¿Cuánto tiempo lleva el procesamiento de una factura?

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué es el procesamiento de facturas?
  3. Tiempos típicos de procesamiento de facturas en diferentes industrias
    1. Minorista
    2. Fabricación
    3. Atención médica
    4. Servicios empresariales
  4. Factores que afectan el tiempo de procesamiento de facturas
    1. Tecnología
    2. Complejidad de las facturas
    3. Procesos de aprobación
    4. Errores en la factura
    5. Pagos internacionales
    6. Volumen de las facturas
  5. Cómo acelerar el procesamiento de facturas en tu negocio

El tiempo que se tarda en procesar una factura depende de muchos factores: tu sector, la rapidez con la que trabaja tu equipo de finanzas, el tamaño de la factura, la tecnología que utilices, etc. Una pequeña empresa puede gestionar una factura en un par de días, mientras que una gran organización con un proceso de aprobación más largo en varios departamentos puede tardar semanas.

El procesamiento lento de las facturas se convierte en un problema cuando provoca recargos por pagos atrasados, relaciones tensas con los proveedores y pérdida de oportunidades para negociar descuentos por pago anticipado. A continuación, abordaremos los tiempos típicos de procesamiento de facturas por sector, qué afecta a esos tiempos y cómo acelerarlos para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

  • ¿Qué es el procesamiento de facturas?
  • Tiempos típicos de procesamiento de facturas en diferentes sectores
  • Factores que afectan el tiempo de procesamiento de facturas
  • Cómo acelerar el procesamiento de facturas en tu negocio

¿Qué es el procesamiento de facturas?

El procesamiento de facturas es el procedimiento integral para llevar las facturas desde el recibo hasta el pago. Por lo general, implica verificar y aprobar las facturas, registrarlas en un sistema contable y emitir pagos. Las organizaciones utilizan métodos manuales, semiautomatizados o completamente automatizados para su procesamiento.

Tiempos típicos de procesamiento de facturas en diferentes industrias

El plazo para el procesamiento de facturas varía según el sector en función de la naturaleza de las operaciones, el volumen de las facturas y el nivel de automatización. La cantidad de días que transcurren desde la recepción de una factura hasta el pago se conoce como días de venta al cobro (DSO). A continuación te mostramos los días de venta al cobro (DSO) promedio en diferentes sectores.

Minorista

DSO promedio: 3–7 días

Las empresas minoristas manejan grandes volúmenes de facturas. Para agilizar el proceso, suelen utilizar sistemas automatizados como el intercambio electrónico de datos (EDI).

Fabricación

DSO promedio: 39 días

Las empresas manufactureras administran cadenas de suministro complejas que a menudo requieren la correspondencia detallada de las facturas con las órdenes de compra y los recibos de entrega. Estas empresas también suelen tener condiciones de pago variables que se pueden negociar individualmente con los proveedores. La validación manual y la verificación cruzada de las piezas o materiales entregados pueden agregar más tiempo.

Atención médica

DSO promedio: 47 días

Las empresas del sector de atención médica deben cumplir con normativas y auditorías estrictas, y conciliar facturas complejas relacionadas con productos farmacéuticos, dispositivos médicos y servicios. Los procesos manuales siguen siendo comunes en las instituciones más pequeñas, lo que prolonga aún más los tiempos de procesamiento.

Servicios empresariales

DSO promedio: 41 días

Los servicios empresariales tienen un volumen de facturas más bajo, lo que permite un procesamiento más rápido. Sin embargo, a menudo tienen una facturación más complicada (p. ej., tarifas por hora, anticipos, pagos por hitos) y dependen menos de la automatización.

Factores que afectan el tiempo de procesamiento de facturas

La naturaleza de cada factura, tus procesos internos y los sistemas que utilizas pueden influir en la rapidez con la que se procesan las facturas. Estos son los factores que tienen el mayor efecto en el tiempo de procesamiento de facturas.

Tecnología

Habrá demoras si sigues ingresando manualmente todas las líneas de pedidos o esperando firmas físicas. Incluso si tu equipo es habilidoso, los humanos solo pueden llegar hasta cierto punto. Las empresas que utilizan herramientas de automatización (piensa en la IA para la captura de datos o los flujos de trabajo que notifican a la persona adecuada en el momento adecuado) tienen tiempos de procesamiento más rápidos. Sin embargo, las empresas que no tienen sistemas integrados de compras, contabilidad y pagos procesarán las facturas con más lentitud que las que sí lo tienen.

Complejidad de las facturas

Si tus facturas son simples (por ejemplo, un proveedor, un total), el procesamiento puede ser relativamente rápido. Sin embargo, sectores como el de la construcción y la fabricación manejan facturas vinculadas a proyectos más largos e hitos específicos. Deben hacer coincidir cuidadosamente las órdenes de compra, las entregas y los contratos, lo que ralentiza el procesamiento.

