El tiempo que se tarda en procesar una factura depende de muchos factores: tu sector, la rapidez con la que trabaja tu equipo financiero, el tamaño de la factura, la tecnología que utilices, etc. Una empresa pequeña puede gestionar una factura en un par de días, mientras que una gran organización con un proceso de aprobación más largo en varios departamentos puede tardar semanas.

El procesamiento lento de facturas se convierte en un problema cuando conduce a cargos por pagos atrasados, relaciones tensas con los proveedores y oportunidades perdidas para negociar descuentos por pago anticipado. A continuación, hablaremos sobre los tiempos de procesamiento de facturas típicos por sector, qué es lo que afecta a esos tiempos y cómo puedes acelerarlos en tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el procesamiento de facturas?
  
• Tiempos típicos de procesamiento de facturas en diferentes sectores
  
• Factores que afectan al tiempo de procesamiento de la factura
  
• Cómo acelerar el procesamiento de facturas en tu empresa
  

¿Qué es el procesamiento de facturas?

El procesamiento de facturas es el procedimiento integral de llevar las facturas desde la recepción hasta el pago. Por lo general, implica verificar y aprobar facturas, registrarlas en un sistema contable y emitir pagos. Las organizaciones utilizan métodos manuales, semiautomatizados o totalmente automatizados para manejar el procesamiento.

Tiempos típicos de procesamiento de facturas en diferentes sectores

El plazo de procesamiento de las facturas varía según el sector en función de la naturaleza de las operaciones, el volumen de facturas y el nivel de automatización. El número de días que tarda una factura desde la recepción hasta el pago se conoce como días de ventas pendientes (DSO). A continuación se indican los días de ventas pendientes promedio en diferentes sectores.

Comercio minorista

DSO promedio: 3-7 días

Las empresas minoristas manejan grandes volúmenes de facturas. Para acelerar el proceso, suelen utilizar sistemas automatizados como el intercambio electrónico de datos (EDI).

Fabricación

DSO promedio: 39 días

Las empresas de fabricación gestionan cadenas de suministro complejas que a menudo requieren cotejar detalladamente las facturas con los pedidos de compra y los recibos de entrega. Estas empresas también suelen tener condiciones de pago variables que se pueden negociar individualmente con los proveedores. La validación manual y la verificación cruzada de las piezas o materiales entregados pueden añadir más tiempo.

Cuidado de la salud

DSO promedio: 47 días

Las empresas del sector sanitario deben cumplir con estrictas normativas y auditorías y conciliar facturas complejas relacionadas con productos farmacéuticos, dispositivos médicos y servicios. Los procesos manuales siguen siendo comunes en las instituciones más pequeñas, lo que prolonga aún más los tiempos de procesamiento.

Servicios empresariales

DSO promedio: 41 días

Los servicios empresariales tienen un volumen de facturas menor, lo que permite un procesamiento más rápido. Sin embargo, suelen tener una facturación más complicada (p. ej., tarifas por hora, anticipos, pagos por hitos) y dependen menos de la automatización.

Factores que afectan al tiempo de procesamiento de la factura

La naturaleza de cada factura, tus procesos internos y los sistemas que utilizas pueden influir en la rapidez con la que se procesan las facturas. A continuación se muestran los factores que tienen el mayor efecto en el tiempo de procesamiento de facturas.

Tecnología

Prevé posibles retrasos si sigues introduciendo manualmente todas las partidas o si sigues pendiente de recibir firmas físicas. Incluso aunque tu equipo sea hábil, la velocidad humana es limitada. Las empresas que utilizan herramientas de automatización (como la IA para la captura de datos o flujos de trabajo que notifican a la persona adecuada en el momento adecuado) tienen tiempos de procesamiento más rápidos. Sin embargo, las empresas que no tienen sistemas integrados de compras, contabilidad y pago procesarán las facturas con más lentitud que las que sí los tienen.

Complejidad de las facturas

Si tus facturas son siencillas (por ejemplo, un único proveedor, un único total), el procesamiento puede ser relativamente rápido. Sin embargo, en los sectores como la construcción y la fabricación se manejan facturas vinculadas a proyectos más largos e hitos específicos. Deben cotejar minuciosamente los pedidos de compra, las entregas y los contratos, lo que ralentiza el procesamiento.

Procesos de aprobación

En las grandes organizaciones a menudo se requieren varias capas de aprobaciones, lo que puede parecer más seguro, pero también puede retrasar el procesamiento. La simplificación del proceso de aprobación o el establecimiento de umbrales (p. ej., que no sea necesario aprobar las facturas de menos de 500 $) puede acelerar este proceso.

