatture. Elabora le fatture regolarmente (con periodicità settimanale o addirittura giornaliera) per distribuire il carico di lavoro ed evitare errori nei momenti cruciali.

• Esegui la centralizzazione in un'unica piattaforma: Centralizza tutte le fatture in un'unica piattaforma, dove potrai monitorarle, ricercarle e aggiornarle con facilità. Gli strumenti per la fatturazione e la contabilità, come SAP, QuickBooks e le piattaforme specializzate di contabilità fornitori possono essere utili.

• Dai priorità alle eccezioni: Concentrati sulle fatture la cui corrispondenza non è perfetta o che hanno informazioni mancanti e lascia che il sistema gestisca il resto. Per la maggior parte delle fatture non occorre un'analisi manuale.

• Monitora le metriche: Tieni traccia degli indicatori chiave di prestazione (KPI) come il tempo medio di elaborazione, il numero di eccezioni e le penali per ritardato pagamento. Queste metriche mostrano dove si verificano i ritardi e cosa ti costa denaro. Utilizza questi dati per perfezionare i tuoi metodi.

• Integra i sistemi aziendali: Integra il tuo software di contabilità, il sistema di approvvigionamento e la piattaforma di pagamento per risparmiare tempo ed eliminare gli sforzi duplicati.

• Esternalizza, se necessario: Se il tuo team è sotto pressione, prendi in considerazione l'esternalizzazione dell'elaborazione delle fatture a un'azienda specializzata o l'utilizzo di un servizio basato sull'IA. In questo modo è possibile liberare il tuo team per lavori più importanti.