Procesos de aprobación

Las grandes organizaciones a menudo requieren varias capas de aprobaciones, lo que puede parecer más seguro, pero también puede retrasar el procesamiento. Simplificar el proceso de aprobación o establecer umbrales (por ejemplo, "no es necesario aprobar facturas de menos de $500") puede acelerar este paso.

Errores en la factura

Las facturas con información faltante, como órdenes de compra incorrectas y descripciones vagas, tardan más en procesarse. Cuando los proveedores saben los detalles que necesitas por adelantado, puedes minimizar las idas y vueltas.

Pagos internacionales

Los pagos internacionales pueden tardar más tiempo en procesarse debido a la conversión de monedas, los impuestos extranjeros o el cumplimiento de las normas de facturación regionales (por ejemplo, facturas con IVA en Europa). Estos factores pueden agregar semanas a los tiempos de procesamiento, aunque automatizar estos procesos o trabajar con un proveedor de pagos global puede ayudar.

Volumen de las facturas

Los sectores con gran volumen, como el comercio minorista y el comercio electrónico, enfrentan desafíos únicos porque procesan muchas facturas, por lo que incluso unos pocos minutos de retraso por factura pueden acumularse rápidamente. Las empresas de estos campos suelen invertir en herramientas de procesamiento masivo para gestionar sus cargas de trabajo.

Cómo acelerar el procesamiento de facturas en tu negocio

Si estás cansado de que los retrasos en el procesamiento de las facturas ralenticen tu negocio, aquí te explicamos cómo puedes acelerar el procesamiento sin comprometer la precisión:

  • Usa la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR): El software con OCR puede extraer los detalles (como importes, fechas y nombres de proveedores) de facturas escaneadas o enviadas por correo electrónico para reducir la entrada manual de datos.

  • Pruebe la coincidencia automática: Los sistemas modernos pueden hacer coincidir automáticamente las facturas con las órdenes de compra y los recibos, y solo marcar las excepciones para su revisión. Esto elimina las tediosas idas y vueltas para la mayoría de las facturas.

  • Automatiza los flujos de trabajo: Implementa flujos de trabajo que envíen las facturas directamente a la persona o el departamento adecuado para su aprobación a fin de eliminar confusiones y acelerar el proceso de aprobación.

  • Establece umbrales de aprobación claros: Para facturas pequeñas (por ejemplo, de menos de $1,000), omite la larga cadena de aprobaciones. Asigna esta tarea a tu equipo para que se encargue de ellas y así evitar cuellos de botella.

  • Habilita las aprobaciones móviles: Permite que los gerentes aprueben facturas desde sus teléfonos. Los retrasos a menudo ocurren porque las personas están lejos de sus escritorios cuando llegan las aprobaciones.

  • Aplica las pautas sobre facturas: Proporciona a los proveedores una lista de verificación de lo que necesitas en cada factura: órdenes de compra precisas, descripciones claras, etc. Cuanto más la cumplan, menos tiempo perderás realizando correcciones.

  • Fomenta la facturación electrónica: Las facturas electrónicas son más rápidas de procesar y más fáciles de rastrear que los sistemas en papel o PDF, así que haz que las facturas digitales sean la norma. Los programas como DocuSign pueden gestionar las aprobaciones de forma digital, por lo que no tendrás que esperar a que se escanee y devuelva una hoja firmada.

  • Procesa las facturas a medida que llegan: No esperes a fin de mes para ocuparte de las facturas. Procesa las facturas sistemáticamente (semanalmente o incluso a diario) para repartir la carga de trabajo y evitar errores en el momento decisivo.

  • Centraliza todo en una sola plataforma: Centraliza todas las facturas en una sola plataforma en la que sea fácil rastrearlas, buscarlas y actualizarlas. Las herramientas de facturación y contabilidad, como SAP, QuickBooks y las plataformas especializadas de cuentas por pagar pueden ayudarte.

  • Prioriza las excepciones: Concéntrate en las facturas que no coinciden perfectamente o aquellas que les falta información y deja que tu sistema se encargue del resto. La mayoría de las facturas no deberían necesitar revisión manual.

  • Monitorea las métricas: Realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo medio de procesamiento, la cantidad de excepciones y los cargos por pagos atrasados. Estas métricas muestran dónde se producen los retrasos y qué es lo que te está costando dinero. Usa estos datos para perfeccionar tus métodos.

  • Integra los sistemas empresariales: Integra tu software de contabilidad, sistema de adquisiciones y plataforma de pagos para ahorrar tiempo y eliminar la duplicación de esfuerzos.

  • Terceriza si es necesario: Si tu equipo está al límite, considera la posibilidad de tercerizar el procesamiento de facturas a una empresa especializada o utilizar un servicio basado en IA. Esto puede liberar a tu equipo para un trabajo más importante.

El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.

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