ระยะเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้จะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ได้แก่ อุตสาหกรรมของคุณ ทีมการเงินของคุณทํางานได้รวดเร็วแค่ไหน ขนาดของใบแจ้งหนี้ เทคโนโลยีที่คุณใช้ และอื่นๆ ธุรกิจขนาดเล็กอาจจัดการกับใบแจ้งหนี้ได้ใน 2-3 วัน ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีกระบวนการอนุมัติที่นานขึ้นในหลายแผนกอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์

การประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่ล่าช้าจะกลายเป็นปัญหาซึ่งทำให้เกิดค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า ส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ และสูญเสียโอกาสในการเจรจารับส่วนลดสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนด ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายถึงเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยทั่วไปตามอุตสาหกรรมต่างๆ สิ่งที่ส่งผลต่อเวลาเหล่านั้น และวิธีเร่งระยะเวลาให้รวดเร็วขึ้นสําหรับธุรกิจของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การประมวลผลใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• เวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยทั่วไปในอุตสาหกรรมต่างๆ
  
• ปัจจัยที่ส่งผลต่อเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้
  
• วิธีเร่งความเร็วในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ในธุรกิจของคุณ
  

การประมวลผลใบแจ้งหนี้คืออะไร

การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นขั้นตอนครบวงจรในการรับใบแจ้งหนี้ ตั้งแต่การรับไปจนถึงการชำระเงิน โดยปกติแล้วจะประกอบด้วยการยืนยันและอนุมัติใบแจ้งหนี้ บันทึกไว้ในระบบการทําบัญชี และออกการชําระเงิน องค์กรต่างๆ ใช้วิธีการแบบดําเนินการด้วยตนเอง กึ่งอัตโนมัติ หรือแบบอัตโนมัติโดยสมบูรณ์เพื่อจัดการการประมวลผล

เวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยทั่วไปในอุตสาหกรรมต่างๆ

กรอบเวลาสําหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้จะแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมต่างๆ โดยอิงตามลักษณะของการดําเนินงาน ปริมาณใบแจ้งหนี้ และระบบอัตโนมัติในระดับต่างๆ จํานวนวันที่ใช้ในการนําใบแจ้งหนี้จากใบเสร็จไปชําระเงินจะเรียกว่าวันที่ยอดขายค้างชําระ (DSO) ต่อไปนี้คือ DSO โดยเฉลี่ยในอุตสาหกรรมต่างๆ

การค้าปลีก

DSO โดยเฉลี่ย: 3-7 วัน

ธุรกิจค้าปลีกจัดการใบแจ้งหนี้จํานวนมาก เพื่อเร่งความเร็วของกระบวนการ ธุรกิจเหล่านี้จึงมีแนวโน้มที่จะใช้ระบบอัตโนมัติ เช่น การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI)

การผลิต

DSO โดยเฉลี่ย: 39 วัน

บริษัทผู้ผลิตจัดการซัพพลายเชนที่ซับซ้อน ซึ่งมักต้องใช้การจับคู่อย่างละเอียดระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบเสร็จการจัดส่ง ธุรกิจเหล่านี้มักจะมีเงื่อนไขการชำระเงินที่แตกต่างกันไป โดยสามารถเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์แต่ละรายได้ การตรวจสอบด้วยตนเองและการตรวจสอบโดยเทียบกับชิ้นส่วนหรือวัสดุที่ส่งมอบอาจต้องใช้เวลาเพิ่มมากขึ้น

การดูแลสุขภาพ

DSO โดยเฉลี่ย: 47 วัน

ธุรกิจด้านการดูแลสุขภาพจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบและการตรวจสอบที่เข้มงวด รวมไปถึงตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่มีความซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับยา อุปกรณ์การแพทย์ และบริการ กระบวนการด้วยตนเองยังคงเป็นเรื่องปกติในสถาบันขนาดเล็ก ซึ่งทำให้ระยะเวลาในการประมวลผลขยายออกไปอีก

บริการสําหรับธุรกิจ

DSO โดยเฉลี่ย: 41 วัน

บริการสําหรับธุรกิจมีปริมาณใบแจ้งหนี้ต่ํากว่า จึงช่วยให้ประมวลผลการชําระเงินได้รวดเร็วขึ้น แต่การเรียกเก็บเงินเหล่านี้มักจะมีความซับซ้อนมากกว่า (เช่น อัตรารายชั่วโมง ตามการให้บริการ การชําระเงินเมื่อบรรลุเป้าหมาย) และใช้ระบบอัตโนมัติน้อยกว่า

