处理发票所需的时间取决于许多因素：您的行业、财务团队的工作速度、发票的大小、您使用的技术等等。小型企业可能几天就能完成处理发票，而大型企业的多个部门审批流程较长，可能需要数周时间。

发票处理缓慢会导致滞纳金、与供应商的关系紧张以及失去协商提前付款折扣的机会，从而成为一个问题。下面，我们将按行业介绍典型的发票处理时间，影响这些时间的因素，以及如何为您的业务加快这些时间。

目录

• 什么是发票处理？
  
• 不同行业的典型发票处理时间
  
• 影响发票处理时间的因素
  
• 如何加快企业中的发票处理速度
  

什么是发票处理？

发票处理是将发票从接收到付款的端到端过程。它通常涉及验证和批准发票，将其记录在会计系统中，以及发放付款。各组织使用手动、半自动或全自动方法来处理。

不同行业的典型发票处理时间

根据业务性质、发票数量和自动化程度，不同行业的发票处理时限各不相同。发票从收到到付款所需的天数称为未清销售天数 (DSO)。以下是不同行业的平均 DSO。

零售业

平均 DSO：3–7 天

零售企业处理大量发票。为了加快这一过程，他们倾向于使用电子数据交换 (EDI) 等自动化系统。

制造业

平均 DSO：39 天

制造企业管理着复杂的供应链，通常需要将发票与采购订单和交货收据进行详细比对。这些企业还通常有可变的付款条件，可与供应商单独协商。对交付的零件或材料进行手动验证和交叉检查可能会增加更多时间。

医疗保健业

平均 DSO：47 天

医疗保健企业必须遵守严格的法规和审计，并核对与药品、医疗设备和服务相关的复杂发票。手动流程在较小的机构中仍然很常见，这进一步延长了处理时间。

商业服务

平均 DSO：41 天

商业服务的发票量较低，因此处理速度更快。但它们的计费方式通常更为复杂（如按小时计费、预付费、里程碑付款），对自动化的依赖程度较低。

影响发票处理时间的因素

每张发票的性质、您的内部流程以及您使用的系统都会影响发票的处理速度。以下是对发票处理时间影响最大的因素。

技术

如果您仍在手动输入每个细列项目或等待实物签名，则可能会出现延误。即使您的团队技术娴熟，人类的行动速度也有限。使用自动化工具（例如用于数据采集的人工智能或在正确时间通知正确人员的工作流程）的公司，处理速度更快。但是，没有集成采购、会计和支付系统的企业处理发票的速度会比有集成系统的企业慢。

发票复杂度

如果您的发票比较简单（例如，一个供应商，一个总金额），处理起来会相对较快。但建筑和制造等行业处理的发票与较长的项目和特定的阶段相关。他们必须仔细核对采购订单、交货和合同，这就减慢了处理速度。

审批流程

大型组织通常需要多层审批，这可能会让人感觉更安全，但也会延误处理过程。简化审批流程或设置阈值（例如，“500 美元以下的发票无需审批”）可以加快这一过程。

发票错误

发票有错误的信息（例如不正确的采购订单和模糊的描述）需要额外的时间来处理。如果供应商事先知道您需要哪些细节，您就可以尽量减少来回要求更改。

国际付款

由于货币兑换、国外税收或遵守地区发票规则（如欧洲的增值税发票）等原因，国际支付可能需要更长的处理时间。这些因素可能会使处理时间增加数周，尽管自动化这些流程或与全球支付提供商合作会有所帮助。

发票金额

零售和电子商务等大批量行业面临着独特的挑战，因为它们处理的发票太多，因此即使每张发票延迟几分钟也会迅速累积。这些领域的公司通常会投资批量处理工具来管理其工作负载。

如何加快企业的发票处理速度

如果您对发票处理延迟拖累您的业务感到厌倦，那么以下是您如何在不影响准确性的情况下加快处理速度的方法：

• 使用光学字符识别 (OCR) 技术：带有 OCR 功能的软件可从扫描或电子邮件发票中提取发票详细信息（如金额、日期和供应商名称），从而减少人工数据输入。

• 尝试自动匹配：现代系统可以自动将发票与采购订单和收据进行比对，只标记例外情况以供审查。这就免去了大多数发票的繁琐往返手续。

• 自动化工作流程：实施工作流程，将发票直接发送给正确的人员或部门进行审批，以消除混乱并加快审批流程。

• 设置明确的批准阈值：对于小额发票（例如，低于 1,000 美元），可跳过冗长的审批环节。相信您的团队能处理好这些问题，避免出现瓶颈。

• 启用移动审批：允许经理通过手机审核发票。延误发生的原因往往是，当审批到达时，人们不在办公桌前。

• 执行发票指南：向供应商提供每张发票上所需内容的清单 — 准确的采购订单、清晰的描述等。他们遵守的越多，您浪费在追逐更正上的时间就越少。

• 鼓励使用电子发票：与纸质发票或 PDF 系统相比，电子发票处理速度更快，更易于跟踪，因此应将数字发票作为标准。Docusign 等程序可以以数字方式处理审批，因此您无需等待扫描并返回已签名的纸张。

• 在发票到达时进行处理：不要等到月底才处理发票问题。持续（每周甚至每天）处理发票，以分散工作量，防止在紧要关头出错。

• 集中于一个平台：将所有发票集中到一个平台，便于跟踪、搜索和更新。开票和会计工具，如 SAP、QuickBooks 和专门的应付账款平台都能提供帮助。

• 优先处理异常情况：重点关注不完全匹配或信息缺失的发票，让系统处理其他发票。大多数发票不需要人工审核。

• 监控指标：跟踪关键绩效指标 (KPI)，如平均处理时间、异常情况数量和滞纳金。这些指标显示了延误发生的位置以及导致成本增加的原因。使用此数据来优化您的方法。

• 集成业务系统：集成您的会计软件、采购系统和支付平台，以节省时间并消除重复工作。

• 外包（如果需要）：如果您的团队人手紧张，可以考虑将发票处理外包给专业公司或使用人工智能服务。这可以让您的团队腾出时间从事更重要的工作。