Errores de factura

Las facturas en las que falta información, como pedidos de compra incorrectos y descripciones vagas, tardan más tiempo en procesarse. Cuando los proveedores saben qué datos necesitas por adelantado, puedes minimizar los trámites.

Pagos internacionales

Los pagos internacionales pueden tardar más en procesarse debido a la conversión de divisas, los impuestos extranjeros o el cumplimiento de las normas de facturación regionales (p. ej., facturas con IVA en Europa). Estos factores pueden añadir semanas a los tiempos de procesamiento, aunque automatizar estos procesos o trabajar con un proveedor de servicios de pago internacional puede ayudar.

Volumen de facturas

Los sectores de gran volumen, como el comercio minorista y el e-commerce, se enfrentan a desafíos únicos porque procesan muchas facturas, por lo que incluso unos pocos minutos de retraso por factura pueden acumularse rápidamente. Las empresas de estos campos suelen invertir en herramientas de procesamiento masivo para gestionar sus cargas de trabajo.

Cómo acelerar el procesamiento de facturas en tu empresa

Si estás cansado de que los retrasos en el procesamiento de facturas ralenticen tu negocio, aquí te explicamos cómo puedes acelerar el procesamiento sin comprometer la precisión:

• Utiliza la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR): El software con OCR puede extraer los detalles de la factura (como importes, fechas y nombres de proveedores) de facturas escaneadas o enviadas por correo electrónico para reducir la introducción manual de datos.

• Prueba el cotejo automatizado: Los sistemas modernos pueden cotejar automáticamente las facturas con los pedidos de compra y los recibos, y solo marcar las excepciones para su revisión. Esto elimina los tediosos trámites de la mayoría de las facturas.

• Automatiza los flujos de trabajo: Implementa flujos de trabajo que envíen facturas directamente a la persona o departamento adecuado para su aprobación a fin de eliminar confusiones y acelerar el proceso de aprobación.

• Establece umbrales de aprobación claros: Para facturas pequeñas (p. ej., de menos de 1000 $), omite la larga cadena de aprobaciones. Confía en tu equipo para que se encargue de ello y así evitar los cuellos de botella.

• Habilita las aprobaciones por móvil: Permite que los gerentes aprueben las facturas desde sus teléfonos. Los retrasos a menudo ocurren porque las personas se encuentran lejos de su puesto de trabajo cuando llegan las aprobaciones.

• Establece directrices para las facturas: Proporciona a los proveedores una lista de verificación de lo que debe haber en cada factura: pedidos de compra precisos, descripciones claras, etc. Cuanto más se ajusten a las directrices, menos tiempo perderás pidiendo correcciones.

• Fomenta la facturación electrónica: Las facturas electrónicas son más rápidas de procesar y más fáciles de rastrear que los sistemas en papel o PDF, por lo que es mejor adoptar el uso de las facturas digitales. Los programas como Docusign pueden manejar las aprobaciones digitalmente, por lo que no tendrás que esperar a que escaneen y te devuelvan una hoja de papel firmada.

• Procesa las facturas a medida que llegan: No esperes a que termine el mes para ocuparte de las facturas. Procesa las facturas de forma coherente (semanalmente o incluso diariamente) para distribuir la carga de trabajo y evitar errores en el momento decisivo.

• Centraliza todo en una sola plataforma: Centraliza todas las facturas en una plataforma donde sea fácil rastrearlas, buscarlas y actualizarlas. Las herramientas de facturación y contabilidad como SAP, QuickBooks y las plataformas especializadas de cuentas por pagar pueden resultar útiles.

• Prioriza las excepciones: Céntrate en las facturas que no coinciden a la perfección o en las que falta información, y deja que tu sistema se encargue del resto. La mayoría de las facturas no deberían necesitar una revisión manual.

• Supervisa las métricas: Haz un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo medio de procesamiento, el número de excepciones y las comisiones por pagos atrasados. Estas métricas muestran dónde se producen los retrasos y qué te cuesta dinero. Utiliza estos datos para perfeccionar tus métodos.

• Integra los sistemas empresariales: Integra tu software de contabilidad, tu sistema de adquisiciones y tu plataforma de pagos para ahorrar tiempo y eliminar la duplicación de esfuerzos.

• Externaliza, si es necesario: Si tu equipo está al límite, considera la posibilidad de subcontratar el procesamiento de facturas a una empresa especializada o utilizar un servicio impulsado por IA. Esto puede liberar a tu equipo para tareas más importantes.