ปัจจัยที่ส่งผลต่อเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้

ลักษณะของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ กระบวนการภายใน และระบบทั้งหมดที่คุณใช้จะมีผลกับความเร็วของการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ต่อไปนี้คือปัจจัยที่ส่งผลต่อเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้มากที่สุด

เทคโนโลยี

คาดหวังถึงความล่าช้าหากคุณยังคงต้องป้อนข้อมูลทุกรายการด้วยตนเองหรือรอการลงนาม แม้ว่าทีมของคุณจะมีทักษะ แต่มนุษย์ก็สามารถเคลื่อนไหวได้ด้วยความเร็วที่จำกัด บริษัทที่ใช้เครื่องมืออัตโนมัติ (เช่น AI สำหรับการรวบรวมข้อมูลหรือขั้นตอนการทำงานที่แจ้งเตือนบุคคลที่ถูกต้องในเวลาที่ถูกต้อง) จะมีเวลาในการประมวลผลที่เร็วกว่า แต่ธุรกิจที่ไม่มีระบบการจัดซื้อ ระบบบัญชี และการชำระเงินแบบผสานรวม จะประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ช้าลงมากกว่าธุรกิจที่มีระบบดังกล่าว

ความซับซ้อนของใบแจ้งหนี้

หากใบแจ้งหนี้ของคุณเรียบง่าย (เช่น ซัพพลายเออร์หนึ่งราย ใบแจ้งหนี้รายการเดียว) การประมวลผลก็จะค่อนข้างรวดเร็ว แต่ภาคอุตสาหกรรม เช่น การก่อสร้างและการผลิต จะต้องจัดการใบแจ้งหนี้ที่ผูกติดกับโครงการที่ยาวนานและเหตุการณ์สำคัญเฉพาะเจาะจง พวกเขาจะต้องจับคู่ใบสั่งซื้อ การส่งมอบ และสัญญาอย่างระมัดระวัง ซึ่งจะทำให้การประมวลผลล่าช้า

กระบวนการอนุมัติ

องค์กรขนาดใหญ่มักต้องผ่านการอนุมัติหลายขั้น ซึ่งอาจรู้สึกปลอดภัยกว่าแต่ก็อาจทำให้การประมวลผลล่าช้าได้เช่นกัน การลดความซับซ้อนของขั้นตอนการอนุมัติหรือการตั้งเกณฑ์ขั้นต่ำ (เช่น "ไม่จำเป็นต้องมีการอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าต่ำกว่า 500 ดอลลาร์") สามารถทำให้ขั้นตอนนี้รวดเร็วขึ้นได้

ข้อผิดพลาดของใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ที่มีข้อมูลที่ไม่ครบ เช่น ใบสั่งซื้อที่ไม่ถูกต้องและคำอธิบายที่คลุมเครือ จะต้องใช้เวลาในการประมวลผลเพิ่มเติม เมื่อผู้ขายทราบรายละเอียดที่คุณต้องการล่วงหน้า คุณสามารถลดการโต้ตอบไปมาได้

การชําระเงินระหว่างประเทศ

การชำระเงินระหว่างประเทศอาจใช้เวลาในการประมวลผลนานกว่าเนื่องจากการแปลงสกุลเงิน ภาษีต่างประเทศ หรือการปฏิบัติตามกฎการออกใบแจ้งหนี้ตามภูมิภาค (เช่น ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มในยุโรป) ปัจจัยเหล่านี้อาจทำให้เวลาในการประมวลผลนานขึ้นเป็นสัปดาห์ แต่การทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นแบบอัตโนมัติหรือการทำงานร่วมกับผู้ให้บริการชำระเงินระดับโลกอาจช่วยได้

ยอดใบแจ้งหนี้

อุตสาหกรรมที่มีปริมาณการดำเนินการสูง เช่น การค้าปลีกและอีคอมเมิร์ซ ต้องเผชิญกับความท้าทายที่เฉพาะเจาะจง เนื่องจากต้องประมวลผลใบแจ้งหนี้จำนวนมาก ดังนั้น ความล่าช้าต่อใบแจ้งหนี้เพียงไม่กี่นาทีก็สามารถสะสมได้อย่างรวดเร็ว โดยทั่วไปแล้วบริษัทในสาขาเหล่านี้มักจะลงทุนในเครื่องมือการประมวลผลจำนวนมากเพื่อจัดการปริมาณงานของตน

วิธีเร่งความเร็วในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ในธุรกิจของคุณ

หากคุณเบื่อกับความล่าช้าในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่ทำให้ธุรกิจของคุณช้าลง ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถเร่งการประมวลผลโดยไม่กระทบต่อความถูกต้องแม่นยำ:

• ใช้เทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR): ซอฟต์แวร์ที่มี OCR สามารถดึงรายละเอียดใบแจ้งหนี้ (เช่น จำนวนเงิน วันที่ และชื่อผู้ขาย) จากใบแจ้งหนี้ที่สแกนหรือส่งอีเมลเพื่อลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

• ลองใช้การจับคู่อัตโนมัติ: ระบบสมัยใหม่สามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงินโดยอัตโนมัติ และระบุข้อยกเว้นสำหรับการตรวจสอบเท่านั้น วิธีนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการโต้ตอบกับใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่

• ขั้นตอนการทํางานอัตโนมัติ: นำขั้นตอนการทำงานที่ส่งใบแจ้งหนี้โดยตรงไปยังบุคคลหรือแผนกที่เหมาะสมเพื่อขออนุมัติ ซึ่งจะช่วยลดความสับสนและเร่งกระบวนการอนุมัติให้เร็วขึ้น

• กําหนดเกณฑ์การอนุมัติที่ชัดเจน: สำหรับใบแจ้งหนี้ขนาดเล็ก (เช่น ต่ำกว่า 1,000 ดอลลาร์สหรัฐ) ให้ข้ามขั้นตอนการอนุมัติที่ยาวนาน ไว้วางใจให้ทีมของคุณจัดการสิ่งเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาติดขัด

• เปิดใช้การอนุมัติผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่: อนุญาตให้ผู้จัดการอนุมัติใบแจ้งหนี้จากโทรศัพท์ ความล่าช้ามักเกิดขึ้นเนื่องจากผู้คนอยู่ห่างจากโต๊ะทำงานขณะรอการอนุมัติ

• บังคับใช้หลักเกณฑ์เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้: จัดเตรียมรายการตรวจสอบสิ่งที่คุณต้องการในใบแจ้งหนี้ทุกรายการแก่ผู้ขาย เช่น ใบสั่งซื้อที่ถูกต้อง คำอธิบายที่ชัดเจน ฯลฯ ยิ่งพวกเขาปฏิบัติตามมากเท่าไหร่ คุณก็จะเสียเวลาน้อยลงในการติดตามการแก้ไข

• ส่งเสริมการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์: ใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถประมวลผลได้รวดเร็วกว่าและติดตามได้ง่ายกว่าระบบกระดาษหรือไฟล์ PDF ดังนั้น ให้ใช้ใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลเป็นมาตรฐาน โปรแกรม เช่น Docusign สามารถจัดการการอนุมัติแบบดิจิทัลได้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องรอสแกนเอกสารที่ลงนามแล้วและส่งคืน

• ประมวลผลใบแจ้งหนี้เมื่อได้รับ: อย่ารอจนกว่าจะสิ้นเดือนเพื่อจัดการกับใบแจ้งหนี้ ประมวลผลใบแจ้งหนี้อย่างสม่ำเสมอ (รายสัปดาห์หรือรายวัน) เพื่อกระจายภาระงานและป้องกันข้อผิดพลาดในช่วงเวลาเร่งด่วน

• รวมศูนย์ในแพลตฟอร์มเดียว: รวมใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์มเดียวเพื่อให้ติดตาม ค้นหา และอัปเดตได้ง่าย เครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้และการทําบัญชี เช่น SAP, QuickBook และแพลตฟอร์มเจ้าหนี้การค้าเฉพาะทางสามารถช่วยได้

• จัดลําดับความสําคัญของข้อยกเว้น: มุ่งเน้นที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ตรงกันหรือมีข้อมูลที่ขาดหายไป และปล่อยให้ระบบของคุณจัดการส่วนที่เหลือ ใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ไม่ควรต้องอาศัยการตรวจสอบด้วยตนเอง

• ตรวจสอบเมตริก: ติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญ (KPI) เช่น เวลาการประมวลผลเฉลี่ย จำนวนข้อยกเว้น และค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า เมตริกเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าเกิดความล่าช้าตรงไหนและสิ่งใดที่ทำให้คุณเสียเงิน ใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับแต่งวิธีการของคุณ

• ผสานรวมระบบธุรกิจ: ผสานการทำงานซอฟต์แวร์การทำบัญชี ระบบจัดซื้อ และแพลตฟอร์มการชำระเงินของคุณเพื่อประหยัดเวลาและลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน

• กระจายงานไปภายนอก หากจําเป็น: หากทีมงานของคุณมีงานล้นมือ ลองพิจารณาจ้างบริษัทเฉพาะทางให้ดำเนินการประมวลผลใบแจ้งหนี้ หรือใช้บริการที่ขับเคลื่อนด้วย AI วิธีนี้จะช่วยให้ทีมของคุณมีเวลาว่างไปทำงานที่สำคัญมากขึ้นได้